Hướng dẫn cách lập hóa thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC & Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các lưu ý trước khi xử lý hóa đơn sai sót. Nội dung chính: I. Lưu ý trước khi xử lý hóa đơn sai sótTrước khi xử lý hóa đơn sai sót, bạn cần xác định mình thuộc trường hợp nào để có cách xử lý đúng. Đối với hóa đơn điện tử, khi tạo lập và lưu bản nháp hóa đơn nhưng chưa duyệt ký thì có thể gửi thông tin cho khách hàng xem, kiểm tra và chỉnh sửa lại thông tin. Trường hợp đã ký duyệt hóa đơn bằng chữ ký số và phát hiện hóa đơn có sai sót thì không chỉnh sửa được trên tờ hóa đơn đó nữa, lúc này cần tạo một hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho tờ hóa đơn điện tử sai sót. - Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua, khi phát hiện có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT v/v hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Đồng thời lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót và gửi cho người mua;
- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện sai sót thì có thể xử lý như sau:
- Đối với trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai về mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán tiến hành thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Đồng thời, thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế);
- Còn với trường hợp có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng với quy cách, chất lượng… Người mua và người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót. Trường hợp này không phải lập thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT gửi tới cơ quan thuế.
Sau đây, Anpha sẽ hướng dẫn các bạn lập hóa đơn thay thế và lập hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/09/2021 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020. II. Cách lập hóa đơn điều chỉnh
- Trong trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận với nhau về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, thì người bán và người mua sẽ tiến hành lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót;
- Trên tờ hóa đơn điện tử điều chỉnh xuất cho hóa đơn có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh… cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”;
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (hóa đơn số 2) và phát hiện hóa đơn vẫn bị sai thì: Trong hoạt động kinh doanh, việc xuất sai số tiền trên hóa đơn điện tử là một trong những sai lầm phổ biến và thường gặp. Bộ tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021 hướng dẫn việc xử lý sai sót trên. Mời bạn đọc cùng E-invoice tìm hiểu về cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai số tiền năm 2023.
Thông tư 78/2021 hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai.1. Quy định Thông tư 78 về xử lý hóa đơn điện tử sai sótTại Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021 hướng dẫn kế toán cách xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.
“a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh; - Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
- Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”
\>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử xuất sai số tiền
Xử lý hóa đơn viết sai có mã và không có mã Cơ quan Thuế.Căn cứ những quy định trên, E-invoice xin hướng dẫn các kế toán tham khảo cách xử lý cụ thể cho tình trạng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế xuất sai số tiền, | 
