Cách khôi phục hoàn toàn file excel bị lỗi

Excel là công cụ tin học hữu ích đã và đang được ứng dụng rất nhiều trong cuộc sống. Trong quá trình làm việc với excel, nếu chẳng may mất điện hay máy tính gặp sự cố tắt đột ngột thì file excel chưa kịp lưu sẽ bị mất. Điều này khiến người dùng cảm thấy sợ hãi, lo lắng sẽ phải làm lại hoặc bị mất đi những thông tin quan trọng. Vậy làm thế nào để lấy lại file excel bị lưu đè hay chưa lưu được trong excel, trong bài viết sau đây Unica sẽ bật mí cho bạn thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu, cùng khám phá nhé.

1. Lỗi không lưu được file excel

Excel là người bạn đồng hành không thể thiếu của giới văn phòng. Tuy nhiên không tránh khỏi có lúc excel bị lỗi, điển hình nhất là lỗi file excel không lưu được. Vậy tại sao file excel lại không lưu được, lỗi này nguyên nhân do đâu?

1.1. Nguyên nhân chủ quan

- Tên file Excel quá dài: Tên file Excel không được phép vượt quá 255 ký tự. Nếu tên file Excel quá dài, Excel có thể không thể lưu được file.

- Tên file Excel có ký tự đặc biệt: Excel không hỗ trợ một số ký tự đặc biệt trong tên file. Nếu tên file Excel có chứa các ký tự đặc biệt này, Excel có thể không thể lưu được file.

- Dữ liệu trong file Excel có lỗi: Nếu dữ liệu trong file Excel có lỗi, Excel có thể không thể lưu được file. Ví dụ, nếu dữ liệu trong file Excel có chứa ký tự không hợp lệ, ô trống, hoặc ô chứa công thức lỗi, Excel có thể không thể lưu được file.

- File Excel bị nhiễm virus: Nếu file Excel bị nhiễm virus, Excel có thể không thể lưu được file.

Tam giác vàng xuất hiện báo lưu file bị lỗi

1.2. Nguyên nhân khách quan: Do lỗi ứng dụng

- Ổ cứng máy tính bị lỗi: Nếu ổ cứng máy tính bị lỗi, Excel có thể không thể ghi dữ liệu vào ổ cứng.

- Cài đặt Excel bị lỗi: Nếu cài đặt Excel bị lỗi, Excel có thể không thể lưu được file.

- Chương trình diệt virus đang sử dụng xung đột với Excel: Nếu chương trình diệt virus đang sử dụng xung đột với Excel, Excel có thể không thể lưu được file.

\>>> Xem thêm: Cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel dễ hiểu, có ví dụ kèm theo

2. Có lấy lại được file Excel chưa lưu không?

Bạn hoàn toàn có thể lấy lại file excel khi chưa lưu một cách dễ dàng và đơn giản. Không chỉ lấy lại được file chưa lưu mới nhất, bạn còn có thể khôi phục file excel chưa lưu mọi phiên bản từ trước đến giờ. Tuy nhiên, để xem lại file excel chưa lưu và lấy file thì trước đó bạn phải bật chế độ AutoSave (Tự động lưu) hoặc AutoRecover (Tự động khôi phục). Như vậy thì bạn mới có thể lấy lại được file excel chưa lưu.

Dưới đây là một số trường hợp mà bạn có thể tiến hành khôi phục file excel chưa lưu nhanh chóng nhất:

- Máy tính bị sập nguồn đột ngột do mất điện hay do lỏng rắc cắm.

- Khi bạn đóng file nhưng quên mất chưa lưu.

- Khi file Excel bị ghi đè dữ liệu mới lên dữ liệu cũ.

Không lưu được file có thể do virus hoặc lỗi ổ cứng

\>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách chuyển hàng thành cột trong excel cực đơn giản

3. Bật mí thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu

Có rất nhiều cách có thể giúp bạn lấy lại file excel chưa kịp lưu. Trong bài viết sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn 5 cách lấy lại file excel bị ghi đè hay chưa kịp lưu trong excel cơ bản nhất, hãy tham khảo để quá trình làm việc với excel được chủ động hơn nhé.

3.1. Bật tính năng tự động lưu (AutoSave) và khôi phục file lưu đè (AutoRecover)

AutoSave và AutoRecover là hai công cụ quan trọng trong excel. Khi bật 2 tính năng này lên bạn có thể lưu file tự động và khôi phục file một cách dễ dàng. Sau đây là hướng dẫn cách bật 2 tính năng này trong excel cho bạn tham khảo:

* Đối với Microsoft Excel 2010, 2013, 2016, 2019.

- Bước 1: Đầu tiên tại giao diện excel bạn chọn thẻ File.

Chọn thẻ File

- Bước 2: Tiếp tục tại giao diện mới mở ra bạn chọn More => Chọn Options. Một số máy sau khi chọn File sẽ hiển thị sẵn Options, khi này bạn chọn Options luôn nhé.

Chọn Options

- Bước 3: Sau khi chọn Options xong thì hộp thoại Excel Options sẽ hiện lên, khi này bạn tìm và nhấn chọn Save.

Chọn mục Save

- Bước 4: Tại hộp thoại Save bạn tích chọn Save Auto Recover và Keep the last Autosave => Nhấn OK.

+ Thời gian tự động lưu theo khuyến nghị của Microsoft là 15 phút, bạn có thể chỉnh thấp hoặc cao hơn con số này đều được.

+ Nếu cấu hình máy tính của bạn thấp thì bạn không nên chỉnh thời gian tự động lưu quá thấp (1 phút > 5 phút) vì nó có thể làm cho máy của bạn bị giật lag.

Nhấn ok là hoàn thành

* Đối với Microsoft Excel phiên bản 2007.

- Bước 1: Đầu tiên bạn mở file Excel => Chọn vào Microsoft => Chọn Excel Options.

Chọn Excel Options

- Bước 2: Hộp thoại Excel Options mở ra bạn chọn thẻ Save

Chọn thẻ Save

- Bước 3: Chọn Save AutoRecover infomation every => điều chỉnh thời gian tự động lưu.

Điều chỉnh thời gian tự động lưu

- Đối với phiên bản Excel 2003

Tại giao diện chính của Excel bạn chọn thẻ Tool => Chọn tiếp thẻ Options => Chọn thẻ Save => Tại hộp thoại thẻ Save bạn tích vào ô Save AutoRecover info every => Thiết lập thời gian tự động lưu cho Excel rồi nhấn OK là hoàn thành.

Cách bật AutoSave, AutoRecover đối với phiên bản Excel 2003

AutoSave và AutoRecover là 2 tính năng vô cùng hữu ích và được dùng phổ biến trong các trường hợp cấp cứu của người dùng khi sử dụng excel. Nếu bạn là một người mới học Excel thì đừng quên trang bị cho mình kiến thức về 2 tính năng này. Nó sẽ rất cần thiết và vô cùng hữu ích đấy nhé!

3.2. Cách lấy lại file excel chưa lưu, bị tắt máy đột ngột

Đối với trường hợp đang dùng file excel nhưng máy tính độit ngột bị tắt, file excel khi này chưa kịp lưu thì bạn thực hiện các cách lấy lại dữ liệu excel chưa lưu như sau:

- Bước 1: Đầu tiên bạn mở file excel. Sau đó từ thanh menu chọn thẻ File => Chọn Open => Chọn Recent.

Chọn Recent

- Bước 2: Kéo chuột xuống cuối cùng chọn "Recover Unsaved Workbooks".

Chọn Recover Unsaved Workbooks

- Bước 3: Tại đây bạn sẽ thấy các file đã được lưu tự động nhờ bật tính năng AutoSave và AutoRecover trước đó. Lúc này, bạn chỉ cần chọn file tập tin mình cần là xong.

Chọn file tập tin cần để khôi phục

3.3. Khôi phục file excel bị lưu đè

Bạn đang làm việc trên trang tính excel, bạn bất cẩn và đã không may viết đè lên file cũ, lo lắng và bất an, bạn tìm cách giải cho sự bất cẩn này?

Bài giải quá dễ dàng cho cách lấy lại file excel bị lưu đè

- Bước 1: Mở File Excel

- Bước 2: Chọn File => Info => Manage Versions - nơi này lưu trữ các bản sao lưu của bạn. Sau một quãng thời gian cụ thể sẽ có bản sao lưu riêng, bạn hãy xem từng bản sao lưu và lấy lại file cũ.

.jpg?v=1648520051)

Thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu hoặc bị lưu đè - Hình 1

Excel tự động “save” phiên bản của bảng tính theo thời gian quy định, tên của mỗi phiên bản sẽ có xuất hiện rõ thời gian và ghi chú “ autosave”, khi bạn muốn xem bất kỳ tệp nào thì tệp sẽ mở cùng phiên bản mới nhất để bạn có thể so sánh và xem thay đổi.

Ngược lại, bạn lưu trú không đúng cách thì sẽ có ghi chú

Thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu hoặc bị lưu đè - Hình 2

- Bước 3: Mở về tệp, thấy hiện lên thanh vàng và việc của bạn chỉ cần nhấp vào Restore các bạn sẽ phục hồi được phiên bản

Thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu hoặc bị lưu đè - Hình 3

Hoàn tất việc khôi phục file excel bị lưu đè

Để có thể được hiểu rõ hơn về chi tiết các thao tác thủ thuật để lấy lại file excel chưa lưu bạn có thể đăng ký tham gia ngay khóa học Trở thành cao thủ hàm Excel trong 10 giờ của giảng viên Nguyễn Thành Phương tại Unica.vn.

3.4. Cách lấy lại file Excel bị xóa mất bằng phần mềm khôi phục dữ liệu

Ngoài những cách khôi phục file excel chưa lưu như bên trên đã chia sẻ, bạn cũng có thể thực hiện thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu bằng việc sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu hỗ trợ. Phần mềm này không chỉ giúp bạn khôi phục file excel mà còn giúp bạn khôi phục được rất nhiều dữ liệu quan trọng khác.

Để khôi phục file Excel đã xoá trên máy tính bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Việc đầu tiên bạn cần làm đó chính là tải phần mềm Wondershare Data Recovery về máy tính, sau đó cài đặt vào trong máy.

- Bước 2: Tiếp theo bạn mở phần mềm Wondershare Data Recovery đó ra, sau đó chọn chế độ phục hồi. Nếu bạn muốn phục hồi file Excel bạn chọn chế độ Lost File Recovery.

Mở phần mềm Wondershare Data Recovery

- Bước 3: Khi này phần mềm khôi phục dữ liệu Wondershare Data Recovery sẽ hiển thị ra các phân vùng và ổ đĩa trên máy tính. Lúc này bạn chọn nơi xoá tập tin Excel để tiến hành tìm kiếm file mình cần khôi phục.

Chọn nơi xoá tập tin để tìm kiếm file cần

- Bước 4: Máy tính thực hiện quét và tìm kiếm thì tất cả các tập tin bị xoá sẽ hiển thị. Khi này bạn chỉ cần đánh dấu vào file Excel bạn cần tìm => Nhấn Recover là xong.

Nhấn Recover để khôi phục

3.5. Cách lấy file Excel bị xóa mất bằng phần mềm

Nhắc tới những cách lấy lại file chưa lưu trong excel chắc hẳn ai cũng nghĩ ngay đến việc sử dụng phần mềm. Sử dụng phần mềm thậm chí bạn còn lấy được những file đã bị xoá. Có 2 phần mềm mà bạn có thể sử dụng để mở file excel đã bị xoá đó là:

3.5.1. Thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu bằng Recuva

Recuva là một phần mềm hoàn toàn miễn phí và hữu ích để giúp bạn khôi phục ngay file vừa mới bị xóa mà chưa có dữ liệu nào ghi đề lên. Đối với phần mềm này để khôi phục file bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Đầu tiên bạn tiến hành cài đặt phần mềm này vào máy. Sau khi cài thì chương trình sẽ được quét.

- Bước 2: Sau khi chương trình được quét xong thì các file excel đã bị xoá trước đó sẽ hiển thị ra. Khi này tại bảng sẽ hiển thị phân vùng gồm:

+ Màu xanh lá cây: Đây là những dữ liệu mà bạn có thể khôi phục hoàn toàn.

+ Màu đỏ: Những dữ liệu này bạn sẽ không thể khôi phục.

+ Màu vàng: Dữ liệu có thể khôi phục nhưng khả năng thấp.

- Bước 3: Cuối cùng bạn chọn vào ô mà bạn muốn khôi phục rồi nhấp vào Recover là được.

3.5.2. Khôi phục file excel chưa lưu bằng phần mềm Wondershare Data Recoverit

Ngoài những cách mà Unica đã chia sẻ, bạn có thể sử dụng phần mềm Wondershare Data Recovery để khôi phục và tìm lại file Excel chưa lưu hoặc đã xóa trên máy tính. Các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Tải phần mềm Wondershare Data Recovery về máy tính.

Tải phần mềm về máy

- Bước 2: Mở phần mềm vào chọn chế độ Lost File Recovery để phục hồi file Excel.

Chọn chế độ Lost File Recovery

- Bước 3: Lúc này, giao diện phần mềm sẽ hiển thị các ổ đĩa trên máy tính của bạn. Bạn chọn nơi xóa tập tin Excel để tiến hành tìm kiếm.

Chọn nơi xóa tập tin Excel

- Bước 4: Sau khi máy tính thực hiện xong thao tác quét và tìm kiếm, các tập tin bị xóa sẽ hiển thị tại đây. Bạn chỉ cần click chọn file Excel cần tìm, sau đó nhấn Recover là được.

Chọn Recover để khôi phục

4. Một số lưu ý để tránh những sự cố bị mất file

Sau khi đã biết thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu như thế nào chắc chắn quá trình làm việc với file excel của bạn sẽ chủ động và cảm thấy an tâm hơn rất nhiều. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng khôi phục file thành công, để tránh xảy ra sự cố bị mất file gây tâm lý hoang mang, lo lắng bạn hãy chú ý một số những vấn đề sau nhé.

4.1. Thiết lập tự động lưu

Tính năng AutoSave sẽ tự động lưu file Excel theo một khoảng thời gian nhất định. Bạn có thể thiết lập thời gian tự động lưu file trong phần Save của hộp thoại Options.

\>>> Xem thêm: IRR là gì? Cách tính IRR trong Excel chi tiết, có bài tập kèm lời giải

4.2. Sao lưu thường xuyên

Trong quá trình làm việc trên excel bạn cần chú ý lưu file liên tục. Đây là điều quan trọng nhất để tránh mất file Excel. Bạn nên lưu file sau mỗi lần thay đổi dữ liệu hoặc khi đã hoàn thành một công việc cụ thể.

Những lưu ý cần biết để tránh sự cố bị mất file

4.3. Kiểm tra trước khi đóng tệp

Để tránh xảy ra sự cố bị mất file, bạn cần phải chú ý kiểm tra thật kỹ trước khi đóng tệp. Không chỉ kiểm tra xem tệp đã được lưu chưa? Bạn cũng nên kiểm tra xem thông tin trong tệp đã chính xác hay chưa? Công thức hoạt động trong tệp có bình thường không? Hoặc tệp có lỗi gì không?

4.4. Sử dụng tính năng lịch sử phiên bản (version history)

Ngoài những lưu ý trên, để tránh những sự cố bị mất file Excel, bạn nên sử dụng tính năng lịch sử phiên bản (version history). Tính năng này sẽ lưu trữ tất cả các phiên bản của tệp Excel, giúp bạn dễ dàng khôi phục tệp trong trường hợp tệp bị mất hoặc bị hỏng.

4.5. Kiểm tra phần mềm diệt virus

Như bên trên đã chia sẻ nguyên nhân khiến file bị mất trong excel cũng là do bị virus gây nên. Vì vậy, để tránh những sự cố bị mất file Excel do nhiễm virus, bạn nên kiểm tra phần mềm diệt virus thường xuyên. Phần mềm diệt virus sẽ giúp phát hiện và loại bỏ virus khỏi máy tính của bạn, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi bị nhiễm virus.

5. Kết luận

Mong rằng với những chia sẻ về thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu mà Unica vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ cách làm. Với những chia sẻ hữu ích này, trong quá trình làm việc với excel nếu chưa kịp lưu mà chẳng may xảy ra sự cố thì bạn cũng không còn phải lo lắng sợ mất file nữa. Chúc bạn thực hiện thao tác khôi phục file Excel chưa lưu thành công nhé!