5S là gì? – Một chương trình được xây dựng xuất phát từ triết lý “con người là trung tâm của mọi sự phát triển”. 5S là một công cụ đơn giản để tổ chức môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ, hiệu quả và an toàn để nâng cao năng suất, quản lý trực quan và để đảm bảo tiêu chuẩn làm việc. 5S giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng. Show
Tiêu chuẩn 5S ra đời dựa trên tiêu chuẩn tiên tiến của người Nhật, bao gồm:
Khi dịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là:
Tại sao nên thực hiện chương trình 5S tại nơi làm việc? Thực hiện 5S tại nơi làm việc đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đây là một phương pháp hiệu quả trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong công việc văn phòng. Nguyên tắc của việc thực hiện 5S là hết sức đơn giản. Việc áp dụng triệt để và thành công việc thực hiện 5s sẽ mang lại một số hiệu quả to lớn như sau:
 Sự thành công của bất cứ hệ thống nào cũng dựa trên các yếu tố về con người, 5S cũng không ngoại lệ. 4 yếu tố cơ bản cho hoạt động 5S công ty thành công: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S. Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người. Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.
Bước 1: Cùng đồng nghiệp quan sát khu vực làm việc, bàn làm việc, tủ…
Là sắp xếp các vật dụng một cách gọn gàng và dễ cho việc sử dụng. Việc sắp xếp tuân thủ các quy tắc sau đây:
Là vệ sinh sạch sẽ các thiết bị dụng cụ trong văn phòng bao gồm cả việc sạch sẽ cả thân thể lẫn tâm hồn người thực hiện.
Bước 1: Phân chia khu vực chịu trách nhiệm cho từng cá nhân trong phòng ban.
Duy trì 3S đầu tiên một cách hiệu quả.
Các tiêu chuẩn S1 đến S3 sẽ được tiêu chuẩn hóa và hình thành các tài liệu hướng dẫn để đi tới S5 Thực hiện đào tạo tiêu chuẩn thực hiện cho tất cả các cá nhân, thành viên trong phòng. Từ đó tạo nên thói quen, quy định nguyên tắc thực hiện.
Tạo thói quen, sự tự giác trong việc thực hiện 5S. Tuy nhiên, một điều quan trọng khi thực hiện hoạt động 5S là phải hiểu được những ý chính (Key point) để thực hiện một cách chính xác, phù hợp với mục tiêu của cá nhân, tổ chức khi thực hiện hoạt động 5S trong văn phòng và nơi làm việc. Một cuốn sách nói về quá trình áp dụng 5S tại một bệnh viện của tác giả Nguyễn Thế Anh nhà xuất bản Văn Hóa- Văn nghệ. Các bạn có thể tham khảo tại đây.
Bất kể một công ty, doanh nghiệp nào cũng muốn tạo một môi trường làm việc tốt cho các nhân viên. Bởi đây là yếu tố định hình được cách làm việc cũng như hiệu suất công việc của mỗi nhân viên. Chính vì vậy nhiều công ty, doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp quản lý theo tiêu chuẩn 5S. Mang lại khá nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Vậy 5S là gì? Ý nghĩa mà tiêu chuẩn 5S mang lại là gì? Mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn về tiêu chuẩn 5S nhé. 5S là gì?Như chúng ta đã biết, tiêu chuẩn 5S được xuất phát từ người Nhật. Một trong những nước được đánh giá cao cũng như đề cao các nguyên tắc trong công việc. Đây là tiêu chuẩn được áp dụng trong các doanh nghiệp nhằm quản lý, sắp xếp môi trường làm việc thuận tiện, sạch sẽ, sắp xếp khoa học và gọn gàng. Vì là xuất phát từ người Nhật nên 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật, cụ thể: 1. Seiri (整理) – Sàng lọcĐây được xem là bước đầu tiên trong tiêu chuẩn 5S. Tại môi trường làm việc của doanh nghiệp, bạn cần phải có sự xem xét, phân loại từng thứ một. Từ đó sàng lọc được những thứ không cần thiết. Giúp môi trường làm việc loại bỏ được những đồ dùng, vật dụng không dùng đến. Nhờ vậy mà môi trường làm việc của doanh nghiệp bạn được tốt nhất. Và việc này nên được làm định kỳ. 2. Seiton (整頓) – Sắp xếpS thứ 2 là sự sắp xếp, tổ chức các vật dụng, đồ dùng trong doanh nghiệp. Đây là việc không thể thiếu ở mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Bởi nếu các đồ vật được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng, được để ngăn nắp đúng chỗ. Sẽ giúp cho chúng ta sẽ dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ mượn và dễ trả lại. 3. Seiso (清掃) – Sạch sẽViệc giữ gìn môi trường sống, môi trường làm việc luôn được sạch sẽ là việc làm không thể thiếu đối với bất kỳ một ai. Môi trường làm việc luôn được sạch sẽ, các máy móc thiết bị luôn được lau chùi dọn dẹp. Sẽ giúp vận hành được tốt nhất, mang đến hiệu quả làm việc tốt nhất. 4. Seiketsu (清潔) – Săn sócVới chữ S thứ 4 này được xem là việc duy trì liên tục các tiêu chuẩn của 3 chữ S phía trên. Thực hiện được chữ S thứ 4 thì mới tạo tiền đề để phát triển được chữ S thứ 5, tạo thành tiêu chuẩn 5S. 5. Shitsuke (躾) – Sẵn sàngChữ S cuối cùng trong tiêu chuẩn 5S để tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp. Luôn có thói quen tự giác, ý thức, duy trì các nề nếp. Văn hoá của công ty, tuân thủ các quy định của công ty, sẵn sàng làm mọi việc. Ý nghĩa của tiêu chuẩn 5STiêu chuẩn 5S được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn để vận hành và áp dụng vào mô hình của tổ chức mình. Bởi ý nghĩa mà 5S mang lại cho các công ty, doanh nghiệp rất lớn lao, cụ thể như sau:
Các yếu tố cơ bản tạo nên thành công khi áp dụng 5SĐể thực hiện thành công tiêu chuẩn 5S thì cần có các yếu tố cơ bản sau đây: 1. Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợYếu tố đầu tiên tạo nên sự thành công của tiêu chuẩn 5S chính là lời cam kết cũng như có được sự giúp sức từ lãnh đạo dành cho nhân viên khi cần thiết. Có được sự quan tâm, ủng hộ và sự chỉ đạo từ lãnh đạo để hình thành các nhóm làm là thực sự cần thiết. 2. Tiến hành đào tạoĐể mọi người nhận thức được vai trò, lợi ích của tiêu chuẩn 5S ngay từ đầu. Thì từ khi có nhân viên mới vào công ty, cần phải có các buổi đào tạo từ ban lãnh đạo để giúp họ hiểu hơn. Khi đã có được kiến thức cần thiết về tiêu chuẩn 5S ngay từ bạn đầu khi mới vào làm việc tại môi trường công ty. Các nhân viên sẽ tự chủ động trong công việc cũng như tuân thủ theo tiêu chuẩn 5S. 3. Cần có sự tự nguyện tham gia của tất cả mọi ngườiSau khi đã nắm rõ được các kiến thức về tiêu chuẩn 5S. Các nhân viên đã nhận thức được ý nghĩa của phương pháp này. Lúc này để có được thành công của tiêu chuẩn 5S thì nhân viên cần phải thực hiện tiêu chuẩn 5S trên tinh thần tự giác, chủ động như một thói quen hàng ngày. 4. Lặp lại tiêu chuẩn 5S ở mức độ cao hơnĐể tạo được môi trường làm việc ngày một chuyên nghiệp và thực sự hữu ích và thoải mái đối với nhân viên. Thì việc lặp lại tiêu chuẩn 5S là thực sự cần thiết. Các nhân viên cần tự giác áp dụng tiêu chuẩn 5S theo chu kỳ, theo giờ, theo ngày, theo tháng thì mới mang lại hiệu quả trong công việc. Tổng kếtBài viết trên đây đã giới thiệu đến bạn tiêu chuẩn 5S là gì? Một trong những phương pháp quản lý doanh nghiệp nổi tiếng tại Nhật Bản. Cũng như giúp bạn hiểu được ý nghĩa mà tiêu chuẩn 5S mang lại cho doanh nghiêp. Qua đó, hy vọng bạn đã trả lời được câu hỏi 5S là gì. |
