Top 4 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ phổ biến là gì?

Bộ máy quản trị trong một doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong thống nhất các phòng ban lại với nhau tạo nên một hệ thống mạng lưới có tính chiến lược và điều hòa các hệ thống cấp bậc của nhân viên tốt hơn.

Tuy nhiên, sự khác nhau về việc có được bộ máy quản trị hiệu quả đối với doanh nghiệp lớn và nhỏ là gì? Tính chất và tầm quan trọng của bộ máy quản trị có bị biến đổi bởi quy mô của doanh nghiệp?

Qua bài viết này, độc giả sẽ giải thích điểm khác biệt cũng như tầm quan trọng của bộ máy quản trị được áp dụng theo quy mô của doanh nghiệp cũng như các đặc tính chung của nó đối với mọi doanh nghiệp.

1) Khái niệm bộ máy quản trị trong doanh nghiệp:

Vì quản lý được hiểu ngắn gọn là sự tác động một cách liên tục có tổ chức và đường lối từ sự tương tác của các chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu nhất định trong điều kiện môi trường hiện đại.

Tuy nhiên, chính vì sự phức tạp của thực trạng xã hội hình nay đã làm biến thể định nghĩa này theo một định nghĩa mới đó là: có nhiều chủ thể doanh nghiệp cùng nhau tạo ra sự ảnh hưởng lên những đối tượng quản lý khác nhau có thể chung một lĩnh vực trong môi trường cạnh tranh gay gắt.

Từ đó, các chủ doanh nghiệp phải phân bổ nguồn lực hợp lý cho việc ủy giao những người có chức vụ hoặc trách nhiệm quản lý một phần công việc và đối tượng.

2) Tính chất của bộ máy quản trị trong doanh nghiệp:

Và chính vì tính trách nhiệm của nó giữa nhà quản lý và chủ công ty kèm với sự phức tạp về các khía cạnh trong từng yếu tố nội bộ doanh nghiệp như:

• Tính chất công việc
• Quản lý nhân sự
• Môi trường doanh nghiệp

Đã khiến cho bộ máy quản trị của doanh nghiệp có những tính chất sau:

• Tính đa dạng: việc quản lý các phòng ban của mỗi doanh nghiệp là khác nhau dựa trên bản chất ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục tiêu kinh doanh, quy mô hoạt động, khách hàng mục tiêu, thị trường mục tiêu, … Từ đó bộ máy quản lý doanh nghiệp rất đa dạng so với nhiều ngành nghề đặc thù khác nhau.
• Tính cân bằng động: thực tại thì bộ máy quản trị doanh nghiệp luôn thay đổi để có thể thích ứng với những tác động từ các yếu tố nền kinh tế vĩ mô từ đó tạo nên một hệ thống quản trị có tính công bằng với mọi cấp bậc nhân viên hơn.
• Tính hệ thống: mặc dù trong doanh nghiệp có nhiều các đơn vị phòng ban khác nhau đảm nhận một công việc chuyên ngành riêng lẻ dẫn tới việc trách nhiệm liên quan đến nghĩa vụ của một phòng ban nhất định là do phòng ban đó chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là các hoạt động của từng phòng ban đó là riêng biệt hoàn toàn mà họ vẫn có mối liên hệ mật thiết với nhau từ đó tạo nên mạng lưới hoàn chỉnh.

3) Mô hình của bộ máy quản trị trong doanh nghiệp:

1. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến:

Là một trong những tổ chức cơ bản nhất và ngày nay được áp dụng rất nhiều bởi các chủ doanh nghiệp nhỏ với quy mô sản suất không quá phức tạp.

Điểm lợi cho hệ thống này đó là thuận tiện trong việc quản lý trên phương diện kỷ luật, thống nhất, truyền đạt thông tin và mục tiêu. Từ đó có thể thích ứng linh hoạt và kịp thời đối với môi trường cạnh tranh khốc liệt và đặc biệt có chi phí quản lý thấp.

Hệ thống này vẫn còn điểm chưa hoàn hảo đó là sự thiếu hụt bởi các chuyên gia tư vấn có trình độ cao và chính vì thế đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng và sự cống hiến về mặt thời gian của họ trong việc quản lý, hướng dẫn, và giám sát.

2. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng:

Mô hình này được phổ biến rộng rãi tại các công ty nhỏ trong các lĩnh vực sản xuất, khách sạn, cửa hàng sửa chữa xe cỡ trung bình, phòng khám y tế, …

Chính vì nhiệm vụ của mỗi phòng ban được chia sẻ ra cho các nhân viên khác nhau có liên quan đến phòng ban đó dẫn tới sự thu hút từ các chuyên gia có kiến thức và trình độ chuyên môn cao và hạn chế chồng chéo việc đồng thời giúp cho nhà lãnh đạo phân bổ thời gian tốt hơn vì đã có những nhà quản lý thấp hơn đảm nhiệm công việc giám sát, hỗ trợ và kiểm tra.

Tuy nhiên, sự hiệu quả của mô hình này phụ thuộc rất lớn về mối quan hệ giữa nhà quản lý và ban lãnh đạo, đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ 4.0 phát triển kèm với tình hình dịch bệnh Covid-19 hiện nay thì việc liên lạc với nhau qua các ứng dụng gọi điện trực tuyến không tốn chi phí càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

3. Mô hình tổ chức đường thẳng và cố vấn:

Loại mô hình này thưởng thấy ở các doanh nghiệp lớn.

Nghĩa vụ của cố vấn trong doanh nghiệp này đó là thay mặt nhà lãnh đạo giải quyết công việc hoặc đưa ra những gợi ý cho các nhà lãnh đạo trong quá trình đưa ra quyết định về những vấn đề khó khăn.

Mục đích của doanh nghiêp chia loại cố vấn thành 3 kiểu khác nhau:

• Nhân viên cố vấn cá nhân: nhằm hỗ trợ và tư vấn cho người điều hành cũng như bất kỳ công việc được giao
• Nhân viên cố vấn chuyên môn: là người đảm nhận vai trò đưa ra lời khuyên ở lĩnh vực chuyên môn cho nhà lãnh đạo ở mức cần thiết, cung cấp một dịch vụ trong lĩnh vực chuyên môn hữu ích cho toàn bộ doanh nghiệp, giám sát và kiểm soát chất lượng có khớp với các tiêu chuẩn đề ra hay không.
• Nhân viên cố vấn thông thường: có nghĩa vụ hỗ trợ và giúp những người lãnh đạo tiết kiệm thời gian trong giải quyết công việc qua việc san sẻ một phần trách nhiệm từ nhà lãnh đạo.

4. Mô hình tổ chức dự án:

Là mô hình được thiết lập tạm thời trong quá trình thi hành dự án trong thời gian nhất thời được đề ra nhằm giải quyết dự án một cách nhanh chóng.

Từ đó, ban lãnh đạo của một dự án sẽ chuyển bộ phận chức năng khác nhau như marketing, sản xuất, kỹ thuật, nhân sự, kế toán, tài chính, … vào làm việc tạm thời.

Sau đó khi hoàn thành dự án thì các bộ phận liên quan sẽ quay về công việc thường ngày của mình hoặc chuyển qua sang dự án mới.

5. Mô hình tổ chức ma trận:

Chính vì sự khác biệt mà nó mang lại cho chủ doanh nghiệp về hình thức không tuân theo mô hình phân cấp, truyền thông đã cho thấy được mối quan hệ của tất cả các nhân viên là hệ báo cáo kép.

Điểm cộng lớn của mô hình tổ chức ma trận đó là sự linh hoạt do có hai chuỗi lệnh từ đó gia tăng sự tương tác giữa các chuyên gia và nhân viên cùng với việc chia sẻ tài nguyên dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của nó chính là độ phức tạp mà nó mang lại dẫn tới sự mơ hồ về trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi nhân viên, làm chậm tiến độ, hoặc thậm chí là mâu thuẫn nội bộ.

4) Điểm khác nhau giữa bộ máy quản trị trong doanh nghiệp lớn và nhỏ:

1. Doanh nghiệp nhỏ:

Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ nói chung thì mô hình mà họ áp dụng nhiều nhất đó là mô hình trực tuyến vì nó thỏa mãn được yêu cầu nhất thời và ngắn hạn của họ đó là cung cấp cho họ sự linh hoạt cao trong việc thích ứng với môi trường kèm với lại chi phí thấp.

Còn đối với chủ doanh nghiệp nhỏ có ngành nghề kinh doanh cụ thể như sản xuất, khách sạn, phòng khám, … thì mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng lại thích hợp với họ hơn do nó giúp nhà lãnh đạo có thêm thời gian cho các quyết định dài hạn và quan trọng hơn. Đồng thời, phát huy tối đa nguồn lực của mình qua việc để các nhà quản lý nhỏ hơn hỗ trợ việc giám sát, điều chỉnh, và kiểm tra.

2. Doanh nghiệp lớn:

Về phía doanh nghiệp lớn thì mô hình tổ chức đường thẳng đi kèm cố vấn là loại hình bộ máy quản trị thích hợp nhất vì nó hỗ trợ lãnh đạo công ty trong việc lập ra quyết định mang tính chiến lược trong tương lai qua sự trợ giúp từ cố vấn. Kèm với lại sự hữu ích mà nhân viên cố vấn mang lại cho chủ công ty đó là họ có thể đại diện chủ công ty giải quyết các vấn đề.

5) Tầm quan trọng của bộ máy quản trị lên các doanh nghiệp:

Vai trò của bộ máy quản trị lên các doanh nghiệp được xem như là bộ não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, một hệ thống chủ thể quản lý tương tác lên các phòng ban khác nhau như tài chính, marketing, nhân lực, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, kết toán, kỹ thuật … hoặc các quá trình khác nhau như kế hoạch, thực thi, điều hành, và kiểm soát để đảm bảo tiến độ cuối cùng được đề ra đó là đưa những sản phẩm hoặc dịch vụ tới khách hàng mục tiêu và kiếm lợi nhuận.

Từ đó có thể kết luận rằng, điểm khác biệt mấu chốt của bộ máy quản trị của doanh nghiệp lớn và nhỏ là phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như bản chất ngành nghề kinh doanh, quy mô doanh nghiệp, và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.

Do vậy, các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải nắm bắt được các yếu tố nội lẫn ngoại bộ về công ty mình từ đó có thể lựa chọn chuẩn loại hình bộ máy quản trị cho công ty mình để họ có thể quản lý nguồn lực của mình hiệu quả hơn.