Quy tắc 5S của người Nhật - Bí quyết vàng tạo nên thành công của các doanh nghiệp! Show
(VOH) – 5S là một phương pháp sắp xếp, quản lý nơi làm việc của người Nhật, hầu hết các công ty Nhật Bản đều áp dụng phương pháp này trong hệ thống doanh nghiệp.
Quy tắc 5S được áp dụng lần đầu ở Toyota và mang đến kết quả ngoài mong đợi, từ đó quy tắc này nhanh chóng trở nên phổ biến ở hầu hết các công ty Nhật Bản. Ở Việt Nam quy tắc 5S được đưa vào quy trình quản lý doanh nghiệp lần đầu năm 1993 tại công ty Vyniko của Nhật. Dần dà mô hình này được phát triển ở nhiều doanh nghiệp khác, hiệu quả nhất có thể kể đến công ty CNC VINA. Một số cơ quan công sở của Việt Nam cũng áp dụng quy tắc này như Sở Ngoại vụ TP. Đà Nẵng. Quy tắc 5S được viết tắt bởi 5 từ trong tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Khi áp dụng 5S văn phòng sẽ trở nên gọn gàng, ngăn nắp, tiện lợi, nhờ đó tạo nên sự thoải mái, vui vẻ cho nhân viên, năng suất lao động được nâng cao, hình ảnh công ty cũng đẹp hơn.  S1 - Sàng lọc - 整理 (Seiri)S1 – Sàng lọc là bước phân loại các vật dụng, sau đó chỉ giữ lại những món đồ cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ đi những thứ không cần (hoặc chưa cần). Những món đồ không cần sử dụng đó có thể đem cất vào kho, bán đi hoặc đem tái chế, miễn sao chỉ còn những vật dụng cần thiết ở văn phòng. → S1 thường được thực hiện theo tần suất định kỳ. S2 – Sắp xếp là bước đặt các vật dụng còn lại ở văn phòng một cách ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc của S2 là mỗi vật dụng phải có vị trí và dấu hiệu nhận biết rõ ràng. Dựa trên tần suất sử dụng mà sắp xếp vị trí sao cho hợp lý, có thể dùng màu sắc để phân biệt chúng. → S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để. S3 - Sạch sẽ - 清掃 (Seiso)S3 – Sạch sẽ là bước giữ vệ sinh nơi làm việc, bao gồm máy móc, vật dụng và văn phòng, xí nghiệp. Mọi thứ đều được quét dọn vệ sinh thường xuyên nhằm nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (có thể ảnh hưởng bởi bụi bẩn) và giúp giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động. S3 không cho phép dơ bẩn, đề cao việc cải thiện môi trường làm việc. → S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kỳ. S4 - Săn sóc - 清潔 (Seiketsu)S4 – Săn sóc là bước kiểm tra nhằm giúp 3S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) phía trên được thực thi một cách có hệ thống. Để S4 luôn được đảm bảo, công ty có thể lập nên những quy định riêng về phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. Duy trì S4 sẽ giúp 3S ngày càng hoàn thiện theo tiêu chuẩn được đặt ra. → S4 là quá trình mà ý thức tuân thủ của nhân viên trong một tổ chức được rèn luyện và phát triển. S5 - Sẵn sàng - 躾 (Shitsuke)S5 – Sẵn sàng là bước hình thành thói quen, nề nếp, tác phong trong quá trình thực hiện 5S bằng việc thường xuyên thực hiện. Để củng cố S5, công ty có thể đưa ra những lý do và lợi ích sao cho mỗi cá nhân đều tự giác ý thức được tầm quan trọng của 5S, từ đó chủ động thực hiện, nâng cao năng suất chung của công ty. → S5 là tạo nên thói quen thực hiện 5S. Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S
Ở một số nơi, 5S còn được phát triển thành 6S, trong đó S6 là Safety – An toàn. Tuy nhiên ở một số công ty Nhật Bản 5S lại được rút gọn lại thành 3S (chỉ lấy 3S đầu tiên – Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ). Nhìn chung 3S đầu tiên là quan trọng nhất, những S phía sau chỉ có chức năng bổ trợ và đảm bảo mà thôi. Nguồn ảnh: Internet 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản. Sau đó được phổ biến sang nhiều nước khác[3]. Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko). Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích từ 5S như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh tốt cho công ty. Một ví dụ điển hình của áp dụng hiệu quả 5S ở Việt Nam là công ty CNC VINA. Tại một số cơ quan công sở của Việt Nam áp dụng 5S vào phong trào cơ quan, ví dụ như Sở Ngoại vụ TP. Đà Nẵng. 5S được một số nơi phát triển lên thành 6S. S thứ 6 là Safety (An toàn), nhưng bản thân nếu làm đúng 5S kể trên là đã gồm an toàn cho nhân viên rồi. Tuy nhiên, ở một số công ty Nhật, 5S lại được rút gọn lại thành 3S (lấy 3S đầu tiên) do mọi người đều sẵn sàng làm 3S và luôn luôn ý thức, kỷ luật tốt. Xem thêmSửa đổi
Chú thíchSửa đổi
Tham khảoSửa đổi5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi làm việc sạch sẽ – qua đó giúp mọi người làm việc dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn. Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật:
Trong tiếng Anh, 5S thường được dịch thành:
Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước – nhằm mục tiêu cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp. Mục đích của 5S là gì?Phương pháp 5S của Nhật Bản ra đời với mục đính tăng cường hiệu quả công việc – với trọng tâm chính là cải tiến môi trường làm việc. Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức sắp xếp logic; các công cụ và vật liệu được đặt ở các vị trí thuận tiện cho các đối tượng cần dùng đến và phù hợp với tần suất sử dụng, v.v… Không gian được làm sạch thường xuyên. Làm sạch và tổ chức trở thành thói quen của nhân viên. Khi được áp dụng đúng cách, 5S sẽ làm cho quy trình doanh nghiệp trở nên an toàn và hiệu quả hơn. Mối quan hệ giữa quy trình 5S và KaizenKaizen (改善) là một khái niệm trong sản xuất tinh gọn (Lean) – có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Trong đó, doanh nghiệp sẽ không ngừng tìm ra những thay đổi nhỏ nhằm cải tiến quy trình theo thời gian. Để làm được điều này, mọi nhân viên đều phải tham gia thông qua việc nỗ lực gia tăng hiệu quả công việc hằng ngày. Giống như Kaizen, mục tiêu của 5S cũng là cải tiến quy trình làm việc, nhưng phương thức thực hiện của 5S là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5S tạo cơ sở nền tảng cho doanh nghiệp áp dụng quy trình Kaizen. Một khi hình thành hệ thống tổ chức công việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội cải tiến hơn. Nguồn gốc của 5SQuy trình 5S được ứng dụng lần đầu trong Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) bởi đội ngũ lãnh đạo công ty vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này – còn được biết đến với tên gọi Sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) – ra đời nhằm mục đích gia tăng giá trị của sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xác định và loại bỏ những phần không cần thiết trong quá trình sản xuất. Quy trình Sản xuất tinh gọn sử dụng một loạt các công cụ như: 5S, Six Sigma, kaizen, kanban, gemba, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được xem là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota – cho đến khi nơi làm việc hoàn toàn sạch sẽ và có tổ chức, thì việc duy trì hiệu quả làm việc là vô cùng khó khăn. Một không gian bừa bộn, lộn xộn là nguyên nhân dẫn đến sai sót, sản xuất chậm lại, thậm chí là tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn công việc và tác động tiêu cực đến doanh nghiệp. Bằng cách hình thành một cơ sở nền tảng có hệ thống, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng như mong muốn. Lợi ích của 5SSau đây là một số lợi ích chính khi ứng dụng quy trình 5S:
Những lợi ích trên đây của việc áp dụng quy trình 5S đã được ghi nhận tại nhiều tổ chức khác nhau. Lấy ví dụ, ĐH Georgia bắt đầu lên kế hoạch chương trình tinh gọn vào năm 2009. Bằng cách ứng dụng mô hình 5S, họ đã giảm được khoảng cách di chuyển để xử lý nguồn cung tới 83%, tiết kiệm từ 7.000-10.000 đô la chi phí lao động mỗi năm. (Nguồn: http://www.busfin.uga.edu/) Tương tự, một bệnh viện đã sử dụng nguyên tắc 5S để giảm 37% thời gian chuẩn bị trong phòng mổ, cũng như giảm 70% số lượng dụng cụ cần thiết cho một số quy trình. Về mặt tài chính, bệnh viện đã tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu USD mỗi năm. (Nguồn: Journal for Healthcare Quality, tập 37, bản số 5) Đọc thêm: Quản trị hiệu suất – Bí quyết thành công của doanh nghiệp Nội dung quy trình 5SQuy tắc 5S của người Nhật bao gồm những nội dung chính sau:
1. Sàng lọcBước đầu tiên của quy trình 5S bao gồm việc xem xét lại tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v… trong khu vực làm việc – từ đó xác định những gì cần thiết và những gì có thể được loại bỏ. Để thực hiện hiệu quả bước này, bạn có thể tự đặt ra những câu hỏi như sau:
Trả lời những câu hỏi trên đây sẽ là cơ sở giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc sẽ trở nên tốt hơn khi bỏ đi các vật dụng không cần thiết, hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này sẽ chỉ gây tốn không gian và cản trở hiệu quả làm việc. Cần lưu ý rằng, người phù hợp nhất để đánh giá sự cần thiết của một vật dụng là những nhân viên trực tiếp làm việc trong không gian đó. Khi đã xác định danh sách những vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là xem xét các giải pháp sau:
Đối với các trường hợp giá trị của vật dụng không thể xác định chắc chắn – ví dụ: một dụng cụ không được sử dụng gần đây, nhưng có thể cần đến trong tương lai – phương pháp gắn thẻ đỏ (red tagging) có thể được áp dụng. Trên thẻ, người dùng sẽ điền thông tin cụ thể như:
Sau đó, dụng cụ này sẽ được đặt trong “khu vực thẻ đỏ” (red tag area) cùng với các vật dụng nghi vấn khác. Nếu sau khoảng thời gian được chỉ định (có thể là 1-2 tháng) mà vẫn không cần sử dụng đến, bạn có thể an tâm loại bỏ món đồ đó khỏi không gian làm việc.
2. Sắp xếpMột khi đã sàng lọc những vật dụng không cần thiết, doanh nghiệp có thể sắp xếp cho các đội nhóm hợp tác đưa ra chiến lược phân loại các hạng mục còn lại – bằng cách giải quyết những câu hỏi sau:
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Để làm được việc này, bạn sẽ cần tính đến các công việc cần làm, tần suất thực hiện, không gian cần thiết để di chuyển, v.v…
Xây dựng bản đồ 5S 3. Sạch sẽDọn dẹp là một trong những khâu dễ bị bỏ qua, đặc biệt ở các thời điểm công việc bận rộn. Bước này của mô hình 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc – lau dọn, quét bụi, làm sạch bề mặt, cất bớt vật dụng, v.v… Ngoài vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ (Seiso) còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là cơ sở giúp giảm lãng phí thời gian, ngăn ngừa suy giảm lợi nhuận do công việc bị gián đoạn. Sạch sẽ (Seiso) là bước tối quan trọng trong quy trình 5S, và không chỉ thuộc về trách nhiệm của nhân viên vệ sinh. Mọi cá nhân đều phải dọn dẹp không gian làm việc của mình mỗi ngày. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội phát huy tinh thần tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và gắn bó với công ty hơn.
4. Săn sócMột vấn đề thường gặp khi áp dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp – đó là mọi người rất hào hứng làm theo lúc ban đầu, nhưng rồi sau đó lại “đâu vào đấy”. Săn sóc (Seiketsu) là bước tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả của mô hình này. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung – bằng cách thường xuyên giao nhiệm vụ, lên thời gian biểu và đăng thông tin hướng dẫn. Tùy thuộc vào không gian làm việc, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng checklist 5S hàng ngày. Một lịch trình được niêm yết sẽ cho mọi nhân viên biết tần suất phải thực hiện các công việc dọn dẹp nhất định, cũng như ai chịu trách nhiệm cụ thể gì. Ban đầu, nhân viên sẽ cần nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5S. Nhưng với thời gian, mọi thứ sẽ trở thành thông lệ, và mô hình 5S sẽ trở thành quy chuẩn chung của doanh nghiệp.
5. Sẵn sàngSau khi áp dụng quy trình tiêu chuẩn 5S thành công, doanh nghiệp phải liên tục duy trì các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Từ cấp quản lý cho đến nhân viên sản xuất, kho bãi, văn phòng… đều phải tham gia công tác này. Sẵn sàng (Shitsuke) là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Cùng với thời gian, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực do quy trình này mang lại.
|
