Giáo án tin học 7 Gv: Lê Thị Hồ BìnhTuần 2 NS:Tiết 3-4 ND:BÀI THỰC HÀNH 1:LÀM QUEN VỚI CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH EXCELI.MỤC TIÊU :1.Kiến thức-Biết khởi động và kết thúc Excel. -Nhận biết được các ô, hàng, cột trên trang tính Excel.-Biết cách di chuyển trên trang tính và nhập dữ liệu vào trang tính. 2.Kỹ năng-Thực hành thành thạo thao tác khởi động bảng tính.-Rèn luyện tính chính xác trong thao tác nhập bảng. 3.Thái độ-Cẩn thận khi nhập bảng. -p dụng vào việc học tập cho các môn có liên quan. II.CHUẨN BỊ :- GV : Máy chiếu, máy vi tính .- HS : Học bài. Xem trước bài thực hành 1.III.KIỂM TRA BÀI CŨ (7’)Câu 1: Nêu cách khởi động chương trình bảng tính?-Start/ programs/ microsoft office/ microsoft excel.-Kích hoạt vào biểu tượng trên Dekstop.Câu 2: Nêu cách lưu tệp? Mở tệp đã có sẳn?-File / save hoặc nháy nút save -Vào cây thư mục chọn tên tệp cần mở nháy đúpCâu 3: Nêu cách thoát khỏi chương trình bảng tính? -File/ Exit hoặc nháy nút thoát trên thanh tiêu đề.IV.TIẾN TRÌNH BÀI DẠY : HOẠT ĐỘNG GV HOẠT ĐỘNG HS NỘI DUNGHĐ1:Phổ biến lại nội quy phòng máy.(5’)-Nhắc lại nội dung phòng máy. Cho hs ngồi theo nhóm 2 em theo vò trí đã được sắp xếp. -Nghe nhắc lại nội quy phòng máy. An toàn về điện. Tắt máy an toàn theo hướng dẫn của giáo viên. Trang 5Giáo án tin học 7 Gv: Lê Thị Hồ BìnhHĐ2:Hướng dẫn thực hành(67’)-Cho hs nhắc lại cách khởi động chương trình bảng tính. Yêu cầu hs thực hiện. -Cho hs nêu cách lưu tệp ở chương trình Word và tương tự nêu cách lưu tệp ở chương trình bảng tính. -Nêu cách thoát khỏi chương trình bảng tính?-Cho hs làm bài tập 1.HS quan sát màn hình word và excel. Các thanh bảng chọn. Thực hiện di chuyển ô tính bằng chuột và phím. Quan sát sự thay đổi các nút tên hàng và tên cột. -Cho hs nhập dữ liệu bất kỳ vào ô tính và quan sát.Cho hs khởi động lại Excel và nhập dữ liệu ở bảng hình 8. Lưu tên bảng tính với tên Danh sach lop em và thoát khỏi Excel.HĐ2.HDVN (2’)-Học bài-Chuẩn bò bài 2.-Thực hiện theo hướng dẫn của giáo viên. -HS trả lời. Thực hiện theo hướng dẫn của giáo viên. -HS trả lời. Thực hiện theo hướng dẫn của giáo viên. -HS trả lời. Thực hiện theo hướng dẫn của giáo viên. -Thực hiện theo hướng dẫn của giáo viên. -Thực hiện theo hướng dẫn của giáo viên. 1.Khởi động Excel. C1:Start/Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Excel.C2:Kích hoạt vào biểu tượng trên Dekstop.2.Lưu kết quả và thoát khỏi ExcelLưu kết quả -File / save hoặc nháy nút save Thoát khỏi Excel-File/ Exit hoặc nháy nút thoát trên thanh tiêu đề.- Bài tập 1 : Giống và khác nhau giữa màn hình word và excel*Giống: màn hình đều là một trang giấy trắng phẳng.*Khác: màn hình Excel có nhiều ô-Mở bảng chọn và quan sát lệnh trong các bảng chọn. - Bài tập 2 : Nhập dữ liệu vào một ô trên trang tính. Cho xuống dòng. Chọn ô có dữ liệu và nhấn phím delete. Thoát khỏi Excel mà không lưu kết quả.- Bài tập 3: Khởi Động lại Excel và nhập dữ liệu ở bảng hình 8. Lưu tên bảng tính với tên Danh sach lop em và thoát khỏi Excel.RÚT KINH NGHIỆMTrang 6
+ Thanh menu: Chứa các menu của Microsoft Excel. Các menu của Microsoft Excel
được bố trí theo chức năng sử dụng. Khi chọn một menu trên thanh menu Microsoft
Excel bật xuống một hộp menu khác, gọi là Pull-down menu.
+ Thanh công cụ: Chứa các phím bấm có biểu tượng đồ họa. Các phím bấm này là
các phím tắt thay cho một số menu trong hệ thống menu của Microsoft Excel.
+ Hộp nhập liệu: Dùng để nhập liệu vào các ô của bảng tính.
+ Thanh công thức: Dùng để nhập hoặc hiển thị công thức hay nội dung của ô chọn.
+ Bảng tính: Là phần màn hình gồm các dòng (Row) và cột (Column) hiển thị nội
dung bảng tính.
+ Thanh thứ tự cột: Nằm phía trên bảng tính, đánh số thứ tự cột.
+ Thanh thứ tự hàng: Nằm bên trái màn hình, đánh số thứ tự dòng.
+ Thanh trượt: Nằm về bên phải và phía dưới cửa sổ soạn thảo bảng tính, sử dụng để
cuốn trôi các trang bảng tính.
+ Thanh chọn bảng: Dùng để chọn bảng tính làm việc.
+ Thanh trạng thái: Nằm dưới cùng của cửa sổ làm việc, thể hiện trạng thái làm việc.
+ Cell: Bảng tính Microsoft Excel được thể hiện như tập hợp của các hàng và các cột.
Giao điểm của hàng và cột tạo thành một ô, gọi là Cell. Cell là đơn vị cơ bản trong bảng
tính, dùng để lưu trữ số liệu. Vị trí của Cell được xác định bởi tọa độ của hàng và cột. Thuộc
tính của Cell được xác định bởi các định dạng sử dụng trong Microsoft Excel (màu sắc, độ
rộng, chiều cao, kiểu chữ, kiểu căn chỉnh...).
Thanh tiêu đề (Title Bar)
Các nút thay đổi
Thanh menu (Menu Bar)
Thanh công cụ (Tool Bar)
Thanh công thức
Thanh thứ tự cột
Hộp nhập liệu
Bảng tính
Thanh thứ tự hàng
Dòng trạng thái (Status Bar)
Thanh trượt (Scroll Bar)
Thanh chọn bảng
Hình 4.2: Hộp thoại giao diện Microsoft Excel
Màn hình chuẩn của Microsoft Excel bao gồm các thành phần như đã trình bày ở
trên. Tuy nhiên trong quá trình làm việc, người sử dụng có thể cho hiện thêm hoặc làm ẩn
bớt đi các thanh Toolbars bằng cách thực hiện như sau:
Trang 67
Vào Menu View Chọn các thành phần thích hợp:
+ Chọn Formula Bar: Cho ẩn/hiện thanh công thức.
+ Chọn Status Bar: Cho ẩn/hiện thanh trạng thái.
+ Vào Toolbars Chọn các thanh công cụ khác.
Có thể di chuyển các thanh công cụ trên màn hình Microsoft Excel bằng cách Click
chuột lên khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ, sau đó Drag chuột để di chuyển đến vị trí
mới.
1.3. Cấu trúc bảng tính và những khái niệm cơ bản
1.3.1.Workbook (sổ tay): là một tập tin Excel gồm 256 Sheets.
1.3.2.Worksheet: một tập tin Workbook được cấu thành bởi nhiều worksheet(tờ), là một
phần trong bảng tính Excel gồm 256 cột và 65536 dòng.
Các thao tác trên worksheet
+ Chọn một worksheet: Click chuột vào worksheet cần chuyển đến. hoặc nhấn tổ
hợp phím Ctrl+PgUp (hoặc Ctrl+PgDn) để bật chuyển đến worksheet trước (hoặc sau)
worksheet hiện hành.
+ Đổi tên worksheet: Theo mặc định, các worksheet được đặt tên là sheet1,
sheet2,… Để đổi tên worksheet, click đúp chuột vào tên worksheet (hoặc bấm chuột phải
vào tên sheet chọn Rename) rồi nhập tên mới vào.
+ Di chuyển và sao chép worksheet: Nhấn chuột vào worksheet muốn di chuyển rồi
rê chuột đến vị trí mới. Nếu muốn sao chép thì nhấn thêm phím Ctrl trong khi rê chuột
(hoặc bấm chuột phải vào tên sheet và chọn Move or Copy)
+ Chèn thêm worksheet: Thực hiện lệnh Insert Worksheet (hoặc bấm chuột phải
vào tên sheet chọn Insert)
+ Xóa worksheet: Chọn worksheet cần xoá và thực hiện lệnh Edit Delete Sheet
(hoặc bấm chuột phải vào tên sheet muốn xóa chọn Delete)
1.3.3.Ô và địa chỉ ô: Giao điểm của một cột và một dòng là một ô(cell), mỗi ô có một địa
chỉ riêng biệt. Trong Excel, địa chỉ các ô được chia thành 3 loại: địa chỉ tương đối, địa chỉ
tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp.
+ Địa chỉ tương đối:
Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức được gọi là địa chỉ
tương đối.
Địa chỉ tương đối có dạng:
Với địa chỉ tương đối, khi sao chép công thức, các địa chỉ tương đối sẽ tự thay đổi
theo vị trí tương ứng với nơi được sao chép đến.
Ví dụ: Khi lập công thức:
= C2*D2.
Bây giờ nếu sao chép công thức theo chiều đi xuống, các địa chỉ sẽ thay đổi như sau:
= C3*D3
= C4*D4
Trang 68
+ Địa chỉ tuyệt đối:
Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ sẽ không thay đổi (theo phương, chiều và khoảng cách
giữa vùng nguồn và vùng đích) khi ta sao chép công thức chứa địa chỉ này đến nơi khác
trong bảng tính.
Địa chỉ tuyệt đối được viết theo dạng : <$Cột><$Dòng>
Ví dụ:
Trong ví dụ trên, giả sử ô G2 chứa tỷ giá qui đổi tiền Việt Nam so với Đô la Mỹ. Nếu
muốn tính giá trị cho ô Tiền VN (F2), tại ô F2 ta gõ công thức:
= E2*G2
Trong công thức trên, các địa chỉ đang dùng đều là địa chỉ tương đối. Nếu thao tác sao
chép công thức, thì các công thức tương ứng sẽ là:
= E3*G3, = E4*G4, …
Khi đó kết quả sẽ bị sai. Nếu muốn tất cả các công thức đều phải nhân với địa G2,
chúng ta phải tuyệt đối địa chỉ của ô G2.
Và công thức sẽ là: = E2*$G$2, = E3*$G$2, = E4*$G$2
+ Địa chỉ hỗn hợp:
Loại địa chỉ hỗn hợp là loại địa chỉ tổng hợp của cả 2 loại địa chỉ trên, bao gồm 2 loại:
- Tuyệt đối theo cột, tương đối theo dòng: <$Cột>
- Tương đối theo cột, tuyệt đối theo dòng: <$Dòng>
1.4. Các kiểu dữ liệu trong Excel
1.4.1. Kiểu số
Gồm các số hợp lệ từ 0 đến 9 và có thể bao gồm các ký tự đặc biệt: + - ( ) $ %. Dữ
liệu kiểu số được nhập vào mặc nhiên là dạng General, được canh phải trong ô.
1.4.2. Kiểu chuỗi (string)
Kí tự đầu tiên của dữ liệu có thể là chữ hay số. Để nhập một số dưới dạng một chuỗi,
phải gõ kí tự định vị chuỗi (‘) vào trước số đó.
Ví dụ : nhập ‘123 sẽ cho ra con số 123 ở dạng chuỗi.
Mặc định, dữ liệu kiểu chuỗi được canh trái trong ô.
Trong công thức, dữ liệu kiểu chuỗi phải được đặt giữa cặp nháy đôi (“ “)
1.4.3. Kiểu ngày tháng
Dữ liệu kiểu ngày tháng là một dạng của dữ liệu kiểu số.
Kiểu ngày tháng được chia thành 2 loại : viết tắt (Short Date) hoặc viết đầy đủ (Long
Date), gồm các dạng sau :
DD/MM/YYYY
: Ngày/Tháng/Năm 01/04/2003.
DD/MM/YY
: Ngày/Tháng/Năm 01/04/03.
MM/DD/YY
: Tháng/Ngày/Năm 04/01/03.
DD/MMM/YY : Ngày/Tháng/Năm 01/Apr/03.
1.4.4. Kiểu công thức
Dữ liệu kiểu công thức có thể là các phép toán hoặc các hàm.
Muốn nhập dữ liệu kiểu công thức, thì kí tự đầu tiên phải là dấu bằng (=), dấu cộng (+).
Trang 69
1.5. Các loại toán tử trong Excel
1.5.1. Toán tử số học
Các toán tử kiểu số bao gồm (được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên):
+ %
: Toán tử phần trăm.
+ ^
: Toán tử mũ hay còn gọi là Lũy thừa.
+ *,/
: Toán tử nhân, chia.
+ +,: Toán tử cộng, trừ.
1.5.2.Toán tử nối chuỗi
Toán tử nối chuỗi dùng để nối các chuỗi lại thành 1 chuỗi duy nhất.
Toán tử có dạng: &
Ví dụ:
“Đại”&“Học”
ĐạiHọc
“Đại”&“ ” & “Học”
Đại Học
1.5.3.Toán tử so sánh
Các toán tử so sánh gồm:
>
lớn hơn
<
nhỏ hơn
=
bằng nhau
<>
khác nhau
>=
lớn hơn hoặc bằng
<=
nhỏ hơn hoặc bằng.
Lưu ý: Trong các biểu thức tính toán, có thể sử dụng cặp dấu ngoặc để biểu thị độ ưu
tiên của phép toán. Excel sẽ ưu tiên thực hiện các phép toán trong dấu ngoặc trước. Nếu có
nhiều phép toán cùng độ ưu tiên trong 1 biểu thức thì ưu tiên tính toán từ trái sang phải.
Ví dụ: (2+(8-6)^2)*5^2 (2+2^2)*25
(2+4)*25 150.
1.6. Thao tác với bảng tính
1.6.1.Di chuyển giữa các ô trong bảng tính
Trong cửa sổ soạn thảo bảng tính, vị trí chuột có hình ảnh
. Để xác định một ô số
liệu có thể dùng chuột nhắp vào ô đó, hoặc có thể sử dụng các phím sau để di chuyển:
↑ hoặc ↓
: Lên hoặc xuống một ô
← hoặc →
: Sang trái hoặc phải một ô
Ctrl + ← hoặc Ctrl + →
: Về cột đầu tiên hoặc cuối cùng của hàng
Ctrl + ↑ hoặc
Ctrl + ↓
: Về hàng đầu tiên hoặc cuối cùng của cột
Page Up hoặc Page Down
: Lên hoặc xuống một trang màn hình
1.6.2.Thay đổi kích thước bảng tính
+ Thay đổi kích thước cột: để thay đổi kích thước cột bảng tính, thực hiện như sau:
- Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng.
- Đưa chuột về dòng chứa tên cột. Con trỏ sẽ có dạng mũi tên 2 đầu như sau:
- Người sử dụng Drag chuột để thay đổi độ rộng các cột. Các cột đã được chọn sẽ
có độ rộng bằng nhau.
+ Thay đổi kích thước dòng:
Để thay đổi kích thước dòng của bảng tính, thực hiện như sau:
- Chọn dòng (hoặc các dòng) cần thay đổi độ rộng.
- Đưa chuột về vị trí chứa tên dòng. Con trỏ sẽ có dạng mũi tên 2 đầu như sau:
Trang 70
- Người sử dụng Drag chuột để thay đổi độ rộng các dòng. Các dòng đã
được chọn sẽ có độ rộng bằng nhau.
1.6.3.Chọn vùng dữ liệu
Để hiệu chỉnh hay trình bày một phần bảng tính, người sử dụng cần phải đánh dấu
vùng bảng tính đó. Vùng bảng tính được đánh dấu sẽ thay đổi màu nền và màu chữ. Các
phương pháp đánh dấu bảng tính:
+ Sử dụng chuột:
- Lựa từng hàng: Nhắp chuột tại thanh thứ tự của hàng muốn lựa.
- Lựa nhiều hàng:Nhắp và kéo chuột từ hàng muốn lựa đến hàng kế.
- Lựa một cột: Nhắp chuột tại thanh thứ tự của cột muốn lựa.
- Lựa nhiều cột: Nhắp và kéo chuột từ cột muốn lựa đến cột kế tiếp.
- Lựa cả bảng tính: Nhắp chuột tại giao điểm của hai thanh thứ tự.
+ Sử dụng bàn phím:
Tại vị trí của ô hiện thời có thể đánh dấu bảng tính bằng các tổ hợp phím sau:
Shift + ↑
hoặc Shift + ↓
: Lựa một ô theo cột.
Shift + ←
hoặc Shift + →
: Lựa một ô theo hàng.
1.6.4.Chèn dòng (cột)
+ Chèn cột: Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn chèn. Các cột được chọn sẽ đổi màu. Số
lượng cột được chèn vào sẽ bằng số lượng cột đã chọn.
- Vào menu Insert chọn lệnh Columns.
+ Chèn dòng: Chọn dòng (hoặc nhiều dòng) muốn chèn. Các dòng được chọn sẽ đổi
màu. Số lượng dòng được chèn vào sẽ bằng số lượng dòng đã chọn.
- Vào menu Insert chọn lệnh Rows.
1.6.5.Xóa dòng (cột)
+ Xóa cột:
- Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn xóa.
- Vào menu Edit Chọn Delete.
- Hoặc Click phải chuột trong vùng chọn Chọn Delete.
+ Xóa dòng:
- Chọn dòng (hoặc nhiều dòng) muốn xóa.
- Vào menu Edit Chọn Delete.
- Hoặc Click phải chuột trong vùng chọn Chọn Delete.
1.6.6.Xóa nội dung dữ liệu trong bảng tính
Chọn vùng dữ liệu muốn xóa bấm phím Delete.
1.6.7.Di chuyển khối dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển vào menu Edit chọn mục Cut(Ctrl + X)
Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích dán dữ liệu vào vùng đích
bằng cách vào menu Edit chọn Paste (Ctrl + V).
1.6.8.Sao chép khối dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép Sao chép dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng
cách vào menu Edit chọn mục Copy (Ctrl + C).
Trang 71
Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích dán dữ liệu vào vùng đích
bằng cách vào menu Edit chọn mục Paste(Ctrl + V)
1.6.9.Điền dữ liệu tự động
Trong thao tác các bảng tính có liên quan đến dãy số (như đánh số thứ tự), người sử
dụng có thể thao tác nhanh bằng cách thực hiện như sau:
+ Gõ giá trị đầu tiên và giá trị tiếp theo của dãy cần tạo.
+ Chọn cả 2 ô chứa giá trị.
+ Đưa con trỏ chuột về góc dưới bên phải của vùng chọn. Khi đó con trỏ chuột sẽ có
hình dạng dấu cộng (+). Drag chuột theo chiều của dãy số. Khi kết thúc dãy số, thả chuột ra.
1.7.Cập nhật dữ liệu
1.7.1. Nhập dữ liệu vào ô và điều chỉnh dữ liệu
Tại cửa sổ soạn thảo bảng tính, vị trí của ô số liệu hiện thời được xác định bởi một
đường viền đen bao quanh. Số liệu hiện có trong ô này sẽ xuất hiện trên thanh nhập liệu.
Mọi thao tác chỉnh sửa, nhập mới số liệu, người sử dụng phải thực hiện trong thanh nhập
liệu. Sau khi kết thúc, bấm phím Enter, số liệu sẽ được gán vào ô định sẵn.
Trong quá nhập liệu, nếu muốn hủy bỏ việc nhập dữ liệu cho 1 ô, nhấn phím ESC
hoặc click biểu tượng lệnh CANCEL
trên thanh công thức.
Sau khi nhập, nếu dữ liệu bị sai, người sử dụng có thể sửa đổi nội dung dữ liệu bằng cách
thực hiện như sau:
Chọn ô cần sửa đổi, thực hiện 1 trong các cách sau:
+ Nếu dữ liệu đơn giản, có thể nhập đè dữ liệu mới lên Bấm phím Enter.
+ Nếu dữ liệu phức tạp (nhiều dữ liệu, dữ liệu là công thức,...) có thể thực hiện
nhấp đôi chuột vào ô chứa dữ liệu hoặc có thể bấm phím F2 để thực hiện sửa đổi dữ liệu.
Nếu người sử dụng muốn nhập nhiều dòng dữ liệu trên cùng một ô (Cell), có thể
thực hiện như sau: nhập dữ liệu cho dòng thứ nhất, bấm tổ hợp phím Alt + Enter để nhảy
sang dòng trong cùng Cell.
1.7.2. Lập công thức cho bảng tính
Công thức trong Excel là sự kết hợp dữ liệu giữa các ô thông qua các phép toán. Khi
nhập công thức vào các ô thì phải bắt đầu bằng một trong các dấu: =, +. Dữ liệu nhập vào
công thức có thể là các phép toán, các hàm, các con số, địa chỉ các ô,....
Trong quá trình thao tác công thức có liên quan đến địa chỉ các ô, vùng, có thể nhập
trực tiếp địa chỉ vào công thức, hoặc có thể Click chuột vào ô chọn hoặc vùng chọn. Khi đó
địa chỉ của ô, vùng chọn sẽ tự động được nhập vào công thức.
Ví dụ: Trong bảng tính trên, để tính toán cho ô thành tiền, tại ô E2, nhập công thức
như trên hình (=C2*D2). Sau khi bấm phím Enter, ta sẽ được kết quả (325 $)
Trang 72
Bảng 4.1: Các báo lỗi thường gặp trong khi lập công thức
Mã lỗi
Ý nghĩa
#DIV/0!
Trong công thức, có phép toán chia cho 0 (Zero).
#NUM!
Các con số trong công thức không hợp lý.
#REF!
Trong công thức có tham chiếu đến những ô không tồn tại hoặc đã
bị xóa.
#VALUE!
Trong công thức dùng sai kiểu dữ liệu làm cho kết quả không có ý
nghĩa (Như việc cộng trừ các chuỗi,...).
#NAME!
Trong công thức, sử dụng tên ô, vùng không hợp lý hoặc trong
công thức có sử dụng chuỗi nhưng không đặt trong cặp dấu nháy
kép (“ ”).
1.8.Quản lý tập tin bảng tính
1.8.1. Mở 1 bảng tính mới
Để mở 1 bảng tính mới, người sử dụng có thể thực hiện 1 trong các cách sau:
+ Vào Menu File Chọn mục New
- Trong bảng General, chọn làm việc với mục WorkBook
- Chọn OK.
+ Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N.
1.8.2.Mở bảng tính đã có
Để mở 1 bảng tính đã có trên ổ đĩa, người sử dụng có thể thực hiện 1 trong các cách
sau:
+ Vào Menu File Chọn mục Open(Ctrl+O), khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện hộp
hội thoại chọn:
- Lựa chọn thư mục chứa tập tin cần mở trong mục “Look in”.
- Chọn tập tin cần mở trong màn hình trình bày.
- Nhấp chọn nút Open để mở tập tin.
Hình 4.3 Hộp thoại Open
1.8.3.Lưu trữ bảng tính
Giống như Microsoft Word, Microsoft Excel có hai hình thức lưu bảng tính đang
soạn thảo: lưu bảng tính với lệnh Save và lệnh Save As....
Trang 73
+ Lưu bảng tính với lệnh Save
Để lưu bảng tính bằng lệnh Save, người sử dụng có thể thực hiện:
Vào Menu File Chọn mục Save (hoặc Ctrl+S)
Trường hợp người sử dụng đang làm việc với bảng tính mới, Microsoft Excel tự
động gán tên ngầm định là Book1.xls. Khi lưu bảng tính lần đầu, Microsoft Excel sẽ bật
hộp hội thoại “Save as” để người sử dụng đặt tên cho bảng tính.
Hình 4.4 Hộp thoại Save As
- Người sử dụng chọn thư mục để lưu trữ trong mục Save in:
- Gõ tên cần đặt cho bảng tính vào mục File name:
- Lựa chọn kiểu định dạng cho bảng tính trong mục Save as type:
- Nhấp chọn nút Save để thực hiện lưu trữ.
Trường hợp chọn Save với bảng tính đã được đặt tên, Microsoft Excel sẽ thực hiện
ghi đè nội dung bảng tính hiện hành lên chính tên tập tin đó.
+ Lưu bảng tính với lệnh Save As...
Lệnh Save As... cho phép người sử dụng có thể lưu trữ bảng tính đang làm việc thành
1 tập tin bảng tính mới với nội dung mà người sử dụng đang soạn thảo, đồng thời vẫn giữ
lại tên và nội dung của tập tin bảng tính cũ.
Để sử dụng lệnh Save As..., người sử dụng thực hiện như sau:
- Vào Menu File Chọn mục Save As ...
- Người sử dụng chọn thư mục để lưu trữ trong mục Save in:
- Gõ tên cần đặt cho bảng tính vào mục File name:
- Lựa chọn kiểu định dạng cho bảng tính trong mục Save as type:
- Nhấp chọn nút Save để thực hiện lưu trữ.
Lưu ý rằng, khi lưu bảng tính đang soạn thảo với một tên khác, trùng với tên một
bảng tính khác đã có trên đĩa, Microsoft Excel sẽ bật hộp hội thoại vấn đáp xác nhận xem
người sử dụng có muốn lưu đè lên bảng tính đã có hay không.
- Nếu trả lời Yes nội dung bảng tính đó sẽ được thay thế bằng nội dung bảng tính
đang soạn thảo.
- Nếu trả lời No người sử dụng phải chọn một tên khác để lưu bảng tính.
- Nếu trả lời Cancel sẽ hủy bỏ lưu trữ và quay về màn hình cũ.
Trang 74
2. ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN BẢNG TÍNH
2.1.Định dạng
2.1.1.Kẻ khung cho bảng tính
Các đường viền mà người sử dụng nhìn thấy trên màn hình Excel thực ra chỉ là các
đường phân cách giữa các ô, khi in bảng tính ra giấy, các đường viền này sẽ không xuất
hiện. Vì vậy, cần phải kẻ khung cho bảng tính.
Kẻ khung cho bảng tính thường là bước cuối cùng trong việc thao tác bảng tính, trước
khi in ra giấy.
Để kẻ khung cho bảng tính, người sử dụng thực hiện như sau:
Chọn vùng bảng tính cần kẻ khung vào menu Format Chọn Cells...
Hình 4.5 Hộp thoại Format Cells (tab Border)
+ Trong hộp hội thoại Format Cells, chọn làm việc trên bảng Border.
+ Thực hiện chọn:
- Kiểu đường kẻ trong mục Style.
- Màu đường kẻ trong hộp Color.
- Thực hiện kẻ khung cho bảng tính bằng cách chọn các đường trong mục
Presets hoặc Border.
- Chọn OK để cập nhật định dạng.
2.1.2.Tô màu nền cho bảng tính
Chọn vùng cần tô màu nền khởi động hộp hội thoại Format Cells.
+ Chọn làm việc trên bảng Patterns
+ Chọn màu nền cần tô. Chọn OK để cập nhật.
Trang 75
Hình 4.6 hộp thoại Format Cells(tab Patterns)
2.2.In ấn
2.2.1.Thiết lập vùng in
Giúp người sử dụng có thể lặp lại các tiêu đề của dữ liệu trong các trang in đối với các
bảng tính có nhiều trang. Cách thực hiện như sau:
- Vào Menu File Chọn Page Setup.
Hình 4.7.Hộp thoại Page Setup
Trong cửa sổ Page Setup, chọn làm việc trên bảng Sheet.
Trong cửa sổ Sheet, chọn:
+ Print area: Qui định vùng dữ liệu in.
+ Trong Print titles, chọn:
- Rows to repeat at top: Qui định dòng muốn lặp lại trong mỗi trang in.
- Columns to repeat at left: Qui định cột muốn lặp lại trong mỗi trang in.
+ Chọn OK để thiết lập định dạng vào bảng tính.
2.2.2.Xem trước khi in
Giúp người sử dụng có thể xem trước được cách trình bày bảng tính trên giấy, để từ
đó có thể có các hiệu chỉnh cho phù hợp.
Để xem trước khi in, thực hiện như sau:
Trang 76
Vào Menu File Chọn mục Print Preview, trên cửa sổ Print Preview có thể chọn:
+ Next
: Để xem trang kế tiếp.
+ Previous
: Để xem trang trước.
+ Zoom
: Để mở lớn bảng tính.
+ Setup
: Để mở mục Page Setup.
+ Margins
: Để định dạng các lề giấy in bằng tay.
+ Close
: Để thoát khỏi chế độ xem trước khi in.
2.2.3.In văn bản ra giấy
Sau khi thực hiện xong bảng tính, người sử dụng có thể in nó ra giấy bằng cách thực
hiện như sau:
Vào Menu File Chọn mục Print (Ctrl+P), trong cửa sổ Print, chọn:
Hình 4.8: Hộp thoại Print
+ Name: Chọn loại máy in.
+ Print range:
- Chọn All: Để in tất cả các trang bảng tính.
- Page(s): Để qui định in từ trang (From) đến trang (To).
+ Print what:
- Selection: Để in 1 vùng đã được chọn trước.
- Active Sheet(s): Để in trang bảng tính đang kích hoạt
+ Number of copies: Qui định số bản in.
Chọn OK để thực hiện lệnh in.
3. CÁC HÀM CỦA EXCEL
3.1.Giới thiệu
Hàm (Function) là những công thức đã được soạn sẵn nhằm thực hiện những yêu cầu
tính toán cho 1 vùng giá trị xác định. Mỗi hàm là một công cụ nhằm giải quyết 1 công việc
nhất định. Mỗi hàm có 1 cú pháp riêng với các đối số thích hợp. Kết quả trả về của một hàm
có thể là 1 giá trị, 1 chuỗi hoặc 1 thông báo lỗi trên ô thực hiện.
Tất cả các hàm khi thực hiện đều có cú pháp chung dạng:
=([])
Các hàm trong Excel được chia theo các nhóm dựa trên mục đích sử dụng
Trang 77