Văn phòng đại diện Công ty đề nghị cơ quan chức năng giải đáp, các chi phí của Văn phòng đại diện có bắt buộc phải có hóa đơn không? Quy định về kiểm tra, thanh tra thuế đối với Văn phòng như thế nào? Trường hợp cơ quan thuế kiểm tra, Văn phòng trình bản sao các loại hóa đơn có được không?
Trong quá trình hoạt động phát sinh các dịch vụ không lấy hóa đơn, Văn phòng tự in mẫu phiếu chi, có dấu và chữ ký của đơn vị cung cấp dịch vụ thì có hợp lệ không? Các hóa đơn, chứng từ của Văn phòng đại diện phải tuân theo quy định nào?
Về vấn đề này, Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh có ý kiến như sau:
Điều 18 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
"Điều 18. Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn
1. Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn...".
Căn cứ hướng dẫn nêu trên, mọi tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa, dịch vụ có quyền và nghĩa vụ yêu cầu người bán cấp hóa đơn khi nhận hàng hóa, dịch vụ. Qua đó, người bán và người mua có căn cứ thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định.
Hóa đơn nhận của người bán và lưu trữ tại đơn vị phải là liên 2, bản gốc; xuất trình khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Hóa đơn, chứng từ xác định chi phí khi xác định nghĩa vụ về thuế của Văn phòng đại diện, người làm việc tại Văn phòng đại diện tuân thủ theo quy định của pháp luật về thuế tại Việt Nam.
Các loại hàng hóa khi mua bán được lập bảng kê
Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập bảng kê (trường hợp người bán không có hóa đơn).
Căn cứ Khoản 2.4, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính, quy định những loại hàng hóa, dịch vụ sau đây khi mua bán được phép lập bảng kê:
- Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.
Kiểm tra thuế định kỳ hoặc đột xuất
Việc kiểm tra thuế, thanh tra thuế thực hiện theo quy định tại Chương X Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006. Theo đó, việc kiểm tra của cơ quan thuế đối với người nộp thuế được tiến hành theo kế hoạch hàng năm được cơ quan thuế cấp trên phê duyệt, trừ trường hợp kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan thuế.
Trường hợp nếu có điều gì còn vướng mắc, đề nghị Văn phòng liên hệ trực tiếp với Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh để được hướng dẫn và giải đáp.
Thông thường, khi thành lập văn phòng đại diện sẽ có một số loại thuế mà doanh nghiệp, trong đó có một số loại thuế đáng được chú ý, bao gồm:
Thuế môn bài.
Thuế giá trị gia tăng.
Thuế thu nhập cá nhân.
Theo đó, văn phòng đại diện có phải nộp thuế không, trong trường hợp nào văn phòng đại diện được miễn thuế, Bài viết sau đây sẽ giúp người đọc hiểu hơn về văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
Thuế môn bài là loại thuế kinh doanh của tổ chức và cá nhân kinh doanh thường xuyên hoặc buôn từng chuyến hàng đều phải nộp theo Pháp lệnh Thuế Công thương nghiệp 1983 (đã hết hiệu lực).
Tuy nhiên đến năm 2015 khi Luật Phí và lệ phí 2015 ra đời và có hiệu lực thì đã bãi bỏ đi thuật ngữ về thuế môn bài và thay vào đó là thuật ngữ lệ phí môn bài.
Do đó, thuật ngữ “thuế môn bài” không còn được sử dụng rộng rãi. Mà thay vào đó thuật ngữ “lệ phí môn bài” được dùng thay thế.
Đầu tiên, theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 có định nghĩa về văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Đồng thời, tại Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về người nộp lệ phí môn bài cụ thể như sau:
Người nộp lệ phí môn bài
Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:
1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
2. Tổ chức được thành lập theo Luật hợp tác xã.
3. Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
4. Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
5. Tổ chức khác hoạt động sản xuất, kinh doanh.
6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).
7. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Từ những quy định trên, văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài hay không thì được căn cứ vào 02 trường hợp như sau:
- Nếu văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài.
- Nếu văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.
Những loại thuế nào mà văn phòng đại diện phải nộp? (Hình từ Internet)
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế giá trị gia tăng không?
Đầu tiên, tại Điều 3 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 có quy định về hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng ở Việt Nam là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, trừ các đối tượng quy định tại Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008.
Đồng thời, tại Điều 4 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 quy định về người nộp thuế cụ thể như sau:
Người nộp thuế
Người nộp thuế giá trị gia tăng là tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi là cơ sở kinh doanh) và tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi là người nhập khẩu).
Mặc khác, về cơ bản văn phòng đại diện vẫn phụ thuộc vào trụ sở chính của doanh nghiệp và được đại diện theo dạng ủy quyền nen sẽ không có tư cách pháp nhân vì không tham gia trực tiếp các quan hệ pháp luật với một tư cách độc lập.
Ngoài ra, văn phòng đại diện cũng không có chức năng kinh doanh, không phát sinh doanh thu nên không cần thực hiện thủ tục kê khai thuế mà công ty sẽ thực hiện kê khai tập trung tại trụ sở chính. Do đó mà không phải nộp thuế giá trị gia tăng.
Đối với các chi phí đầu vào liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện thì công ty được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.
Văn phòng đại diện có phải khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN cho người lao động không?
Căn cứ theo Điều 19 Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định về khai thuế, tính thuế, phân bổ thuế thu nhập cá nhân như sau:
Khai thuế, tính thuế, phân bổ thuế thu nhập cá nhân
...
3. Khai thuế, nộp thuế:
a) Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công:
a.1) Người nộp thuế chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác với nơi có trụ sở chính, thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công theo quy định và nộp hồ sơ khai thuế theo mẫu số 05/KK-TNCN, phụ lục bảng xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho các địa phương được hưởng nguồn thu theo mẫu số 05-1/PBT-KK-TNCN ban hành kèm theo phụ lục II Thông tư này cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp; nộp số thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công vào ngân sách nhà nước cho từng tỉnh nơi người lao động làm việc theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư này. Số thuế thu nhập cá nhân xác định cho từng tỉnh theo tháng hoặc quý tương ứng với kỳ khai thuế thu nhập cá nhân và không xác định lại khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
a.2) Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế bao gồm: cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài; cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam nhưng được trả từ nước ngoài; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng chưa khấu trừ thuế; cá nhân nhận cổ phiếu thưởng từ đơn vị chi trả.
...
Có thể hiểu rằng văn phòng đại diện sẽ không được đương nhiên có quyền ký kết hợp đồng mà thay vào đó quyền này sẽ được phát sinh có người đại diện của công ty ủy quyền lại cho người đứng đầu văn phòng đại diện theo Điều 85 Bộ luật Dân sự 2015.
Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện không được ủy quyền ký hợp đồng lao động thì sẽ không phát sinh tiền lương cho người lao động. Do đó, văn phòng đại diện sẽ không phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân.
Mặt khác, nếu doanh nghiệp là người ký hợp đồng lao động và chi trả toàn bộ tiền lương, tiền công của người lao độgn làm việc tại văn phòng đại diện thì doanh nghiệp phải có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân chứ không phải văn phòng đại diện.
Do đó, văn phòng đại diện không ký kết hợp đồng lao động và không chi trả lương cho người lao động thì sẽ không phải khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN cho người lao động.