Đặt câu hỏi hiệu quả
Hỏi đúng sẽ khiến giao tiếp hiệu quả và trao đổi thông tin chính xác. Khi đặt câu hỏi đúng trong một tình huống cụ thể, bạn có thể cải thiện khá tốt về kỹ năng giao tiếp như thu thập thông tin và học được nhiều hơn; xây dựng mối quan hệ vững chắc hơn, quản lý con người hiệu quả hơn, đồng thời giúp đỡ mọi người cùng học hỏi. Sau đây là một số phương pháp khá phổ biến khi đặt câu hỏi, khi nào nên (không nên) sử dụng chúng: 1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng:Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi “Bạn có khát nước không?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”; còn khi hỏi “Bạn sống ở đâu?” thông thường bạn sẽ được trả lời bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn ở. Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao hay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ “Bạn hãy kể với tôi…” hay “Hãy diễn giải…” để đặt câu hỏi mở. Ví dụ: Chuyện gì đã xảy ra trong buổi họp? Tại sao anh ta lại phản ứng theo cách đó? Anh thấy buổi tiệc thế nào? Hãy kể cho tôi nghe chuyện gì đã xảy ra sau đó. Hãy trình bày các tình huống một cách chi tiết hơn. Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp: 1. Phát triển một cuộc trò chuyện mở: Anh đã làm gì trong dịp lễ? 2. Tìm kiếm thêm thông tin: “Chúng ta cần làm gì tiếp theo để đạt được thành công? 3. Tham khảo ý kiến người khác: “Anh nghĩ thế nào về những thay đổi này?” Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:
Câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này khi câu chuyện đang trôi chảy. 2. Câu hỏi “hình nón”:Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng: “Có bao nhiêu người tham gia vào trận ẩu đả?” “Khoảng 10” “Người lớn hay trẻ em?” “Đa số là trẻ em” “Đô tuổi của những đứa trẻ này là bao nhiêu?” “Khoảng 14-15” “Chúng có nét gì đặc biệt không? “Có. Một vài đứa đội mũ bong chày màu đỏ” “Trên nón có logo nào không?” “ Ừm có, tôi nhớ đã thấy 1 chữ N lớn” Bằng cách sử dung kỹ thuật này, nhân viên điều tra đã giúp người làm chứng xây dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. Có thể anh ta sẽ nhận ra người thanh niên đội chiếc mũ như vậy trên một cảnh của CCTV. Nếu điều tra viên chỉ hỏi câu hỏi mở như “Có chi tiết nào anh có thể nói với tôi về những việc anh đã thấy?”, có thể anh ta sẽ không có được thông tin quý giá này.
Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:
3. Câu hỏi thăm dòSử dụng câu hỏi thăm dò là một cách tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ về vấn để họ vừa nói. Có lúc bạn sẽ cần thông tin thêm để làm sáng tỏ vấn đề, “Khi nào anh cần bản báo cáo? Anh có muốn xem bản nháp trước khi tôi gửi cho anh bản cuối cùng không?”, hoặc để kiểm tra xem liệu có minh chứng nào cho điều vừa được đưa ra hay không, “Làm thế nào anh biết đội ngũ bán hàng không thể sử dụng dữ liệu mới?” Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 câu hỏi “Tại sao?” (5 whys) – là một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.
Câu hỏi thăm dò được sử dụng khi:
4. Câu hỏi dẫn dắtCâu hỏi dẫn dắt hướng người khác trả lời theo cách bạn nghĩ bằng một vài phương pháp sau:
Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt/ có xu hướng đóng. Câu hỏi dẫn dắt được sử dụng tốt khi: Bạn muốn được nghe câu trả lời mong muốn nhưng vẫn để người khác có cảm giác rằng họ được quyền chọn. Kết thúc lời chào hàng: “Nếu anh không còn thắc mắc nào nữa, chúng ta quyết định giá chứ?”
5. Câu hỏi tu từ:Câu hỏi tu từ không thật sự không phải là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi : «Mẫu thiết kế của John rất sáng tạo phải không? » Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện (« Đúng rồi. Tôi thích làm việc với một đồng nghiệp sáng tạo như thế ») – hơn là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên rằng « John là một nhà thiết kế rất sáng tạo ». (với câu nói này họ có thể trả lời « Thì sao nào ? »)
Câu hỏi tu từ được sử dụng tốt để: Thu hút người nghe. Sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi Có thể bạn đã sử dụng tất cả những kỹ thuật đặt câu hỏi trên mỗi ngày ở công sở hay ở nhà. Tuy nhiên bằng cách áp dụng có chủ ý kỹ thuật thích hợp, bạn có thể lấy được thông tin, câu trả lời hay kết quả mình mong muốn thậm chí hiệu quả hơn nhiều. 15phut.vn thấy câu hỏi là một phương pháp hiệu quả để: Học: Hỏi câu hỏi mở vả đóng, và dùng câu hỏi khám phá. Xây dựng mối quan hệ:Người ta thường trả lời khẳng định khi bạn hỏi về điều mà họ làm hoặc khi bạn hỏi ý kiến họ. Nếu bạn làm điều này với thái độ quả quyết “Hãy nói với tôi điều anh thích nhất khi làm việc ở đây”, bạn sẽ xây dựng và duy trì được một cuộc trò chuyện cởi mở. Quản lý và đào tạo: Trong trường hợp này nên sử dụng câu hỏi tu từ và câu hỏi có định hướng để giúp mọi người suy nghĩ và đồng ý với hành động hoặc khóa học do bạn gợi ý: “Sẽ rất tuyệt nếu đạt thêm vài giấy chứng nhận chất lượng nữa phải không?” Tránh hiểu nhầm: Sử dụng câu hỏi thăm dò để tìm kiếm thông tin chính xác, đặc biệt khi kết quả được đặt lên hàng đầu. Để chắc chắn tránh được việc nhảy ngay đến phần kết luật, hãy sử dụng phương pháp Thang kết luận (The ladder of Inference). “Tản nhiệt” tình huống gay gắt: Bạn có thể làm dịu cơn giận của khách hàng hoặc đồng nghiệp bằng cách sử dụng câu hỏi hình nón để giúp họ đi vào chi tiết vấn đề khiến họ bất bình. Phương pháp này không những tách họ khỏi cảm xúc mà còn giúp bạn tìm ra được vài ưu điểm nho nhỏ đủ cho khách hàng thấy họ đang “thắng” và không còn cáu gắt nữa. Thuyết phục người khác: Không ai thích bị lên lớp, tuy nhiên hỏi một chuỗi câu hỏi mở sẽ giúp họ chấp nhận các lý do đằng sau quan điểm của bạn. “Anh nghĩ thế nào về việc tập trung đội ngũ bán hàng lại trong nửa ngày để nâng cấp laptop của họ?”
15 phút sưu tầm và biên tập Comments |