Nhân viên văn phòng trong tiếng Anh là gì

Nhân viên văn phòng là một nghề nghiệp không còn xa lạ đối với mỗi chúng ta. Nhiều người thắc mắc nhân viên văn phòng Tiếng Anh là gì. Để giải đáp thắc mắc đó mời quý bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây.

Nhân viên văn phòng Tiếng Anh là gì?

Nhân viên văn phòng Tiếng Anh là Office staff trong đó Office là danh từ được dùng để chỉ phòng, tòa nhà dùng làm nơi kinh doanh (đặc biệt là cho công việc văn phòng hoặc hành chính), cơ quan, văn phòng và Staff là danh từ được thường được sử dụng để chỉ nhóm những người làm việc trong một doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước người có thẩm quyền, hay nói cách khác là nhân viên.

Như vậy, ta đã hiểu được nhân viên văn phòng Tiếng Anh là gì, để có cái nhìn khái quát hơn về nhân viên văn phòng, mời quý bạn đọc theo dõi phần tiếp theo của bài viết.

Vị trí công việc của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng chủ yếu đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến thủ tục hành chính như công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, công tác văn thư lưu trữ,… Các vị trí công việc của nhân viên văn phòng vô cùng đa dạng, dưới đây là một số vị trí điển hình:

– Lễ tân văn phòng:

Đây là vị trí làm việc phổ biến trong các nhà hàng, khách sạn, doanh nghiệp,,… Nhiệm vụ chính của lễ tân là tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại khách hàng, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách hàng đến các bộ phận chức năng. Bên cạnh đó, lễ tân còn được giao các nhiệm vụ hỗ trợ các cuộc hợp, tổ chức thực hiện hội thảo,…

– Nhân viên văn thư, lưu trữ:

Hầu hết các công việc của một cơ quan, doanh nghiệp đều được thực hiện thông qua các văn bản hành chính. Chính vì vậy, tại các cơ quan, doanh nghiệp đều có bộ phận văn thư, lưu trữ. Nhân viên văn thư, lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

+ Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Ngoài ra, nhân viên văn thư – lưu trữ còn có thể được giao thực hiện một số nhiệm vụ khác như sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, thực hiện in ấn, photo,…..

– Nhân viên quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

Nhân viên quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị thực hiện các nhiệm vụ sau: Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết; Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên; Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty

– Nhân viên hỗ trợ dự án

Nhân viên hỗ trợ dự án có các nhiệm vụ điển hình như:

+ Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý

+ Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo

+ Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty

– Thư ký

Trong các công ty, thư ký thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Tổng Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.

+ Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.

+ Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Ban Tổng Giám đốc.

+ Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.

+ Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

+ Thực hiện các công việc của Ban Tổng giám đốc.

Ngoài ra, tên gọi nhân viên văn phòng cũng được sử dụng cho nhiều vị trí công việc khác như kế toán, thư ký, IT, coder, developer, nhân viên kỹ thuật, sale, nhân viên chăm sóc khách hàng,….

Bên cạnh việc tìm hiểu Nhân viên văn phòng Tiếng Anh là gì, quý bạn đọc đã có được được những thông tin hưu ích về vị trí công việc của nhân viên văn phòng.

Kỹ năng cần thiết của nhân viên văn phòng

Để đảm nhiệm các công việc văn phòng, các công ty yêu cầu nhân viên cần có các kỹ năng cần thiết. Các kỹ năng không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt công việc mà còn thúc đẩy tiến độ thực hiện công việc.

– Thành thạo tin học văn phòng.

Đây là một kỹ năng quan trọng hàng đầu của một nhân viên văn phòng. Các kỹ năng tin học văn phòng cần có đó là word, excell, powerpoint,… Trong thời kỳ hội nhập, tất cả các công việc văn phòng đều đòi hỏi sử dụng thành thạo máy tính và các chương trình cơ bản.

– Kỹ năng giao tiếp tốt

Việc giao tiếp không chỉ phục vụ cho công việc mà còn phục vụ cho việc hình thành các mối quan hệ trong công ty. Giao tiếp tốt tức là bạn có khả năng truyền đạt thông tin tốt, biết cách lắng nghe, có khả năng trao đổi và đàm phán.

– Kỹ năng giải quyết tình huống

Đây là kỹ năng quan trọng để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Trong quá trình làm việc, mỗi vị trí sẽ gặp phải những tình huống cần giải quyết đòi hỏi cần nhanh nhẹn, linh hoạt để giải quyết có hiệu quả tốt nhất.

Ngoài ra, các kỹ năng sử dụng tiếng Anh, cẩn thận, tỉ mỉ, linh hoạt, nhạy bén cũng là các kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với một số yêu cầu công việc nhất định. Khi có đầy đủ các kỹ năng này sẽ giúp cho bạn tạo ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng.

Qua bài viết Nhân viên văn phòng Tiếng Anh là gì, ta hiểu được tên gọi Tiếng Anh của nhân viên văn phòng, một số vị trí công việc, từ đó rút ra các kỹ năng cần có. Do đó, để có thể đảm nhiệm được các vị trí nhân viên văn phòng cần chuẩn bị đầy đủ các kỹ năng.