6 Bước đơn giản để xây dựng kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty
Lập kế hoạch tổ chức chương trình kỷ niệm thành lập công ty không quá khó khăn với nhiều doanh nghiệp nhưng kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty càng chi tiết càng tốt vì sự kiện đánh dấu thành tựu và nỗ lực toàn thể nhân viên, lãnh đạo công ty, tự hào phấn đấu cống hiến.
Cần lên kế hoạch buổi lễ kỷ niệm cụ thể rõ ràng ?
Mục đích hệ thống hóa công việc thể thực hiện theo một khung sườn sớm vạch rõ, tránh bỏ sót công việc hay thực hiện nội dung việc làm kém hiệu quả các công việc cần làm theo tiến trình thời gian nhất định sẽ giúp quá trình diễn ra sự kiện ít xảy ra sơ xuất, đạt thành công như mong đợi.
6 bước xây dựng kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty
Xây dựng kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty
Việc chương trình theo kế hoạch sẽ bảo chứng tỉ lệ thành công cao hơn so với việc làm một cách hời hợt. Xây dựng tốt kế hoạch tổ chức, doanh nghiệp đã tạo được chiếc la bàn định hướng mọi hoạt động mà sự kiện của diễn tả. Các nội dung trong kế hoạch cũng không quá phức tạp nhưng cần chuẩn bị chu đáo.
Bước 1 - Xác định chủ đề ý tưởng sự kiện là gì ?
Bạn cần nắm bắt xác định được ý tưởng tổ chức đa dạng càng tốt cho buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty hấp dẫn và đặc sắc.
Ý tưởng tốt, độc đáo cần phù hợp diễn tả được quá trình trưởng, thành tựu và tôn vinh được giá trị mà công ty đã xây dựng nhiều năm qua có thể khiến bữa tiệc trở nên hấp dẫn và để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khán giả.
Xem thêm : 09 ý tưởng tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty cực chất
Bước 2 - Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm
Một kịch bản chi tiết, độc đáo diễn tả sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ như khi bạn lên kế hoạch chương trình.
Kịch bản chương trình bao gồm 2 phần giới thiệu và tri ân và có những điểm nhấn như trò chơi bốc thăm tặng quà, chơi teambuiding tập thể, ca múa nhạc tổng hợp.
Nếu bạn đang muốn tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty đặc sắc, thì doanh nghiệp cần đầu tư nhiều trog khâu xây dựng kịch bản hấp dẫn, diễn tả được ý nghĩa trọng đại của ngày lễ kỷ niệm thành lập.
Bước 3 - Chọn địa điểm & thời gian tổ chức kỷ niệm thành lập công ty
Chọn thời gian và địa điểm trong kế hoạch tổ chức tiệc cực kỳ quan trọng. Các địa điểm tùy thuộc vào số lượng người đến tham dự, độ sang trọng của bữa tiệc độc đáo sẽ tạo cảm hứng cho người tham dự và khắc họa được ý đồ cho chương trình của bạn.
Thời gian tổ chức thường sẽ gần đến ngày lễ đúng hoặc trước sau ngày lễ thành lập công ty trong khoảng 1 tuần.
Bước 4 - Dự trù chi phí cho sự kiện kỷ niệm
Quá trình tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty cần phải đảm bảo về chi phí cho các hạng mục sự kiện. Để giảm bớt gánh nặng về nhân sự, thời gian quản lý đầu các hạng mục công việc lớn nhỏ vặt vãnh doanh nghiệp có thể tìm đến một công ty tổ chức sự kiện uy tín nhằm mang lại sự kiện chuyên nghiệp thành công tốt đẹp.
Bạn nên có bảng tính toán chi tiết ngân sách phù hợp các hạng mục giúp việc tính toán dễ dàng, minh bạch. Ngoài kinh phí chi trả trực tiếp, bạn cần có thêm kinh phí dự trù để đảm bảo các tình huống phát sinh làm gián đoạn sự kiện.
Chi phí dự trù bao gồm :
+ Thuê địa điểm (nên có âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, bục phát biểu … giảm chi phí)
+ Thuê MC, PG hoạt náo, nhóm nhạc, lân sư rồng…
+ Thuê âm thanh ánh sáng
+ Trang trí backdrop, hoa, backdrop chụp ảnh
+ Quà tặng lưu niệm khách mời
+ Chi phí cho bữa tiệc
+ Trò chơi, bốc thăm trúng thưởng
Bước 5 - Chọn nhân sự để tổ chức
Nhân sự tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công, bạn cần có một bộ phận đảm nhận chuyên trách và một người quản lý chung “biết người biết việc”, được chuẩn bị từ sớm, chuyên nghiệp để có thể tạo ra sự chỉnh chu trong đón tiếp, và truyền tải các thông điệp hay, ý nghĩa đến khán giả.
Nhân sự chương trình là điều quan trọng nhất để tổ chức sự kiện thành công và ý nghĩa. Nhân sự lễ kỷ niệm bao gồm tiếp tân, PG, MC, hoạt náo viên, ca sĩ, diễn viên…
Bước 6 - Chọn thực đơn cho bữa tiệc kỷ niệm
Bữa tiệc kỷ niệm sẽ gồm bữa tiệc ngọt hoặc mặn nên bạn cần được cân nhắc kĩ thực đơn càng đảm bảo vệ sinh, thẩm mỹ và phù hợp với sở thích của đông đảo khách tham dự.
Thực đơn hấp dẫn, mới lạ sẽ tạo cảm giác thích thú nơi khách tham dự, món ăn màu sắc, đồ dùng sang trọng chắc hẳn sẽ không thể quên trong tâm trí khách mời.
Mẫu Kế hoạch tổ chức kỷ niệm
Nội dung tổ chức
I.1. Thời gian tổ chức
Tuần lễ kỷ niệm từ 01/04/2020 – 12/04/2020
Ngày tổ chức kỷ niệm chính: 19h Thứ 7, ngày 10/04/2020
I.2. Hình thức tổ chức
I.2.1. Quà lưu niệm
+ Đồng phục cho nhân viên công ty
+ Quà tặng lưu niệm cho khách mời 200 khách (gồm nhân viên khách VIP)
I.2.2. Tổ chức tiệc
+ Đặt tiệc tại nhà hàng sang trọng, ấm cúng, hơn 200 ghế ngồi
+ Yêu cầu đầy đủ chỗ trang trí phông bạt, hoa, âm thanh, ánh sáng, hát karaoke
I.2.3. Tham dự tiệc kỷ niệm (ngày 10/04/2020)
+ Khách hàng VIP, Đối tác
+ Toàn bộ cán bộ nhân viên công ty hiện tại
+ Vợ, con và bạn gái/bạn trai (đảm bảo đi cùng khác giới) của cán bộ công ty (có thể dẫn 02 vợ nhưng chỉ được dẫn 01 bạn gái/bạn trai đi cùng)
I.2.4. Những hoạt động chào mừng
I.2.4.1. Viết bài chúc mừng sinh nhật công ty
- Viết bài trên website, fanpage
- Bài phát biểu trong lễ kỷ niệm
- Thư cảm ơn đối tác
Nội dung các bài viết nên ngắn gọn, thể hiện được tinh thần của đại lễ như: lịch sử, sự phát triển, niềm tin vào tương lai của công ty.
Khuyến khích anh em có những bài văn, bài thơ, bài chém gió,… gửi về Ban tổ chức, bài viết hay sẽ được đăng lên Website trong tuần lễ kỷ niệm và được nhận nhuận bút hậu hĩnh lên đến hàng trăm nghìn đồng.
Các bài viết cần hoàn thành trước 10/04/2020 và sẽ được đăng nổi bật lên Website công ty trong tuần lễ kỷ niệm.
I.2.4.2. Ý tưởng sáng tạo cho chương trình giao lưu
Trong dịp lễ cũng tổ chức 1 vài chương trình giao lưu giữa anh em chị công ty và với các vị khách quý, Ban tổ chức đề nghị anh em có những chương trình, trò chơi hoặc bất cứ hoạt động nào phù hợp thì gửi ý tưởng về Ban tổ chức.
Ban tổ chức sẽ cùng họp, trao đổi và hoàn thiện để lên khung chương trình. Ý tưởng được áp dụng cũng sẽ nhận được những giải thưởng lên đến hàng trăm nghìn đồng.
I.2.4.3. Ca nhạc cây nhà lá vườn
- Đăng ký chương trình ca nhạc buổi lễ : mỗi phòng tối thiểu 1 tiết mục.
- Đề nghị Trưởng các phòng/ban gửi danh sách về BTC để lên khung chương trình
I.2.5. Những nội dung khác
Chuẩn bị:
+ Đặt bánh sinh nhật công ty
+ Mua lẵng hoa đặt tại công ty
+ Rượu Champagne
+ Chuẩn bị các trò chơi, phần quà trúng thưởng
Tổ chức thực hiện
II.1. Thành lập Ban tổ chức gồm:
+ Người chịu trách nhiệm chính: Ban lãnh đạo công ty
+ Tài chính : Phòng Tổng hợp – Kế toán
+ Ý tưởng, khách mời: Phòng Kinh doanh
Trong quá trình tổ chức, BTC có thể điều động, bổ sung các thành viên ngoài BTC để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.
II.2. Phân công nhiệm vụ các thành viên BTC
Nhân sự 1. Ms. A (chủ trì) phối hợp với P. Kinh doanh
+ Liên hệ đặt quà tặng lưu niệm, may đồng phục, đặt tiệc, bánh, hoa, rượu Champagne
+ Gửi thư mời cho các đối tác
+ Lên kịch bản chương trình cho ngày lễ chính, bố trí MC chương trình.
+ Điện thoại mời các đối tác đang phụ trách
+ Tổ chức biên tập, cập nhật và duyệt tin bài trên Website công ty
+ Chủ trì thông qua các nội dung chương trình trong buổi lễ chính
Hạn hoàn thành: 03/04/2020
Nhân sự 2. Mr B chuẩn bị nội dung chương trình, thư điện tử
+ Thiết kế thiếp mời điện tử để Công ty gửi lời mời đối tác qua email
+ Thiết kế một số ảnh mừng sinh nhật có thể thay thế tạm thời các ảnh đang chạy trên trang chủ công ty trong dịp đại lễ
+ Biên tập cập nhật thông tin lên Website và chuyển Mr Hưng duyệt
+ Thường trực phối hợp với P. Kế toán trong công tác đặt quà, đặt tiệc
Hạn hoàn thành: 03/04/2020
Nhân sự 3. Mr C:
+ Thực hiện công tác quay phim, chụp ảnh trong ngày lễ chính
+ Đôn đốc công tác hậu cần trong ngày lễ
Nhân sự 4. Ms D lái xe:
+ Đưa đón chị em đi mua sắm đồ (cần thiết có thể sử dụng xe ô tô công ty)
+ Đi nhận hàng hoặc đi đặt hàng theo đề nghị của P. Kế toán
Yêu cầu & Đề nghị
+ Đây là dịp trong đại của công ty, đề nghị tất cả thành viên BTC cũng như cán bộ công ty nêu cao tinh thần những ngày đại lễ, nhiệt tình tham gia các hoạt động kỷ niệm của công ty, tuân thủ quy định của BTC.
+ Toàn thể anh chị em phải sắp xếp công việc cá nhân để tham gia đầy đủ cùng file đính kèm trong ngày lễ chính – nếu chưa tìm được file đính kèm thì kể từ ngày nhận thông báo này cố gắng bố trí tìm kiếm cho kịp đại lễ kỷ niệm
+ Toàn thể cán bộ nhân viên công ty sẽ mặc đồng phục trong buổi lễ kỷ niệm. Đầu tóc gọn gàng – đề nghị hôm đó tất cả anh em phải chải keo.
+ Các nội dung phân công có thể thay đổi đến phút thứ 89 của chương trình để đảm bảo phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.