Hướng dẫn hạch toán thu chi tiền mặt

Tài khoản 111 là gì? Tài khoản 112 là gì? Quy định cách hạch toán tài khoản 111, tài khoản 112 và phần hành kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như thế nào? Anpha sẽ giải đáp chi tiết tại bài viết này, xem ngay nhé!

Nội dung chính:

I. Tài khoản 111 là gì? Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 111 - Tiền mặt

1. Nguyên tắc tài khoản 111 - Tiền mặt

Tài khoản 111 - Tiền mặt dùng để phản ánh thực tế tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt bao gồm tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ và vàng tiền tệ tại doanh nghiệp;
Khi xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt thì phải lập phiếu thu, phiếu chi. Trên phiếu thu, chi phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận và người có thẩm quyền cho phép việc nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán;
Kế toán quỹ tiền mặt phải mở sổ kế toán quỹ tiền mặt và thực hiện việc ghi chép các khoản thu, chi tiền mặt và tính ra số tồn quỹ của doanh nghiệp tại mọi thời điểm;
Khi có phát sinh các giao dịch bằng tiền mặt ngoại tệ thì kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam và đánh giá lại số dư của tiền mặt ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

2. Nội dung phản ánh tài khoản 111 - Tiền mặt

➤ Bên Nợ

Phản ánh thực tế các khoản thu bằng tiền mặt;
Số tiền mặt, ngoại tệ phát hiện thừa khi kiểm kê quỹ;
Chênh lệch tỷ giá khi đánh giá lại số dư tiền mặt ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo do tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam.

➤ Bên Có

Phản ánh thực tế các khoản chi bằng tiền mặt;
Số tiền mặt, ngoại tệ phát hiện thiếu khi kiểm kê quỹ;
Chênh lệch tỷ giá khi đánh giá lại số dư tiền mặt ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo do tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam.

➤ Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ còn tồn quỹ ở thời điểm lập báo cáo tài khoản 111 - Tiền mặt, trong doanh nghiệp tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2, bao gồm:

Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh thực tế tình hình thu, chi, số dư của tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt;
Tài khoản 1112 - Tiền mặt ngoại tệ: Phản ánh thực tế tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư của tiền mặt ngoại tệ tại quỹ tiền mặt;
Tài khoản 1113 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động giá trị của vàng tiền tệ có tại doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 111 - Tiền mặt

3.1. Khi bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ khách hàng thanh toán ngay bằng tài khoản ngân hàng

Thêm phiếu thu/ chi tiền mặt là module cho phép doanh nghiệp tạo mới phiếu thu/ chi tiền mặt đối với các đối tượng được ghi nhận công nợ với doanh nghiệp.

Để sử dụng tính năng này, DN truy cập theo module Kế toán >> Thu chi tiền mặt hoặc truy cập tại đây

Cửa hàng: DN lọc cửa hàng để xem bút toán của từng cửa hàng
ID: ID của bút toán (Số ID tính theo toàn hệ thống)
Ngày giao dịch: Ngày bút toán được tạo
Từ ngày - đến ngày: Khoảng thời gian bút toán được tạo
Chứng từ: Bút toán có gắn chứng từ hoặc không
ID chứng từ: Là ID đơn hàng hoặc phiếu XNK
Số tiền: Số tiền đã thu/ chi
Loại phiếu: Phiếu thu/ Phiếu chi
Loại hạch toán: Hạch toán tự động/ Không tự động
Mã tài khoản: Nhập tài khoản kế toàn cần lọc
Kiểu: Loại hạch toán được tạo ra
Loại đối tượng: Khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, dịch vụ trả góp, sàn TMĐT, khác
Đối tượng: Nhập tên của đối tượng (Đối tượng này phải có trên danh sách của phần mềm)
Ghi chú: Thêm ghi chú cho bút toán
Người tạo: Tên nhân viên tạo ra bút toán
Thêm mới: Nút này có tác dụng sau
- Thêm phiếu thu chi: Thêm trực tiếp phiếu trên phần mềm
- Import thu chi: Thêm nhiều phiếu cùng 1 lúc
Thao tác: Nút này có tác dụng sau
- Xuất excel: Xuất file excel danh sách bút toán thu chi tiền mặt
- In phiếu đã chọn: In bút toán đã chọn

Cách thêm thu chi tiền mặt

Cách 1: Thêm trực tiếp phiếu trên phần mềm
- Bước 1: DN vào Kế toán >> Thu chi tiền mặt >> Thêm mới >> Thêm phiếu thu chi hoặc truy cập tại đây
- Bước 2: DN điền đầy đủ các thông tin trên phiếu
  - Tài khoản: Chọn loại tài khoản tiền mặt nhận quỹ chuyển đến/ xuất quỹ tiền mặt đi:
  - Loại phiếu: Chon loại phiếu thu/ phiếu chi tương ứng từ bảng chọn:
  - Loại đối tượng: Chọn đối tượng cần thêm phiếu thu/ chi công nợ từ bảng chọn gồm:
  - Đối tượng: Nhập tên đối tượng cần thu/ chi công nợ cụ thể. Ví dụ: Tên khách hàng, Tên nhà cung cấp, Tên dịch vụ trả góp,...
  - Số tiền: Nhập số tiền cần thu/ chi công nợ.
  - Loại chứng từ, ID chứng từ: Nhập số ID hóa đơn (Chứng từ) XNK theo số tiền công nợ đó (nếu muốn thu/ chi công nợ theo từng hóa đơn, chứng từ cụ thể).
  - Ghi chú: Nhập thông tin diễn giải cho phiếu thu/ chi công nợ đó.

Bước 3: Bấm Lưu hoặc Lưu và In vào hệ thống