Văn bản là một trong những yếu tố cần thiết nhất trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan nào. Đây là phương tiện giao tiếp, truyền đạt chỉ thị quan trọng trong việc quản lý và phát triển xã hội. Quy định của pháp luật về vấn đề này tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP như thế nào? Dưới đây là những thông tin về những quy định này. Show  Phụ lục bài viết
Văn bản đến là gì?Văn bản đến được hiểu là tất cả các loại văn bản được gửi đến cơ quan tổ chức, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và đơn, thư được gửi đến cơ quan tổ chức theo đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử hoặc gửi trực tiếp. Văn bản là một trong những yếu tố cần thiết nhất trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan nào. Đây là phương tiện giao tiếp, truyền đạt chỉ thị quan trọng trong việc quản lý và phát triển xã hội. Vì vậy, trong hoạt động quản lý công văn đi và đến cần có sự chính xác, cụ thể và kịp thời. Xem thêm: Quy trình ban hành văn bản hành chính Quy định về trình tự quản lý văn bản đếnTheo quy định tại Nghị Định 30/2020/ NĐ-CP trình tự quản lý văn bản đến sẽ được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Tiếp nhận văn bản đếnBước này giúp cho việc kiểm soát số lượng văn bản đến được dễ dàng hơn và việc xem lại các nội dung cũng theo một trình tự nhất định. Trong trường hợp mất tài liệu sẽ biết được ai chịu trách nhiệm về tiếp nhận văn bản đó. Bước 2: Đăng ký văn bản đếnViệc đăng ký văn bản đi giúp cấp trên kiểm soát được nội dung văn bản đi cũng như chủ thể nhận được văn bản. Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đếnViệc trình văn bản đến giúp cấp trên kiểm soát nơi gửi và nắm bắt được những nội dung chính của văn bản. Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đếnGiải quyết, theo dõi văn bản đến, từ nội dung của văn bản kiểm soát những công việc cần làm tiếp theo, nhằm không bỏ sót những thông tin quan trọng. Xem thêm: Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính Phân tích các bước trong quy trình quản lý văn bản đếnGiai đoạn 1: Tiếp nhận văn bản đến Đối với văn bản giấy Với bước này bộ phận văn thư cơ quan tiến hành kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. Tất cả những văn bản đến sẽ được đóng dấu “ĐẾN”. Việc tiếp nhận văn bản giấy và đánh số thứ tự giúp cho việc kiểm soát số lượng văn bản đến được quy củ hơn. Từ đó việc xem lại văn bản đến cũng dễ dàng hơn tránh trường hợp nhầm lẫn ngày, tháng, hồ sơ các phòng ban. Đối với văn bản điện tử Bộ phận văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống. Giai đoạn 2: Đăng ký văn bản đến Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Việc đăng ký văn bản giấy và đánh số thứ tự giúp cho việc kiểm soát số lượng văn bản đến được quy củ hơn. Từ đó việc xem lại văn bản đến cũng dễ dàng hơn tránh trường hợp nhầm lẫn ngày, tháng, hồ sơ các phòng ban. Văn bản đến sẽ được đăng ký bằng số hoặc bằng Hệ thống. Ngoài ra nếu là văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Giai đoạn 3: Trình, chuyển giao văn bản đến Quy trình sẽ được diễn ra khi trình, chuyển giao văn bản giấy như sau: (i) Sau khi xin ý kiến của chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến (ii) Tiếp theo đó văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. (iii) Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản. Trường hợp trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Bộ phận văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống. Giai đoạn 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Ở giai cuối người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay. Mời bạn xem thêm bài viết tại trang: Văn bản hành chính Trần Thị Bích Trần Thị Bích đang là sinh viên năm 4 trường Đại học Luật Hà Nội. Hiện tại, Trần Thị Bích là content editor của website vanbanhanhchinh.net |
