Đối với quản lý hành chính, phương pháp lãnh đạo là một yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại của công tác quản lý. Về cơ bản, việc lãnh đạo trong quản lý hành chính được chia thành những phương pháp sau:
Phương pháp lãnh đạo cơ bản
“Tất cả phương pháp xuất phát từ thực tế”
Đây là phương pháp công tác cơ bản nhất cần phải ghi nhớ. Để nắm vững phương pháp lãnh đạo cơ bản này, cần chú ý hai điểm. Một là, việc xử lý mọi vấn đề không thể xuất phát từ định nghĩa trừu tượng, không thể xuất phát từ sách vở mà phải từ tồn tại khách quan, từ mối liên hệ nội tại của sự vật, tức quy luật. Hai là lý luận phải được liên hệ chặt chẽ với thực tế, phải kết hợp đường lối, phương châm, chính sách của cấp trên với tình hình cụ thể của đơn vị mình, ngành mình, kết hợp việc kêu gọi với chỉ đạo cụ thể mới có thể triển khai công tác lãnh đạo một cách sáng tạo.
Phương pháp kết hợp lãnh đạo và quần chúng
Mọi sự lãnh đạo đúng đắn đều phải xuất phát từ quần chúng rồi đi vào quần chúng. Điều đó có nghĩa là phải tập hợp những ý kiến phân tán, không có hệ thống trong quần chúng, hình hành quyết sách rồi tổ chức quần chúng thực hiện. Tất cả vì quần chúng và dự vào quần chúng. Kinh nghiệm và trí tuệ của quần chúng nhân dân rất phong phú. Người lãnh đạo hành chính phải khiêm tốn học tập quần chúng nhân dân. Phải làm học trò trước rồi mới có thể làm thầy. Phải đi sâu vào thực tế, điều tra, nghiên cứu, mở rộng dân chủ, hình thành cơ chế quần chúng tham gia quyết sách một cách trật tự để bảo đảm cho quyết sách của lãnh đạo thật sự đại diện cho ý nguyện và lợi ích quần chúng nhân dân. Sau khi có quyết sách, người lãnh đạo hành chính phải biết phát động quần chúng, tổ chức quần chúng, giáo dục quần chúng, cổ vũ quần chúng, biến quyết sách thành hành động tự giác của quần chúng.
Phương pháp điều tra nghiên cứu.
Điều tra nghiên cứu là thông qua nhiều biện pháp để quan sát, tìm hiểu sự vật, rồi trên cơ sở những tài liệu thu thập được, gia công xử lý một cách khoa học để nhận thức bản chất, quy luật của sự vật. Qua điều tra, nghiên cứu có thể phát hiện ra vấn đề, từ đó tìm cách giải quyết. Điều tra nghiên cứu là cơ sở của quyết sách, là cơ sở của hoạt động lãnh đạo, là tiền đề để lãnh đạo đúng. Phương pháp điều tra nghiên cứu cụ thể bao gồm: Điều tra toàn diện, điều tra xác suất, điều tra điển hình, điều tra thống kê. Trong công tác điều tra nghiên cứu, phải giữ vững nguyên tắc thực sự cầu thị, không kèm theo định kiến, không thể chỉ tiếp nhận những kết luận phù hợp với quan điểm của mình và phủ nhận những kết luận trái với quan điểm của mình. Mọi kết luận phải hình thành sau khi điều tra, nghiên cứu, không thể hình thành trước khi điều tra, nghiên cứu.
Phương pháp phân tích hệ thống
Phương pháp này coi công tác lãnh đạo là một hệ thống gồm nhiều yếu tố tác động lẫn nhau, ảnh hưởng lẫn nhau. Người lãnh đạo hành chính của thế kỷ 21 phải có tầm nhìn xa, khi giải quyết vấn đề gì phải xuất phát từ tổng thể, không thể xuất phát từ cục bộ, từ một yếu tố đơn độc; khi phân tích hệ thống phải xét đến ảnh hưởng của các yếu tố bên trong và bên ngoài hệ thống. Khi kết cấu của hệ thống thay đổi thì công năng của hệ thống cũng thay đổi, do đó việc nghiên cứu kết cấu và công năng của hệt thống là rất quan trọng. Hệ thống không ngừng thay đổi, do đó việc phân tích hệ thống phải theo quan điểm phát triển, phải hướng về tương lai, kết hợp lợi ích trước mắt và lâu dài, phải phân tích định lượng và định tính, ví dụ phải xác định mục tiêu, xây dựng mô hình, bao gồm mô hình thực tế, mô hình số học, mô hình so sánh.
Phương pháp lãnh đạo hàng ngày
Phương pháp lãnh đạo hàng ngày bao gồm phương pháp vận trù thời gian, chủ trì hội nghị, xử lý công văn.
Phương pháp vận trù thời gian
Công việc của người lãnh đạo hành chính rất nhiều. Nếu muốn nâng cao hiệu quả hành chính thì phải biết vận trù thời gian. Thí dụ chia công việc hàng ngày thành ba loại A,B, C theo tầm quan trọng và cấp bách, dành thời gian, tâm sức giải quyết các việc loại A, loại B, còn loại C không quan trọng lắm thì giao cho cấp dưới giải quyết, tập trung thời gian giải quyết những công việc lãnh đạo chủ yếu, biết dùng điện thoại, email, nối mạng để xử lý công văn, tiết kiệm thời gian.
Phương pháp chủ trì hội nghị
Khi chủ trì hội nghi, người lãnh đạo hành chính phải chú ý những điểm sau đây:
- Xác định mục đích hội nghị, làm tốt công tác chuẩn bị
- Sắp xếp chương trình nghị sự, xác định những vấn đề cần bàn
- Chú ý kỹ xảo ngôn ngữ, tập trung vào vấn đề chính, khêu gợi tư duy tích cực, nhiệt tình của người tham gia.
- Biết phá vỡ tình trạng im lặng, khéo léo kết thúc những tranh chấp, cãi vã tạm thời xuất hiện trong quá trình hội nghị
- Nắm vững thời gian hội nghị, điều khiển quá trình hội nghị.
- Đã họp thì phải có nghị quyết, hình thành nhận thức chung.
- Kịp thời tiếp thu những thông tin, tư tưởng, sáng kiến có ích trong hội nghị, phát triển thành quả hội nghị.
- Thông qua hội nghị để trao đổi ý kiến, kịp thời phát hiện nhân tài, bồi dưỡng nhân tài.
Phương pháp xử lý công văn
Công văn là một phương pháp hữu hiệu để truyền đạt thông tin, thực hiện công tác lãnh đạo. Trong việc xử lý công văn, người lãnh đạo hành chính phải chú ý mấy vấn đề:
- Kiểm tra việc gửi công văn đi.
- Sàng lọc công văn đến.
- Quy định thời hạn giải quyết công văn
- Đôn đốc việc hoàn thành công văn
- Việc ghi lời phê vào công văn phải rõ ràng, thiết thực và hạn định thời gian giải quyết
Phương pháp tư vấn, đánh giá công tác lãnh đạo hành chính hiện đại
So với trước kia, công tác lãnh đạo thời nay phức tạp, khó khăn hơn rất nhiều, nếu chỉ dựa vào năng lực, kinh nghiệm cá nhân là không đủ. Do đó, trước khi quyết định một vấn đề quan trọng, người lãnh đạo hành chính cần tranh thủ ý kiến chuyên gia.
Việc đánh giá hiệu quả lãnh đạo, hiệu quả thực hiện quyết sách là rất cần thiết. Sự đánh giá này có thể là đánh giá định tính, có thể là đánh giá định lượng, tự mình đánh giá, mời người khác đánh giá, đánh giá trong quá trình thực hiện, đánh giá sau khi xong việc. Trên cơ sở đánh giá mới có thể xác định công việc đã hoàn thành hay chưa, nếu chưa hoàn thành thì nên tiếp tục hay cần điều chỉnh.
Phương pháp làm việc qua mạng và lãnh đạo qua mạng
Người lãnh đạo hành chính phải biết sử dụng máy tính và mạng Internet để thu thập thông tin, xử lý công việc, trao đổi ý kiến với cấp trên, đồng cấp và cấp dưới. Thông qua việc sử dụng Internet để đẩy mạnh việc công khai hóa, minh bạch hóa, quy phạm hóa hoạt động hành chính, nâng cao hiệu quả hành chính, tổ chức đối thoại giữa người lãnh đạo và người bị lãnh đạo, nhanh chóng trả lời yêu cầu của quần chúng, thích ứng với sự thay đổi của tình hình.
Như vậy, xét về mặt tổng thể, việc lãnh đạo trong quản lý hành chính cần vận dụng những phương pháp cơ bản trên để đạt được hiệu quả tối ưu, thực hiện một cách có hiệu quả hoạt động công vụ, đáp ứng yêu cầu quản lý hành chính nhà nước.