Khi soạn thảo văn bản trong Word và cần lấy các dữ liệu từ bảng tính Excel, đa số người dùng đều dùng thao tác quen thuộc là copy và paste từ Excel vào Word. Tuy nhiên, cách này chỉ phù hợp khi dữ liệu của bạn không nhiều hoặc ít thay đổi. Trong trường hợp bạn phải lấy nhiều số liệu từ Excel hay dữ liệu trong bảng Excel thay đổi liên tục thì cách làm này rất dễ nhầm lẫn và mất nhiều thời gian, công sức để cập nhật dữ liệu. Show
Để tiết kiệm thời gian và hạn chế các sai sót xảy ra, bạn có thể dùng tính năng Paste Special để liên kết dữ liệu tự động giữa Word và Excel. Ttrong Excel, bạn chọn ô chứa dữ liệu cần đưa sang Word, bấm Ctrl + C để copy, qua cửa sổ Word bấm tổ hợp 3 phím Ctrl+ Alt + V để mở hộp thoại Paste Special => Paste Link và chọn một trong các loại định dạng dữ liệu ở khung bên phải tùy theo nhu cầu của bạn, chọn xong nhấn OK.
 Lúc này, dữ liệu của Word và Excel đã liên kết với nhau, khi bạn thay đổi dữ liệu trong Excel thì dữ liệu tương ứng trong Word cũng sẽ được cập nhật theo. Các liên kết dữ liệu trong Word sẽ có một màu xám mờ bao quanh khi bạn nhấp chuột vào liên kết.
Một số lưu ý khi thực hiện Nếu bạn làm theo các bước ở trên nhưng trong Word không hiển thị số liệu mà hiển thị toàn mã lệnh thì bạn vào File => Option => Advanced, rồi bỏ dấu chọn trước dòng chữ Show field codes instead of their values => OK. Tại đây, bạn cũng có thể thay đổi cách hiển thị màu nền màu xám tại các vị trí có chứa liên kết: bấm vào mũi tên tại mục Field shading, rồi chọn 1 trong 3 tùy chọn: Never: không hiển thị Always: luôn hiển thị When selected: chỉ hiển thị khi được chọn Nếu tài liệu của bạn có nhiều liên kết thì nên chọn Always để dễ dàng quản lý và cập nhật dữ liệu. Nếu trong file Word đã hiển thị đúng số liệu nhưng khi in ra chỉ thấy mã lệnh thì các bạn tiếp tục khắc phục. Bạn vào menu File > Opitions => Advanced, sau đó bỏ dấu chọn trước dòng chữ Print field codes instead of their values => OK. Khi mở lại file Word đã có các liên kết dữ liệu với Excel mà bạn đã lưu trước đó thì có thể bạn sẽ gặp phải thông báo: “This document contains links that may refer to other files. Do you want to update this document with the data from the linked files?”. Bạn chọn Yes để cập nhật dữ liệu từ Excel cho Word hoặc chọn No nếu không muốn cập nhật. Thường thì, thông báo này luôn hiện ra mỗi lần mở file. Nếu bạn muốn tắt nó thì có thể vào menu File > Opitions =>Advanced, rồi bỏ dấu check trước dòng chữ Update automatic links at open =>OK. Ngoài ra, bạn cũng nên lưu file Word và file Excel trong cùng 1 ổ đĩa hoặc 1 thư mục để tiện cho việc quản lý. Khi đã thực hiện việc liên kết dữ liệu giữa Word và Excel, bạn không nên đổi tên hay đường dẫn của file Excel; nếu bạn vẫn tiến hành đổi tên hay đường dẫn của file Excel thì đồng nghĩa mối liên kết giữa Word và Excel sẽ bị mất, Word không cập nhật được dữ liệu từ Excel. Nếu bạn hoặc ai đó vô tình đổi tên hoặc thay đổi đường dẫn của file Excel, bạn chỉ cần khắc phục bằng cách sửa lại tên và đường dẫn của file Excel như lúc đầu là được. Bạn đọc có nhu cầu tham khảo tài liệu trên, vui lòng đến quầy tham khảo Tầng 4 Thư viện trung tâm Trường Đại học An Giang. Chi tiết tại trang 8 của quyển Làm bạn với máy vi tính số 583. Mục lục
Trong quá trình tạo lập văn bản, đặc biệt là làm báo cáo, tiểu luận, tin tức, chúng ta luôn phải tạo đường dẫn đến các trang website nhằm trích dẫn nguồn hoặc bằng chứng cho luận điểm trong văn bản. Từ đó, các nhà phát triển của Word đã cung cấp công cụ Hyperlink hỗ trợ người dùng gán các tên miền website vào các đối tượng của Word, từ chữ cho đến các hình dạng Shape. Bên cạnh đó, bảng dữ liệu của Excel cũng được hỗ trợ liên kết với Word nhằm mục đích thu gọn thời gina người dùng phải di chuyển liên tục giữa hai phần mềm này. Liệu bạn đã nắm được những kiến thức này chưa? Nếu chưa thì hãy cùng Gitiho "mở mang" những kiến thức này nhé WOG01 - Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản Gợi ý khóa học dành riêng cho bạnGợi ý khóa học dành riêng cho bạnHyperlink là gìHyperlink là những đường dẫn, siêu liên kết giúp ta liên kết đối tượng trong Word với website hoặc một thành phần khác trong Word. Ví dụ, đây là hai chữ Gitiho đã tạo sẵn Hyperlink đến trang web Gitiho.com Sau khi nhấn Ctrl và
nhấn vào dòng chữ Gitiho trong Word, ngay lập tức nó sẽ chuyển sang website mình đã liên kết Dòng chữ bên dưới cũng là một ứng dụng khác của Hyperlink: Khi nhấn Ctrl và nhấn vào đối tượng được chọn, Hyperlink sẽ đưa chúng ta đến vị trí khác của văn bản, giúp người dùng làm rõ hơn đối tượng muốn giải thích ở phía trên Xem thêm: Hướng dẫn xóa Hyperlinks trong Word đơn giản Cách tạo HyperlinkThông thường, khi người dùng gõ vào Word một website rồi nhấn dấu cách, Word sẽ tự động nhận dạng đây là một đường link và sử dụng được luôn để mở website đó mà không qua bước định dạng nào Tuy nhiên, trên thực tế chúng ta không nên sử dụng đường link trực tiếp như thế này, bởi trường hợp đường link dài xuất hiện trong Word sẽ khiến cho nội dung văn bản thiếu thẩm mỹ Vì thế mà Word đã cung cấp công cụ gán đường link vào một đối tượng và sử dụng đối tượng đó để làm văn bản của chúng ta gọn gàng hơn Cách tạo Hyperlink đến trang webĐể tạo được Hyperlink, ta sẽ thực hiện như sau Bước 1: Gõ một nội dung bất kỳ rồi chọn đối tượng cần chèn Hyperlink Bước 2: Nhấn chuột phải, chọn Hyperlink (hoặc nhấn vào Insert -> Hyperlink) để mở ra hộp thoại Insert Hyperlink Bước 3: Trong hộp thoại Insert Hyperlink có bốn loại cài đặt ta phải lưu ý
Như ví dụ này, Gitiho sẽ dẫn đối tượng Word đến chính trang Gitiho.com thông qua Existing File or Web Page Mục Address ta gõ đường link muốn Word trỏ đến Lúc này đối tượng được lựa chọn làm Hyperlink đã chuyển sang màu xanh và có gạch chân Xem thêm: Cách tạo Hyperlink tới địa chỉ cụ thể trong cùng một văn bản Word Cách tạo Hyperlink đến nội dung trên cùng một trang WordChẳng hạn ta có một file văn bản tại một trang khác để chèn vào đối tượng, ta sẽ sử dụng Place in this Document. Trong đó ta có thể chèn được các Heading hoặc Bookmark, bởi vậy bạn cần phải tạo ra Heading cho những vị trí cần chèn Ví dụ, nội dung "Giới thiệu về Gitiho" đã được tạo sẵn nội dung, nhiệm vụ của chúng ta là hướng nội dung này vào mục Heading tương ứng Lúc này chỉ cần giữ Ctrl và nhấn vào dòng chữ được chèn Hyperlink, người dùng sẽ được chuyển đến mục Heading vừa chỉ định để liên kết Tạo liên kết Hyperlink đến file trong máy tínhGitiho có dòng nội dung là "Bài giảng Số 1", từ đây ta sẽ tạo Hyperlink đến đúng file bài giảng trong máy tính bằng cách nhấn vào mục Existing File or Web Page. Còn trường hợp bạn muốn dẫn văn bản đến file mới, ta nhấn vào "Create New Document. Để tìm được chính xác file, hãy nhấn vào Browse for File Từ đây cửa sổ Link to File hiện ra để người dùng chọn file Chữ "Bài giảng Số 1" đã được tạo Hyperlink, đồng nghĩa với việc nội dung này đã sẵn sàng được sử dụng để nối với file bài giảng trong máy tính Xem thêm: Hướng dẫn đổi màu hoặc xóa định dạng Underline của hyperlink trong Word Tạo Hyperlink cho các hình khối (Shape)Thậm chí, Word còn cho phép người dùng tạo Hyperlink cho hình khối xuất hiện trong văn bản. Chẳng hạn ta có mũi tên có nội dung "Đi tới Google" và muốn ghép link Google.com vào hình này. Tương tự như chữ, ta nhấn chuột phải vào đối tượng, chọn Hyperlink Trong cửa sổ Insert Hyperlink, mục Address, gõ "Google.com" Khi đưa chuột vào Shape mà có hiện thêm ô cửa sổ thế này, tức là ta đã tạo thành công Hyperlink Kết nối thành phần trong Word tới ExcelBên cạnh sử dụng Insert Hyperlink để tạo ra liên kết trong Word thì còn một công cụ khác để nối dữ liệu giữa Word với Excel. Công cụ này hỗ trợ đắc lực cho việc làm báo cáo mà cần sử dụng đến cả Word và Excel. Để làm được thao tác này, thay vì sử dụng Hyperlink, ta sẽ chọn Insert Object Tại file Excel, ta chọn bôi đen vùng dữ liệu rồi Copy chúng Quay ngược lại màn hình Word, ta dán bảng dữ liệu Excel vào nội dung rồi nhấn phím tắt Ctrl + Alt + V để mở hộp thoại Paste Special, tích vào Paste Link và chọn vào mục như hình bên dưới Cuối cùng, khi đã Paste được bảng dữ liệu vào rồi, ta chỉ cần nhấn đúng vào đối tượng này rồi Word sẽ tự động di chuyển đến Excel Ngoài ra, Microsoft cũng rất "chiều" người dùng khi thay đổi định dạng hay nội dung Excel, ta chỉ cần nhấn chuột phải trong Word rồi chọn Update Link là tự động phần bảng tính được Paste sang Word được cập nhật đúng định dạng lẫn nội dung như bên Excel Tổng kết Như vậy, Gitiho đã đem đến cho bạn đọc những chỉ dẫn về Hyperlink trong Excel, gồm:
Hy vọng rằng bạn đọc sẽ áp dụng tốt những kiến thức trong bài viết này vào công việc của mình Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số trang từ trang bất kì trong Word Hướng dẫn tạo và xóa ngắt trang trong Word Hướng dẫn cách để loại bỏ Track Changes khỏi tài liệu Word Hướng dẫn làm cách nào di chuyển/ sao chép các trang sang một file văn bản khác trong Word Hướng dẫn cách tạo mục lục cho văn bản trên Word 2010 2013 2016 |
