Thông báo là một văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt nội dung một quyết định, tin tức, một sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để biết để thực hiện. Thông báo còn được dùng để giới thiệu một chủ trương một chính sách được thể chế hóa bằng văn bản thích hợp. Trong trường hợp này thông báo mang tính chất phổ biến chính sách, chủ trương, được các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc để phân phối công tác với các cơ quan có liên quan. Show
2. Yêu cầu thông báoTùy theo mục đích sử dụng thông báo mà người soạn thảo bố cục nội dung cho phù hợp. Nôi dung thông báo có thể không cần phần trình bày lý do hoặc nhận định một số loại văn bản khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo. Do yêu cầu của thông báo là thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng nên phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, dùng thể loại văn mô tả, tường thuật, không yêu cầu phải lập luận hay nhận định dài dòng. Người soạn thảo thông báo cần xác định rõ mục đích của thông báo, nôi dung thông báo và thẩm quyền ra thông báo. 3. Cấu trúc của thông báoCấu trúc của một thông báo thường gồm ba phần : – Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo, đối tượng tiếp nhận thông báo. Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩm quyền cao hơn (thừa lệnh cấp trên) để thông báo phải ghi rõ trong phần mở đầu. – Phần nội dung: Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp nhận. Tùy theo nội dung cần thông báo, người soạn thảo có thể viết phần này thành một đoạn văn, nhiều đoạn văn hoặc trình bày theo hệ thống đề mục (bằng số Ả rập). – Phần kết thúc: Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời gian có hiệu lực và các quy tắc xử sự được áp dụng nếu có phạm vi. Chúng ta luôn thấy rằng trong văn bản hay trong việc trình bày các quy phạm pháp luật nói chung luôn được thống nhất và tuân thủ thể thức cũng như cách trình bày để giúp người đọc nắm được kết cấu cũng như dễ tìm kiếm những nội dung cần thiết trong văn bản. Sau đây, hãy cùng Luật sư X tìm hiểu về vấn đề thể thức của văn bản thông báo nhé! Căn cứ pháp lý: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư Thể thức của văn bản thông báo Thông báo là một văn bản hành chính dùng để truyền đạt những tin tức, nội dung của quyết định cho cá nhân, bộ phận hoặc cơ quan,… Thông báo sẽ có 3 phần gồm: mở đầu (quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu, tên của văn bản thông báo), phần nội dung cần thông báo và phần kết thúc. Văn bản thông báo là một trong những biểu mẫu được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp, tổ chức, công ty, đơn vị dùng trong mục đích thông báo/ truyền đạt tới 1 hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó. Theo đó, văn bản thông báo cần được soạn thảo một cách rõ ràng, hợp lý, phù hợp với nội dung thông báo. Hiện nay, văn bản thông báo có rất nhiều loại, sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu tới quý vị một số loại văn bản thông báo được sử dụng phổ biến hiện nay.
Để có thể soạn thảo văn bản thông báo, cần thực hiện theo các bước sau:
+ Ghi rõ tên cơ quan, số thông báo ở phần đầu của bản thông báo, trình bày ở bên góc trái chiếm 1/3 trang giấy Phần còn lại chiếm 2/3 trang giấy sẽ ghi quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm lập bản thông báo + Tên của văn bản thông báo, trình bày giữa trang giấy viết bằng chữ in hoa đậm. + Phần kính gửi ghi người, bộ phận, nhận thông tin thông báo + Căn cứ vào hợp đồng, quy định pháp luật,…. Để đưa ra bản thông báo này. + Đề nghị với nội dung gì? hoặc thông báo nội dung cụ thể như thế nào? + Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của giám đốc công ty + Nơi nhận: cá nhân, bộ phận, phòng nào? Nhận xét về thể thức của văn bản thông báoCăn cứ theo Điều 8 Nghị định số 30/2020 về công tác văn thư thì thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cầu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau: – Quốc hiệu và Tiêu ngữ. – Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. – Số, ký hiệu của văn bản. – Địa danh và thời gian ban hành văn bản. – Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. – Nội dung văn bản. – Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. – Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. – Nơi nhận. – Phụ lục. – Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. – Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành. – Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. Thể thức văn bản ngoài việc thể hiện ra ở các thành phần chính của văn bản còn thể hiện ở phông chữ, khổ giấy, cách đánh số thứ tự, nội dung bài… Font chữ dùng trong văn bản là khái niệm để chỉ một tập hợp đầy đủ các ký tự và thuộc tính mà khi sử dụng người ta có thể tạo ra một văn bản đầy đủ, thống nhất về hình dạng, font chữ bao gồm hệ thống các chữ cáo, bộ số, ký tự đặc biệt, dấu câu và có đặc trưng riêng, thống nhất không bị lỗi về kiểu dáng, kích cỡ. Khổ giấy hiện nay theo tiêu chuẩn quốc tế EN ISO 216 xuất phát từ DIN 476 do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra năm 1922, song song với tiêu chuẩn đó còn có hệ thống khác như tại Hoa Kỳ và Canada. Và ở Việt Nam đang áp dụng khổ giấy do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra. Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì trong văn bản hành chính sẽ lựa chọn khổ giấy A4 với kích thước là 210 mm x 297 mm. Các khổ giấy theo tiêu chuẩn EN ISO 216 sẽ có các cỡ từ A0, A1… cho đến A12 với kích thước nhỏ dần từ A0 đến A12. Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/ND-CP quy định về sử dụng font chữ: chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. Cách đánh số thứ tự trong văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau: Ở “Phần”, “Chương” được trình bày in đậm và đánh số La Mã (Phấn I, Phấn II, Chương I, Chương II…) Ở “Mục”, “Tiểu mục” được đánh số theo chữ số Ả Rập (Mục 1, Mục 2…) Ở “ Điều”, “Khoản” cũng được đánh số theo chữ số Ả Rập (Điều 1, Điều 2…) Thứ tự các “ Điểm” trong mỗi khoản sẽ được dùng theo thứ tự của bảng chữ cái tiếng Việt (a,b,c,d…) Tên cơ quan chủ quản trong thể thức văn bản được quy định như sau: – Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. – Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp. – Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở. – Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng. – Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13. Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức han hành; trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Phần tiêu đề thể hiện nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Đối với công văn, sau chữ “V/v” nội dung sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản. Thông tin liên hệ Luật sư XTrên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề “Thể thức của văn bản thông báo“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng những kiến thức trên trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến tạm dừng công ty, xác nhận tình trạng độc thân, giải thể công ty tnhh 1 thành viên, tạm dừng công ty, mẫu đơn xin giải thể công ty, giấy phép bay flycam, xác nhận độc thân, đăng ký nhãn hiệu,…. của Luật sư X, hãy liên hệ: 0833102102. Hoặc qua các kênh sau:
Câu hỏi thường gặpThể thức văn bản là gì? Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cầu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. (căn cứ theo Điều 8 Nghị định số 30/2020 về công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020). Văn bản thông báo là gì? Văn bản thông báo là thông báo được thể hiện dưới dạng văn bản. Thông báo có thể được thể hiện dưới lời nói, văn bản. Văn bản thông báo là một dạng thể hiện của thông báo. Văn bản thông báo cần được thể hiện chi tiết, dễ hiểu, khoa học để người tiếp nhận thông tin thông báo được chính xác. Thông báo bằng văn bản nghĩa là gì?Thông báo bằng văn bản là thông báo được thể hiện dưới dạng văn bản. Thông báo có thể được thể hiện dưới lời nói, văn bản. Văn bản thông báo là một dạng thể hiện của thông báo. Văn bản thông báo cần được thể hiện chi tiết, dễ hiểu, khoa học để người tiếp nhận thông tin thông báo được chính xác. Văn bản thông báo gồm những gì?Các loại văn bản thông báo Thông báo sẽ có 3 phần gồm: mở đầu (quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu, tên của văn bản thông báo), phần nội dung cần thông báo và phần kết thúc. Thông báo và công văn khác nhau như thế nào?Về hình thức trình bày: Thông báo có tên gọi rõ ràng còn công văn thì không có, thông báo không có phần kính gửi còn công văn thì ngược lại, thông báo không ghi cụ thể là cơ quan hay cá nhận ở đầu văn bản như công văn. Văn bản thông báo được dùng khi nào?Như vậy, thông báo là một loại văn bản hành chính, được sử dụng trong cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị khi cần thông báo về một nội dung, vấn đề tới một hoặc nhiều cá nhân, đơn vị. |
