Các bước xây dựng bản mô tả công việc

Làm công việc tuyển dụng chắc chắn bạn không thể không biết đến bản mô tả công việc - job description. Tuy nhiên, làm thế nào để xây dựng một bản mô tả công việc đúng chuẩn, dễ hiểu nhưng vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên thì không phải người làm tuyển dụng nào cũng biết đâu nhé! Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu về bản mô tả công việc cũng như trả lời câu hỏi "Làm thế nào để xây dựng bản mô tả công việc chuẩn nhất?" nhé!

Xem thêm: 4 kỹ năng chuyên viên tuyển dụng nhân sự nào cũng cần có

Bản mô tả công việc là gì?

Khái niệm bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc (Job description - JD) là một trong 3 văn bản không thể thiếu khi tuyển dụng. Bản mô tả công việc là tài liệu nội bộ, nêu rõ các yêu cầu công việc thiết yếu, nhiệm vụ và trách nhiệm mà ứng viên cần phải làm của một vị trí công việc nhất định.

Thông thường, bản mô tả công việc sẽ được cung cấp cho ứng viên khi đăng tin tuyển dụng. Vì vậy, bản mô tả công việc được trình bày ngắn gọn, đúng trọng tâm nhưng vẫn mang đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết. Bản mô tả công việc chi tiết có thể đề cập đến lương thưởng, chế độ phúc lợi mà ứng viên, nhân viên sẽ nhận được khi làm việc tại công ty.

Xem thêm: Những điểm mới trong bộ luật lao động có hiệu lực từ năm 2021

Ý nghĩa của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng, không chỉ với doanh nghiệp mà còn với ứng viên

• Đối với doanh nghiệp: Thông qua bản mô tả công việc, doanh nghiệp có thể nhìn thấy rõ được tính chất, nhiệm vụ cụ thể của một vị trí, công việc, từ đó đưa ra được bản tiêu chuẩn thực hiện công việc phù hợp. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được sự bất cập trong sơ đồ nhân sự và vị trí công việc của các phòng ban. Đây cũng là cơ sở để tuyển dụng và đào tạo bài bản, đánh giá mức lương phù hợp với mỗi ứng viên
• Đối với ứng viên: Bản mô tả công việc đưa tới những thông tin về công việc và nhiệm vụ sẽ làm ở vị trí mà ứng viên đang ứng tuyển. Vì vậy, ứng viên có thể căn cứ vào bản mô tả công việc để hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của công việc, tự đánh giá được năng lực của mình có phù hợp với vị trí hay không

Xem thêm: Những quy định mới về chính sách bảo hiểm xã hội năm 2022

Cấu trúc của bản mô tả công việc chuẩn nhất

Tùy vào từng công ty sẽ có cách xây dựng bản mô tả công việc. Tuy nhiên, nếu không biết rõ về cấu trúc của bản mô tả công việc, bạn sẽ dễ dàng nhầm với bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Một bản mô tả công việc chuẩn nhất cần đảm bảo được 6 phần cơ bản và quan trọng sau đây:

1. Thông tin chung: Tên vị trí công việc (chức vụ); thông tin bộ phận phòng ban; cấp trên trực tiếp quản lý; loại hình công việc (bán thời gian - part-time hay toàn thời gian - full-time)
2. Mục đích công việc: Nói tổng quát về nhiệm vụ (mục đích) của công việc. Ví dụ: Chuyên viên nhân sự phụ trách quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực trong công ty, đảm bảo sự ổn định về nhân lực trong công ty
3. Nhiệm vụ công việc: Đây là phần cốt lõi và quan trọng nhất của một bản mô tả công việc. Bởi vậy, cần liệt kê được đầy đủ và chính xác nhiệm vụ của vị trí công việc, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo sự ngắn gọn, dễ hiểu để ứng viên dễ dàng nắm bắt được thông tin. Có một số lưu ý khi viết phần nhiệm vụ công việc trong bản mô tả công việc như sau
   • Chỉ viết từ 3-5 trách nhiệm chính của công việc
   • Mỗi trách nhiệm chỉ viết ngắn gọn 2-3 nhiệm vụ
   • Chỉ rõ phần trăm workload (khối lượng công việc) cho từng nhiệm vụ
4. Yêu cầu về trình độ cần có để làm việc: Nêu rõ các yêu cầu mà ứng viên cần có để đảm nhận nhận công việc như trình độ chuyên môn, các kỹ năng liên quan và kỹ năng mềm, phẩm chất, kinh nghiệm làm việc. Nếu không phải vị trí có yêu cầu cao về học thuật hoặc công ty có yêu cầu cao về học thuật, bạn không nên đặt yêu cầu về loại bằng (xuất sắc, giỏi, khá...) hay bằng của trường đại học nào bởi có thể bỏ lỡ những ứng viên xuất sắc trong công việc nhưng có bằng cấp không tốt
5. Nghĩa vụ, quyền lợi mà ứng viên sẽ nhận được: Đây là phần mà ứng viên vô cùng quan tâm khi đọc một bản mô tả công việc. Những quyền lợi và nghĩa vụ cần rõ ràng, thống nhất từ đầu để tránh mâu thuẫn, rắc rối trong quá trình làm việc. Một số thông tin có thể viết trong phần này của bản mô tả công việc là: Mức lương thưởng (nếu không thể công khai mức lương thì có thể nói về khoảng lương); chế độ đãi ngộ; cơ hội học tập, phát triển;....
6. Quy trình tuyển dụng: Các bước ứng tuyển; cách thức liên lạc; hình thức phỏng vấn

Tổng kết

Bản mô tả công việc như một cầu nối giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên: Không chỉ giúp nhà tuyển dụng thể hiện những mô tả đầy đủ và chính xác nhất về công việc, hỗ trợ cho việc tuyển dụng mà còn giúp cho ứng viên hiểu rõ được nhiệm vụ của vị trí công việc, từ đó xem xét có phù hợp với bản thân hay không. Bơi vậy, một bản mô tả công việc chuẩn chỉnh cũng chính là chìa khóa giúp thu hút ứng viên mà bạn cần quan tâm đó!

Chúc bạn áp dụng thành công vào công việc của mình!

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Nhân sự - Hành chính

Xây dựng một bảng mô tả công việc chứa đầy đủ thông tin và được trình bày khoa học, rõ ràng chắc chắn sẽ chứng tỏ được sự chuyên nghiệp của công ty, cũng như giúp cho công ty tìm được những ứng cử viên sáng giá. Trong bài viết dưới đây, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng bảng mô tả công việc hiệu quả. Hãy cùng tham khảo nhé!

Bản mô tả công việc là gì?

Trước khi đi tìm hiểu cách xây dựng  bảng mô tả công việc, bạn cần nắm được một một cách cơ bản về bản mô tả công việc là gì? Hiểu đơn giản bản mô tả công việc là cơ sở để người quản lý giao việc, theo dõi công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên và đánh giá kết quả của công việc của mỗi nhân viên.

Mặt khác, bản mô tả công việc còn là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc, biết mục đích và mục tiêu mà mình hướng đến. Không những thế, bạn được việc công việc mình giao, quyền hạn của mình và trách nhiệm có được khi thực hiện công việc đó.

>>> Xem ngay: Bộ hồ sơ xin việc gồm có giấy tờ gì?

Bản mô tả công việc

Cấu trúc của một bản mô tả công việc 

1. Tiêu đề bảng mô tả công việc

Khi tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc, điều đầu tiên bạn không nên bỏ qua đó chính là cách đặt tiêu đề. Để người tiếp nhận có thể hình dung được về vị trí, vai trò, yêu cầu của công việc, thì tên tiêu đề cần phải rõ ràng, ngắn gọn nhất có thể thể. Việc làm này không chỉ có tác dụng tối ưu cho công cụ tìm kiếm mà còn giúp cho doanh nghiệp dễ dàng thu hút được những ứng cử viên tiềm năng.

2. Mở đầu của bảng mô tả công việc

Sau khi tạo xong tiêu đề, bước tiếp theo bạn cần làm đó là giới thiệu tóm tắt về công ty (thời gian thành lập, các lĩnh vực hoạt động chính của công ty) cũng như môi trường làm việc để người ứng tuyển nắm bắt được những thông tin sơ bộ về công ty. Tiếp đến là đưa ra những mục tiêu của vị trí mà công ty đang cần tuyển (cần mở rộng quy mô công ty, tìm kiếm nhân tài đảm nhiệm những vị trí mới) và điều mà nhà tuyển dụng kỳ vọng ở ứng viên.

Để thu hút được nhân tài trước tiên bạn cần phải xây dựng bảng mô tả công việc cụ thể, rõ ràng

3. Nội dung chính của bảng mô tả công việc 

Trong bảng mô tả công việc phần nội dung chính bạn nên tập trung chủ yếu vào 3 ý chính: nhiệm vụ; yêu cầu công việc và quyền lợi của nhân viên.

- Nhiệm vụ: Để làm tốt phần này, trước tiên bạn nên liệt kê các nhiệm vụ mà nhân viên mới sẽ chịu trách nhiệm đảm nhận tại vị trí khi trúng tuyển. Bạn nên đưa các nhiệm vụ theo từng bộ phận, phòng ban theo từng tuần/ngày/tháng để ứng viên có thể tự đo lường được mức độ công việc và cân nhắc.

Lưu ý: Ở phần này, bạn không nên mô tả quá dài, khoảng 6-12 gạch đầu dòng là tốt nhất. 

-  Yêu cầu công việc: Ở phần yêu cầu nội dung công việc, bạn nên đưa ra những yêu cầu cụ thể về kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và các yêu cầu khác về kỹ năng mềm, giới tính, độ tuổi để ứng cử viên có thể có cái nhìn tổng thể về việc “như thế nào là phù hợp”. 

Lưu ý khi xây dựng bảng mô tả công việc: Bạn không nên liệt kê quá nhiều yêu cầu sẽ làm ứng viên sợ và không dám ứng tuyển, những yêu cầu của bạn nếu vừa đủ và ở mức độ thỏa hiệp chắc chắn bạn sẽ tìm ra được những nhân tài sáng giá, phù hợp.

- Quyền lợi của nhân viên: Ở phần này, bạn nên nêu rõ ràng những quyền lợi mà nhân viên sẽ có được như mức lương, thưởng cũng như những đãi ngộ khác có liên quan. Đưa ra các chế độ bảo hiểm (bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp ) và các phúc lợi khác mà nhân viên được hưởng như thai sản, hiếu hỉ.

Ngoài ra bạn cũng đừng quên giới thiệu cho ứng viên cơ hội được đào tạo, học hỏi, được trải nghiệm những kiến thức mới, bổ ích khi gia nhập vào doanh nghiệp, công ty để giúp ứng viên nắm bắt được, đồng thời có thể đưa ra quyết định có chính thức đầu quân vào công ty, doanh nghiệp hay không. Cùng với đó, nhân sự cũng cần xây dựng những tiêu chí tuyển dụng và đánh giá nhân lực để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.

4. Phần kết - Quy trình tuyển dụng

Sau khi đã trình bày cụ thể, rõ ràng về thông tin việc làm, bạn sẽ được ứng viên đánh giá về sự chuyên nghiệp cao hơn khi bạn nêu rõ quy trình tuyển dụng của công ty với vị trí đang cần tuyển dụng. Cụ thể:

-    Nêu rõ từng bước / từng vòng mà công ty đăng tuyển. 

-    Hình thức phỏng vấn của công ty: Online hay Offline?

-    Ghi rõ địa chỉ, thời gian diễn ra từng vòng.

-    Cách thức liên lạc qua Email / Điện thoại / hay đến trực tiếp công ty…

Gợi ý xây dựng bản mô tả công việc 

1. Nội dung rõ ràng

- Trước khi viết tin đăng tuyển bạn nên hình dung ra được người mà bạn sẽ chọn, việc này đòi hỏi người nhân sự phải nắm bắt được ứng viên sẽ tiềm năng của doanh nghiệp là người như nào, trình độ chuyên môn, lợi ích của ứng viên mang lại cho doanh nghiệp, hoặc có thể hình dung được ứng viên đó có ngoại hình và tính cách như thế nào. 

- Việc các nhà ứng tuyển gọi điện trước khi gặp ở phòng phỏng vấn trực tiếp điều này cũng giúp bạn có được những thông tin cần thiết từ các ứng viên đồng thời cũng loại bỏ được những người mà bạn thấy không phù hợp. Tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như công sức của cả đôi bên.

2. Đừng quá chính xác

Bạn không nên đặt yêu cầu ở mức tuyệt đối trừ những trường hợp quan trọng đòi hỏi kỹ năng ở mức độ cao.Bạn có thể bỏ lỡ một nhân viên có khả năng học tập tốt, chỉ là thời điểm hiện tại họ chưa có đủ kỹ năng mà thôi.  Ngoài chuyên môn, chúng ta nên nhìn vào những khía cạnh khác khiến cho một công việc trở nên hoàn hảo và sau khi nghiên cứu, ta nhận ra rằng các tiêu chí có thể du di được. 

Trình bày các ý rõ ràng, rành mạch nên gạch nhỏ từng ý một và gạch đầu dòng chúng bởi người đọc rất muốn nhìn những bản mô tả công việc được trình bày sạch đẹp.

3. Sử dụng Checklist

>>> Xem ngay: Mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 mới nhất

Tránh trường hợp bản mô tả công việc của bạn bị thiếu bạn hãy sử dụng checklist như

- Thông tin vị trí làm việc

- Thông tin công ty

- Kỹ năng và yêu cầu.

- Địa điểm làm việc. 

- Khoảng lương và các lợi ích. 

- Chi tiết liên hệ.

Hãy tự tạo cho mình một Checklist riêng dựa theo phong cách viết mô tả công việc của công ty bạn.

4. Cá nhân hóa và chuyên nghiệp hóa tin tuyển dụng

- Bạn nên nhớ rằng thông tin tuyển dụng là viết cho người đọc vậy nên trong quá trình viết một bản mô tả công việc bạn có thể đưa thêm video cá nhân hóa, ví dụ như lời chào của vị trưởng phòng đang tuyển dụng nhân viên. 

- Tin tuyển dụng là sự tiếp xúc đầu tiên của tuyển dụng và các ứng viên, bạn đừng để các ứng viên rơi vào tình trạng choáng ngợp khi đọc bản mô tả công việc của công ty bạn. Những thông tin trong bản mô tả công việc đều là cần thiết, nhưng kể lể dài dòng gây choáng ngợp tới ứng viên ngay từ đầu thì không phải là một việc làm tốt cho lắm. 

5. Tham khảo bảng mô tả công việc mẫu

Trên internet hiện nay có rất nhiều bảng mô tả công việc mẫu, hay được nhiều người chia sẻ, bạn cũng có thể tham khảo những bản mô tả công việc đó để hoàn thiện cũng như biết được cách viết bản mô tả riêng theo phong cách của mình để thu hút các ứng viên hơn. Đó là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian.

Trên đây là các bước xây dựng bảng mô tả công việc để thu hút ứng viên mà Unica gửi tới bạn đọc. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu riêng của từng vị trí nhà tuyển dụng sẽ có thể thêm, sửa những chi tiết khác nhau trong mô tả công việc phía trên để phù hợp với mỗi doanh nghiệp.