Khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ thì áp dụng hoá đơn điện tử thế nào? Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử ra sao? Tìm hiểu chi tiết trong bài viết ngay sau đây.
Hiểu khái niệm hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 như sau:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.
– Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Ngày 30/9/2019 Bộ Tài chính ký ban hành Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Thông tư chính thức có hiệu lực từ ngày 14/10/2019, đây sẽ là cơ sở pháp lý đầy đủ nhất cho kế hoạch triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) tiến tới xóa bỏ hoàn toàn hóa đơn giấy vào năm 2022.
Bên cạnh việc cụ thể hóa nhiều nội dung quan trọng, Thông tư cũng nêu chi tiết các điều kiện để tổ chức, đơn vị có thể tham gia cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử. Theo đó, chỉ những đơn vị tổ chức có đủ năng lực về nhân sự, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, kinh nghiệm hoạt động…, mới có thể đáp ứng yêu cầu, đồng thời phải cam kết luôn đảm bảo cho hệ thống dịch vụ vận hành tốt nhất cho người sử dụng cũng như yêu cầu quản lý Nhà nước từ các cơ quan quản lý.
Điều này là cần thiết, tuy nhiên trong giai đoạn chuyển tiếp giữa các quy định cũ - mới có thể sẽ tạo ra những xáo trộn nhất định.
Tại Viettel Đồng Nai, thông qua hệ thống tiếp nhận phản hồi của khách hàng, đơn vị đã nhận được khá nhiều những băn khoăn, thắc mắc thậm chí tỏ ra lo lắng đến từ các doanh nghiệp, tổ chức liên quan đến việc lựa chọn nhà cung ứng.
Chia sẻ với những khó khăn nêu trên, qua bài viết dưới đây chúng tôi xin tổng hợp một số quy định liên quan, qua đó hi vọng sẽ phần nào giải tỏa những băn khoăn của Quý vị. Cũng là giúp Quý khách hàng dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp, góp phần thúc đẩy kế hoạch sản xuất kinh doanh thêm thuận lợi, đạt kết quả cao!
- CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ CUNG ỨNG DỊCH VỤ HĐĐT:
1. Về chủ thể:
Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức.
- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
- Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
2. Về tài chính:
Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
3. Về nhân sự
- Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
- Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
4. Về kỹ thuật
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP .
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
- Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:
+ Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
+ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
+ Sử dụng giao thức SOAP (Simple Object Access Protocol/ giao thức truy cập Webservice) để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
II. DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VIETTEL ĐỒNG NAI
Tại sao nên chọn Hóa đơn điện tử Viettel?
Quý vị đang muốn tìm mua cho đơn vị mình một nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và chất lượng. Quý vị được nhiều người giới thiệu và khuyên dùng nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử Viettel. Nhưng Quý vị lại chưa nắm rõ các thông tin về phầm mềm hóa đơn điện tử Viettel là gì? Mức phí cài đặt ra sao? Và tại sao mình nên sử dụng...
Phần mềm Hóa đơn điện tử Viettel là gì?
Quý vị đã biết hóa đơn điện tử là gì và vai trò của nó đối với các hoạt động của đơn vị mình rồi đúng không? Vậy Quý vị có biết HĐĐT được thực hiện và ghi nhận trên phương tiện gì không?
Hóa đơn điện tử – Giải pháp thông minh cho mọi doanh nghiệp thời đại
Cũng giống như các loại phần mềm khác mà Quý vị đã và đang sử dụng. Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel được nghiên cứu, phát hành và sở hữu bởi chính Tập đoàn Viettel. Nó là phương tiện cho phép người dùng khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ,… và ghi nhận toàn bộ các thông tin về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ ngay tại thời điểm phát sinh trên hệ thống máy tính mà đơn vị đó đã được cấp mã số thuế. Dưới đây là một số tính năng mà phần mềm của hệ thống HĐĐT cho phép:
– Khởi tạo thông tin doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử
– Hướng Dẫn Chức Năng Quản Lý Khách Hàng
– Hướng Dẫn Chức Năng Quản Lý Hàng Hóa
– Hóa đơn điện tử Viettel – Quản lý dải hóa đơn
Dịch vụ Hóa đơn điện tử Viettel bao gồm
Dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel gồm các loại như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ, các loại hóa đơn khác như hóa đơn dịch vụ viễn thông vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm; phiếu thu tiền cước chuyển hàng quốc tế… và các hóa đơn khác với hình thức và nội dung đều thông qua quy định của pháp luật.
Hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn xuất khẩu là loại hóa đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, cung ứng các dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn khi nào áp dụng hóa đơn đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để thuận tiện cho việc tra cứu hóa đơn Viettel.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với chuyến dữ liệu của cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn khác
Ngoài các hóa đơn trên còn có các loại hóa đơn khác như: hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn vận chuyển, business, hóa đơn vé, hóa đơn phiếu thu bảo hiểm, hóa đơn thu tiền cước….
Quy định về Hóa đơn điện tử Viettel
Hóa đơn điện tử Viettel phải có đầy đủ các nội dung sau:
+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu số hóa đơn
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, người mua
+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, tổng tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán. Electronic Bill Payment & Presentment (EBPP)
+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, người mua.
+ Thời gian lập hóa đơn
+ Phí, lệ phí của ngân hàng
Đối tượng sử dụng Hóa đơn điện tử:
1. Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ Hóa đơn bao gồm
+ Các doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, luật các tổ chức tín dụng, luật kinh doanh bảo hiểm, luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật dưới các hình thức khác; các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân.
+ Hóa đơn áp dụng đối với các đơn vị sự nghiệp công lập bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các hoạt động kinh tế kinh doanh, kinh tế thông tin
+ Hóa đơn Viettel được áp dụng với các tổ chức được thành lập và hoạt động theo luật hợp tác xã; các hộ cá nhân kinh doanh và các tổ chức khác,
2.Hóa đơn Viettel được áp dụng cho các tổ chức cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ
3.Các tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT
4.Hóa Đơn Viettel sử dụng cho các cơ quan quản lý thuế các cấp, các tổ chức cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.
Phí cài đặt phần mềm Hóa đơn điện tử Viettel thế nào?
Thông thường để sử dụng và sở hữu phần mềm của Viettel Quý vị chỉ mất duy nhất 1 lần phí ban đầu khi bỏ ra để tiến hành mua các gói dịch vụ mà mình mong muốn hoặc hỗ trợ miễn phí cho khách hàng. Hiện nay Viettel đang chia ra thành nhiều gói cước khác nhau cho dịch vụ HĐĐT. Chính vì thế mà tùy vào quy mô của đơn vị và ngân sách chi mà Quý vị có thể lựa chọn ra các gói sản phẩm phù hợp nhất với mình.
Sau khi đã tiến hành yêu cầu và ký kết hợp đồng sử dụng HĐĐT từ Viettel Quý vị sẽ được nhân viên hỗ trợ tư vấn và hướng dẫn cách sử dụng. Bên cạnh đó Quý vị cũng sẽ được hỗ trợ cài hoặc hướng dẫn cài đặt phầm mềm hoàn toàn miễn phí.
Hy vọng rằng với những thông tin trên, Quý vị đã hiểu rõ hơn về phần mềm hóa đơn điện tử Viettel cũng như lý do vì sao mình cần sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.