Khái niệm kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills) chỉ một tập hợp các năng lực có liên quan lẫn nhau – cho phép cá nhân làm việc hiệu quả trong một đội nhóm có tổ chức. Trong môi trường kinh doanh, mọi thành viên luôn cần phải hợp tác và kết hợp các kỹ năng cá nhân của mình để hoàn thành mục tiêu chung. Show
Theo khảo sát của National Association of Colleges and Employers, vai trò của kỹ năng làm việc nhóm đang ngày càng được đánh giá cao tại nơi làm việc. Những tiến bộ công nghệ gần đây đã cho phép các doanh nghiệp kết nối và hợp tác chặt chẽ hơn bao giờ hết – ngay cả khi bị ngăn cách về khoảng cách địa lý. Trong bối cảnh này, mỗi nhân viên được yêu cầu phải thể hiện kỹ năng làm việc theo nhóm mạnh mẽ, cả trong tương tác trực tiếp và trực tuyến (virtual).  Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhómTại sao phải có kỹ năng làm việc nhóm? Dù ở bất kỳ cấp độ nào, bạn sẽ luôn được yêu cầu phải làm việc chung với người khác – từ đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng, đối tác, v.v… Khả năng hợp tác hiệu quả, có trách nhiệm sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu nghề nghiệp, phát triển hồ sơ và đóng góp tích cực cho tổ chức. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để bạn xây dựng mạng lưới quan hệ, mở ra nhiều cơ hội mới hơn. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là điểm đặc thù phân biệt các doanh nghiệp thành công so với các công ty khác. Nghiên cứu cho thấy hơn 70% các tổ chức tập trung xây dựng và hỗ trợ đội nhóm đều ghi nhận cải thiện đáng kể trong các lĩnh vực quan trọng như:
Kỹ năng làm việc nhóm trong bối cảnh Covid-19Đại dịch Covid-19 đã và đang đặt ra hàng loạt thách thức cho cấp lãnh đạo quản lý. Trong bối cảnh bất ổn hiện nay, hơn bao giờ hết, doanh nghiệp ý thức rõ vai trò của quản lý nguồn nhân lực và tăng cường trải nghiệm người lao động (Employee experience – EX). Một cách cấp quản lý có thể ảnh hưởng tích cực đến trải nghiệm người lao động (EX) là đảm bảo rằng nhân viên được trao quyền để hợp tác làm việc cùng nhau. Tổng hợp các kỹ năng làm việc nhóm cần thiếtCác kỹ năng làm việc nhóm cần thiết bao gồm kỹ năng giao tiếp – quản lý thời gian – giải quyết xung đột – ra quyết định – giải quyết vấn đề – tôn trọng sự đa dạng – tư duy phản biện – lập kế hoạch – đồng cảm và tạo dựng niềm tin. 1. Kỹ năng giao tiếpGiao tiếp là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Mấu chốt của giao tiếp là trao đổi cởi mở và trung thực với các thành viên trong nhóm về kỳ vọng, thời hạn và trách nhiệm của từng người. Mối quan hệ cởi mở thúc đẩy sự tin tưởng và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực – trong đó, mọi cá nhân đều sẵn sàng nói lên suy nghĩ của mình. Tuy có thể xảy ra bất đồng, sự thẳng thắn và tôn trọng với các thành viên khác sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng. 2. Giải quyết xung độtMâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi khi làm việc theo nhóm. Điều quan trọng là bạn thành thục xử lý vấn đề ngay từ khi mới phát sinh. Tuyệt đối không để căng thẳng “leo thang” – đó là lý do tại sao các thành viên với kỹ năng làm việc nhóm xuất chúng cũng đồng thời là những chuyên gia hòa giải. Chính họ hỗ trợ xây dựng mối quan hệ với những người khác, tạo thành một đội nhóm gắn kết. 3. Quản lý thời gianQuản lý thời gian và trách nhiệm giải trình là yếu tố cốt lõi đối với thành công của đội nhóm. Ở vai trò quản lý dự án, bạn cần phải có kỹ năng tổ chức tốt, đặt ra các mục tiêu có thể quản lý được cho nhóm, cũng như hỗ trợ các thành viên khá hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. 4. Ra quyết địnhViệc ra quyết định nghe có vẻ đơn giản – nhưng đó là khi tất cả mọi người đều đồng thuận về quá trình hành động. Thực tế, trong mọi đội nhóm, sẽ luôn có sự khác biệt về ý kiến, mục tiêu và phương pháp làm việc. Những cá nhân với kỹ năng làm việc nhóm tốt là người nhìn ra bức tranh toàn cảnh, sẵn sàng “gạt bỏ: cái tôi sang một bên và hướng tới mục tiêu chung.
5. Giải quyết vấn đềKhả năng xem xét vấn đề từ nhiều góc độ, quản lý dựa trên cơ sở kỹ năng của từng thành viên là tiền đề quan trọng thúc đẩy hiệu suất và thành công của đội nhóm. Kỹ năng giải quyết vấn đề và làm việc nhóm đòi hỏi bạn phải suy nghĩ “vượt ra” khỏi lối mòn (think out of the box) khi có thách thức hoặc vấn đề nảy sinh. Thay vì bị phân tâm bởi kết quả tiêu cực, họ bình tĩnh giúp đội nhóm tìm ra giải pháp. Cách tiếp cận này giúp phát hiện ra những rào cản/bất cập đang cản trở thành công của nhóm, nhờ đó cải thiện quy trình làm việc chung. Đọc thêm: Quy trình 5S – Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp 6. Tôn trọng sự đa dạngLàm việc theo nhóm yêu cầu bạn phải có tư duy cởi mở – với ý thức rằng các thành viên trong nhóm có thể nhìn sự việc từ góc độ khác. Việc thực hành kỹ năng lắng nghe trong làm việc nhóm sẽ giúp bạn nhận ra nhiều khía cạnh của vấn đề mà bản thân chưa từng xem xét trước đây. Đây là cơ sở để bạn trở thành một đồng nghiệp và nhà lãnh đạo tốt hơn, dự đoán trước nhu cầu và thách thức trong tương lai, cũng như phản ứng hiệu quả khi những điều đó xảy ra. Đọc thêm: Kỹ năng lãnh đạo quản lý – 6 phẩm chất cơ bản 7. Tư duy phản biệnTư duy phản biện (critical thinking) cho phép cấp quản lý đưa ra quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn. Chúng ta thường rất hăng hái làm theo quyết định của đội nhóm hoặc điều mà một thành viên trong nhóm tin là hướng hành động tốt nhất. Thế nhưng đôi khi, một cách tiếp cận khác hoặc một ý tưởng mới có thể sẽ giúp đạt được kết quả tốt hơn. Bằng cách suy nghĩ chín chắn và xem xét tất cả các mặt của vấn đề, suy ngẫm về những kinh nghiệm trong quá khứ, đồng thời lắng nghe ý kiến của các thành viên khác trong nhóm – bạn sẽ có thể khám phá các bước đi “đột phá”, đưa đội nhóm phát triển theo hướng mới hơn. 8. Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạchNếu bạn không biết cần phải làm gì và vào thời điểm nào, sẽ rất khó để hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn. Để giải quyết vấn đề hiệu quả, bạn phải có khả năng đưa ra một kế hoạch tổng thể – trong đó, mọi thành viên trong nhóm đều hiểu, tuân theo và biết rõ kết quả mong đợi. Một khi thống nhất về kế hoạch, bạn sẽ có thể sắp xếp nhiệm vụ, thiết lập thời hạn và điều phối hành động của từng thành viên chi tiết. 9. Thuyết phục và tạo ảnh hưởngMột trong những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng là thuyết phục và tạo ảnh hưởng. Khi đội nhóm đi đến một quyết định chung, một số thành viên có thể cần được thuyết phục về giá trị của quyết định này. Năng lực ảnh hưởng không phải là một đặc điểm tính cách. Đây là một kỹ năng có thể học tập được. Trong bối cảnh làm việc theo nhóm, trưởng nhóm đóng vai trò truyền cảm hứng cho mọi thành viên cùng đóng góp để đạt được mục tiêu chung. Để làm được điều này, bạn nên dành thời gian trau dồi kỹ năng thuyết trình của mình. 10. Khả năng tạo dựng niềm tinKhi làm việc theo nhóm, bạn phụ thuộc vào các thành viên khác, cũng như họ phụ thuộc vào bạn. Do đó, hãy thể hiện bản thân là người đáng tin cậy – bằng cách hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, vượt qua mọi trở ngại trên đường đi. Sự minh bạch là yêu cầu tối quan trọng – các bên liên quan cần phải hiểu rõ các chuẩn mực nhóm, công việc mà họ chịu trách nhiệm, cũng như nỗ lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn dự kiến. 11. Đồng cảmSự đồng cảm với đồng đội có thể cho phép bạn hiểu rõ hơn về động cơ hành động và cảm xúc của họ. Hãy dành thời gian lắng nghe và tìm hiểu cách người khác nghĩ và làm việc – điều này sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn. Trong làm việc nhóm, điều quan trọng là bạn phải luôn nhận thức được tình trạng của nhóm. Ví dụ, nếu một cá nhân nói quá nhiều hoặc không cho phép người khác chia sẻ ý kiến, vai trò của trưởng nhóm là “khôi phục” sự cân bằng, để mỗi người đều có cơ hội đóng góp. Ngoài ra, nếu một thành viên có xu hướng ngại chia sẻ ý kiến, bạn hãy tạo không gian để tất cả đều thoải mái đóng góp các kỹ năng và hiểu biết riêng của họ. Bạn muốn đánh giá năng lực bản thân? Xem ngay bộ câu hỏi trắc nghiệm về kỹ năng làm việc nhóm tại đây. Kỹ năng xây dựng đội nhómNgay cả khi sở hữu kỹ năng làm việc nhóm tốt, sẽ chẳng ích gì nếu như đội nhóm của bạn không được xây dựng hiệu quả. Nghiên cứu cho thấy rằng các nhóm thành công nhất luôn bao gồm những cá nhân thể hiện đa dạng hành vi khác nhau. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hiện đại lựa chọn xây dựng đội nhóm dựa trên mô hình Vai trò Nhóm Belbin. Theo phân loại của Belbin, có 9 loại vai trò trong đội nhóm:
Bạn có thể nghĩ rằng những kiến thức trên đây chỉ hữu ích cho cấp quản lý. Tuy nhiên, việc ý thức rõ vai trò của mình và mong đợi của đội nhóm dành cho bản thân sẽ giúp bạn nâng cao đáng kể kỹ năng làm việc nhóm. Chưa kể, nếu cảm thấy mình đang đảm nhiệm không đúng vai trò, bạn có thể thảo luận với trưởng nhóm để điều chỉnh lại vì lợi ích chung. Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhómMột số người bẩm sinh đã có thể phối hợp tốt theo đội nhóm. Những người khác cần thời gian để rèn luyện kỹ năng này. Dù bạn thuộc nhóm nào, điều đó hoàn toàn không quan trọng. Sau đây là một số gợi ý hữu ích giúp bạn phát triển kỹ năng làm việc nhóm cho bản thân. 1. Đặt ra sứ mệnh và mục tiêu chung cho nhómĐể nhóm hoạt động hiệu quả, mọi thành viên cần ý thức tham gia vào sứ mệnh chung, sẵn sàng đặt công việc nhóm lên trên các mục tiêu cá nhân. Theo Carlos Valdes-Dapena, cấp quản lý có thể thu hút mọi người tham gia vào việc chung bằng cách đặt câu hỏi như sau: “Tại sao việc chúng ta làm việc cùng nhau, như một đội, sẽ mang lại giá trị hơn hẳn so với tổng hợp nỗ lực cá nhân của các bạn?”. Trách nhiệm của cấp lãnh đạo là vạch ra hướng đi rõ ràng và đủ “hấp dẫn”. Nếu không, cơ hội thành công của đội nhóm sẽ giảm đáng kể. Việc đặt chỉ tiêu cho từng cá nhân cũng quan trọng không kém. Tuy nhiên, để tối đa hiệu quả làm việc nhóm, mọi người cần cam kết tuân thủ theo một hệ thống điều lệ đội nhóm (team charter) và hướng đến mục tiêu chung. Cũng như các ban nhạc thành công nhất trong lịch sử, khi cái tôi của ai đó lớn hơn mục đích chung, đội nhóm sẽ bắt đầu tan rã. Đọc thêm: Team coaching – Vì sao cần huấn luyện đội nhóm? 2. Khuyến khích giao tiếp cởi mởPhần lớn xung đột đều bắt nguồn từ sai lầm trong giao tiếp. Hãy đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm được thoải mái nói lên suy nghĩ của họ. Tốt hơn hết là bạn hãy thảo luận về các ý kiến khác biệt – hơn là để một số người “ôm mối hận” và phá hoại công việc của cả nhóm. Sự tin tưởng là yếu tố quan trọng đối với thành công đội nhóm. Nếu không có niềm tin, nhóm của bạn sẽ không thể giao tiếp hiệu quả và cùng nhau giải quyết vấn đề. Niềm tin bắt đầu “nảy nở” khi bạn khuyến khích mọi người tự do phát biểu mà không sợ phản ứng gay gắt hoặc tức giận. Bạn cũng sẽ thấy những thông tin chi tiết và năng lực sáng tạo bắt đầu “tuôn trào” khi từng thành viên sẵn sàng lên tiếng hơn. Đọc thêm: 7 nguyên tắc huấn luyện – Biến không thể thành có thể 3. Xác định vai trò và trách nhiệmNếu mọi người đều nắm vai trò và trách nhiệm của mình là gì, họ sẽ biết chính xác những gì cần làm để hoàn thành nhiệm vụ đề ra. Mỗi thành viên trong nhóm cần phải rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ – cũng như hiểu và tự tin về những điểm mạnh cụ thể mà họ mang lại cho nhóm. Quy mô và cấu trúc nhóm đóng vai trò rất quan trọng. Ở cương vị quản lý, bạn cần phải quyết định một cách thực dụng. Sẽ không tốt nếu chỉ dựa vào một vài thành viên tài năng chính và một chút may mắn. Nếu nhóm quá nhỏ, bạn sẽ không có được sự kết hợp kỹ năng, phong cách tư duy và hành vi cần thiết. Ngược lại, nếu nhóm quá lớn, mọi người có thể trở nên lười biếng và dễ suy nghĩ theo ý kiến chung hơn. Tất nhiên, bạn cần yếu tố linh hoạt sau khi thành lập nhóm để có thể phản hồi nhanh chóng nếu cấu trúc nhóm không hiệu quả – nhưng nếu có thể, hãy cố gắng thiết lập một số ranh giới nhất định. Ví dụ: Bạn có thể đặt ra giới hạn về số lượng thành viên trong nhóm. Nếu một thành viên mới tham gia, người khác sẽ phải rời đi để ngăn ngừa tình trạng làm việc nhóm kém hiệu quả. Sự đa dạng cũng rất quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo đội nhóm bao gồm các thành viên thuộc nhiều lứa tuổi, nền tảng kinh tế xã hội, gốc gác và giới tính. Nghiên cứu kỹ năng làm việc nhóm của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (American Psychological Association) cho thấy các đội nhóm đa dạng thường được đặc trưng ở năng lực đổi mới và sáng tạo lớn hơn hẳn các nhóm khác. 4. Vạch ra mục tiêuNếu các thành viên trong nhóm ý thức mục tiêu chung và cá nhân, họ sẽ dễ dàng nhìn ra bức tranh tổng thể – cũng như ảnh hưởng cá nhân của họ đối với toàn bộ dự án. Là cấp lãnh đạo, bạn có thể dựa trên cả quan sát của riêng bạn và phản hồi từ những người xung quanh để hình thành các mục tiêu khả thi, phù hợp và có giới hạn thời gian. Khung mục tiêu SMART là một công cụ rất hay mà bạn có thể ứng dụng để đặt mục tiêu, cải thiện kỹ năng làm việc nhóm. 5. Ghi nhận và khen thưởng tinh thần đồng độiSự ghi nhận là “chất xúc tác” đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ. Cảm giác được công nhận sẽ thúc đẩy tinh thần của đội nhóm, khuyến khích mọi người làm việc chăm chỉ hơn. Điều quan trọng là các thành viên phải ý thức được khi nào họ đang làm việc có kết quả. Bạn có thể ghi nhận hiệu suất tốt của họ bằng phần thưởng bên ngoài – như tiền thưởng – hoặc nội tại – như lời khen ngợi từ ban lãnh đạo cấp cao. Nếu bạn nói rõ phần thưởng là dành cho cả nhóm, điều này cũng sẽ góp phần củng cố ý thức gắn kết của cả đội. Ngoài ra, một lưu ý khác nữa là bạn phải sẵn sàng chịu trách nhiệm về những sai lầm cũng như thành công của nhóm. Hãy nhớ rằng, nếu nhân viên thấy bạn đổ lỗi cho người khác, họ cũng sẽ hành động giống như vậy. Đọc thêm: Cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên – 5 lời khuyên hữu ích cho cấp quản lý 6. Xử lý xung đột từ trong “trứng nước”Phát hiện xung đột và xử lý từ sớm là điều mà bất kỳ trưởng nhóm nào cũng cần lưu tâm. Tất cả mọi đội nhóm đều trải qua xung đột theo thời gian. Chìa khóa thành công là cách mâu thuẫn được quản lý và giải quyết. Bạn có thể nêu gương cho các thành viên bằng cách giải quyết xung đột một cách kịp thời và thấu cảm ngay khi vừa mới nảy sinh. Đây cũng là cơ hội quý giá để bạn “ôn lại” các mục tiêu chung của nhóm, làm tiền đề lấy lại sự tập trung và phục hồi sau xung đột. 7. Giao tiếp hiệu quảLàm thế nào để theo dõi tiến độ, thảo luận về những trở ngại và lập kế hoạch trước? Câu trả lời rất đơn giản: Bạn hãy thường xuyên tổ chức họp nhóm với một chương trình rõ ràng. Với xu hướng làm việc từ xa (remote working) hiện nay, giao tiếp trở thành một kỹ năng làm việc nhóm quan trọng hơn bao giờ hết. 8. Cân bằng khối lượng công việcỞ cương vị lãnh đạo, bạn cần đảm bảo không có thành viên nào trong nhóm phải gánh trách nhiệm nặng hơn nhiều so với các thành viên khác. Cảm giác bị lợi dụng và “bóc lột” là điều mà bạn chắc chắn không muốn nhân viên của mình cảm thấy. 9. Tránh quản lý vi môMột đội nhóm được tổ chức tốt sẽ đủ khả năng tự quản lý hiệu quả. Sai lầm của nhiều trưởng nhóm – cũng như một số thành viên tài năng – là mong muốn kiểm soát mọi khía cạnh của công việc. Điều này không chỉ gây phản tác dụng, mà còn tác động xấu đến tinh thần và sự gắn kết đội nhóm. 10. Cung cấp thông tin phản hồiCung cấp và lắng nghe phản hồi tốt là yêu cầu cần thiết trong bất kỳ tình huống làm việc nhóm nào. Bạn cần phải đưa ra phản hồi rõ ràng và hiệu quả với người khác – nhằm mục tiêu giữ cho quy trình nhóm hoạt động hiệu quả. Điều này cũng góp phần đảm bảo rằng bạn không rơi vào tình trạng “bức xúc” với cách mà thành viên trong nhóm đang hành động. Xác định những điểm yếu cá nhân không phải là điều dễ dàng. Nếu có thể, bạn hãy tìm kiếm một người bạn, đồng nghiệp hoặc người cố vấn đáng tin cậy để lắng nghe phản hồi trung thực của họ về điểm mạnh – điểm yếu trong kỹ năng làm việc nhóm của bạn. Video về kỹ năng làm việc nhóm |
