KiotViet hỗ trợ tính năng Đặt hàng nhập nhằm: - Giúp cho cửa hàng quản lý được các giao dịch với nhà cung cấp theo quy trình khép kín hết sức thuận tiện: từ việc gợi ý danh sách đặt hàng nhập, cửa hàng chốt danh mục cần nhập, gửi email cho nhà cung cấp, đánh dấu tự động sự xác nhận của nhà cung cấp, nhập hàng về kho cho đến trả hàng nhập cho nhà cung cấp. - Trên mỗi hàng hóa, hệ thống sẽ tổng hợp thông tin số lượng đã đặt hàng với nhà cung cấp. Thông tin này sẽ được gợi ý trên toàn bộ các loại giao dịch để giúp người dùng quyết định số lượng hàng hóa có thể đáp ứng cho khách đặt hàng, hay lượng nhập hàng, chuyển hàng cho hợp lý... - Quản lý chặt chẽ thời gian dự kiến nhập hàng: Thông tin số ngày chờ ứng với mỗi phiếu đặt hàng nhập giúp cho người dùng quản lý tốt thời gian nhận hàng hay nhà cung cấp đang bị giao chậm hàng, từ đó có những quyết định phù hợp cho việc quản lý hàng hóa. - Một phiếu đặt hàng nhập có thể tạo nhiều phiếu nhập hàng, tiền đặt cọc với nhà cung cấp sẽ được tự động tính vào phiếu nhập hàng. - Cung cấp nhiều tiện ích:
Thao tác cụ thể như sau: - Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), chọn Thiết lập cửa hàng (2). - Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3) -> kích vào biểu tượng - Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng nhập - Trên màn hình Phiếu đặt hàng nhập, bạn kích + Đặt hàng nhập để tạo phiếu đặt hàng nhập mới - Màn hình Đặt hàng nhập hiện ra như sau: - Các bước thực hiện đặt hàng nhập như sau: Hệ thống hỗ trợ 4 cách để thêm hàng hóa vào phiếu nhập - Với màn hình Đặt hàng nhập, hệ thống vẫn hỗ trợ người dùng 2 phương thức nhập nhanh và nhập thường:
- Có thể chuyển nhanh giữa 2 chế độ nhập bằng cách kích biểu tượng - Để thực hiện việc chọn hàng loạt hàng hóa vào phiếu đặt hàng nhập từ file excel có sẵn, thực hiện như sau:
- Đối với các hàng hóa mới chưa có trên hệ thống, KiotViet hỗ trợ người dùng thêm nhanh hàng hóa tại màn hình Đặt hàng nhập, bạn kích vào nút - Hệ thống hiện pop-up Thêm hàng hóa, bạn nhập thông tin và kích Lưu - Sau khi Lưu thông tin, hàng hóa sẽ được tạo trong Danh mục và hiển thị trong phiếu đặt hàng nhập như sau: - Dựa vào các tiêu chí như nhóm hàng, hàng hết tồn kho, hàng dưới định mức tồn ít nhất trên 1 hoặc nhiều chi nhánh, hệ thống gợi ý danh sách hàng hóa cần đặt hàng nhập. - Tại màn hình Đặt hàng nhập, bạn kích vào nút - Hệ thống hiện pop-up Đề xuất hàng nhập cho chi nhánh [Tên chi nhánh], bạn chọn các thông tin như sau:
- Số lượng đặt: bạn kích 1 trong 5 lựa chọn:
- Bạn kích Xong để đóng pop-up, phiếu Đặt hàng nhập hiển thị thông tin các hàng hóa theo đề xuất đã chọn.
Sau khi chọn hàng hóa, để giúp người dùng có góc nhìn chi tiết về tồn kho thực tế của hàng hóa đó trên các chi nhánh đề xuất thì khi nhập số lượng hàng hóa, hệ thống hiển thị thông tin: Tồn kho, Đặt NCC, KH đặt. Các thông tin này tương ứng với màn hình Hàng hóa -> Danh mục của tổng các chi nhánh đề xuất đã chọn. - Nhập thông tin nhà cung cấp bằng cách tìm kiếm nhà cung cấp đã có vào ô Tìm nhà cung cấp (F4). - Hoặc thêm nhà cung cấp mới bằng cách kích vào nút - Nhập thông tin của nhà cung cấp sau đó kích Lưu để hoàn tất. - Thông tin thanh toán bao gồm: Trạng thái, Tổng tiền hàng, Giảm giá, Chi phí nhập hàng, Cần trả nhà cung cấp, Tiền trả nhà cung cấp, Tính vào công nợ, Chi phí nhập hàng khác, Dự kiến ngày nhập hàng, Ghi chú - Trạng thái: Phiếu tạm hoặc Đã xác nhận NCC - Tổng tiền hàng: Tổng tiền hàng nhập. - Giảm giá: Số tiền Nhà cung cấp giảm giá cho lần nhập hàng. - Chi phí nhập hàng (nếu có): những loại chi phí gắn với phiếu nhập hàng và phải trả cho Nhà cung cấp - Cần trả nhà cung cấp: bằng Tổng tiền hàng trừ đi phần tiền Giảm giá. - Tiền trả nhà cung cấp: Số tiền trả cho nhà cung cấp. Có thể chọn một trong các phương thức thanh toán như: Tiền mặt,Chuyển khoản hoặc Thẻ bằng cách kích biểu tượng - Tính vào công nợ: Trường hợp nhà cung cấp cho nợ tiền hàng hoặc chỉ yêu cầu trả trước một phần tiền hàng thì phần còn lại sẽ được tính vào công nợ với nhà cung cấp. - Chi phí nhập hàng khác (nếu có): những loại chi phí gắn với phiếu nhập hàng nhưng không trả cho Nhà cung cấp - Dự kiến ngày nhập hàng - Ghi chú: ghi chú cho lần đặt hàng nhập. - Hệ thống cho phép thay đổi ngày/giờ đặt hàng nhập. Sau khi hoàn tất toàn bộ thông tin của phiếu đặt hàng nhập, kích Đặt và gửi email hoặc Đặt hàng nhập để hoàn tất quá trình tạo phiếu đặt hàng nhập. - Nếu bạn kích chọn Đặt và gửi email để xác nhận tạo phiếu đặt hàng nhập (1). - Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình danh sách Phiếu đặt hàng nhập cùng với pop-up Gửi email (2), bạn nhập các thông tin email.
- Sau khi gửi email, tại màn hình Phiếu đặt hàng nhập, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng - Lưu ý:
- Nhà cung cấp khi nhận email có thể xác nhận thông tin khi kích Nhận đơn đặt hàng (4) - Hệ thống hiện thông báo - Phiếu đặt hàng được chuyển trạng thái thành Đã xác nhận NCC (5)
- Hệ thống cho phép thay đổi các thông tin sau:
Bạn chỉ có thể hủy phiếu đặt hàng nhập khi không có Lịch sử nhập hàng, thao tác như sau: - Vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng nhập - Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng nhập muốn hủy - Kích Hủy bỏ - Kích chọn Đồng ý để xác nhận hủy phiếu. Hệ thống sẽ hiển thị popup “Bạn có muốn hủy đặt cọc liên quan?” - Kích chọn Đồng ý để xác nhận hủy phiếu thanh toán. - Kích chọn Bỏ qua nếu không muốn hủy bỏ phiếu thanh toán. - Sau khi hủy thành công, phiếu đặt hàng nhập sẽ chuyển sang trạng thái Đã hủy, hệ thống sẽ giảm trừ số lượng đặt nhà cung cấp, cập nhật lại công nợ nhà cung cấp và không thể thay đổi thông tin. - Bạn vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng nhập - Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng nhập muốn sao chép - Kích biểu tượng - Hệ thống chuyển sang màn hình Đặt hàng nhập để chỉnh sửa thông tin phiếu đặt hàng nhập mới (nếu cần). - Nếu phiếu đặt hàng nhập ở trạng thái Đã xác nhận NCC (1) và có điền thông tin Dự kiến nhập hàng (2), hệ thống sẽ tính toán và hiển thị thông tin Số ngày chờ (3)
- Nếu phiếu đặt hàng nhập đã được nhập một phần hoặc hoàn thành, khi xem thông tin chi tiết phiếu, số lượng đặt hàng trên số lượng đã nhập được phân biệt theo màu sắc cụ thể
Một phiếu đặt hàng nhập có thể được nhập hàng nhiều đợt. Hệ thống hỗ trợ xem lịch sử nhập hàng đối với từng phiếu đặt hàng nhập như sau: - Vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng nhập - Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng nhập cần xem lịch sử nhập hàng - Kích chọn vào tab Lịch sử nhập hàng Một phiếu đặt hàng nhập có thể được thanh toán (trả tiền cọc) nhiều lần nếu cửa hàng ghi nợ với nhà cung cấp. Hệ thống hỗ trợ xem lịch sử thanh toán đối với từng phiếu đặt hàng nhập như sau: - Vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng nhập - Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng nhập cần xem lịch sử thanh toán - Kích chọn vào tab Lịch sử thanh toán - Khi phiếu đặt hàng nhập đã được tạo. Vì một lý do nào đó, không tiến hành nhập hàng nhưng muốn kết thúc phiếu đặt hàng nhập đó. Tính năng Kết thúc phiếu đặt hàng nhập giúp giải quyết tình huống này. - Để kết thúc phiếu đặt hàng nhập, bạn vào Giao dịch, kích chọn Đặt hàng nhập - Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng nhập muốn kết thúc. - Kích Kết thúc (1) -> chọn Đồng ý (2) để xác nhận kết thúc phiếu đặt hàng nhập - Hệ thống hiện thông báo và chuyển trạng thái phiếu thành Hoàn thành - Để tạo phiếu nhập hàng từ phiếu đặt hàng nhập, bạn vào Giao dịch, kích chọn Đặt hàng nhập - Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng nhập -> kích Tạo phiếu nhập (1) - Hệ thống chuyển sang màn hình Nhập hàng, bạn có thể chỉnh sửa thông tin và kích Hoàn thành để ghi nhận nhập hàng. - Lưu ý:
- Để chỉnh sửa thông tin hàng hóa trong phiếu đặt hàng nhập, bạn vào Giao dịch, kích chọn Đặt hàng nhập - Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu đặt hàng nhập. - Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng nhập muốn chỉnh sửa - Kích Mở phiếu - Hệ thống chuyển đến màn hình Đặt hàng nhập, bạn chỉnh sửa số lượng đặt hàng và các thông tin khác nếu cần -> kích Lưu hoặc Lưu và gửi mail - Lưu ý: nếu phiếu đặt hàng nhập có hàng hóa đã nhập hàng, hệ thống không cho phép sửa số lượng đặt nhỏ hơn số lượng đã nhập hoặc xóa hàng hóa đã được nhập hàng. - Để xuất danh sách phiếu đặt hàng nhập ra file Excel, bạn vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng nhập, sau đó kích Xuất file - Kích chọn File tổng quan hoặc File chi tiết cần xuất - Hệ thống sẽ xuất ra file excel chứa danh sách phiếu đặt hàng nhập - Để in/xuất ra file excel phiếu đặt hàng nhập, bạn vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng nhập. - Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu đặt hàng nhập - Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng nhập cần xem à kích biểu tượng Hệ thống hỗ trợ tính năng gửi email cho nhà cung cấp. Tính năng này giúp các chủ của hàng gửi thông tin đặt hàng với nhà cung cấp về hàng nhập, số lượng nhập, giá nhập… một cách thuận tiện, nhanh chóng. Để thực hiện gửi email cho nhà cung cấp, bạn thực hiện như sau: - Tại màn hình Phiếu đặt hàng nhập, bạn tìm và chọn phiếu nhập cần gửi email cho nhà cung cấp, kích biểu tượng - Bạn nhập các thông tin email (3) -> kích Gửi (4) để chuyển thông tin đến mail của nhà cung cấp - Để xem danh sách tất cả các phiếu đặt hàng nhập cũng như thông tin về từng phiếu, bạn vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng nhập - Hệ thống hiển thị ra danh sách phiếu đặt hàng nhập, bạn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp danh sách - Tìm kiếm phiếu đặt hàng nhập (1)
Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm. - Tìm kiếm hàng hóa trong phiếu chuyển hàng (2)
- Sắp xếp danh sách phiếu đặt hàng nhập (3)
- Những hàng hóa đang có thông tin đặt hàng nhập ở trạng thái Đã xác nhận NCC, Nhập một phần, khi xem thông tin hàng hóa trong Hàng hóa -> Danh mục sẽ hiển thị thông tin cột Đặt NCC - Khi tìm kiếm hàng hóa trên các giao dịch sẽ hiển thị thông tin Đặt NCC bao gồm:
Ví dụ trên màn hình Kiểm kho Sau khi tạo phiếu đặt hàng nhập gắn với nhà cung cấp, hệ thống ghi nhận lịch sử đặt hàng nhập và các phiếu thanh toán khi đặt hàng nhập. Trên màn hình Quản lý, bạn vào Đối tác -> Nhà cung cấp -> bạn kích chọn nhà cung cấp cần xem thông tin. - Bạn kích vào tab Nợ cần trả NCC để xem các phiếu thanh toán khi đặt hàng nhập - Bạn kích vào tab Lịch sử đặt hàng nhập để xem thông tin các phiếu đặt hàng nhập - Trong Quản lý mẫu in, hệ thống hỗ trợ mẫu in Đặt hàng nhập - Nếu người dùng chỉ được quyền xem danh sách Đặt hàng nhập thì trên màn hình Đặt hàng nhập sẽ chỉ hiển thị danh sách và thông tin mà không có các nút thao tác. - Nếu người dùng được thực hiện 1 trong các thao tác Thêm mới, Cập nhật, Xóa, In lại, Xuất file, Tạo phiếu nhập, Sao chép thì cần phân quyền thêm Xem DS - Lịch sử thao tác có thêm chức năng Đặt hàng nhập Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng tính năng Đặt hàng nhập. Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: để được hỗ trợ và giải đáp. Chúc Quý khách thành công! Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 24/11/2021
|