Mô tả công việc kế toán tiền gửi ngân hàng

CÂU HỎI: KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN DỤNG VÀO VỊ TRÍ BẤT CỨ VỊ TRÍ NÀO MÀ CỤ THỂ Ở ĐÂY LÀ VỊ TRÍ CỦA NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN THANH TOÁN NGÂN HÀNG (CHỈ THEO DÕI TÀI KHOẢN 112). THÌ CÁC BẠN PHẢI LÀM GÌ ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC KẾ TOÁN THEO DÕI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

TRẢ LỜI: Cho dù các bạn nhận nhiệm vụ bất kỳ nhân viên kế toán phần hành nào, các bạn cũng làm theo thứ tự 4 bước sau. Mà cụ thể là công việc của người làm kế toán thanh toán theo dõi TIỀN GỬI NGÂN HÀNG, sẽ phải nghiên cứu 4 bước sau để làm tốt công việc

• Thứ nhất: Các bạn phải biết nhiệm vụ của người làm kế toán thanh toán theo dõi 112 là làm những công việc gì?
• Thứ hai: Các bạn phải tìm hiểu những Quy trình Quy định (Sơ đồ tác nghiệp, lưu đồluân chuyển chứng từ) của Công ty liên quan đến vấn đề Thu chi TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
• Thứ ba: Các bạn cần phải biết những quy định về mặt chứng từ như thế nào thì được thuế chấp thuận?
• Thứ tư: Phải biết hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp liên quan đến TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

THỨ NHẤT: Nhiệm vụ của người làm kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng

• Kiểm tra số dư ngân hàng, tính hợp lệ, hợp lý của của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo qui định đối với các khỏan thanh toán tiền qua ngân hàng trước khi chuyển lên kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt;
• Theo dõi, lên kế hoạch thanh toán các khoản phải trả kịp thời và đúng hạn.
• Cuối mỗi ngày, tổng hợp tình hình thu chi của ngày hôm đó và theo dõi số dư tài khoản tại các ngân hàng;
• Hàng tuần, hàng tháng nhận sổ phụ tất cả các tài khoản ngân hàng đối chiếu với sổ sách.
• Cuối tháng cập nhật sổ phụ và chứng từ ngân hàng để khai VAT (phí chuyển tiền), kiểm tra lại công nợ của từng đối tượng trong tháng đã chuyển tiền.
• Hạch toán tiền thu chi qua ngân hàng.
• Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ chứng từ thu chi và các chứng từ giao dịch với ngân hàng.

THỨ HAI: Lưu đồ tác nghiệp và Sơ đồ luân chuyển chứng từ

Giải thích lưu đồ:

• Bước 1: Đơn vị, cá nhân có chịu trách nhiệm đặt/mua hàng phải tập hợp và kiểm tra các chứng từ thanh toán trước. Bao gồm:

• Tờ trình, phiếu đề xuất mua hàng
• Hợp đồng mua bán hay đơn đặt hàng
• Hóa đơn của nhà cung cấp (nếu có)
• Phiếu xuất kho (phiếu giao hàng) của nhà cung cấp
• Phiếu nhập kho/Báo cáo nhận hàng (cùng với báo cáo kiểm định, nếu có)
• Các chứng từ khác có liên quan

Sau đó lập giấy đề nghị thanh toán đính kèm cùng với các chứng từ trên trình cho phụ trách bộ phận tại đơn vị kiểm tra và ký duyệt.

• Bước 2:Kế toán nhận bộ chứng từ và kiểm tra, nếu đã chính xác và hợp lệ thì sẽ lập ủy nhiệm chi.
• Bước 3: Kế toán trình bộ chứng từ, ủy nhiệm chi đã kiểm tra cho kế toán trưởng và Tổng giám đốc/giám đốc đơn vị ký duyệt.
• Bước 4: Kế toán chuyển ủy nhiệm chi đã được kí duyệt cho ngân hàng và thực hiện theo dõi số dư trong ngân hàng và trên phần mềm kế toán. Hạch toán vào phần mềm và lưu hồ sơ thanh toán.

THỨ BA: Về mặt chứng từ của từng nghiệp vụ thì không thể nào nói hết ra ở đây được. Các bạn cần kết hợp giữa chứng từ thực tế tại công ty kết hợp với đọc thông tư quy định về hoá đơn, GTGT và TNDN sẽ hiểu rõ hơn.

THỨ TƯ: Hạch toán nghiệp vụ kế toán

+Các tài khoản hiện đang sử dụng tài Công ty

+Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng

– Rút tiền mặt nhập quỹ

Nợ TK 11110001 Tiền mặt VND
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng, chi tiết cho từng ngân hàng)

– Nộp tiền mặt vào tài khoản

Nợ TK 112 Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)
Có TK 11110001 Tiền mặt VND

– Thu tiền của khách hàng

Nợ TK 112 Tiền gởi ngân hàng Có TK 13110001 Phải thu của khách hàng trong nước

Có TK 13110004 Phải thu của khách hàng do thanh lý tài sản cố định.

– Tạm ứng cho cán bộ công nhân viên

Nợ TK 141 – Tạm ứng (Chi tiết cho từng nhân viên)
Có TK 112 – Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Chuyển tiền thanh toán chi phí trả trước ngắn hạn

Nợ TK 24210001 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 112 – Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Chuyển tiền ký quỹ, ký cược

Nợ TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược. (Chi tiết cho từng khoản ký cược, ký quỹ)
Có TK 112 Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết từng ngân hàng)

– Chuyển tiền gửi ngân hàng đầu tư tài chính

Nợ TK 128;121 (Chi tiết cho từng khoản đầu tư)
Có TK 112 – Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Chi hộ bằng chuyển khoản về khoản chi hộ

Nợ TK 13880002 (phải thu khác: khoản chi hộ) Nợ TK 13880008 (phải thu khác)

Có TK 112 Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Thu lại tiền đã chi hộ bằng chuyển khoản giữa các đơn vị trong hệ thống

Nợ TK 112 – Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng) Có TK 13880002 (phải thu khác: khoản chi hộ)

Có TK 13880008 (phải thu khác)

– Đầu tư vào công ty con; Đầu tư vào Cty liên doanh, liên kết; Đầu tư vào đơn vị khác

Nợ TK 221,222,228
Có TK 112 Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp trong và ngoài nước

Nợ TK 33111001 (phải trả cho người bán HĐ SXKD ngắn hạn trong nước) Nợ TK 33111002 (phải trả cho người bán HĐ đầu tư ngắn hạn trong nước) Nợ TK 33112001 (phải trả cho người bán HĐ SXKD ngắn hạn nước ngoài) Nợ TK 33112002 (phải trả cho người bán HĐ đầu tư ngắn hạn nước ngoài)

Có TK 112 Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Chuyển tiền thanh toán lương

Nợ TK 33410001 Phải trả công nhân viên.
Có TK 112 Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng chuyển khoản

Nợ TK 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (Chi tiết cho từng loại thuế) Nợ TK 338 Phải trả, phải nộp khác (BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, các khoản thu hộ, phải trả phải nộp khác giữa các công ty, CN với các công ty con) Nợ TK 341 Vay và nợ thuê tài chính

Có TK 112 Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Thu lãi tiền gởi

Nợ TK 112 Tiền gởi ngân hàng (Chi tiết cho từng ngân hàng)
Có TK 51500001 Lãi tiền gởi

– Nhận nợ vay ngắn hạn, trung hạn

Nợ TK 112 Tiền gởi ngân hàng
Có TK 341 Vay dài hạn

– Chi tiền gởi ngân hàng liên quan đến các khoản chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí tài chính, chi phí khác

Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 635 Chi phí tài chính Nợ TK 811 Chi phí khác Nợ TK 133 Thuế GTGT đầu vào

Có TK 112 Tiền gởi ngân hàng

– Nhận tiền góp vốn bằng chuyển khoản

Nợ 112 (Chi tiết cho từng ngân hàng)
Có 41110001 (Vốn góp đầu tư của chủ sở hữu)

(Các bạn nghiên cứu thêm phần hạch toán trong thông tư 200)

THAM KHẢO THÊM (VÌ CŨNG LIÊN QUAN ĐẾN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG)

Kế toán LC, nợ vay 1.3.1. Mô tả công việc – Làm báo cáo hàng về và theo dõi L/C, nợ vay và tiền thuế. – Cập nhật vào file cashflow, lên kế hoạch nhận nợ và thanh toán. – Làm hồ sơ nhận nợ, theo dõi các hợp đồng vay. Kiểm tra tính lại lãi vay hàng tháng. – Dự tính chi phí mở L/C, nhận nợ để có kế hoạch điều tiền về kịp thời. – Mở L/C theo dõi tình hình nhập khẩu, phối hợp cùng bộ phận XNK để nhận bộ chứng từ hàng về kịp thời cho XNK lấy hàng. Theo dõi mua bảo hiểm cho các hợp đồng nhập khẩu. – Làm hồ sơ bảo lãnh thanh toán khi các đơn vị cần hỗ trợ. – Tính toán và hạch toán các nghiệp vụ chêch lệch tỷ giá: thanh toán L/C, nhận nợ,.. – Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ chứng từ mở L/C và các chứng từ giao dịch với ngân hàng

1.3.2. Lưu đồ tác nghiệp:

Giải thích lưu đồ:
– Bước 1: Đơn vị, cá nhân có chịu trách nhiệm đặt/mua hàng phải tập hợp và kiểm tra các chứng từ thanh toán trước. Bao gồm: • Tờ trình, phiếu đề xuất mua hàng • Hợp đồng mua bán hay đơn đặt hàng • Hóa đơn của nhà cung cấp (nếu có) • Phiếu xuất kho (phiếu giao hàng) của nhà cung cấp • Phiếu nhập kho/Báo cáo nhận hàng (cùng với báo cáo kiểm định, nếu có) • Các chứng từ khác có liên quan Sau đó lập giấy đề nghị thanh toán đính kèm cùng với các chứng từ trên trình cho phụ trách bộ phận tại đơn vị kiểm tra và ký duyệt.

– Bước 2:Kế toán nhận hợp đồng, kế hoạch mở LC, kế hoạch nhận nợ từ bộ phận mua hàng và bộ phần tài chính. lập bộ hồ sơ mở LC và nhận nợ vay.

– Bước 3: Kế toán trình bộ hồ sơ mở LC, nhận nợ đã kiểm tra cho kế toán trưởng và Tổng giám đốc/giám đốc đơn vị ký duyệt.
– Bước 4: Kế toán chuyển bộ hồ sơ mở LC, nhạn nợ vay đã được kí duyệt cho ngân hàng, tác nghiệp với kế toán ngân hàng để chuẩn bị phí mở LC, phí nhận nợ và kí quỹ nếu có. Theo dõi nhận LC, nhận tiền vay chuyển cho đơn vị có yêu cầu kịp thời. Lưu hồ sơ mở LC và nhận nợ.

1.3.3. Hạch toán nghiệp vụ kế toán

1.3.3.1. Các tài khoản hiện đang sử dụng tại công ty

1.3.3.2. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh – Ký quỹ mở L/C Nợ TK 24400001 (ký quỹ bằng VND) Nợ TK 24400002 (ký quỹ bằng USD)

Có TK 112 (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Nhận nợ vay thanh toán tiền mua hàng. Nợ TK 33111 (phải trả cho người bán trong nước) Nợ TK 33112 (phải trả cho người bán nước ngoài)

Có TK 341…(Chi tiết cho từng khoản vay)

– Nhận nợ thanh toán tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Nợ TK 33330002 Nợ TK 33312001

Có TK 341…(Chi tiết cho từng khoản vay)

– Thanh toán nợ vay khi đến hạn. Nợ TK341…(Chi tiết cho từng khoản vay) Nợ TK 63500002 (Đối với các khoản vay bằng ngoại tệ phát sinh lỗ tỷ giá) Có TK 112 (Chi tiết cho từng ngân hàng)

Có TK 51500002 (Đối với các khoản vay bằng ngoại tệ phát sinh lãi tỷ giá)

– Hạch toán lãi vay, định kỳ Nợ TK 63500001 lãi vay tiền VND Nợ TK 63500007 Lãi vay tiền USD Nợ TK 63500009 Lãi vay tiền JPY

Có TK 112 (Chi tiết cho từng ngân hàng)

– Đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kì đối với các tài khoản có số dư ngoại tệ (111,112,128,244,341,131,331…) Nợ TK 41300001 (Nếu lỗ tỷ giá)

Có TK 111,112, 128, 131, 341, 331…

Nợ TK TK 111,112, 128,244, 131, 331…
Có TK 4130001 (Nếu lãi tỷ giá)

– Trích trước chi phí và lãi vay. Nợ TK 63500001,24200002

Có TK 33500004

(Các bạn nghiên cứu thêm phần hạch toán trong thông tư 200)

1.4. Thủ quỹ (Nhiệm vụ của Thủ quỹ) – Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ. – Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời. – Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty. – Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với sổ chi tiết. – Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt. – Quản lý chìa khoá két sắt an toàn, không cho bất kỳ người nào không có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két. – Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xuất nhập tiền dễ dàng. – Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền. – Đảm bảo số dư tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế toán tổng hợp. – Cuối ngày, phải lập báo cáo tồn quỹ và các khoản thu, chi trong ngày cho kế toán trưởng và giám đốc đơn vị.

– Thực hiện các công việc khác do kế toán trưởng và giám đốc giao

Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa