Cách làm bảng chấm công có tăng ca

Bảng chấm công là biểu mẫu được dùng rộng rãi trong cộng đồng doanh nghiệp với mục tiêu giúp bộ phận nhân sự hành chính giám soát được ngày công, ngày nghỉ của tổng cộng nhân viên. Dưới đây là những mẫu bảng chấm công tiêu chuẩn mà Danhbavieclam.vn đã sưu tầm và chia sẻ lại cho các bạn.

Mẫu bảng chấm công là gì ?

Bảng chấm công là biểu mẫu thường xuyên sử dụng phổ quát tại những công ty công ty để thống kê, tổng hợp về ngày công làm việc của người lao động tại đơn vị làm cơ sở tính lương hằng tháng, và đánh giá được sự chăm chỉ của nhân sự.

Mẫu bảng chấm công tăng ca file chuẩn.

Bạn là doanh nghiệp đang phát triển nên có nhu cầu sản xuất thêm sản phẩm và điều đó yêu cầu hoặc khuyến khích thêm công nhân làm thêm ngoài giờ. Bảng chấm công tăng ca là sự lựa chọn phù hợp để bạn có thể quản lý được thời gian làm việc tăng ca của nhân viên và có chính sách phù hợp.

Các câu hỏi thường gặp khi tạo bảng chấm công tăng ca

Sẽ có nhiều độc giả thắc mắc về vấn đề tạo bảng chấm công word, tạo bảng chấm công tăng ca. Tạo bảng chấm công để làm gì? Mẫu bảng chấm công tăng ca có mấy loại?...Những đáp án dưới đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc đó dành cho bạn.

Mục đích của bản chấm công tăng ca là gì?

Trong mỗi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn có trường hợp bố trí người lao động làm việc tăng ca. Sự xuất hiện của bản chấm công tăng ca sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lí được ngày công làm việc thêm của người lao động, ngày giờ nghỉ việc để căn cứ vào đó thanh toán tiền lương tương ứng. Bảng chấm công tăng ca còn là cơ sở để đánh giá thái độ làm việc và tính kỷ luật của nhân viên dựa trên những số liệu đã có.

Có bao nhiêu loại bảng chấm công? 

Tùy theo tính chất của từng ngành nghề mà bảng chấm công sẽ phân loại khác nhau. Đa số, bảng chấm công Word được chia thành 2 phần là bảng chấm công hăng ngày và bảng chấm công tăng ca. Ngoài ra, còn có các phần mềm tạo bảng chấm công Word và Excel. 

Cách làm bảng chấm công tăng ca như thế nào ?

Tạo bảng chấm công như thế nào là đúng chuẩn, khi thực hiện bảng chấm công trên word cần chú ý những điểm quan trọng như nội dung chấm công: STT, Họ và tên, Bộ phận, Thời gian làm thêm, Công việc cụ thể, Chữ Kí và cuối cùng là ghi chú. Bạn cần điền rõ ngày tháng năm tương ứng với thời gian làm thêm để hoàn thành bảng chấm công tăng ca chính xác nhất.

Cần lưu ý gì khi tạo bảng chấm công tăng ca ?

Trong quá trình tạo bảng chấm công tăng ca bạn cần đồng bộ hình thức, thời gian và quy định chấm công, tránh những rủi ro khi tổng kết những dữ liệu cuối cùng. Bên cạnh đó, còn xác định rõ ngày giờ để không nhầm công với những tháng trước. Mỗi ngày, người quản lý các bộ phận có trách nhiệm theo dõi và ghi chú cụ thể về thời gian làm việc của nhân viên,người lao động. 

Hy vọng biểu mẫu bảng chấm công tăng ca được Danhbavieclam.vn cung cấp sẽ giúp bạn hoàn thành thủ tục chấm công một cách hoàn chỉnh nhất

Lương, thưởng của nhân viên chính là một phần của chi phí nhân sự, trực tiếp ảnh hưởng cán cân thu-chi của mọi doanh nghiệp. 

Bảng chấm công là loại văn bản dùng để theo dõi ngày công thực tế mà nhân viên đã làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng, tăng ca,… – làm căn cứ tính lương cho người lao động được đầy đủ và chính xác nhất. Đây cũng là phương thức giúp nhà quản trị theo dõi tình hình đi làm của nhân viên một cách sát sao. 

Thông thường, Tổ trưởng/ Trưởng phòng sẽ tổng hợp các bảng chấm công của tất cả nhân viên trong bộ phận sau mỗi tháng, chuyển thông tin và cùng thảo luận với bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán để tiến hành tính lương thưởng hằng tháng. Thông tin này đồng thời cũng được lưu trữ để tham chiếu cho việc tính phúc lợi cuối quý/ năm.

Xem thêm: Mẫu quản lý công việc bằng Excel hữu dụng nhất

Các đơn vị thường dùng trong bảng chấm công

Tùy theo quy định của công ty, tính chất công việc mà nhân viên đang đảm nhận sẽ áp dụng đơn vị tính công tương ứng phù hợp.

Dưới đây là 3 đơn vị tính công phổ biến nhất:

1. Chấm công theo ngày

Mỗi nhân viên - người lao động làm việc tại doanh nghiệp sẽ thực hiện “check-in” trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc mỗi ca làm việc trong ngày. Thường bảng mỗi ngày sẽ có 2-3 ca làm việc.

2. Chấm công theo giờ

Trường hợp người lao động làm việc theo giờ thì áp dụng chấm công theo giờ - làm bao nhiêu tiếng thì khi chấm sẽ ghi số giờ công thực.

3. Chấm công nghỉ bù hoặc tăng ca

Nghỉ bù là người lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm – khi đó, họ được chấm nghỉ bù và vẫn tính trả lương thời gian.

Cách tạo bảng chấm công nhân viên trên Excel

Dưới đây là biểu mẫu chấm công tiêu chuẩn, được nhiều doanh nghiệp sử dụng để chấm công và làm căn cứ tính lương hàng tháng cho nhân viên bởi đáp ứng được tiêu chí: cấu trúc đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện nhưng vẫn đảm bảo thể hiện rõ và đầy đủ các mục thông tin thiết yếu:

Bảng này có thể được tạo dễ dàng trên Excel gồm các cột:

- Cột A: ghi số thứ tự số nhân viên hiện có trong bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm

- Cột B: ghi tên từng nhân viên hiện làm việc trong bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm

- Cột C: ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc, chức vụ tương ứng của từng nhân viên trong cột B

- Cột 1-31: ghi các ngày trong tháng chấm công, từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng đó

- Cột 32: ghi tổng số công thực của từng nhân viên trong tháng

- Cột 33: ghi tổng số ngày nghỉ không lương của từng nhân viên trong tháng

- Cột 34: ghi tổng số ngày nghỉ lễ hưởng 100% lương của từng nhân viên trong tháng

- Cột 35: ghi tổng số ngày nghỉ phép hưởng …% lương của từng nhân viên trong tháng

- Cột 36: ghi tổng số công hưởng lương (đã cộng phép nếu có) của từng nhân viên trong tháng

Hàng ngày, người được phân công phụ trách chấm công sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để chấm công cho từng nhân viên – ghi vào ngày tương ứng trong các cột theo đúng ký hiệu quy định.

Tương ứng với mỗi ô và thực tế ngày công của nhân viên – người phụ trách chấm công sẽ dùng 1 ký hiệu quy định để hiển thị công.

Ví dụ:

- Đi làm đủ ca ghi “1” – nghỉ ốm ghi “Ô” – nghỉ thai sản ghi “TS” – nghỉ lễ ghi “NL”…

- Trường hợp trong ngày làm, nhân viên làm 2 việc có thời gian khác nhau thì tiến hành chấm công theo ký hiệu của công việc làm nhiều thời gian nhất. Ví dụ, nếu anh A ngày đó họp 5 giờ, làm việc 3 giờ thì chấm công là “H” tức hội họp.

- Trường hợp trong ngày làm, nhân viên làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì tiến hành chấm công theo ký hiệu của công việc thực hiện trước.

Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận tiến hành ký vào bảng chấm công – chuyển cho bộ phận kế toán (kèm các loại giấy tờ liên quan) kiểm tra, đối chiếu để quy ra công tính lương cho người lao động.

Xem thêm: Hướng dẫn làm Bảng tính lương excel

Tanca - Phần mềm chấm công số 1 Việt Nam

Tanca đưa ra các giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp. Mọi mô hình kinh doanh đều có thể sử dụng các giải pháp chấm công trực tuyến thông minh của Tanca.

Nhân viên có thể chấm công ngay trên điện thoại thông qua GPS, Wifi. Họ cũng có thể được chấm công tự động nhờ Camera AI. Tanca cũng đồng bộ được với máy chấm công, nếu công ty bạn vẫn đang sử dụng máy chấm công.

Với bảng chấm công của Tanca, bạn sẽ biết ngay lập tức thời gian Vào/Ra của nhân viên, vị trí nhân viên chấm công hay dự án, chi nhánh mà nhân viên chấm công. Bạn cũng có thể biết ngay số giờ hay số Công mà nhân viên đã làm trong tháng. Hệ thống cũng cho biết số tiếng mà nhân viên đi trể hay về sớm, số phép mà nhân viên đã nghỉ hay số lần mà nhân viên đi ra ngoài.

Chỉ duy nhất trên Tanca bạn có thể nắm ngay các thông tin này theo thời gian thực và bạn có thể xuất mọi file Excel theo chuẩn mà bạn muốn.

Xem thêm: 7 phần mềm chấm công miễn phí hàng đầu

Các bạn làm công việc hành chính - nhân sự tổng hợp hoặc kế toán sẽ phải quan tâm đến việc lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ cho công ty. Hãy cùng xem hướng dẫn chi tiết cách lập bảng chấm công theo cao và làm thêm giờ trên Excel cực hay này ngay nhé. Chắc chắn các bạn sẽ làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều đó.

Hiện nay, có nhiều bạn hỏi chúng mình là làm thế nào để xây dựng bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên cùng một bảng tính Excel. Để giải đáp thắc mắc cho các bạn, chúng mình sẽ hướng dẫn cách tổ chức bảng tính để theo dõi được cả việc chấm công bình thường và công làm thêm giờ ngay trong một bảng. Mẫu bảng chấm công chúng mình có tặng miễn phí trong mục "Tài liệu đính kèm" của bài viết này, các bạn hãy tải về để sử dụng nhé.

Yêu cầu khi lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel 

Trong thực tế, những công việc yêu cầu chấm công theo ca thường thuộc doanh nghiệp trong ngành sản xuất - dịch vụ. Đặc thù của loại công việc này là:

• Mỗi ngày sẽ có khoảng 2-3 ca làm việc với thời gian khoảng 8 giờ/ca.
• Nhân viên được phép thay đổi ca làm theo tuần hoặc tháng có đăng ký trước với cấp quản lý.
• Trong mỗi ca làm việc có thể sẽ có thêm thời gian làm ngoài giờ.
• Mỗi ngày chỉ làm chính thức 1 ca, những thời gian nằm ngoài 1 ca sẽ được tính là làm thêm giờ với mức chi trả tùy theo quy định của doanh nghiệp.

Các bạn làm kế toán hoặc hành chính - nhân sự tổng hợp trong các công ty thuộc lĩnh vực sản xuất - dịch vụ chắc chắn đã quen với mô hình làm việc như thế này. Khi đó, lúc lập bảng chấm công trên Excel các bạn sẽ phải ghi nhận được những thông tin sau:

• Nhân sự làm việc vào ngày nào trong tháng
• Trong ngày làm việc đó, nhân sự đã làm ca nào và làm bao nhiêu giờ trong 1 ca
• Trong ngày làm việc đó, nhân sự có làm thêm giờ không và nếu có thì là bao nhiêu
• Tổng số giờ làm việc chính thức của nhân sự trong ngày làm việc
• Tổng số giờ làm việc ngoài giờ của nhân sự trong ngày
• Ngoài ra có một số yếu tố khác cần quan tâm là: nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ,...

Đây là những tiêu chí cơ bản cần xác định được trên bảng chấm công của doanh nghiệp. Có thể với doanh nghiệp của bạn sẽ có thêm một số tiêu chí khác thì các bạn cứ thay đổi linh hoạt nhé. Trong phần sau của bài viết chúng mình sẽ hướng dẫn chi tiết các xây dựng bảng chấm công trên Excel.

Xem thêm: Cách chấm công tính lương trên bảng chấm công Excel theo thông tư 133

Cách lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel

Hướng dẫn xây dựng bố cục bảng chấm công

Để tiện cho việc theo dõi thì các bạn có thể xây dựng bảng chấm theo mẫu như trong hình ảnh dưới đây:

Trong đó, mỗi nhân viên sẽ có 4 tiêu chí các bạn cần theo dõi là:

• 3 dòng điều tương ứng với 3 ca làm việc trong một ngày dùng để theo dõi số công của từng ca. Nếu công ty bạn chia số ca làm việc ít hoặc nhiều hơn thì các bạn linh hoạt thay đổi nhé.
• 1 dòng cuối tương ứng với thời gian nhân sự làm tăng ca, có thể ký hiệu là TC hoặc OT.

Quan sát bảng tính Excel phía trên các bạn sẽ thấy chúng mình đang chia 31 cột tương ứng với 31 ngày trong một tháng được đánh số thứ tự rõ ràng. Để xác định ngày đó là thứ mấy thì chúng ta có thể thao tác như sau:

• Chọn vào ô cần xác định ngày. Ở đay chúng mình đang chọn dòng thứ 4. Sau đó dùng hàm DATE dựa theo năm hiện tại, tháng là số tại ô B2, ngày là số tại ô D3 theo như mẫu bảng tính mà chúng mình lập. Các bạn xem hình ảnh dưới đây để hình dùng rõ hơn nhé.

• Tiếp theo, bấm vào ô muốn định dạng ngày về dạng thứ trong tiếng Anh thì các bạn bấm vào ô muốn định dạng => mở hộp thoại Format Cells bằng cách bấm tổ hợp phím tắt trong Excel là Ctrl + 1 => chọn Custom => nhập vào mục Type là là "ddd" nhé.

Khi đó chúng ta sẽ có kết quả là giá trị ngày tại dòng bạn đã chọn khi nãy sẽ chuyển về dạng thứ bằng tiếng Anh. Như vậy là khung mẫu bảng chấm công đã được hoàn thành. Việc tiếp theo là các bạn trang trí, tô màu, căn chỉnh cột và hàng sao cho đẹp mắt và dễ nhìn nhất là được nhé.

Xem thêm: Chia sẻ mẫu bảng chấm công làm thêm giờ trên Excel theo thông tư 200

Cách dùng bảng chấm công trên Excel

Để sử dụng bảng chấm công này cho việc chấm công trong từng ca thì các bạn có thể dùng ký hiệu hoặc theo số giờ để điền vào từng ô nhé. Cách làm này áp dụng cho ca làm việc chính thức. Với làm việc thêm giờ thì các bạn chỉ nên dùng số để ghi rõ số giờ làm thêm của nhân sự. Ngoài ra, khi chấm công làm thêm giờ, các bạn hãy nhớ chấm đúng theo ngày để xác định được nhân sự đã làm tăng ca trong ca nào.

Ví dụ chúng ta có thể chấm công như trong hình dưới đây, trong đó:

• Ký hiệu X làm nhân sự đi làm trong ca, làm đủ thời gian của một ca
• Ký hiệu P là nhân sự xin nghỉ phép
• Ký hiệu K là nhân sự xin nghỉ không phép

Lưu ý: Trong 1 ngày chỉ có duy nhất 1 ca được chấm. Số giờ làm tăng ca của ngày nào sẽ được chấm kèm theo ca làm việc chính thức của ngày đó. Ví dụ:

• NV001 ngày 04/01/2019 đi làm ca 1 và tăng ca 2 giờ
• NV001 ngày 07/01/2019 đi làm ca 2 và tăng ca 3 giờ

Xem thêm: Cách chấm công ngày lễ trong bảng chấm công Excel

Cách dùng bảng chấm công để tính công cuối tháng

Đến cuối mỗi tháng, khi cần dùng bảng chấm công để tính công cho nhân sự thì các bạn dùng hàm COUNTIF để đếm số công trong từng ca. Công thức cụ thể sẽ là:

• Số ca làm (ký hiệu X): =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)
• Số ngày nghỉ phép (ký hiệu P): =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”)
• Số ngày nghỉ không phép (ký hiệu K): =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)

Vì số giờ mà nhân sự làm thêm giờ được ghi bằng số nên chúng ta sẽ dùng hàm SUM để tính tổng số công làm tăng ca của họ theo công thức: =SUM([Vùng chấm công]).

Sau đó chúng ta sẽ thu được kết quả như trong hình ảnh dưới đây:

Nếu các bạn thấy thích mẫu bảng chấm công này thì hãy kéo xuống mục tài liệu đính kèm của bài viết để tải về miễn phí nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xây dựng bảng chấm công đi làm muộn

Kết luận

Chỉ với những bước đơn giản là chúng ta đã tạo được bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên cùng một trang tính. Ngoài việc chấm công thì công việc trong ngành kế toán, hành chính hay nhân sự sẽ còn nhiều việc khác cũng phải làm trên Excel. Thành thạo Excel sẽ giúp cho bạn làm việc nhanh chóng, hiệu quả và mở ra nhiều cơ hội phát triển hơn. 

Để học cách sử dụng Excel từ cơ bản đến nâng cao, các bạn hãy tham gia vào khóa học:

Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel chỉ sau 16 giờ

Khóa học sẽ giúp các bạn trang bị kiến thức Excel từ A-Z, học lý thuyết song song với thực hành trong các case study thực tế để ứng dụng được ngay vào công việc hàng ngày. Bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc trong vòng 24h xuyên suốt quá trình học. Khóa học không giới hạn thời gian và số lượt học, có thể học cả trên website và app Gitiho trên điện thoại. Hãy đăng ký ngay hôm nay để được nhận ưu đãi về học phí nữa nhé!

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản