Bất kỳ ai cũng những dự định và mục tiêu sự nghiệp trong tương lai cho riêng mình. Tuy nhiên để thực hiện được điều này là cả một quá trình dài với hướng đi đúng đắn. Một yếu tố then chốt để bạn đạt được thành công là phải có kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả. Show Dưới đây là những bí quyết để bạn xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả nhất. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việcTrước khi bắt đầu bất kỳ công việc, dự định nào, các bạn cũng phải trả lời được những câu hỏi sau đây:
 Hãy xác định mục tiêu công việc một cách cụ thể rõ rành, phù hợp với công việc Một khi đã thiết lập được các mục tiêu, yêu cầu phù hợp với công việc, bạn sẽ có động lực và chủ động hơn trong quá trình làm việc để nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đặt ra. Lên danh sách các công việc cần làmTrong kỹ năng xây dựng kế hoạch không thể thiếu bước lên danh sách các công việc cần làm. Hiểu đơn giản chính là những công việc bạn cần phải làm trong ngày, tuần, tháng hoặc năm để đạt được mục tiêu ban đầu. Xác định các công việc cần làm sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất về số lượng và trình tự thời gian thực hiện. Bạn cần suy nghĩ thật kỹ càng và ghi chép chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần, tháng, năm. Xác định 3WXác định 3W ở đây bao gồm:
Hãy sắp xếp công việc theo thứ tự từ khẩn cấp đến kém quan trọng và thực hiện theo trình tự Có một điều các bạn cần nhớ là hãy sắp xếp những công việc đã liệt kê theo thứ tự cấp bách, mức độ quan trọng hoặc theo trình tự thời gian để loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực thực hiện. Tập trung làm việcKhi làm bất cứ công việc gì, các bạn cũng phải có sự tập trung cao độ để đạt được năng suất làm việc cao nhất, giảm thiểu tối đa thời gian chết. Một bí quyết quan trọng dành cho bạn là hãy biết kết hợp làm nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian. Tất nhiên là bạn không được quá ôm đồm. Dù làm nhiều việc cùng lúc nhưng hãy cố gắng làm sao để tất cả công việc đều đạt kết quả tốt nhất. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạchThực tế luôn khác với những gì ta đã lên kế hoạch và trù định trước. Sẽ có những sự việc bất ngờ phát sinh khiến bạn lúng túng. Điều bạn cần làm chính là thay đổi linh hoạt các kế hoạch bằng cách thêm hoặc bỏ bớt các công việc, sắp xếp thời gian phù hợp để giải quyết các sự cố phát sinh sao cho vẫn đạt được kế hoạch đã đề ra. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch để nhanh chóng đạt được kết quả đề ra Bạn cũng đừng quên đưa ra một số phương án dự phòng để đối phó với những tình huống bất ngờ, tránh thụ động trong quá trình thực hiện công việc. Kiểm tra kết quả thực hiện công việcĐể biết bản thân đã làm được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu đề ra hoặc liệu bạn có thể hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn thì việc theo dõi, đối chiếu kết quả công việc với mục tiêu ban đầu là việc làm rất cần thiết trong kỹ năng xây dựng kế hoạch. Kiểm tra việc kết quả thực hiện công việc cũng là cách để bạn tự khích lệ bản thân hoàn thành mục tiêu đề ra một cách tốt hơn, đồng thời phát hiện những điều bất hợp lý trong bản kế hoạch ban đầu, từ đó có các điều chỉnh cần thiết và đúng đắn. Trên đây kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả. Hãy bắt đầu thực hiện từ hôm nay để có được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất. Đừng quên truy cập Giải Pháp Tinh Hoa mỗi ngày để đọc thêm nhiều thông tin có giá trị cho sự nghiệp của bạn. Chúc các bạn thành công!
Trang web này phụ thuộc vào doanh thu từ số lần hiển thị quảng cáo để tồn tại. Vui lòng tắt trình chặn quảng cáo của bạn hoặc tạm dừng tính năng chặn quảng cáo cho trang web này.
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là một trong các kỹ năng cần thiết đối với mỗi người. Vậy làm sao để xây dựng một kế hoạch tốt và hiệu quả? Đồng thời, cách để thực hiện, tổ chức theo kế hoạch tốt nhất là gì? Hãy cùng FASTDO tham khảo ngay 7 bước lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch đơn giản sau nhé!
>>>> XEM THÊM: Lập kế hoạch là xác định các mục tiêu cần đạt được cho cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, dựa trên kế hoạch mà tiếp tục đề ra các chiến lược và phương pháp để đạt được mục tiêu. Ngoài ra, việc lên kế hoạch còn được hiểu là lựa chọn trước một phương án để hành động trong tương lai trên cơ sở đã xác định được mục tiêu và phương pháp. >>> BỎ TÚI NGAY: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và giải pháp khắc phục Tổ chức công việc là quá trình phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực để hoàn thành kế hoạch. Các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, thành công thì phải tổ chức tốt công việc nội bộ. Triển khai các kế hoạch một cách có quy chuẩn, phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá các hoạt động. Như vậy, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là rất cần thiết đối cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Phân chia các đầu việc càng cụ thể, rõ ràng thì khả năng thực hiện hóa những mục tiêu càng cao. Làm việc một cách có trình tự, khoa học, bạn có thể hoàn thành tốt hơn mà không bỏ sót các yếu tố quan trọng nào cả. Biết cách tổ chức công việc sẽ giúp tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có. >>>> ĐỪNG BỎ QUA: 12 nghệ thuật sa thải nhân viên hiệu quả mà quản lý cần biết Lập kế hoạch là một phương pháp tối ưu thời gian nhưng vẫn hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Thông qua quá trình lên kế hoạch, bạn xác định được những gì nên ưu tiên làm trước, việc gì để sau. Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn:
>>> TÌM HIỂU NGAY: Top 11 những kỹ năng cần có khi đi làm và cách để rèn luyện Tổ chức công việc là một trong những chức năng quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Mục đích của hoạt động này nhằm đảm bảo phân bổ, phối hợp hợp lý giữa các bộ phận. Hơn nữa, tổ chức công việc còn đóng những vai trò như sau:
>>>> THAM KHẢO NGAY: Quản lý thời gian: Kỹ năng & phương pháp để làm việc hiệu quả Trang bị kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc đem lại nhiều lợi ích to lớn. Có nhiều loại kế hoạch phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Do vậy, bạn nên tìm hiểu kỹ về trình trạng của doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh. Có các loại kế hoạch phổ biến như:
>>>> XEM THÊM: 14 phong cách làm việc của người Nhật “cực hay” nên học hỏi Đây được coi là bước quan trọng liên quan đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Lập kế hoạch và tổ chức công việc một cách chi tiết theo từng ngày, từng giờ, từng tuần/ tháng/ năm giúp nhân viên dễ nắm bắt công việc và không bỏ sót. Hơn nữa, việc này còn thuận tiện cho người quản lý quan sát tiến độ, điều chỉnh khi có sai sót xảy ra. >>> TÌM HIỂU NGAY: Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART Sau khi lên danh sách các đầu việc cần làm, bạn phải thiết lập mục tiêu phù hợp. Việc đề ra các mục tiêu giúp các cá nhân chủ động hơn trong công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả bạn mong muốn. Tránh trường hợp đề ra mục tiêu quá cao, xa vời thực tế, gây tốn kém cho doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng mô hình SMART cho thiết lập mục tiêu hiệu quả:
>>> ĐỌC NGAY: Quản lý vi mô (micromanagement) là gì? Khi nào cần áp dụng? Ở giai đoạn này, bạn cần sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Những việc quan trọng thì hoàn thành trước theo trình tự thời gian, đối tượng phân công. Việc sắp xếp này sẽ góp phần loại bỏ những công việc không phù hợp, không quan trọng, tiết kiệm nguồn lực, đạt được mục tiêu hiệu quả. >>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Mentoring là gì? Phân loại các mô hình Mentoring Một phần quan trọng trong lập kế hoạch và tổ chức công việc là phân bổ nguồn lực. Sức mạnh của doanh nghiệp nằm ở chỗ tận dụng tốt các nguồn lực hạn chế nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Ngay cả khi sử dụng nguồn tài nguyên đó vào đúng lúc, đúng thời điểm. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch, các nhà quản trị nên xác định cụ thể các nguồn lực liên quan. >>> BỎ TÚI NGAY: 4 cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả [Kèm kinh nghiệm] Sự tập trung trong thực hiện kế hoạch giúp doanh nghiệp bước đi nhanh và vững chắc hơn. Tuy nhiên, tập trung ở đây không có nghĩa là làm việc một cách cứng nhắc và chỉ làm việc của mình. Mỗi đơn vị, cá nhân cần quan tâm tới công việc chung, có thể thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Có như vậy, việc lập kế hoạch và triển khai công việc mới hiệu quả. >>> XEM THÊM: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp? Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện luôn đòi hỏi tính linh hoạt khi thực hiện. Thực tế chưa bao giờ đi chung với lý thuyết và xây dựng kế hoạch cũng vậy. Khi lên kế hoạch, các sự cố bất ngờ luôn rình rập xung quanh mà ta khó có thể lường trước được. Vậy nên, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho trường hợp sự cố phát sinh. Ngoài ra, để ứng phó linh hoạt, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số phương án dự phòng. >>> ĐỌC NGAY: Các cách tuyển dụng nhân sự hiệu quả, phổ biến nhất 2021 Đây cũng là bước không thể thiếu trong kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Kiểm tra nhằm mục đích xem xét liệu công việc có hoàn thành đúng như kỳ vọng không. Đồng thời, theo dõi và kiểm tra liên tục để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng. >>> THAM KHẢO NGAY: 10 phương pháp đánh giá nhân viên chính xác, hiệu quả nhất Trong quá trình thực hiện và sau khi hoàn thành các mục tiêu, doanh nghiệp nên đưa ra các chính sách khích lệ tinh thần và khen thưởng nhân viên. Đây là những biện pháp nhỏ nhưng có tác động lớn đến tinh thần làm việc, tiếp thêm động lực cho những mục tiêu tiếp theo. >>>> TIẾP TỤC VỚI: 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất mà bạn cần ghi nhớ Trong nhiều tổ chức, phương pháp 5W 1H 2C 5M được xem là xương sống cơ bản để xây dựng mục tiêu. Bên cạnh kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, bạn cần kết hợp với một phương thức đúng đắn. Áp dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ xác định được hành động cụ thể cần làm trong kế hoạch. Các bước thực hiện như sau:
>>>> ĐỌC NGAY: 5 cấp độ lãnh đạo của John Maxwell để trở thành Leader vĩ đại Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc mang lại nhiều lợi ích cho sự hợp tác đồng đội, làm việc nhóm. Tuy nhiên, sự giao tiếp là yếu tố để quyết định gắn kết với mọi người. Nếu trong một tổ chức, thực hiện giao tiếp không khéo léo sẽ gây mâu thuẫn và ảnh hưởng đến năng suất chung. Để hỗ trợ cho việc tập trung và định hướng tất cả nhân sự theo mục tiêu, Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. Với phương pháp OKRs, Ban lãnh đạo sẽ xây dựng mục tiêu và kết quả chính (OKRs) cho toàn thể công ty. Dựa vào mục tiêu đó, các phòng ban chức năng tiến hành xây dựng OKRs cho phòng ban của mình. Sau đó, OKRs của phòng ban được bẻ nhỏ thành OKRs của mỗi nhân sự và các nhân sự sẽ liên kết chéo với nhau để thực hiện OKRs của mình. Như vậy, OKRs của mỗi một cá thể cho công ty sẽ tập trung và hỗ trợ cho OKRs của toàn bộ tổ chức. Vì OKRs hoạt động theo cả chiều dọc và chiều ngang, sự phân bổ OKRs từ trên xuống và từ dưới lên có sự gắn bó mật thiết với nhau, vì vậy Doanh nghiệp cần lựa chọn một công cụ để hỗ trợ việc triển khai OKRs được thuận lợi nhất. Một công cụ đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về sự rõ ràng và minh bạch, tối thiểu hóa các quy trình phức tạp sẽ giúp bạn khai thác được những giá trị mà OKRs mang lại. Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả chức năng liên quan đến OKRs trên cùng một không gian TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC. Bám sát hoàn toàn lý thuyết OKRs chuẩn quốc tế, Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo sẽ giúp bạn khai thác 200% giá trị mà OKRs mang lại.
>>> ĐỌC NGAY: 11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho Doanh nghiệp Trong xã hội hiện đại ngày nay, kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức công việc của một cá nhân rất được đề cao. Trên cơ sở nhận diện được tầm quan trọng của mục tiêu, các thành viên sẽ phải biết được nhiệm vụ nào nên được ưu tiên hoàn thành trước. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết. >>> ĐỌC THÊM: Năng lực công tác là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất Sự ra đời của các các thiết bị thông minh là trợ thủ đắc lực giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Một khi các đầu việc được sắp xếp một cách logic, mạch lạc ưu tiên thì việc hoàn thành không còn là khó khăn. Làm việc bằng cách phân bổ thời gian càng cụ thể, chi tiết thì càng nhanh chóng đạt được mục tiêu. Một trong các ứng dụng hàng đầu hỗ trợ việc lên lịch và sắp xếp công việc chi tiết, hiệu quả cho các doanh nghiệp đó là fTodolist. Đây là ứng dụng dùng để thiết lập công việc hằng ngày, cho phép quản lý và thống kê số liệu nhiệm vụ hoàn thành dành cho cá nhân, đội nhóm, công ty. Để hiểu hơn về ứng dụng, bạn có thể tham khảo bài viết tại đây.
>>> THAM KHẢO NGAY: TOP 5 lưu ý cần nắm để xây dựng thương hiệu tuyển dụng hiệu quả Viết ra giấy các suy nghĩ của mình cũng là một kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả. Tiến hành viết ra giấy giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Khi bạn thực hiện hành động này thì vô tình khắc sâu vào tâm trí về một nhiệm vụ đang được ưu tiên hàng đầu. Hơn nữa, với cách làm này, bạn có thể kiểm soát mọi tình huống dù là khẩn cấp hay khủng hoảng xảy ra. >>>> BÀI VIẾT HỮU ÍCH: Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm về phương pháp lập kế hoạch cũng như cách thức tổ chức công việc. Nếu bạn cần tư vấn thêm về phần mềm hỗ trợ quản lý, thống kê công việc mỗi ngày, hãy liên hệ Fastdo để nhận tư vấn nhé! Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
Phần mềm giao việc F-TODOLIST là phần mềm quản lý, sắp xếp công việc được phát triển bởi Fastdo, sở hữu tính năng nổi bật được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bên cạnh chức năng thiết lập todolist hàng ngày, phần mềm này còn hỗ trợ người dùng quản lý các nhiệm vụ và thống kê kết quả công việc cho từng cá nhân, đội nhóm, phòng ban.
Top 1, phần mềm quản lý, sắp xếp công việc F-Todolist. Top 2, app sắp xếp lịch trình Google Keep. Top 3 ứng dụng quản lý công việc Any.do. Top 4 app sắp xếp công việc trên iphone Clear. Top 5 phần mềm xếp lịch làm việc cá nhân Tick Tick.
Thứ nhất, không gian lưu trữ lớn. Thứ hai hoàn toàn miễn phí. Thứ ba hoàn toàn có thể chia sẻ lịch làm việc, thời gian biểu đến bạn bè. Thứ tư tạo các công việc con. |
