Cách tạo kênh riêng tư trên teams

Trong Microsoft Teams cùng vói các kênh tiêu chuẩn, các kênh riêng tư chính là không gian để cộng tác giữa các thành viên trong Nhóm của bạn.

Nhưng chỉ những người dùng là chủ sở hữu của nhóm hoặc thành viên của kênh riêng tư mới có thể truy cập kênh. Bất cứ ai, kể cả khách, đều có thể được thêm làm thành viên của một kênh riêng miễn là họ đã là thành viên của Nhóm.

Biểu tượng khóa cho biết đây một kênh riêng. Chỉ các thành viên của các kênh riêng tư mới có thể xem và tham gia vào các kênh riêng mà họ được thêm vào.

2. Vì sao cần thành lập Kênh riêng tư?

Đôi khi bạn tự hỏi khi nào thì chúng ta cần thành lập các Kênh riêng tư mà không phải các Kênh tiêu chuẩn thông thường?

Hãy sử dụng kênh riêng tư nếu bạn muốn giới hạn chỉ cộng tác với những người có nhu cầu biết hoặc nếu bạn muốn tạo điều kiện liên lạc giữa một nhóm người được chỉ định cho một dự án cụ thể mà không phải tạo thêm một nhóm để quản lý.

Ví dụ: một kênh riêng rất hữu ích trong các trường hợp sau:
– Một nhóm người trong một nhóm muốn có một không gian tập trung để cộng tác mà không phải tạo thêm một nhóm khác, họ cần chia sẻ những thông tin mang tính bảo mật như: ngân sách, cung cấp nguồn lực, định vị chiến lược,…

– Hay như từng nhóm nhỏ trong Phòng kinh doanh, ngoài những kênh tiêu chuẩn để thông báo hay công tác cho toàn bộ Phòng, họ cần tạo những kênh riêng tư để chia sẻ với nhau về kế hoạch riêng của từng nhóm hay thông tin khách hàng của nhóm họ.

3. Các hạn chế của kênh riêng tư?

Chắc có lẽ bạn đã biết đôi chút về kênh riêng tư rồi nhỉ? Bạn có đang băn khoăn không biết nó có những hạn chế gì?

• Giống như các kênh tiêu chuẩn, kênh riêng tư cũng được hỗ trợ các trình kết nói và tab nhưng ngoại trừ Stream, Planner và Forms.
• Mỗi nhóm có thể có tối đa 30 kênh riêng và mỗi kênh riêng có thể có tối đa 250 thành viên. Giới hạn 30 kênh riêng không thuộc giới hạn 200 kênh tiêu chuẩn cho mỗi nhóm.

Vì vậy hay suy nghĩ thật kỹ mục đích của bạn, những hạn chế này có ảnh hưởng đến việc cộng tác giữa các thành viên hay không trước khi bắt đầu tạo một kênh riêng tư nhé!

4. Một số điều có thể bạn chưa biết về kênh riêng tư?

a. Ai có thể tạo kênh riêng tư?
Theo mặc định, bất kỳ chủ sở hữu nhóm hoặc thành viên nhóm có thể tạo một kênh riêng. Khách không thể tạo ra chúng. Khả năng tạo các kênh riêng có thể được quản lý ở cấp độ nhóm và ở cấp độ tổ chức:

• Nếu bạn là Chủ sở hữu Nhóm: Trên tab Cài đặt cho một nhóm, chủ sở hữu nhóm có thể tắt hoặc bật khả năng cho các thành viên tạo kênh riêng.

• Là quản trị viên, bạn có thể sử dụng các chính sách để kiểm soát người dùng nào trong tổ chức của mình được phép tạo kênh riêng. (Xem bài viết Cấu hình chính sách Nhóm)

Người tạo kênh riêng là chủ sở hữu kênh riêng và chỉ chủ sở hữu kênh riêng mới có thể trực tiếp thêm hoặc xóa người khỏi kênh đó. Chủ sở hữu kênh riêng có thể thêm bất kỳ thành viên nhóm nào vào kênh riêng mà họ đã tạo, bao gồm cả khách. Thành viên của một kênh riêng có không gian hội thoại an toàn và khi thêm thành viên mới, họ có thể thấy tất cả các cuộc hội thoại (ngay cả các cuộc hội thoại cũ) trong kênh riêng đó.

b. Điều gì xảy ra khi một thành viên trong nhóm rời khỏi hoặc bị loại khỏi một nhóm?

Nếu một thành viên trong nhóm rời khỏi hoặc bị xóa khỏi một nhóm, người dùng đó cũng sẽ rời khỏi hoặc bị xóa khỏi tất cả các kênh riêng tư trong nhóm. Nếu người dùng được thêm lại vào nhóm, họ phải được thêm lại vào các kênh riêng trong nhóm.

c. Điều gì xảy ra khi chủ sở hữu kênh riêng bị xóa khỏi kênh riêng?
Chủ sở hữu kênh riêng không thể bị xóa trên Teams nếu họ là chủ sở hữu cuối cùng của một hoặc nhiều kênh riêng.

Nếu chủ sở hữu kênh riêng rời khỏi tổ chức của bạn hoặc nếu họ bị xóa khỏi nhóm Office 365 được liên kết với nhóm, một thành viên của kênh riêng sẽ tự động được thăng cấp thành chủ sở hữu kênh riêng.

d. Chủ nhóm và thành viên nhóm có thể thấy gì trong một kênh riêng?
Chủ nhóm có thể xem tên của tất cả các kênh riêng tư trong nhóm của mình và cũng có thể xóa bất kỳ kênh riêng tư nào trong nhóm. (Một kênh riêng đã bị xóa có thể được khôi phục trong vòng 30 ngày sau khi bị xóa). Chủ nhóm không thể xem các tệp trong kênh riêng hoặc các cuộc hội thoại và danh sách thành viên của kênh riêng trừ khi họ là thành viên của kênh riêng đó.

3. Quản lý thành viên và cài đặt kênh riêng

Mỗi kênh riêng có các cài đặt riêng, bao gồm khả năng thêm và xóa thành viên, thêm tab và @đề cập cho toàn bộ kênh. Các cài đặt này độc lập với các cài đặt nhóm cha. Khi một kênh riêng được tạo, nó sẽ kế thừa các cài đặt từ nhóm cha, sau đó các cài đặt của nó có thể được thay đổi độc lập với các cài đặt của nhóm cha.

Chủ sở hữu kênh riêng có thể nhấp vào Quản lý kênh, sau đó sử dụng tab Thành viên và Cài đặt để thêm hoặc xóa thành viên và chỉnh sửa cài đặt.

Bạn chỉ có thể tham gia các nhóm riêng tư nếu chủ sở hữu nhóm thêm ai đó vào nhóm. 

Nhóm công khai hiển thị cho mọi người từ bộ sưu tập nhóm và bạn có thể tham gia nhóm mà không cần phải được chủ sở hữu nhóm chấp thuận.

Để thay đổi cài đặt quyền riêng tư của một nhóm, hãy đi đến ứng dụng trên máy tính hoặc ứng dụng web.