Yêu cầu năng lực của chuyên gia đánh giá nội bộ

NGUYÊN TẮC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ CỦA ĐÁNH GIÁ VIÊN: Đánh giá viên nội bộ trong doanh nghiệp không chỉ chứng minh tính duy trì, cải tiến liên tục hệ thống mình quản lý mà còn nâng cao hơn nữa các hoạt động đánh giá cấp chứng nhận, đánh giá đại diện khách hàng và từ đó hình thành “NGHỀ ĐÁNH GIÁ VIÊN-AUDITOR”. Vì vậy đánh giá viên nội bộ là tiền đề cho việc chọn nghề nghiệp cho chính bản thân mình!

ĐỂ TRỞ THÀNH ĐÁNH GIÁ VIÊN NỘI BỘ CŨNG NHƯ ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN/ĐÁNH GIÁ KHÁCH HÀNG—ĐÁNH GIÁ VIÊN PHẢI NẮM VỮNG CÁC NGUYÊN TẮC ĐÁNH GIÁ VIÊN NỘI BỘ SAU:

NGUYÊN TẮC 01:  Nhất quán/toàn diện: nền tảng của sự chuyên nghiệp

Các đánh giá viên và (các) cá nhân quản lý chương trình đánh giá cần:

– thực hiện công việc của mình một cách có đạo đức, trung thực và có trách nhiệm;

– chỉ thực hiện các hoạt động đánh giá nếu năng lực cho phép;

– thực hiện công việc của mình một cách không thiên vị, như việc duy trì sự công bằng và không thiên lệch trong tất cả các xử lý của mình;

– nhạy cảm với bất kỳ ảnh hưởng nào có thể ảnh hưởng đến xem xét của mình trong quá trình
thực hiện đánh giá

NGUYÊN TẮC 02:  Trình bày công bằng: nghĩa vụ báo cáo trung thực & chính xác

Các phát hiện đánh giá, kết luận đánh giá và báo cáo đánh giá cần phản ảnh đúng sự thật và chính xác các hoạt động đánh giá. Các trở ngại đáng kể gặp phải trong khi đánh giá và các quan điểm khác biệt chưa được giải quyết giữa đoàn đánh giá và bên được đánh giá cần được báo cáo. Trao đổi thông tin cần trung thực, chính xác, khách quan, kịp thời, rõ ràng và đầy đủ.

NGUYÊN TẮC 03:  Thận trọng nghề nghiệp:

cần mẫn và xem xét trong đánh giá

Các đánh giá viên thực hiện cẩn trọng theo tầm quan trọng của nhiệm vụ họ thực hiện và sự tin cậy của bên yêu cầu đánh giá hoặc các bên quan tâm khác đặt vào họ. Một yếu tố quan trọng trong khi thực hiện công việc của họ với sự cẩn trọng nghề nghiệp là khả năng thực hiện các xem xét hợp lý trong tất cả các tình huống đánh giá.

NGUYÊN TẮC 04:   Bảo mật:

bảo mật thông tin Các đánh giá viên cần thận trọng trong việc sử dụng và bảo vệ thông tin thu được trong khi thực hiện các nhiệm vụ của họ. Thông tin đánh giá không nên được đánh giá viên hoặc bên yêu cầu đánh giá sử dụng không thích hợp vì lợi ích cá nhân , hoặc sử dụng theo cách gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của bên được đánh giá. Khái niệm này bao gồm xử lý đúng các thông tin nhạy cảm hoặc thông tin bảo mật.

NGUYÊN TẮC 05:  Độc lập:

Cơ sở cho sự công bằng của đánh giá và các kết luận đánh giá khách quan.

Các đánh giá viên cần độc lập với hoạt động được đánh giá bất cứ khi nào có thể, và trong mọi trường hợp nên thực hiện theo cách để tránh sự thiên vị và xung đột lợi ích. Đối với các đánh giá nội bộ, đánh giá viên nên độc lập với chức năng được đánh giá nếu có thể. Các đánh giá viên nên duy trì tính khách quan trong toàn bộ quá trình đánh giá để đảm bảo các phát hiện và kết luận đánh giá chỉ dựa trên bằng chứng đánh giá. Đối với các tổ chức nhỏ, có thể không khả thi khi yêu cầu đánh giá viên nội bộ độc lập hoàn toàn khỏi hoạt động được đánh giá, nhưng mọi nỗ lực cần được thực hiện để loại bỏ sự thiên lệch và khuyến khích tính khách quan.

NGUYÊN TẮC 06:  Tiếp cận dựa trên bằng chứng:

Phương pháp hợp lý để đạt đến độ tin cậy và khả năng tái lập các kết luận đánh giá trong một quá trình đánh giá có hệ thống Bằng chứng đánh giá cần có thể xác nhận được. Nói chung, cần dựa trên mẫu thông tin sẵn có, vì một cuộc đánh giá được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn và mới các nguồn lực giới hạn. Việc sử dụng lấy mẫu thích hợp cần được áp dụng, vì điều này liên quan chặt chẽ đến sự tin cậy của các kết luận đánh giá.

NGUYÊN TẮC 07:   Tiếp cận dựa trên rủi ro:

Tiếp cận đánh giá xem xét đến các rủi ro và cơ hội.

Tiếp cận dựa trên rủi ro ảnh hưởng đáng kể đến việc hoạch định, thực hiện và báo cáo các đánh giá theo cách đảm bảo các đánh giá tập trung vào các vấn đề được xem là có ý nghĩa đối với bên yêu cầu đánh giá và để đạt được các mục tiêu của chương trình đánh giá.

Tóm lại: Nguyên tắc của một chuyên gia đánh giá nội bộ trong doanh nghiệp, đánh giá cấp chứng nhận là gì, đánh giá khách hàng là gì? được mô tả bởi sự tin cậy vào một số các nguyên tắc. Những nguyên tắc này làm cho đánh giá trở thành một công cụ hiệu quả và tin cậy trong việc hỗ trợ các chính sách quản lý và các kiểm soát, bằng việc cung cấp thông tin tổ chức có thể hành động theo cách để cải thiện kết quả hoạt động của mình. Việc tuân theo các nguyên tắc này là một yêu cầu tiên quyết để cung cấp các kết luận đánh giá thích hợp và đầy đủ, và để cho phép các đánh giá viên, làm việc độc lập, đi đến các kết luận giống nhau trong cùng hoàn cảnh.

Vậy chúng ta đã hiểu Các nguyên tắc đánh giá viên nội bộ cần có? qua bài viến này, nếu Anh/Chị có nhu cầu về “NGHỀ” đánh giá viên nội bộ hãy đăng ký để học nghiệp vụ!

Tham khảo lớp học

[vifblike btntype=”iframe”]

Đánh giá nội bộ là một việc là vô cùng quan trọng cần phải được thực hiện tại mỗi doanh nghiệp đặc biệt là với những doanh nghiệp hay tổ chức có áp dụng các tiêu chuẩn ISO. Nếu bạn là một người mới trong lĩnh vực ISO đang trong giai đoạn tìm hiểu về vấn đề này thì bài viết này sẽ là dành cho bạn.

Đánh giá nội bộ là gì?

Đánh giá nội bộ là hoạt động quan trọng cần được triển khai định kỳ đặc biệt là với những tổ chức hay doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành bởi tổ chức tiêu chuẩn quốc tế.

Hàng năm thì các doanh nghiệp hay tổ chức được chứng nhận ISO sẽ có rất nhiều cuộc đánh giá nội bộ và để việc đánh giá nội bộ được thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả thì đội ngũ đánh giá viên nội bộ sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Mục đích của đánh giá nội bộ là gì

Việc đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp hay tổ chức sẽ hướng tới những mục đích chính sau:

• Khẳng định đẳng cấp và năng lực và uy tín của doanh nghiệp, gia tăng độ tin cậy của khách hàng và đối tác vào khả năng sản xuất, cung ứng và những vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khẳng định doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, đáp ứng các tiêu chuẩn, đáp ứng các quy định của pháp luật,…
• Xác định mức độ phù hợp của hệ thống so với chuẩn mực đánh giá.
• đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống trong việc đáp ứng các mục tiêu đã được đề ra.
• Duy trì nhận thức về các tiêu chuẩn ISO mà tổ chức/ doanh nghiệp đang áp dụng.
• Chuẩn bị sẵn sàng cho việc đánh giá của phía khách hàng hoặc của bên thứ 3.
• Đáp ứng các yêu cầu của tổ chức, phía khách hàng/đối tác hoặc của một bên thứ 3.

Đánh giá viên nội bộ là gì

Quá trình đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp sẽ được thực hiện bởi đội ngũ đánh giá viên nội bộ. Có thể nói rằng những đánh giá viên nội bộ sẽ đóng vai trò quan trọng không thể thiếu của quá trình cải tiến liên tục hệ thống quản lý.

Tại doanh nghiệp, đánh giá viên nội bộ sẽ chịu trách nhiệm về hoạch định, thưc hiện và báo cáo về cuộc đánh giá trong một chu kỳ đánh giá. Để duy trì hệ thống quản lý của doanh nghiệp thì đánh giá viên nội bộ đóng vị trí quan trọng và không thể thiếu.

Các đánh giá viên nội bộ không được tự thực hiện đánh giá công việc của mình nhưng sẽ được phép đánh giá công việc nội bộ của bộ phận nơi mình làm việc.

Một đánh giá viên nội bộ cần nắm vững những nguyên tắc sau:

1. Nhất quán và toàn diện, thực hiện công việc một cách trung thực, có đạo đức và trách nhiệm
2. Trình bày công bằng, báo cáo trung thực và chính xác
3. Cẩn trọng trong công việc
4. Bảo mật thông tin đánh giá
5. Độc lập khỏi hoạt động được đánh giá, tránh thiện vị và xung đột lợi ích
6. Tiếp cận dựa trên bằng chứng, cần đánh giá dựa trên những bằng chứng có được

Một đánh giá viên nội bộ cần phải hoàn thành khóa đào tạo đánh giá viên nội bộ và được cấp chứng chỉ đánh giá viên nội bộ. Trong quá trình đánh giá chứng nhận ISO, việc có đội ngũ đánh giá viên nội bộ được cấp chứng chỉ đánh giá viên nội bộ là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định việc doanh nghiệp có được chứng nhận ISO hay không.

Về việc nên học chứng chỉ ISO nào trước thì cần căn cứ vào ngành hàng và các chuẩn ISO mà doanh nghiệp áp dụng. Phần lớn doanh nghiệp đều xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng do đó các nhân viên ISO trước hết cần tham gia khóa đào tạo ISO 9001. Nếu được thì các chuyên viên ISO nên học khóa học ISO tích hợp 3 chuẩn đó là ISO 9001 – ISO 14001 – ISO 45001. Sau khi đã có chứng chỉ ISO 9001 thì chuyên viên ISO có thể học các tiêu chuẩn khác có liên quan tới ngành nghề của doanh nghiệp. Ngoài chuyên môn thì học ngoại ngữ cũng là cách tăng lương cho chuyên viên ISO.

Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

Để có thể triển khai đánh giá nội bộ một cách hiệu quả, các doanh nghiệp / tổ chức có thể thực hiện theo quy trình 6 bước theo như tiêu chuẩn ISO như sau:

Bước 1. Lập kế hoạch

Thông qua việc lập kế hoạch, các đánh giá viên sẽ có thể triển khai việc đánh giá nội bộ ISO theo trình tự phù hợp và đảm bảo quá trình đánh giá được diễn ra suôn sẻ  và hiệu quả.

Trước khi triển khai đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần làm rõ được 3 yếu tố quan trọng sau:

• Làm rõ yêu cầu của tổ chức, những thông tin chính xác cần thiết cho đầu vào của quá trình đánh giá.
• Xác định tính khả thi khi triển khai cuộc đánh giá nội bộ.
• Nguồn lực cung cấp cho quá trình đánh giá.

Ngoài 3 yếu tố trên thì doanh nghiệp cũng cần lên kế hoạch về lịch/ tần xuất đánh giá, phạm vi đánh giá, nhân sự, những sai sót có thể gặp sau quá trình đánh giá.

Bước 2. Chuẩn bị đánh giá

Để chuẩn bị cho quá trình đánh giá thì lãnh đạo doanh nghiệp cần triển khai:

• Thành lập ban lãnh đạo đánh giá nội bộ.
• Chỉ định các tổ trưởng mỗi tổ báo cáo theo một biểu mẫu đồng nhất được quy định.
• Phân chia phạm vi đánh giá và trách nhiệm cụ thể của mỗi bộ phận.
• Quy định việc phê duyệt các đánh giá nội bộ là các cán bộ lãnh đạo thường trực về đánh giá nội bộ.
• Trước 3 ngày kể từ khi bắt đầu đánh giá, thời gian đánh giá nội bộ cần được quy định rõ và thông báo cho đội ngũ cán bộ tại doanh nghiệp hoặc nơi được đánh giá.

Bước 3. Tiến hành đánh giá nội bộ

Việc triển khai đánh giá nội bộ được thực thiện theo những bước sau:

• Họp mở đầu.
• Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá.
• Thông tin trong lúc đánh giá.
• Phân công vai trò và trách nhiệm của người quan sát.
• Thu thập và xác nhận các thông tin.
• Chuẩn bị kết quả đánh giá.
• Họp kết thúc.

Bước 4. Gửi lại hồ sơ cho các bên có liên quan

Để đảm bảo tính minh bạch rõ ràng thì hồ sơ sẽ được cả bên đánh giá và bên được đánh giá lưu giữ.

Điều này giúp cho bên được đánh giá sẽ có cơ sở để tuyên bố chứng minh hệ thống quản lý của họ đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng với khách hàng và đối tác. Ngược lại, khi bên được đánh giá nội bộ không đáp ứng được tiêu chuẩn quản lý chất lượng với hệ thống quản lý của họ thì họ sẽ biết được những điểm không phù hợp/ cần xử lý để đưa ra những giải pháp phù hợp.

Bước 5. Hoàn thất đánh giá và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thành đầy đủ các bước như trên thì sau cùng thông tin về các bộ hồ sơ có chứa các thông tin về kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đánh giá, báo cáo đánh giá cùng với các chương trình, kế hoạch, quyết định đánh giá nội bộ phải được lưu trữ lại toàn bộ trong một bộ hồ sơ nhất định.

Bước 6. Theo dõi và đo lường hoạt động đánh giá

Ở giai đoạn này, tổ chức sẽ cần xác định:

• Những yếu tố cần theo dõi và đo lường.
• Phương thức theo dõi và đo lường hiệu quả quá trình đánh giá nội bộ.
• Khi nào cần thực hiện hoạt động theo dõi đo lường đánh giá.

iRTC giúp được gì cho doanh nghiệp

Với đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, iRTC sẽ giúp đỡ trong việc triển khai ISO 9001 thuận lợi, hiệu quả và nhanh chóng đạt được chứng nhận.

Là đơn vị có thâm niên trong lĩnh vực đào tạo và huấn luyện iRTC có thể giúp doanh nghiệp trong việc đào tạo đánh giá viên nội bộ, qua khóa đào tạo, doanh nghiệp sẽ có đội ngũ đánh giá viên nội bộ chuyên nghiệp và có chứng chỉ đánh giá viên nội bộ do iRTC cấp. Chứng chỉ đánh giá viên nội bộ của iRTC có giá trị trên toàn quốc.

Hi vọng rằng với những kiến thức vừa rồi, quý bạn đọc đã có thể hiểu thêm về đánh giá nội bộ là gì cũng như hiểu rõ hơn về đánh giá viên nội bộ và quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO. Để được tư vấn thêm về các chương trình tư vấn ISO và đào tạo ISO, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0902 419 079 hoặc để lại thông tin qua form mẫu và đội ngũ của iRTC sẽ liên hệ lại.