Tôi muốn hỏi thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tính như thế nào theo pháp luật Việt Nam? - Đình Lộc (Khánh Hòa)
Quy định về thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán (Hình từ Internet)
Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:
1. Tài liệu kế toán là gì?
Theo khoản 18 Điều 3 , tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Cụ thể tại Điều 15 , thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.
3. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn được quy định tại khoản 5 Điều 41 , cụ thể như sau:
- Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
4. Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ
Theo Điều 8 , các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ thuộc các trường hợp sau đây:
- Chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:
+ Các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;
+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
Lưu trữ chứng từ kế toán là một khía cạnh quan trọng của quản lý tài chính trong mỗi doanh nghiệp. Việc tuân thủ các quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ giúp đảm bảo sự tuân thủ quy định thuế và kiểm toán mà còn là một phần quan trọng của việc bảo vệ thông tin tài chính và quản lý tài sản.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán và sự quan trọng của việc thực hiện chúng.
Bài cùng chủ đề
1. Tầm quan trọng của thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Khi một doanh nghiệp thực hiện các giao dịch tài chính, chứng từ kế toán được tạo ra như hóa đơn, biên lai, báo cáo tài chính và nhiều loại tài liệu khác. Những chứng từ này không chỉ giúp công ty ghi nhận và kiểm soát tình hình tài chính của mình mà còn là cơ sở để tổ chức, sắp xếp và lưu trữ thông tin liên quan đến tài sản, nguồn lực và các giao dịch tài chính khác.
Tuy nhiên, việc lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ là một công việc tùy ý mà phải tuân thủ theo các quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu cụ thể. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán có tầm quan trọng đặc biệt vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm tra, xem xét và kiểm toán tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là một số điểm quan trọng liên quan đến tầm quan trọng của thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán:
- Tuân thủ quy định thuế: Các quy định thuế yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ kế toán trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc không tuân thủ thời hạn này có thể dẫn đến việc phải trả thuế cao hơn, phạt hoặc kiểm toán thuế.
- Kiểm toán nội bộ và bên ngoài: Các công ty thường phải kiểm toán tài chính của mình để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán quyết định khả năng kiểm toán tài chính này diễn ra hiệu quả.
- Phục vụ cho quản lý tài chính: Các chứng từ kế toán cũng giúp công ty trong việc quản lý tài chính hàng ngày. Chúng là công cụ hữu ích để phân tích, dự đoán và ra quyết định tài chính quan trọng.
2. Quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đúng pháp luật
Dưới đây là những quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mà doanh nghiệp cần phải lưu ý:
2.1. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm
Căn cứ vào quy định tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ, như phiếu thu chi và phiếu nhập xuất kho, cũng như tài liệu kế toán dùng cho quản lý và điều hành, phải được lưu trữ ít nhất là 5 năm.
Tuy nhiên, đối với các trường hợp khác, thời hạn lưu trữ có thể được quy định cụ thể và doanh nghiệp phải tuân thủ quy định đó.
2.2. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm
Theo quy định tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các tài liệu chứng từ kế toán sau đây phải được lưu trữ ít nhất là 10 năm:
- Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tháng, quý, năm và báo cáo quyết toán.
- Báo cáo tự kiểm tra kế toán và biên bản tiêu hủy tài liệu.
- Tài liệu chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, báo cáo kết quản kiểm kê và đánh giá tài sản.
2.3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn
Ngoài các quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ của chứng từ kế toán đã nêu, đối với những chứng từ có tính sử sách, giá trị kinh tế và chính trị – xã hội cao, doanh nghiệp phải lưu trữ chúng vĩnh viễn. Điều này bao gồm sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm và các chứng từ kế toán quan trọng khác.
Trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, việc tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một phần quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định thuế, và bảo vệ thông tin tài chính. Việc hiểu và thực hiện các quy định về thời hạn lưu trữ này là một yếu tố quan trọng trong quản lý hiệu quả và tuân thủ trong lĩnh vực tài chính.