Căn cứ khoản 10, 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ như sau:
- Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Hệ quả hủy hóa đơn, chứng từ:
Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.
2. Khi nào phải tiêu hủy hóa đơn?
Tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế như sau:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì:
Đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật..
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục hủy hóa đơn như sau:
Bước 1: Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì:
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 2: Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
4. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn
Tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
- Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết:
Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
- Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế
+ Cơ quan Thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
+ Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp người dùng giảm thiểu được rất nhiều những sai sót, tuy nhiên, không phải vì thế mà không có các trường hợp ngoại lệ. Để nắm rõ cách hủy hóa đơn điện tử, hãy theo dõi bài viết dưới đây của VIN-HOADON nhé!
Hai trường hợp hủy hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay là hủy hóa đơn điện tử còn tồn và hóa đơn điện tử đã phát hành. Vậy nguyên nhân từ đâu mà doanh nghiệp lại tiến hành thực hiện nghiệp vụ trên. Bài viết dưới đây của VIN-HOADON sẽ giải đáp những thắc mắc đó cho bạn.
Tại sao phải hủy hóa đơn điện tử?
Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử được định nghĩa là một nghiệp vụ làm mất đi giá trị sử dụng của hóa đơn đó.
Các doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt giữa khái niệm hủy hóa đơn điện tử với tiêu hủy hóa đơn điện tử. Căn cứ vào Khoản 11, Điều 3 của Thông tư này, tiêu hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, đồng thời, người dùng sẽ không thể tham chiếu được các thông tin đã có trên hóa đơn điện tử bị tiêu hủy.
Các trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ vào các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 02 trường hợp doanh nghiệp cần tiến hành hủy hóa đơn điện tự như sau:
Trường hợp 1:
Sau khi thực hiện gửi Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, kể từ thời điểm nhận được sự chấp nhận đến từ cơ quan thuế, đơn vị phải dừng lại việc sử dụng các hóa đơn điện tử theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn. Song song với đó, các doanh nghiệp cũng phải tiến hành hủy hóa đơn theo quy định.
Trường hợp 2:
Người nộp thuế đã xuất hóa đơn điện tử nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn đang tồn tại các sai sót. Với các hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, nếu hóa đơn đó vẫn chưa gửi cho người mua, đơn vị tiến hành hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử, đồng thời, gửi thông báo đến cho Cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó, người nộp thuế tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho Cơ quan Thuế để nhận mã hơn đơn thay thế của người bán gửi cho người mua.
Mặt khác, nếu hóa đơn điện tử đó đã được gửi lên cho Cơ quan Thuế, các doanh nghiệp tiến hành gửi thông báo để cơ quan Thuế thực hiện yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đó.
Trình tự thực hiện hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng
Để thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng, người nộp thuế phải tiến hành gửi thư điện tử cho Cơ quan Thuế. Hồ sơ hủy hóa đơn điện tử còn tồn bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu TB03/AC)
- Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC)
Lưu ý:
- Sau khi được Cơ quan Thuế chấp nhận yêu cầu, hồ sơ hủy hóa đơn sẽ được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn.
- Tuy nhiên, đối với thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, một bản lưu tại đơn vị, bản còn lại sẽ được lưu tại Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trong thời gian chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Trình tự thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành có mã của cơ quan thuế trên phần mềm VIN-HOADON
Đối với hóa đơn điện tử đã phát hành, người nộp thuế sẽ tiến hành các trình tự hủy ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử. Vậy làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm VIN-HOADON? Phần dưới đây sẽ giúp bạn trả lời được câu hỏi trên.
Trước khi thực hiện các bước hủy hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần tiến hành đăng nhập tài khoản vào VIN-HOADON tại đây.
Bước 1: Tại giao diện màn hình làm việc, người dùng tiến hành click chuột vào biểu tượng dấu ba chấm tương ứng với hóa đơn điện tử cần hủy bỏ và click chọn Hủy bỏ hóa đơn.
Bước 2: Hộp thoại xác nhận xuất hiện, tại đây, người dùng có thể lựa chọn việc gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS lên cho Cơ quan Thuế trước, sau đó, thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống VIN-HOADON hoặc ngược lại.
Hình dưới đây là trường hợp hủy hóa đơn trên hệ thống VIN-HOADON trước, sau đó, tiến hành gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS cho Cơ quan Thuế
Bước 3: Người dùng tiến hành điền đầy đủ các thông tin ở phần biên bản hủy hóa đơn điện tử. Sau khi hoàn thành các thông tin trên, click chọn Tạo mới để tạo lập biên bản hủy, màn hình xuất hiện biên bản hủy hóa đơn với các thông tin đã nhập liệu.
Bước 4: Người dùng tiến hành điền lý do hủy hóa đơn điện tử và click chọn Ký để xác nhận biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn đó.
Bước 5: Hộp thoại Hủy bỏ hóa đơn xuất hiện, click chọn Ký để xác nhận hủy hóa đơn.
Bước 6: Người dùng click chọn mục Xử lý hóa đơn ở phía trên cùng màn hình, nhấn chọn Quản lý hóa đơn sai sót để thực hiện việc gửi Thông báo Mẫu số 04/SS cho Cơ quan Thuế. Màn hình làm việc lúc này sẽ hiển thị Danh sách thông báo hóa đơn sai sót cần gửi đi.
Bước 7: Người dùng tiến hành ham chiếu ở hàng chứa thông tin hóa đơn cần hủy, nhấn chọn biểu tượng Gửi (hình máy bay) tương ứng để gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo Mẫu số 04/SS cho Cơ quan Thuế.
* Lưu ý: Trong trường hợp, muốn điều chỉnh lý do hủy hóa đơn, người dùng sẽ thực hiện các bước sau đây:
1. Tại giao diện Danh sách thông báo hóa đơn sai sót, người dùng click chọn biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây bút) tương ứng với hóa đơn cần điều chỉnh lý do.
2. Trên màn hình Lập thông báo hóa đơn sai sót, người dùng tiến hành điền lý do hủy vào ô Lý do trong phần Thông tin hóa đơn và click chọn Gửi thông báo để gửi lên Cơ quan Thuế.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về quy định hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Ngoài ra, bài viết còn cung cấp trình tự hủy hóa đơn điện tử đã phát hành một cách đơn giản và nhanh chóng trên phần mềm VIN-HOADON.
Xem thêm chi tiết tại Video Hướng dẫn hủy hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hy vọng rằng, qua những thông tin trên, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ cập nhật thêm được nhiều kiến thức bổ ích liên quan đến hóa đơn điện tử. Mọi ý kiến thắc mắc, vui lòng liên hệ với VIN-HOADON tại đây, để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi hỗ trợ kịp thời.
- 6 Điểm Lưu Ý Về Hóa Đơn Điện Tử Đối Với Hộ, Cá Nhân Kinh Doanh
- 6 Điểm Đáng Lưu Ý Về Thông Tư 78/2021/TT-BTC
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay: