Tóm tắt kế toán tài chính 1 filetype PDF

ĐẠI HỌC SÀI GÕN KHOA TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Giáo trình KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 1 Biên soạn: TS. NGUYỄN ANH HIỀN (Chủ biên) Ths. HÀ HOÀNG NHƢ Ths. NGUYỄN CHƢƠNG THANH HƢƠNG Năm 2014 0 LỜI NÓI ĐẦU Kế toán tài chính là một bộ phận cơ bản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện nay và là môn học chuyên ngành quan trọng trong chương trình đào tạo bậc đại học, cao đẳng của ngành kế toán. Ngoài ra, Kế toán tài chính cũng là môn học bổ trợ kiến thức thiết thực cho các chuyên ngành khác thuộc khối ngành kinh tế như quản trị kinh doanh, tài chính ngân hàng, thuế, bảo hiểm... Môn học Kế toán tài chính trong chương trình đào tạo bậc đại học của Đại học Sài Gòn được chia thành 3 học phần Kế toán tài chính 1, 2, 3. Xuất phát từ tầm quan trọng của môn học này, đồng thời giúp sinh viên có tài liệu trong học tập, nghiên cứu, một số giảng viên thuộc bộ môn Kế toán khoa Tài chính kế toán Đại học Sài Gòn đã tham gia biên soạn giáo trình “Kế toán tài chính 1” với hy vọng đây sẽ là tài liệu học tập thiết thực và bổ ích cho sinh viên trong quá trình học môn học này. Giáo trình do một số giảng viên Bộ môn Kế toán, Khoa Tài chính - Kế toán Đại học Sài Gòn biên soạn, bao gồm: 1. TS Nguyễn Anh Hiền (Chủ biên và biên soạn chương 2, 3, 5) 2. Ths Hà Hoàng Như (Biên soạn chương 6, 7) 3. Ths Nguyễn Chương Thanh Hương (Chương 1, 4) Giáo trình bám sát đề cương chi tiết học phần “Kế toán tài chính 1” của trường Đại học Sài Gòn và được trình bày theo nguyên tắc phục vụ việc tự học của sinh viên. Mỗi chương đều được trình bày thành các phần: mục tiêu nghiên cứu, nội dung chương, tóm tắt, trắc nghiệm tự kiểm tra và bài tập vận dụng. Mặc dù có nhiều cố gắng trong biên soạn, song không thể tránh khỏi sai sót và hạn chế. Chúng tôi xin tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của quý bạn đọc, quý đồng nghiệp để sửa chữa cho giáo trình này ngày càng tốt hơn. TẬP THỂ TÁC GIẢ 1 CHƢƠNG 1: KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU Mục tiêu: Mục tiêu của chương này là sau khi nghiên cứu, người đọc có thể hiểu được nội dung của kế toán các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền và các khoản nợ phải thu; cụ thể là:  Nội dung tài sản vốn bằng tiền và các khoản nợ phải thu  Các thủ tục liên quan đến việc thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các khoản nợ phải thu  Việc hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền và các khoản nợ phải thu vào sổ sách kế toán, đối chiếu công nợ với từng đối tượng.  Xác định dự phòng nợ khó đòi và ghi chép xử lý việc xóa nợ. 1.1. Kế toán tiền 1.1.1. Những vấn đề chung Tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, là loại tài sản ngắn hạn có tính thanh khoản cao nhất. Do đó, tiền có vai trò rất quan trọng trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp. Phân loại: - Về hình thức: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, đá quý… - Về vị trí: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở ngân hàng, tiền đang trong quá trình chuyển vào ngân hàng, chuyển qua bưu điện. Theo Luật Kế toán, việc hạch toán cũng như ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam. Các khoản thu chi cần được thể hiện trên chứng từ với đầy đủ chữ ký của những người có liên quan (người duyệt, người thực hiện, người kiểm soát). Doanh nghiệp cần phân công tách biệt các nhiệm vụ sau: nhận tiền, chi tiền, giữ tiền, ghi sổ sách và ký duyệt để tránh phát sinh các gian lận. Đối với ngoại tệ khi nhập xuất quỹ: kế toán căn cứ vào tỷ giá hối đoái giữa các loại tiền để quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất đã lựa chọn, đồng thời theo dõi nguyên tệ. (Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố). Khi xuất quỹ ngoại tệ, tỷ giá xuất quỹ được tính theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, Nhập trước xuất trước, Nhập sau xuất trước, Thực tế đích danh. 2 Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo giá thực tế (Giá hóa đơn hoặc giá thanh toán); khi tính giá xuất, vàng bạc, kim khí quý, đá quý có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, thực tế đích danh. 1.1.2. Kế toán tiền mặt là đồng Việt Nam, vàng bạc, đá quý Tiền mặt tại quỹ trong chương này gồm: tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện để tại quỹ của doanh nghiệp. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày và liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu chi, xuất nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Khi tiến hành nhập xuất quỹ tiền mặt, phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. Thông tin về tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ được trình bày trên Bảng cân đối kế toán, mục “Tiền” trong phần “Tài sản ngắn hạn”. Chứng từ sử dụng: + Phiếu thu + Phiếu chi + Biên lai thu tiền… Quá trình lập và luân chuyển chứng từ: Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ như “Biên lai thu tiền”, “Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý”, “Giấy thanh toán tiền tạm ứng”, “Hóa đơn”… kế toán lập Phiếu thu rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu tiền nhập vào quỹ; ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền”, yêu cầu người nộp tiền ký tên vào Phiếu thu. Sau đó, thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu, ghi tình hình thu tiền vào Sổ quỹ tiền mặt, sau đó chuyển chứng từ cho kế toán. Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ như “Giấy đề nghị tạm ứng”, “Hóa đơn”… kế toán lập Phiếu chi chuyển cho người có trách nhiệm ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền từ quỹ; ký tên, đóng dấu “Đã chi tiền”; yêu cầu người nhận tiền ký tên vào Phiếu chi; căn cứ Phiếu chi, ghi tình hình chi tiền vào Sổ quỹ tiền mặt, sau đó chuyển chứng từ cho kế toán. 3 Kế toán nhận các Phiếu thu, Phiếu chi kèm theo chứng từ có liên quan do thủ quỹ chuyển giao để ghi vào các sổ kế toán như “Sổ kế toán chi tiết tiền mặt”, “Nhật ký chung” (nếu không sử dụng nhật ký đặc biệt), “Nhật ký thu tiền”, “Nhật ký chi tiền” (nếu sử dụng nhật ký đặc biệt)… Định kỳ hoặc cuối kỳ, chuyển các bút toán đã xác định trong nhật ký vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Hàng ngày hay định kỳ, kế toán và thủ quỹ đối chiếu số liệu với nhau. Một nhân viên khác làm nhiệm vụ kiểm kê tiền thực tế tồn quỹ rồi đối chiếu với số trên sổ sách. Nếu có chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân và xử lý điều chỉnh tùy theo từng trường hợp. Để theo dõi tình hình tiền tại quỹ, kế toán dùng tài khoản 111 “Tiền mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 “Tiền mặt”: Bên nợ: - Các khoản tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. - Số tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Bên có: - Các khoản tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. - Số tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Số dư: - Tài khoản có số dư bên nợ phản ánh các khoản tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tồn quỹ cuối kỳ. Một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền mặt: (a) Bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhượng bán tài sản cố định thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thu tiền mặt: Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá chưa thuế) Có TK 711 – Thu nhập khác (Giá chưa thuế) Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) Ví dụ 1.1: Căn cứ vào phiếu thu về việc thu tiền bán hàng hóa 1.100.000đ, trong đó giá bán chưa thuế là 1.000.000đ, thuế GTGT 10%, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Định khoản: Nợ TK 111 1.100.000 Có TK 511 1.000.000 Có TK 3331 100.000 (b) Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt; vay ngắn hạn, vay dài hạn… bằng tiền mặt. Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111,1112) Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (1121,1122) 4 Có TK 311,341,… (c) Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt nhập quỹ của doanh nghiệp. Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 136 – Phải thu nội bộ Có TK 138 – Phải thu khác (1388) Có TK 141 – Tạm ứng (d) Nhận được vốn do được giao, nhận vốn góp bằng tiền mặt Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh (e) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 111 – Tiền mặt (f) Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn, chứng khoán dài hạn, đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên kết, góp vốn liên doanh hoặc đem đi ký quỹ, ký cược. Nợ TK 121 – Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Nợ TK 221 – Đầu tư vào công ty con Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh Nợ TK 223 – Đầu tư vào công ty liên kết Nợ TK 228 – Đầu tư dài hạn khác Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Nợ TK 244 – Ký quỹ, ký cược dài hạn Có TK 111 – Tiền mặt (g) Mua tài sản cố định sử dụng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ; mua nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa về nhập kho thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (Giá chưa thuế) Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình (Giá chưa thuế) Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu (Giá chưa thuế) Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (Giá chưa thuế) Nợ TK 156 – Hàng hóa (Giá chưa thuế) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) Ví dụ 1.2: Căn cứ vào phiếu chi về việc chi tiền mặt thanh toán hóa đơn mua hàng nhập kho 2.200.000đ, trong đó giá chưa thuế là 2.000.000đ, thuế GTGT 10%, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Định khoản: Nợ TK 156 2.000.000 Nợ TK 133 200.000 Có TK 111 2.200.000 5 1.1.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng là đồng Việt Nam, vàng bạc, đá quý Để đảm bảo an toàn, thuận tiện trong thanh toán cũng như được hưởng tiền lãi, doanh nghiệp gửi tiền vào ngân hàng. Khi mở tài khoản ở ngân hàng, doanh nghiệp phải đăng ký tên chủ tài khoản, kế toán trưởng. Mọi thủ tục thanh toán qua ngân hàng đều phải có đầy đủ chữ ký của những đối tượng này. Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền gửi có kỳ hạn và không kỳ hạn. Trong phạm vi của chương này chỉ nói về tiền gửi không kỳ hạn. Thông tin về tiền gửi ngân hàng cuối kỳ được trình bày trên Bảng cân đối kế toán, mục “Tiền” trong phần “Tài sản ngắn hạn”. Chứng từ sử dụng: Giấy báo có, Giấy báo nợ của ngân hàng, hoặc bảng sao kê ngân hàng … kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc tiền mặt,…) Quá trình lập và luân chuyển chứng từ: Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo và cùng đối chiếu xác minh để xử lý kịp thời. Sau khi kiểm tra, kế toán nhận các chứng từ ngân hàng gửi đến kèm theo chứng từ gốc có liên quan ghi vào các sổ kế toán như “Sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng”, “Nhật ký chung” (nếu không sử dụng nhật ký đặc biệt), “Nhật ký thu tiền”, “Nhật ký chi tiền” (nếu sử dụng nhật ký đặc biệt)… Định kỳ hoặc cuối kỳ, chuyển các bút toán đã xác định trong nhật ký vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Để theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng, kế toán dùng tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”: Bên nợ: - Các khoản tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào ngân hàng Bên có: - Các khoản tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng. Số dư: - Tài khoản có số dư bên nợ phản ánh số tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn gửi tại ngân hàng cuối kỳ. Các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền gửi ngân hàng cũng tương tự như các nghiệp vụ tiền mặt ở trên. Ví dụ 1.3: Tại một doanh nghiệp có tình hình sau: a. Theo giấy báo có về việc nhận vốn góp liên doanh do các thành viên góp vốn chuyển đến cho doanh nghiệp bằng chuyển khoản 200.000.000đ. b. Theo giấy báo nợ về việc chuyển tiền gửi ngân hàng đi ký quỹ, ký cược ngắn hạn 20.000.000đ. 6 c. Nhận bản sao kê ngân hàng ngày 31/01/xx: Kế toán so sánh số dư ghi trên bảng sao kê ngân hàng thấy nhỏ hơn số dư trên sổ cái tài khoản 112 là 10.000.000đ chưa rõ nguyên nhân. Kế toán tiến hành điều chỉnh số trên sổ kế toán cho bằng với số trên bảng sao kê ngân hàng, còn phần chênh lệch chuyển sang theo dõi ở tài khoản Phải thu khác. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. Giải: a. Nợ TK 112 200.000.000 Có TK 411 b. Nợ TK 144 200.000.000 20.000.000 Có TK 112 c. 20.000.000 Nợ TK 138 (1381) 10.000.000 Có TK 112 10.000.000 1.1.4. Kế toán tiền đang chuyển là đồng Việt Nam Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, đã gửi bưu điện chuyển cho ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo có; hay trả cho đơn vị khác, làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được Giấy báo nợ hay bảng sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển là đồng Việt Nam đang chuyển trong các trường hợp sau: thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác, thu tiền bán hàng nộp thuế vào kho bạc (Giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước). Chứng từ ghi nhận tiền đang chuyển là phiếu nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền,… Trong kỳ, khi nộp tiền vào ngân hàng, hay chuyển tiền đi, kế toán không cần phải ghi nhận ngay về các khoản tiền đang chuyển này. Chỉ vào cuối kỳ, kế toán mới xem xét những khoản tiền nào đã chuyển đi mà vẫn chưa có giấy báo mới ghi nhận là tiền đang chuyển nhằm phản ánh đúng tài sản của doanh nghiệp. Để theo dõi tình hình tiền đang chuyển, kế toán dùng tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”: Bên nợ: - Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam đã nộp vào ngân hàng hoặc đã gửi bưu điện để chuyển vào ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo có. Bên có: - Số kết chuyển vào Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng, hoặc tài khoản có liên quan Số dư: - Tài khoản có số dư bên nợ phản ánh các khoản tiền còn đang chuyển cuối kỳ. 7 Một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền đang chuyển: (a) Khi xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có, ghi: Nợ TK 113 Có TK 111 (b) Doanh nghiệp đã chuyển tiền bằng tiền gửi ngân hàng cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được báo nợ, ghi: Nợ TK 113 Có TK 112 (c) Khi phát sinh doanh thu bằng tiền mặt nộp thẳng vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có: Nợ TK 113 Có TK 511, 515, 711 Có TK 3331 (d) Nhận được báo có của ngân hàng về về tiền số tiền đang chuyển đã vào tài khoản tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 112 Có TK 113 (e) Nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về số tiền đang chuyển đã chuyển trả đơn vị khác: Nợ TK 331 Có TK 113 Ví dụ 1.4: Căn cứ vào phiếu chi về việc xuất quỹ tiền mặt và Phiếu nộp tiền về số tiền 40.000.000đ đã nộp vào ngân hàng vẫn chưa nhận được Giấy báo có của ngân hàng. Tiền đã xuất quỹ tại đơn vị nên căn cứ vào phiếu chi, kế toán phải ghi giảm trên tài khoản 111 – Tiền mặt nhưng vì chưa có Giấy báo có của ngân hàng nên kế toán chưa ghi tăng trên tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng. Vì vậy, kế toán phải ghi vào tài khoản 113 – Tiền đang chuyển để phản ánh đúng tình hình tài sản của đơn vị: Nợ TK 113 40.000.000 Có TK 111 40.000.000 Sau đó, khi nhận được Giấy báo có, kế toán sẽ ghi giảm tiền đang chuyển và ghi tăng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 112 40.000.000 Có TK 113 40.000.000 1.2. Kế toán các khoản phải thu 1.2.1. Nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu 1.2.1.1. Khái niệm Nợ phải thu nói chung phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị, cụ thể là các hoạt động như bán chịu cho người mua, ứng trước tiền cho người 8 bán, khoản phải thu của nhà nước, phải thu từ các cá nhân trong đơn vị về tiền tạm ứng, tiền bồi thường, v.v… Nợ phải thu được xem là tài sản của đơn vị, do đơn vị kiểm soát và sẽ thu được lợi ích kinh tế trong tương lai. Các loại nợ phải thu: Phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, và phải thu khác. 1.2.1.2. Đặc điểm Các khoản nợ phải thu phải được theo dõi theo từng đối tượng, theo từng nội dung phải thu, theo dõi thời hạn thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư. Các khoản phải thu liên quan đến vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải được theo dõi chi tiết về số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị theo giá thỏa thuận. Các khoản phải thu liên quan đến ngoại tệ thì phải tuân thủ nguyên tắc và phương pháp kế toán theo Chuẩn mực kế toán (VAS) số 10 “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái”. Định kỳ, kế toán cần phải kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ với từng đối tượng, nếu cần có thể lập Biên bản đối chiếu công nợ. Trong hạch toán chi tiết phải thu khách hàng, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể thu hồi đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. 1.2.2. Kế toán phải thu khách hàng 1.2.2.1. Nội dung Phải thu khách hàng là tài sản của các doanh nghiệp phát sinh từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng theo chính sách bán chịu. Nó phản ánh số tiền mà khách hàng sẽ phải trả cho doanh nghiệp do đã mua chịu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nên xây dựng chính sách bán chịu, cấp tín dụng cho khách hàng để làm tăng doanh số bán của mình. Tuy nhiên, để làm được như vậy, doanh nghiệp cần đánh giá được khả năng thanh toán của khách hàng trước khi tiến hành bán chịu bởi vì khi khách hàng không trả được nợ thì thiệt hại sẽ thuộc về doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng: hóa đơn, hợp đồng mua hàng… Quá trình lập và luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng (3 liên); trong đó, 1 liên giao cho khách hàng. Sau đó, căn cứ vào từng hóa đơn, kế toán ghi vào sổ chi tiết nhằm theo dõi công nợ với từng khách hàng, trong đó phải liệt kê thời hạn thanh toán, phân loại các khoản nợ theo từng tuổi nợ để từ đó bộ phận bán chịu lập chương trình thu nợ cho từng khoản nợ. Đồng thời, kế toán còn ghi chép các nghiệp vụ bán chịu vào “Nhật ký chung” (nếu không sử dụng nhật ký đặc biệt) hoặc “Nhật ký 9 bán hàng” (nếu sử dụng nhật ký đặc biệt)… Định kỳ hoặc cuối kỳ, chuyển các bút toán đã xác định trong nhật ký vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Nguyên tắc quan trọng nhất là người phụ trách về tiền không được đảm trách các ghi chép của kế toán. Trong các doanh nghiệp nhỏ, thường cho một người giữ tiền kiêm luôn ghi sổ sách kế toán các khoản phải thu và phê chuẩn các khoản trả lại, giảm giá, chiết khấu, xóa nợ. Điều này dễ làm phát sinh gian lận, cụ thể nhân viên này có thể nhận tiền khách hàng trả mà không vào sổ kế toán, sau đó họ lập giấy phê chuẩn cho khách hàng được giảm giá, chiết khấu hoặc thậm chí xóa nợ cho khách hàng. Như vậy, nhân viên này có được tiền, tài khoản của khách hàng này không còn số dư mà số liệu trên sổ sách vẫn khớp. Tóm lại, nhân viên theo dõi sổ chi tiết khách hàng thì không được thu tiền khách hàng thanh toán, không có trách nhiệm phê chuẩn các khoản trả lại, giảm giá, chiết khấu, xóa nợ cho khách hàng. Ngoài ra, trong hoạt động bán hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì doanh nghiệp phải giảm giá hàng bán, hoặc chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng đã giao. Doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về việc xét duyệt, tính trừ các khoản công nợ có liên quan đến các khoản trả lại, giảm giá, chiết khấu. Để theo dõi tình hình công nợ phải thu với khách hàng, kế toán dùng tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Ngoài ra, doanh nghiệp phải mở các sổ chi tiết để theo dõi công nợ riêng cho từng đối tượng. Kết cấu, nội dung phản ánh của tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”: Bên nợ: - Số tiền phải thu khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ. Bên có: - Số tiền khách hàng đã trả - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua Số dư: - Số dư nằm ở bên nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng - Tài khoản này có thể có số dư bên có. Số dư bên có phản ánh số tiền nhận trước, ứng trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng. Các khoản ứng trước này thực chất là các khoản nợ phải trả về số tiền doanh nghiệp đã nhận và có trách nhiệm phải trả lại cho khách hàng bằng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. 10 Vì vậy, khi lập Bảng cân đối kế toán, thông tin về Phải thu khách hàng cuối kỳ được trình bày trên 2 chỉ tiêu là: “Phải thu khách hàng” thuộc bên Tài sản và “Người mua trả tiền trước” thuộc bên Nguồn vốn. 1.2.2.2. Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (a) Doanh thu của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chưa có thuế GTGT) Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) Ví dụ 1.5: Căn cứ hóa đơn GTGT bán hàng hóa cho khách hàng X, giá bán chưa thuế 20.000.000đ, thuế GTGT 10%. Như vậy, tổng số tiền ghi trên hóa đơn cho khách hàng nợ là 22.000.000đ (gồm doanh thu bán hàng hóa là 20.000.000đ và tiền thuế GTGT 2.000.000đ), kế toán ghi: Nợ TK 131 22.000.000 Có TK 511 20.000.000 Có TK 3331 2.000.000 (b) Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại: Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Ví dụ 1.5: Căn cứ hóa đơn GTGT do bên mua xuất trả hàng hóa đã mua, giá bán chưa thuế của số hàng hóa là 30.000.000đ, thuế GTGT 10%, chấp nhận cho khách hàng trừ bớt nợ cho số hàng hóa bị trả lạ. Khi hạch toán, kế toán phải ghi giảm doanh thu trên tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”, ghi giảm thuế GTGT phải nộp và đồng thời ghi giảm khoản phải thu khách hàng: Nợ TK 531 30.000.000 Nợ TK 3331 3.000.000 Có TK 131 33.000.000 (c) Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của hàng hóa đã bán cho khách hàng do không phù hợp với quy cách, nếu khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán sẽ ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng: Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của số hàng giảm giá) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá) Ví dụ 1.6: Doanh nghiệp chấp nhận cho khách hàng được giảm giá và trừ bớt nợ cho số hàng hóa đã mua chịu; trong đó, mức giảm giá là 10.000.000đ trên giá bán chưa thuế, thuế GTGT 10%. Khi hạch toán, kế toán phải ghi giảm doanh thu trên tài khoản 11 532 “Giảm giá hàng bán”, ghi giảm thuế GTGT phải nộp, đồng thời giảm khoản phải thu khách hàng: Nợ TK 532 10.000.000 Nợ TK 3331 1.000.000 Có TK 131 11.000.000 (d) Nhận được tiền do khách hàng trả, nhận tiền do khách hàng ứng trước liên quan đến việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ: Nợ TK 111, 112 Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chiết khấu thanh toán cho khách hàng nếu có) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Ví dụ 1.7: Nhận được tiền do khách hàng chuyển khoản thanh toán tiền hàng số tiền 21.560.000đ (nợ phải thu của khách hàng là 22.000.000đ, do khách hàng thanh toán sớm nên cho khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán 2% trên số thanh toán), ghi: Nợ TK 112 21.560.000 Nợ TK 635 440.000 Có TK 131 22.000.000 1.2.3. Kế toán thuế GTGT đƣợc khấu trừ 1.2.3.1. Nội dung Theo Luật thuế GTGT, thuế GTGT là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Thuế GTGT được khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế. Theo quy định của phương pháp khấu trừ thuế GTGT, số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thuế bằng số thuế GTGT đầu ra trừ số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Trường hợp trong tháng, thuế GTGT đầu vào phát sinh lớn hơn thuế GTGT đầu ra thì sau khi khấu trừ, số chênh lệch được giữ lại để tiếp tục khấu trừ cho tháng sau. Thuế GTGT đầu vào được xác định bằng tổng số thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả tài sản cố định) dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT, số thuế GTGT ghi trên chứng từ nộp thuế của hàng hóa nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam không thuộc các hình thức đầu tư theo Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT Quá trình lập và luân chuyển chứng từ: đã được trình bày ở phần Kế toán phải thu khách hàng. 12 Để hạch toán thuế GTGT được khấu trừ, kế toán dùng tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”. Tuy nhiên, tài khoản 133 chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, không áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng hóa dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Bên Nợ: - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Bên Có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ - Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ - Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá. - Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. Số dư: - Tài khoản có số dư bên Nợ, phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng Nhà nước chưa hoàn trả. 1.2.3.2. Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (a) Mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, mua bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho, chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp, thuê kho bãi … từ nơi mua về đến doanh nghiệp theo giá thực tế bao gồm giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào và phản ánh thuế GTGT đầu vào: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ Nợ TK 156 – Hàng hóa Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 – Bất động sản đầu tư Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… (Tổng giá thanh toán) (b) Mua vật tư, hàng hóa, công cụ, dịch vụ dùng ngay vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, sửa chữa tài sản cố định, đầu tư xây dựng cơ bản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 621,623, 627, 641, 642, 241, 142, 242,… (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,… (Tổng giá thanh toán) 13 (c) Mua hàng hóa giao bán ngay cho khách hàng, không nhập qua kho (hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ): Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,… (Tổng giá thanh toán) (d) Hàng đã mua và đã trả lại hoặc hàng đã mua được giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 111,112,331,… (Tổng giá thanh toán) Có TK 152,153,156,211,… (Giá mua chưa có thuế GTGT) Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại hoặc được giảm giá) (e) Cuối tháng, khấu trừ thuế GTGT: Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (33311) Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (d) Trong trường hợp doanh nghiệp được hoàn thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ: Nợ TK 111,112,… Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ 1.2.4. Kế toán phải thu khác 1.2.4.1. Nội dung Các khoản phải thu khác bao gồm: - Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý - Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa… đã được xử lý bắt bồi thường. - Các khoản cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời, không lấy lãi. - Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi. - Các khoản đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu chi hộ cho đơn vị ủy thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác… - Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa công ty Nhà nước như: chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa … - Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính. - Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên. Để theo dõi tình hình các khoản phải thu khác, kế toán dùng tài khoản 138 “Phải thu khác”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 “Phải thu khác” : 14 Bên nợ: - Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý - Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay - Số tiền phải thu về các khoản phát sinh khi cổ phần hóa công ty Nhà nước - Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính - Các khoản nợ phải thu khác Bên có: - Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý - Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa công ty Nhà nước - Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác Số dư: - Tài khoản 138 có số dư bên nợ phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa thu được. 1.2.4.2. Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (a) Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của tài sản cố định) Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (Giá trị hao mòn) Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá) (b) Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa, … phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) Có TK 111 – Tiền mặt Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 – Công cụ dụng cụ Có TK 155 – Thành phẩm Có TK 156 – Hàng hóa Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu: Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương) Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác (Phần bắt bồi thường)) Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý) Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý) (c) Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn tạm thời và các khoản phải thu khác: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) Có TK 111 – Tiền mặt 15 Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 – Công cụ dụng cụ (d) Khi đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu chi hộ cho bên ủy thác xuất khẩu các khoản phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác…: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (Tổng giá thanh toán) Có TK 111,112 (e) Định kỳ khi xác định tiền lãi phải thu và cổ tức, lợi nhuận được chia: Nợ TK 111,112 (Số đã thu được tiền) Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (f) Khi được đơn vị ủy thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 138 – Phải thu khác (1388) (g) Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác: Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 138 – Phải thu khác (1388) 1.2.5. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi 1.2.5.1. Nội dung Khi bán chịu, doanh nghiệp sẽ có các khách hàng không thể trả tiền. Khoản nợ không thu hồi được (còn gọi là nợ khó đòi) sẽ là một khoản chi phí của việc bán chịu bởi vì theo nguyên tắc thận trọng, doanh nghiệp phải ghi nhận chi phí khi có khả năng phát sinh chi phí. Doanh nghiệp thường chấp nhận khoản chi phí này vì doanh số và lợi nhuận của doanh nghiệp thu được gia tăng nhờ chính sách bán chịu. Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp, chi phí nợ khó đòi sẽ được ghi nhận vào kỳ phát sinh doanh thu từ việc bán chịu tương ứng. Đây là khoản thiệt hại có thể xảy ra nhưng không xác định chính xác khi nào và bằng bao nhiêu, được dự phòng trước. Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng giá trị bị mất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán hoặc nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòi được do khách hàng không có khả năng thanh toán. Khoản dự phòng này được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh trong năm báo cáo tương ứng với doanh thu bán chịu, đồng thời đảm bảo nguyên tắc thận trọng phản ánh đúng giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản… nên không có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần 16 vẫn không thu được nợ). Theo quy định hiện hành, các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu sau: - Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. - Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ… Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là: - Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. - Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn. Phương pháp lập dự phòng: Ở các nước hiện phổ biến hai phương pháp ước tính nợ khó đòi là tính theo tỷ lệ với doanh thu thuần và tính theo tuổi nợ (hạn thanh toán của nợ phải thu). Phương pháp theo tỷ lệ với doanh thu thuần hướng đến thông tin trên báo cáo kết quả kinh doanh, có ý nghĩa là trong doanh thu đạt được trong kỳ thì có bao nhiêu phần trăm là nợ khó đòi, khoản ước tính này được tính vào chi phí trong kỳ. Phương pháp tuổi nợ hướng đến thông tin trên bảng cân đối kế toán, có ý nghĩa là trong số nợ còn phải thu cuối kỳ thì có bao nhiêu là nợ khó đòi, khoản này là số điều chỉnh giảm khoản nợ phải thu theo sổ sách để phản ánh đúng giá trị của khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán. Ở Việt Nam, theo thông tư 228/2009/TT-BTC, doanh nghiệp ước tính mức tổn thất có thể xảy ra đối với từng tuổi nợ để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi kèm theo các chứng cứ chứng minh. Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp hiện hành. Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định khách nợ thực sự không có khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể làm các thủ tục bán nợ cho công ty mua nợ hoặc xóa những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán. Nếu làm thủ tục xóa nợ thì đồng thời phải theo dõi chi tiết ở TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”. Việc xóa các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính (nếu là doanh nghiệp Nhà nước) hoặc cấp có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp. Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của chính sách tài chính, chờ khả năng có điều kiện thu được số tiền về nợ khó đòi đã xử lý. Nếu sau khi đã xóa nợ, khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ đã xử lý thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào tài khoản 711 “Thu nhập khác”. 17 Để hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán dùng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Tài khoản 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” là tài khoản ngoại bảng dùng để theo dõi các khoản nợ đã xóa sau khi có quyết định xử lý. Khi xử lý xóa nợ, kế toán sẽ ghi đơn và ghi vào bên nợ TK 004. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”: Bên nợ: - Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xóa các khoản nợ phải thu khó đòi Bên có: - Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Số dư: - Số dư nằm ở bên có, là số dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. 1.2.5.2. Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (a) Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi kỳ này lớn hơn số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp trích lập thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch. Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (b) Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (c) Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì có thể xóa nợ. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi đơn vào bên nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý (d) Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ: Nợ TK 111,112 Có TK 711 – Thu nhập khác Đồng thời ghi đơn vào bên có TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý 18 Ví dụ 1.8: Ngày 01/01/xx: số dư cuối năm trước đầu năm nay của tài khoản “Dự phòng phải thu khó đòi” là 7.000.000đ là mức dự phòng ước tính không thu được trên số nợ phải thu cuối năm trước là 250.000.000đ. Ngày 20/09/xx: căn cứ vào quyết định xóa nợ, xác định một số khoản nợ chắc chắn là không thu được, được phép xóa nợ 5.000.000đ. Ngày 30/11/xx có một khoản nợ đã xóa trước đây nay thu hồi lại được bằng tiền mặt 700.000đ. Đây được coi như khoản thu nhập khác. Ngày 31/12/xx: căn cứ vào các tài liệu về nợ còn phải thu cuối năm nay là 120.000.000đ, kế toán ước tính số nợ khó đòi là: Trường hợp 1: 3.000.000đ, như vậy số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ này lớn hơn số đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết, số chênh lệch lớn hơn này kế toán lập thêm cho đủ vào tính vào chi phí trong kỳ này. Trường hợp 2: 1.500.000đ, như vậy số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết, số chênh lệch nhỏ hơn này kế toán hoàn nhập lại và ghi giảm chi phí. Các nghiệp vụ trên được ghi sổ như sau: - Xóa nợ phải thu khó đòi Nợ TK 139 5.000.000 Có TK 131 5.000.000 - Thu hồi khoản nợ đã xóa Nợ TK 111 700.000 Có TK 711 700.000 - Lập dự phòng cuối năm: + TH1: Lập dự phòng thêm Nợ TK 642 1.000.000 Có TK 139 1.000.000 + TH2: Hoàn nhập số thừa Nợ TK 139 500.000 Có TK 642 500.000 19