Tạo rule trong Outlook cho Macbook

Quản Trị Mạng - Nếu bạn gặp vấn đề với email, các rule trong Mail có thể giúp bạn giải quyết vấn đề. Sử dụng các công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ này để chuyển phân loại email và áp dụng các thay đổi cho message, lọc message sang một folder nào đó, tự động chuyển tiếp chúng, tạo nhắc nhở và rất nhiều tính năng khác. Sử dụng rule email rất dễ, và giao diện của Mail sẽ giúp bạn đặt các điều kiện và hành động chỉ với một vài cú kích chuột. Dưới đây là 5 rule email quan trọng có thể giúp bạn nắm quyền quản lý các liên lạc trong Mail.

1. Làm nổi bật các message với màu

Một trong những rule thường được sử dụng để thay đổi màu của một message nào đó là làm cho nó nổi bật. Chúng tôi vẫn hay sử dụng rule này để highlight mail của một số người bạn, tài khoản hoặc khách hàng nào đó.

Trước tiên, để tạo một rule nào đó trong ứng dụng Mail của Apple, chọn Mail -> Preferences. Sau đó, kích vào icon Rules. Bạn sẽ thấy một danh sách các rule có ở đây. Mail sẽ đi qua một lượng các rule này theo thứ tự bạn xem chúng. Người dùng có thể thay đổi thứ tự của chúng bằng cách kéo một rule lên hoặc xuống.

Kích vào Add Rule để hiển thị một hộp thoại, nơi bạn đặt điều kiện cho rule và xác định hành động của nó. (Nếu sử dụng tính năng smart playlists trong itunes, bạn sẽ thấy một số điểm giống nhau).

Trong ví dụ, chúng tôi muốn tất cả email từ địa chỉ macworld.com và pcworld.com được hiển thị trong màu tía. Trong phần đầu tiên của rule, tôi đặt menu pop-up thành “Any” nhằm đảm bảo rằng Mail sẽ áp dụng rule này nếu có bất kì các điều kiện sau đều được đáp ứng. Dòng điều kiện đầu tiên, chúng tôi đặt menu pop-up thành From và Contains rồi điền vào đó một tên miền. Sau đó, kích vào biểu tượng dấu cộng (+) để thêm một dòng khác và rồi điền tên miền tiếp theo vào đó.

Rule này thay đổi màu của các message đến từ Macword. Bằng cách này, message của họ sẽ được làm nổi bật hơn.

Phần thứ 2 của rule chứa các hành động mà bạn muốn Mail thực hiện với message đáp ứng đủ các điều kiện. Chúng tôi muốn menu popup thực hiện rất nhiều việc. Trước tiên, Mail sẽ chuyển các message đáp ứng đủ các điều kiện vào mục Inbox. Mail sẽ đổi màu chữ thành màu tía rồi đánh dấu các message này với lá cờ. Cuối cùng, chúng tôi đặt Mail “Stop Evaluating Rules” - dừng đánh giá các rule. Chúng tôi phát hiện ra rằng nếu không thêm hành động cuối cùng này, đôi khi bạn sẽ gặp một số kết quả không lường trước được. Mail có thể thực hiện khác đối với một message bởi một rule khác có thể áp dụng với nó được.

Kích OK và Mail sẽ hỏi rằng bạn có muốn áp dụng các rule của mình vào các message hiện tại. Sau đó, bạn sẽ thấy rằng các message từ tên miền bạn đã xác định trước đó được hiển thị đúng với màu đã xác định và được đánh cờ. Sử dụng rule này với bất kì tên miền nào, hoặc thậm chí với một địa chỉ đơn nào đó mà bạn muốn chúng được nổi bật trong danh sách các message.

2. Highlight các message có chứa tên bạn

Chúng tôi cảm thấy rất vui khi có được một số lượng lớn các danh sách gửi email Internet và nhận được rất nhiều email từ các địa chỉ này. Có thể chúng tôi không thể đọc ngay từng message được, nhưng nó cũng không có nghĩa là chúng bị bỏ rơi. Để có thể giữ liên lạc với các cuộc hội thoại, chúng tôi sử dụng một rule để biết được khi nào tên của mình được nhắc đến trong một message. Ví dụ, khi ai đó trả lời lại điều gì đó chúng tôi đã nói hoặc hỏi chúng tôi. Giả dụ là như vậy, với cái tên Kirk, tôi đã thấy một số lỗi. Nếu tên bạn là Jennifer hoặc Jason, có thể bạn muốn điền đầy đủ cả họ và tên. Sau đó, không phải tất cả các message đều được đánh dấu cờ bởi tên đầy đủ của bạn không được nhận dạng.

Các rule này sẽ highlight các message có chứa tên của chúng tôi với một background màu xanh.

Đây là một rule đơn giản; nó chỉ tìm kiếm nội dung message có chứa tên “Kirk”, và sau đó sẽ thay đổi màu background sang màu xanh sáng. Chúng tôi không lọc và áp dụng các rule khác nhằm chuyển các message này tới một folder nào đó. Tuy nhiên, bất kì message nào có chứa tên tôi trong đó, hoặc tên nào đó do người dùng xác định, message này sẽ được highlight với màu background là màu xanh, thu hút sự chú ý của người xem.

3. Chuyển message tới folder nào đó

Nếu có nhiều danh sách gửi email, bạn sẽ thấy việc giữ các message này được riêng biệt với email thông thường có ích như thế nào. Tôi thường có một số folder trong thanh biên của Mail để lọc danh sách. Như vậy, các message thường được sử dụng sẽ không làm chật hòm thư Inbox và tôi có thể xem chúng khi có thời gian. Một rule đơn giản sẽ giúp Mail tự động lọc các message theo cách này.

Rule này sẽ tìm kiếm một số lượng địa chỉ người nhận (ví dụ, những người két hợp với danh sách gửi email) và các file message trong một folder.

Trước tiên, tạo một folder trong thanh biên của Mail. (Chọn Mailbox → New Mailbox, đặt tên cho folder và chọn nơi nó lưu trữ).

Tiếp đến, tạo một rule ở “Any Recipient”, “Contains” - người nhận bạn muốn sử dụng. Đối với các cá nhân, nó có thể là “Is”, thay vì “Contains”. Tuy nhiên, đối với danh sách gửi email, “Contains” hoạt động tốt hơn bởi một số người sử dụng các địa chỉ cc hoặc bcc trong message đó. Nếu bạn muốn có nhiều hơn một địa chỉ, chỉ cần kích vào icon (+) để thêm các điều kiện khác.

Trong mục hành động, chọn “Move Message” to mailbox, và chọn chính folder bạn đã tạo trước đó. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ muốn thêm “Stop Evaluating Rules” nhằm chắc chắn rằng các rule khác sẽ không chuyển lại message sau khi rule này hoạt động.

4. Tự động chuyển tiếp các message

Có một số message mà bạn có thể muốn chuyển tiếp tới người khác hoặc tài khoản khác. Nếu công việc này được thực hiện tự động sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ví dụ, nếu bạn nhận hóa đơn qua email, có thể bạn sẽ muốn thiết lập một rule để chuyển tiếp chúng tới nhân viên kế toán.

Rule này sẽ chuyển tiếp message có chứa từ "invoice" tới tài khoản kế toán.

Tạo một rule ở “Subject” “Contains” “Invoice”, hoặc bất kì từ hoặc cụm từ nào bạn muốn tìm kiếm. Trong mục hành động, chọn “Forward Message” tới một địa chỉ email nào đó. Nếu bạn kích vào nút Message, bạn có thể thêm vào một từ sẽ tự động được điền vào message đang được chuyển tiếp. Người dùng có thể chỉ sử dụng một hành động để bạn vẫn sẽ thấy message này trong hòm thư của mình.

5. Tạo nhắc nhở

Giả sử bạn đang chờ email của con mình, Alice và Bob. Bạn có thể thiết lập một rule khiến Mail “nhảy” ra từ icon Dock và chạy một âm thanh nào đó khi email con bạn đến.

Rule đơn giản này sẽ giúp bạn có thể nghe và thấy thông báo mỗi khi nhận được message từ một người nào đó.

Chỉ cần tạo một rule từ “From” “Contains” một địa chỉ email; kích vào icon (+) để thêm các địa chỉ khác. Trong mục Actions, chọn “Bounce Icon in Dock” và “Play Sound”. Sau đó, chọn một âm thanh thông báo. Âm thanh này sẽ chỉ chạy một lần, nhưng icon Dock sẽ liên tục nhảy cho tới khi bạn kích vào nó. Do vậy, chắc chắn bạn sẽ biết được khi nào các message quan trọng đến.

Rules are a way to have incoming (or outgoing) messages sorted, filed, marked, or otherwise handled automatically. You teach Outlook what to look for and what to do when it sees a message that meets the conditions you've set. For example:

• move messages from a particular address into a specified folder
• assign a category or flag to messages with a particular word in the subject
• forward all messages with attachments to another address

Here we'll talk about two ways to create rules:

• Creating a Rule Manually

• Creating a Rule Based on a Message

Be aware that the order in which your rules are listed affects what happens. Notes on rule order below.

Creating a Rule Manually

1. From the Tools menu choose Rules. A Rules dialog box will open.
2. On the left, under Server Rules, click your account name (there may be only one account listed, and that's okay).
3. Click the plus sign near the bottom of the dialog box. An Edit Rules dialog box will open.
4. Give your rule a name (so you can find it later).
5. Under When a new message arrives that meets all these conditions, use the drop-down lists to specify which messages meet the criteria for this rule. Start with the left-most drop-down list, as each selection determines the choices available in the other lists.
6. If you have more than one criterion, click the plus sign at the right side of the criterion you just entered.
7. Under Do the following, use the dropdown lists to set the action or actions you want taken on messages that match the criteria.
8. If you have more than one action, click the plus sign at the right side of the action you just entered.
9. If there are exceptions to the criteria, click the plus sign next to Except if, then use the drop-down lists to set the exception conditions.
10. When finished defining the rule, click OK.
11. Close the Rules dialog box.

Creating a Rule Based on a Message

You can create a rule that will look for messages that look like one you've already received, rather than starting with a blank slate.

First, select a message by highlighting it, then, in the Home ribbon, click Rules and select Create Rule.

The dialog box that opens will have three criteria pre-filled, based on the message you selected: From, Sent To, and Subject. Click the minus sign next to the conditions you do not want. You can also edit the conditions and the action as described in the Creating a Rule Manually section above.

Putting Your Rules in Order

The rules are checked in the order you have them listed. You can change the order of your rules by dragging and dropping them in the Rules dialog box.

The Do not apply other rules to messages that meet these criteria checkbox controls what happens when a message matches more than one rule. As a message is checked against each rule, the first time it matches a rule's criteria, Outlook looks at this checkbox on the rule that was matched.

• If the box is checked (which is the default), Outlook will stop checking rules on this particular message and go on to the next message.
• If the box is unchecked, Outlook will continue evaluating this message against the remaining rules.

Some actions automatically check the box AND gray it out so that you cannot uncheck it. If you Delete a message or Move it to a folder, the message is no longer available to be evaluated against the remaining rules. (If you Copy a message to a folder, this doesn't happen.)