Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị là mẫu biên bản được lập ra để ghi chép về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.Dưới đây là mẫu để các bạn tham khảo. Show
BIÊN BẢN Về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Căn cứ Quyết định số …ngày… tháng… năm…của ……….. về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi ……………………………………………………………………………………………………………………. Tại (nơi huỷ) ………………………………………………………………………………………………………………………….. Chúng tôi gồm: 1……………………………. cơ quan, đơn vị ……………………………………………………………………………. 2……………………………. cơ quan, đơn vị ……………………………………………………………………………. 3……………………………. cơ quan, đơn vị ……………………………………………………………………………. 4……………………………. cơ quan, đơn vị ……………………………………………………………………………. 5. ………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Đã tiến hành tiêu huỷ số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) …………………………………………………….. Số lượng tài liệu được tiêu huỷ ………………………………………………………………………………………………… Phương pháp huỷ: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…) ………………………………………………………………………….. Chúng tôi đã huỷ hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định. Biên bản này lập thành 2 bản: cơ quan, đơn vị có tài liệu giữ một bản, cơ quan, đơn vị thực hiện tiêu huỷ tài liệu giữ một bản./.
Hủy tài liệu hết hạn lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức không đơn giản là tự ý hủy tài liệu mà cần tuân theo đúng quy trình theo luật định (Luật kế toán, Luật Lưu trữ ban hành). Bài viết sẽ liệt kê những mẫu biên lai cần có trong quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ. Từ đó giúp những ai đang có nhiệm vụ lên kế hoạch về việc hủy tài liệu cho đơn vị mình chuẩn bị đầy đủ, đúng luật. Quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ Có 8 biên bản cần có trong quy trình hủy tài liệu hết giá trị. Trong một số biên bản sẽ có mẫu văn bản gợi ý trong hình ảnh. Danh mục tài liệu hết giá trịLên danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ (tài liệu hết giá trị) là bước đầu tiên trong quy trình hủy tài liệu. Nội dung chính của danh mục này bao gồm vị trí của tài liệu, tên tài liệu và lý do hủy tài liệu. Một số lý do hủy tài liệu:
Như vậy, lý do hủy tài liệu hết hạn lưu trữ phụ thuộc vào giá trị sử dụng của tài liệu. Điều này cần được xác định tỉ mỉ, chính xác để biết được đúng tài liệu cần hủy, tài liệu chưa hết hạn lưu trữ không được hủy. Mẫu danh mục tài liệu hết giá trị Bản thuyết minh tài liệu hết giá trịTừ danh mục tài liệu cần hủy, những người có nhiệm vụ cần viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. Bản thuyết minh nói lên vì sao một tài liệu cần được hủy. Có 2 phần chính trong bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
Bản thuyết minh sẽ được trình lên hội đồng xác định tài liệu hết giá trị. Vì thế, cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, chi tiết. Mẫu bản thuyết minh tài liệu hết giá trị Quyết định thành lập hội đồng xác định tài liệu hết giá trịHội đồng có nhiệm vụ xét hủy tài liệu hết giá trị theo đúng thủ tục theo quy định. Sau khi hội đồng xem xét và cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định. Người có thẩm quyền mới ra quyết định hủy tài liệu hết hạn lưu trữ. Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc theo các bước sau trong việc xét huỷ tài liệu hết giá trị:
Hồ sơ xem xét hủy tài liệu được trình lên cơ quan cấp trên có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ bao gồm:
Biên bản Hội đồng xác nhận tài liệu hết giá trịBiên bản này có đề cập đến thời gian họp, nội dung họp, tên các thành viên tham gia. Các kết luận đề nghị xem xét hủy tài liệu trong danh mục đính kèm. Công văn đề nghị thẩm định về danh mục tài liệu hết giá trịCông văn do người chịu trách nhiệm làm hồ sơ hủy tài liệu hết hạn lưu trữ gửi lên cơ quan có thẩm quyền thẩm định. Sau khi có công văn trả lời về kết quả thẩm định, quyết định hủy tài liệu hết giá trị sẽ do người đứng đầu cơ quan đưa ra. Quyết định về việc huỷ tài liệu hết giá trịMẫu quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy tài liệu là người đưa ra văn bản Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị. Quyết định này là cơ sở để lên kế hoạch chi tiết cho việc hủy tài liệu. Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trịTài liệu hủy có thể được hủy ngay tại cơ quan, tổ chức có tài liệu cần hủy. Tuy nhiên, nếu khối tài liệu lớn thì cần có máy móc đủ tiêu chuẩn đáp ứng công việc. Nếu không có, đơn vị có thể tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu. Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị được kí kết giữa 2 bên. Bên giao là đơn vị có tài liệu cần hủy và bên nhận là nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu. Tài liệu ghi rõ tên tài liệu hủy và số lượng cụ thể theo danh mục tài liệu hết giá trị. Biên bản về huỷ tài liệu hết giá trịBiên bản này được lập sau khi toàn bộ tài liệu đã được đem hủy. Biên bản xác nhận giữa đơn vị có tài liệu hủy và nhà cung cấp dịch vụ hủy các tài liệu rằng tất cả các tài liệu đã được hủy hết. Tài liệu đã hủy không thể khôi phục lại. Hồ sơ bao gồm biên bản về việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ được bảo quản tại cơ quan có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ thời điểm tài liệu được hủy. Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Bài viết trên cung cấp thông tin về các mẫu biên bản trong quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ. Đây là các mẫu biên bản bắt buộc phải có theo luật định. Vì thế, bạn lưu ý để đảm bảo tiến hành đúng thủ tục, đầy đủ quy trình. |