Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 20/4/2018 của UBND thành phố Hải Phòng nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác thu thập hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử: Trên cơ sở phân tích thực trạng và nguyên nhân công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử trên địa bàn thành phố, Chỉ thị yêu cầu các địa phương, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố khẩn trương thực hiện một số nội dung trong phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác thu thập hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử trên địa bàn thành phố; đồng thời giao Sở Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố
Ảnh minh họa (internet)
Nghị định quy định công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Nghị định này thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chỉnh phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư./.
Nguyễn Lan
1.1. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
1.2. Hiểu rõ về quy định và thực hiện tốt nội dung công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
1.3. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
1.4. Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ cũng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.
II. Vai trò và ý nghĩa của công tác lưu trữ trong cơ quan doanh nghiệp
2.1. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, giúp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính.
Thể hiện qua 3 nội dung sau:
- Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng về tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm.
- Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo, dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản… Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng.
- Cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những vấn đề hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đó được ban hành (hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền và có nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành.
Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ thông qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước.
Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ giúp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật được tốt, giúp phân loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nước chung.
2.2. Làm tốt công tác lưu trữ giúp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
2.3. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, giúp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác. Kiểm tra là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước có hiệu quả.
Trong điều kiện hiện nay, một trong những nội dung quan trọng của cải cách thiết chế bộ máy hành chính nhà nước là thực hiện phân cấp thẩm quyền, trách nhiệm giữa các ngành, các cấp chính quyền, hoạt động kiểm tra càng có ý nghĩa to lớn. Nhờ công tác kiểm tra có thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước nhằm bảo đảm trật tự quản lý nhà nước trong mọi lĩnh vực, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
2.4. Thực hiện tốt công tác lưu trữ giúp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân.
Mục tiêu của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình. Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin sẽ ngày một tăng lên. Điều này đó đặt ra trách nhiệm cho ngành lưu trữ, là đảm bảo quyền được tiếp cận và khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2.5. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ giúp phần quan trọng ghi lại và truyền bỏ cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hóa quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ. Tài liệu lưu trữ trải qua các thế hệ, giúp con người tìm ra những phát minh mới trong quản lý, rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp.