Ngày nay, đa phần nhà tuyển dụng yêu cầu nộp CV qua email. Nên nội dung email là thứ đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy để đánh giá con người bạn. Nó sẽ quyết định xem liệu nhà tuyển dụng có mở CV để xem hay không?
Vậy bạn đã gửi email ứng tuyển đúng cách chưa?
Để tránh tình trạng “loại từ vòng gửi xe”, mình xin tổng hợp và chia sẻ đến các bạn cách viết email ứng tuyển hiệu quả.
Cách viết tiêu đề email
Tiêu đề email là mục đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy để phân loại ứng viên, nhưng có rất nhiều ứng viên ghi cộc lốc “Hồ sơ xin việc” hay “Nguyễn Văn A- Hồ sơ xin việc” khiến nhà tuyển dụng không hiểu thông tin ứng viên muốn truyền tải là gì.
Trong 1 ngày nhà tuyển dụng đọc rất nhiều hồ sơ ứng tuyển ở nhiều vị tri khác nhau nên họ cần phân loại ngay từ lúc nhận được email chứ không phải đến lúc mở CV ra xem. Nếu bạn cẩu thả trong cách trình bày tiêu đề email, chính bạn là người đánh mất cơ hội ứng tuyển vào công ty bạn nộp hồ sơ.
Bạn nên đọc kỹ tin tuyển dụng xem có yêu cầu ghi tiêu đề email theo cú pháp gì không, nếu không bạn hãy ghi tiêu đề theo mẫu sau:
[Tên công ty]- Vị trí ứng tuyển-Họ và tên
Ví dụ: [Sun]-iOS Developer-Nguyen Van A
Lưu ý: Tên file CV đính kèm các bạn cũng nên ghi theo cú pháp trên và không dấu.
Mở đầu email ứng tuyển
Là một ứng viên, bạn nên mở đầu email xin việc với cụm từ “Kính gửi…” hay “Dear…” để thể hiện sự tôn trọng với cơ quan, tổ chức mà bạn ứng tuyển cũng như tôn trọng chính bản thân bạn.
Tuyệt đối không viết “Gửi” hay “Chào anh/chị” bởi những từ ngữ này không thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự giữa 2 chủ thể, hơn nữa bạn đang viết gửi thư cho những nhà tuyển dụng thường là người lãnh đạo có nhiều kinh nghiệm sống và chắc chắn là họ cũng hơn tuổi bạn.
Gửi cho ai?
Khi gửi email, bạn gửi thông tin cho ai? Bạn hãy đọc lại tin tuyển dụng xem nhà tuyển dụng có đề thông tin liên hệ là ai không nhé, có thể là anh/chị, Mr/Ms hay tên Công ty.. Nhưng các bạn phải luôn nhớ tên công ty mà mình ứng tuyển.
Ví dụ:
Kính gửi: Mr A- Bộ phận nhân sự Công ty B
Kính gửi: Quý công ty B
Kính gửi: Phòng tuyển dụng nhân sự – Công ty B
Viết gì trong email ứng tuyển?
Nội dung email phải đề cập đến lý do bạn ứng tuyển vào công ty, kinh nghiệm mà bạn tích lũy được, và kinh nghiệm đó phục vụ cho bạn như thế nào khi ứng tuyển vào công ty hiện tại.
Một ứng viên khôn ngoan sẽ gợi trí tò mò đến nhà tuyển dụng , mời chào họ mở CV của bạn, khéo léo đưa thông tin ngắn gọn xúc tích nhưng đầy đủ ý để chứng tỏ bản thân phù hợp với vị trí mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm. Để làm được điều đó, bạn hãy đưa những lợi thế cá nhân như bằng cấp quốc tế, chứng chỉ tiếng Anh… cùng với file đính kèm và câu nói “chi tiết xin Quý Công ty tham khảo trong file đính kèm”. Chính những điểm nổi bật trên sẽ kích thích nhà tuyển dụng mở CV của bạn, giúp tăng cơ hội phỏng vấn của bạn hơn.
Sức mạnh lời cám ơn
Để tạo thiện cảm hơn nữa với nhà tuyển dụng, khi kết thúc nội dung CV, bạn nên gửi lời cám ơn Công ty đã tạo cơ hội cho bạn được chứng minh khả năng của mình. Và ngay cả khi bạn bị loại thì với lời cảm ơn đó, biết đâu bạn lại tạo ấn tượng khác với nhà tuyển dụng để lần sau bạn sẽ nhận một cuộc điện thoại mời phỏng vấn.
Cuối cùng là để thông tin liên lạc của bạn, một cách chuyên nghiệp nhất là tạo phần chữ ký dưới email.
Cách trình bày và văn phong email
Các bạn hãy bôi đen từ “Kính gửi” Dãn cách dòng, ngắt câu, xuống dòng, sử dụng dấu chấm, dấu phẩy hợp lý. Đừng viết dài dòng, không có ngắt nghỉ, sẽ khiến nhà tuyển dụng rối mắt khi nhìn vào email. Mẹo nhỏ là các bạn hãy soạn email xin việc vào word trước, căn chỉnh, soát lỗi cẩn thận rồi mới paste vào mail. Văn phong trong email xin việc phải thể hiện được sựu trân trọng, chuyên nghiệp và cầu thị. Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, là bạn phải soát lỗi chính tả cẩn thận trước khi nhấn enter gửi email xin việc của bạn nhé.
Một email xin việc với văn phong lịch sự chuyên nghiệp sẽ là điểm nhấn đầu tiên đưa bạn đến với nhà tuyển dụng.
Chúc các bạn thành công!
Hiện nay, thị trường lao động đang có sự thay đổi lớn khi dịch chuyển từ hình thức tuyển dụng truyền thống sang tuyển dụng online. Lúc này, để gây ấn tượng với doanh nghiệp, ứng viên cần trang bị một số kỹ năng mềm cần thiết và một trong số đó là kỹ năng viết mail xin việc, ứng tuyển.
Nếu bạn là sinh viên mới ra trường hoặc là người chưa quen với công nghệ, hãy theo dõi bài viết này để biết cách viết mail xin việc đúng chuẩn và gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng nhé!
» Có thể bạn quan tâm: Cách viết mục tiêu nghề nghiệp trong CV
Chuẩn bị trước khi viết email xin việc
Trước khi viết email xin việc chúng ta tìm hiểu xem: Email xin việc là gì?
Hiểu đơn giản thì mail xin việc là phần nội dung được trình bày qua email và gửi kèm hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng. Mail xin việc giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho cả người tuyển dụng và bên ứng tuyển.
Trên thực tế, email xin việc đã trở nên phổ biến từ lâu và không quá khó để hoàn thành nó. Tuy nhiên, đối với những ứng viên mới thực hiện lần đầu sẽ không tránh khỏi những bỡ ngỡ.
» Tham khảo: Cách viết thư cảm ơn sau phỏng vấn
Dưới đây là một số điều cần chuẩn bị trước khi viết mail xin việc:
1. Tên (địa chỉ) email
Đối với tên email, nên để tên ngắn gọn sẽ gây ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Có nhiều bạn hay tạo email với những tên rất dài hoặc tên ngộ nghĩnh đáng yêu như: chẳng hạn.
Nếu bạn đang sở hữu một email như vậy, hãy cân nhắc thay đổi ngay. Một số gợi ý về cách đặt tên mail để bạn tham khảo:
- Để tên gắn liền với ngày tháng năm sinh của mình ví dụ như: “ngocanh2993gmail.com” hoặc “nguyenthang410gmail.com”;
- Để tên gắn liền với công việc, nghề nghiệp của bạn. Ví dụ: “”.
2. Tên hiển thị email
Tên hiển thị email là một trong những điều mà phần lớn chúng ta ít để ý đến nhưng đây lại là phần rất quan trọng cần chú ý khi viết email xin việc.
Không viết hoa và không dùng tên thật là 2 lỗi chính mà các bạn thường mắc phải khi đặt tên hiển thị email. Mặc dù không phải lỗi quá lớn nhưng với các nhà tuyển dụng bạn có thể bị một điểm trừ đấy.
Trong mỗi đợt tuyển dụng, có nhiều ứng viên tham gia ứng tuyển nên tỷ lệ cạnh tranh rất cao. Trong vô vàn email xin việc, nhà tuyển dụng sẽ nhanh chóng bỏ qua những email có tên kém chuyên nghiệp. Liệu việc bị loại ngay từ đầu chỉ vì tên email có khiến bạn thấy khó chịu? Nếu có, hãy cân nhắc đổi tên ngay nhé.
Để đổi tên email rất đơn giản các bạn có thể làm theo 3 bước sau:
- Bước 1: Nhấn chọn vào phần Cài đặt <setting> sau đó chọn Tài khoản và Nhập <Accounts and Import>
- Bước 2: Chọn vào Chỉnh sửa thông tin < Edit info>
- Bước 3: Sửa tên hiển thị trong bảng hiện ra rồi chọn lưu thay đổi <Save>
Như vậy là bạn đã có tên email hiển thị rất chuyên nghiệp với 3 bước thật ngắn gọn rồi. Bạn có thểÇ đặt tên email hiển thị theo mẫu như tên, họ tên hoặc tên với trường hay cơ quan làm việc. Ví dụ Nguyễn Thăng, Huyền NEU…
Cách viết email xin việc đúng chuẩn, tạo ấn tượng tốt
Ở phần này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách viết email xin việc đúng chuẩn, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng một cách cụ thể và chi tiết nhất:
1. Tiêu đề mail xin việc
Thông thường có 2 trường hợp hay xảy ra với tiêu đề email xin việc:
- Trường hợp thứ 1: Bên phía tuyển dụng có hướng dẫn ghi cụ thể, rõ ràng tiêu đề mail xin việc
Đối với trường hợp này nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu rõ ràng ở cuối thông tin tuyển dụng như ứng viên tham gia tuyển dụng nộp hồ sơ và cv xin việc theo địa chỉ email “” với tiêu đề là “ Họ và tên - Tên công ty - Ứng tuyển vị trí”.
Lúc này, bạn chỉ cần thay tên, vị trí ứng tuyển và tên công ty theo tiêu đề họ đưa ra là được. Điều này cũng dễ dàng để nhà tuyển dụng dễ dàng phân loại và sàng lọc email tiện lợi cho công việc của họ hơn.
- Trường hợp thứ 2: Bên phía nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu cụ thể đối với tiêu đề của email xin việc
Trong trường hợp này bạn nên viết ngắn gọn, rõ ràng bao gồm: Tên và vị trí mình ứng tuyển trên tiêu đề của email.
Lưu ý: Không nên viết quá lan man, dài dòng đan xen cảm xúc cá nhân vào nhé.
2. Nội dung email xin việc
- Phần mở đầu
Đầu tiên, hãy dùng cụm từ “Kính gửi” làm mở đầu nội dung của email xin việc để thể hiện sự tôn trọng cần có đối với người nhận.
Lúc này, có thể xảy ra 2 trường hợp:
Bạn biết rõ người nhận email là cá nhân, hãy để tiêu đề là: “Kính gửi tên cá nhân và tên phòng ban”.
Ví dụ: Kính gửi anh Ngô Văn Toàn - Bộ phận nhân sự
Nếu bạn không biết rõ người nhận đơn xin việc là cá nhân nào mà chỉ biết bộ phận trực thuộc nào thì có thể ghi “Kính gửi tên bộ phận - Tên của công ty”
Ví dụ: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự - Công ty liên doanh TNHH KFC Việt Nam
- Phần nội dung
Thông thường, nội dung của email xin việc sẽ bao gồm 3 phần sau:
- Giới thiệu ngắn gọn về bản thân;
- Mục đích của việc viết email này hoặc vị trí bạn muốn ứng tuyển là gì?
- Trình bày các kỹ năng nghiệp vụ, kinh nghiệm bạn đã có cũng như mục tiêu phấn đấu trong công việc để ghi điểm tuyệt đối cho lĩnh vực bạn đang ứng tuyển.
- Phần kết
Ở phần này, bạn nên gửi lời cảm ơn tới phía nhà tuyển dụng vì đã tạo điều kiện để bạn được ứng tuyển cũng như dành thời gian xem email xin việc này của bạn.
3. Chữ ký email
Một trong những cách gửi mail xin việc chuyên nghiệp là cài đặt chữ ký email bao gồm:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Các thông tin khác như địa chỉ website
- Nghề nghiệp
Cách để tạo chữ ký email như sau:
- Bước 1: Nhấn chọn vào phần Setting <cài đặt>
- Bước 2: Trong mục “General” chọn “Chữ ký”
- Bước 3: Tiến hành sửa chữ ký theo ý của bạn
- Bước 4: Sau khi sửa xong chọn Save < lưu thay đổi>
4. Đính kèm tệp (nếu có)
Thông thường email xin việc mẫu sẽ bao gồm:
- Đơn xin việc
- CV xin việc
- Bằng cấp chứng chỉ kèm theo.
Những tài liệu này sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về bạn, đây cũng là cách chứng minh năng lực và thế mạnh của bạn.
Để đảm bảo thông tin chính xác không bị lỗi định dạng, chúng ta nên lưu tài liệu dưới dạng PDF và đặt tên tiếng Việt không dấu cho các tài liệu này.
5. Kiểm tra lại email trước khi gửi
Cuối cùng, trước khi gửi email xin việc, bạn cần kiểm tra thật kỹ lại toàn bộ nội dung và các file để tránh tình trạng thiếu hoặc sai sót.
Danh sách các phần cần kiểm tra bao gồm:
- Tên email
- Tên hiển thị email
- Tiêu đề của email
- Địa chỉ của người nhận
- Nội dung của email
- Các tài liệu đính kèm
- Ngoài ra có một vài chú ý khác trong cách viết email xin việc khác như:
- Phần “Kính gửi” nên in đậm;
- Trong email nên sử dụng văn phong lịch sự, trang trọng không nên dùng nhiều cảm xúc biểu cảm cá nhân;
Và cuối cùng là tuyệt đối không mắc phải lỗi sai chính tả.
Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức liên quan đến việc viết mail xin việc. Có thể nói, khi biết cách viết email xin việc đúng chuẩn, tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng là bạn đã có thành công bước đầu trong hành trình chinh phục công việc ước mơ của mình rồi đấy. Chúc các bạn thành công!
Xem ngay những vị trí KFC đang tuyển dụng » TẠI ĐÂY