Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản, chi tiết, có video hướng dẫn
Đôi khi bạn có 1 file Excel với rất nhiều dữ liệu theo từng cột và khi in ra thì trang tính lại bị chia làm 2 phần bên trái và bên phải làm cho dữ liệu không được trọn vẹn. Vậy nên bạn cần phải thiết lập cho nội dung đều hiển thị ở 1 trang.
Lợi ích của việc in file Excel vừa 1 trang giấy A4:
- Giúp bạn giữ nguyên được nội dung của file Excel.
- Giúp bạn chỉnh sửa được nội dung sẽ hiển thị khi in.
- Giúp bạn bỏ được những khoảng trống không cần thiết khi in.
Bước 1: Mở file Excel cần in > Nhấp vào thẻ Page Layout.
Mở file Excel cần in > Nhấp vào thẻ Page Layout
Bước 2: Mở hộp thoại Page Setup bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên chéo xuống.
Mở hộp thoại Page Setup bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên chéo xuống
Bước 3: Chọn thẻ Page > Thiết lập trang in như sau:
Chọn thẻ Page > Thiết lập trang in
- Orientation: Chọn in trang giấy theo chiều dọc (Portrait) hay chiều ngang (Landscape).
Orientation: Chọn in trang giấy theo chiều dọc (Portrait) hay chiều ngang (Landscape)
- Scaling: Chọn độ rộng của trang giấy tại Adjust to hoặc chọn gom tất cả dữ liệu vào 1 trang giấy tại Fit to (phần này mình sẽ hướng dẫn kĩ hơn ở các bước sau).
Scaling: Chọn độ rộng của trang giấy tại Adjust to hoặc chọn gom tất cả dữ liệu vào 1 trang giấy tại Fit to
- Paper size: Chọn kiểu giấy A4.
Paper size: Chọn kiểu giấy A4
- Print quality: Độ chất lượng của hình ảnh khi in (luôn để mặc định là 600dpi).
- First page number: chọn số trang cho trang đầu, có thể chọn Auto để tự động đánh số trang.
Kết quả sau khi hoàn thành thiết lập trang.
Kết quả sau khi hoàn thành thiết lập trang
Bước 4: Nhấn vào Margins > Thiết lập căn lề.
Nhấn vào Margins > Thiết lập căn lề
Để nội dung bạn muốn in nằm ở giữa trang bạn tích chọn vào 2 ô ở phần Center on page.
Tích chọn vào 2 ô ở phần Center on page
Bước 5: Thiết lập vùng in và lặp lại tiêu đề.
Ngoài ra nếu bạn muốn in lặp lại tiêu đề hãy nhấn vào thẻ Sheet và thiết lập nhé:
Trong đó bạn hãy chú ý 2 phần sau:
- Print area: Vùng được in.
- Print titles: Chọn lặp lại dòng tại Rows to repeat at top và lặp lại cột tại Columns to repeat at left.
Chọn thẻ Sheet và thiết lập vùng in và có lặp lại tiêu đề
Sau khi hoàn thành các bước trên các bạn nhấn vào Print Preview để xem trước bản sẽ được in, nếu nội dung vẫn chưa in vừa 1 trang A4 thì các bạn thực hiện thêm 1 thao tác như sau:
Nhấn vào Print Preview để xem trước
Bước 5: Thiết lập luôn vừa với trang in (Fit to).
Mở hộp thoại Page Setup > Chọn thẻ Page > Ở mục Scaling > Tích chọn vào Fit to > Vào Print Preview để xem trước.
Mở hộp thoại Page Setup > Chọn thẻ Page > Ở mục Scaling > Tích chọn vào Fit to > Vào Print Preview để xem trước
Sau khi thực hiện xong vào Print Preview và xem lại nội dung đã được như ý chưa nhé!!!
Với dữ liệu quá dài thì khi in bạn sẽ thấy hình ảnh bị bóp lại cực kỳ nhỏ.
Ở đây bạn chỉ cần tăng phần thứ 2 của Fit to lên đến khi nào vừa đủ nhìn là xong.
Với dữ liệu quá dài
Ở đây bạn chỉ cần tăng phần thứ 2 của Fit to lên đến khi nào vừa đủ nhìn là xong.
Mình sẽ tăng lên 4 để có thể xem được toàn bộ hình ảnh khi in nhé.
Tăng phần 2 lên 4
Sau khi tăng lên 4 thì lúc in bạn sẽ được sản phẩm như sau:
Kết quả sau khi tăng phần 2 lên 4
Để hiểu rõ hơn về cách làm bạn có thể xem video sau đây:
Và đó là những cách có thể giúp bạn thực hiện in 1 file Excel vừa với khổ giấy A4 1 cách nhanh chóng. Nếu bạn có thắc mắc hay khó hiểu về cách làm hãy đê lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!!!
Thông thường với các bạn làm việc với Excel, những lúc cần thiết bạn sẽ phải in các dữ liệu trong bảng. Thao tác in rất đơn giản nhưng không phải ai cũng biết Định dạng trang in như thế nào cho cân hay không bị mất dòng. Bài viết dưới đây, TinhocMOS sẽ hướng dẫn các bạn cách định dạng trang in trong Excel .
Định dạng trang in trong Excel
Để định dạng trang giấy, các bạn vào Page layout, mở cửa sổ của page Setup.
Xem thêm: Thiết lập vùng in trong Excel cho bảng tính, sổ tính từ A đến Z
Ở mục Page, ta sẽ có các định dạng liên quan đến trang giấy
- Orientation: xác định hướng trang giấy để in. Có hai loại: Portrait xoay trang giấy theo chiều dọc; Lanscape: Xoay trang giấy theo chiều ngang.
- Scaling: Người dùng có thể điều chỉnh tỷ lệ dữ liệu so với trang giấy.
- Tại Adjust to bạn có thể chọ kích cỡ in ra là 100% hoặc gấp đôi 200%, hoặc khi muốn in thật nhỏ 10-20%.
- Mục Fit to cho phép điều chỉnh số lượng của dữ liệu trong trang giấy dựa vào chiều dài hay chiều rộng của trang giấy.
- Mục Page Size là kích cỡ của trang giấy, thông thường Excel hay mặc định size là Letter, nhưng chúng ta luôn dùng khổ A4 để in ra. Vì vậy, hãy chọn size là A4.
- Print Quality: Chất lượng in.
- First Page Number: Số thứ tự trang đầu tiên được đánh số.
Thẻ Margin sẽ hỗ trợ người dùng trong việc căn lề.
Bạn chỉ cần nhập các thông số theo ý muốn vào các mục như top, right, left, bottom, header, footer,… Ngoài ra có hai tùy chọn khác là Horizontal: Canh giữa trang theo chiều ngang hoặc Vertical: Canh giữa trang theo chiều dọc.
Xem thêm: Thiết lập tỷ lệ in trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z
Xem trước các trang của trang tính trước khi in
Để tránh các lỗi không cần thiết khi in, bạn hoàn toàn có thể xem trước và căn chỉnh bản in cho hợp lí.
- Vào File, chọn Print, ta sẽ thấy hiển lên bản xem trước của trang tính cần in.
- Trong mục Scaling, có thể chọn Fit All columns on one Page khi bạn muốn tất cả các dữ liệu của mình nằm trong một trang.
- Show Margins giúp bạn hiển thị lề trong bản xem trước.
Xem thêm: 5 hàm ngày tháng không thể bỏ qua để tính lương trong Excel
Tóm lại về Định dạng trang in trong Excel
Trên đây là các bước định dạng trang tính trước khi in, hi vọng qua những bước này sẽ giúp các bạn tránh được những lỗi trong quá trình in ấn.
Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Excel nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS Excel online và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!
Thông tin liên hệ
Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương
Email:
Hotline: 0914 444 343