Nghiệp vụ văn thư lưu trữ là gì

Nghiệp vụ văn thư lưu trữ ngành học đã xuất hiện từ rất lâu; nhưng vẫn còn khá mới mẻ đối với các bạn trẻ. Thậm chí, có nhiều người con cho rằng, học văn thư lưu trữ không có tương lai. Nhưng đây chính là một suy nghĩ sai lầm. Bởi văn thư lưu trữ luôn là bộ phận quan trọng trong công ty, tổ chức; hay bất kỳ một cơ sở nào. Vậy văn thư lưu trữ thật sự là gì; và vì sao nói học văn thư lưu trữ không có tương lai là một suy nghĩ sai lầm; hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Ngành văn thư lưu trữ là gì?

Văn thư lưu trữlà công việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản, sử dụng khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Người làm ngành văn thư lưu trữ có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả.

>>> Tìm hiểu thêm về ngành Văn thư lưu trữ

Học nghiệp vụ văn thư lưu trữ bạn nhận được gì?

1. Kiến thức

Sinh viên khi tham gia lớp nghiệp vụ văn thư lưu trữ sẽ được đào tạo các kiến thức cơ bản đến chuyên sâu của công tác văn thư. Những kiến thức chủ chốt bao gồm: soạn thảo, đóng dấu, ký văn bản đúng thể thức quy định; quản lý văn bản hợp lý loggic; quản lý, bảo quản, sử dụng con dấu đúng pháp luật. Ngoài ra, sinh viên cũng được trang bị về vị trí, tầm quan trọng, nội dung và phương pháp tổ chức công tác văn thư.

2. Cơ hội việc làm

Cán bộ văn thư lưu trữ có thể phát triển về ngạch công chức như: chuyên viên lên chuyên viên chính văn thư; lưu trữ viên lên lưu trữ viên chính; Có thể phát triển thành cán bộ phụ trách văn phòng/ phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

Sinh viên văn thư lưu trữ có thể làm việc ở các vị trí sau:

• Văn phòng hay phòng hành chính của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.
• Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
• Trung tâm lưu trữ của ngành.
• Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước và các tổ chức xã hội.
• Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu trữ các địa phương.
• Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan Tham mưu Tổng hợp.
• Làm giảng viên tại các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học.

Sinh viên văn thư lưu trữ học những gì?

Hiện nay có rất nhiều trường đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, để học bài bản và có nhiều cơ hội việc làm sau này. Không ít sinh viên đã lựa chọn học Trung cấp văn thư lưu trữ. Khi lựa chọn học Trung cấp văn thư lưu trữ, bạn sẽ được học những kiến thức lý luận và thực tiễn cơ bản ở trình độ trung cấp. Học viên được trang bị kiến thức bổ trợ về các lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng. Cụ thể:

1. Khối kiến thức cơ sở ngành

Kiến thức đại cương về khoa học xã hội và nhân văn;

Kiến thức chung về quản lý, tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước;

Kiến thức cơ sở về một số nghiệp vụ hành chính.

2. Kiến thức chuyên ngành

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến;

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu;

Tổ chức lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;

Sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu;

Xác định giá trị tài liệu; Phân loại tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu;

Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm;

Bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

Học viên sẽ được trang bị các kiến thức và khả năng ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ.

3. Kỹ năng được đào tạo

Kỹ năng giao tiếp nơi công sở;

Kỹ năng thuyết trình;

Kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm;

Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft office;

Kỹ năng ứng dụng và hướng dẫn sử dụng các thiết bị văn phòng;

Hiểu về các phần mềm chuyên dụng thuộc chuyên ngành đào tạo;

Kỹ năng thực hiện và hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ;

Kỹ năng phân tích, kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến công tác văn thư lưu trữ;

Có phương pháp tổ chức các hoạt động, bố trí sắp xếp các công việc liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hợp lý;

Kỹ năng điều hành và quản lý để giải quyết các công việc liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Nắm rõ cách vận hành các chương trình phần mềm tin học thông dụng trong trao đổi thông tin nghiệp vụ, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Công tác văn thư lưu trữ

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến; văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ; lưu trữ; chỉnh lý tài liệu. Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký; chuyển giao văn bản đến, văn bản đi; quản lý, sử dụng con dấu; phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư. Việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến; ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Việc soạn thảo văn bản; lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc

Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân; từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ. Chịu trách nhiệm với công việc được giao; và để khẳng định rằng đó là công tác không phải của riêng những người làm văn thư, lưu trữ.

Nhiệm vụ của một văn thư lưu trữ

Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Nghiệp vụ văn thư lưu trữ có các quy trình nào

Quy trình quản lý văn bản đến

Quy trình quản lý văn bản đi

Quy trình sao văn bản

>>> Xem thêm: Vì sao ngành văn thư lưu trữ lại quan trọng.

Trên đây là một số thông tin hữu ích liên quan đến nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp cho bạn phần nào hiểu rõ hơn về ngành học này.

Related Post

• Tuyển Sinh Trung Cấp Y Sĩ Y Học Cổ Truyền
• Tuyển Sinh Trung Cấp Y Sĩ Đa Khoa

• Tin Tức Giáo Dục

Thay Lời Tri Ân Năm 2021 Chủ Đề Gieo Mầm

Nhân kỷ niệm 39 năm ngày Nhà giáo Việt Nam thành lập ( 20/11/2982 -

• Tin Tức Giáo Dục

Dự Thảo Nghị Định Giáo Dục Đại Học: 6 Điều Và 6 Hạt Sạn

Dự thảo Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số

• Tin Tức Giáo Dục

Giáo Viên Dự Giờ Online Khi Dạy học Trực Tuyến

Dự giờ thao giảng là hoạt động thường niên ở mỗi trường học. Năm nào

• Tin Tức Giáo Dục

Giáo Viên Mầm Non Mất Việc Người Đi Xuất Khẩu Lao Động

Theo số liệu thống kê của Sở GD&ĐT TP.HCM, tính đến nay; ít nhất 151

• Tin Tức Giáo Dục

Thông Tư 26/2021/TT-BGDĐT Chính Thức Có Hiệu Lực Từ 02/11/2021

Hôm nay - ngày 02/11/2021,Thông tư26/2021/TT-BGDĐTquy địnhvề hoạt động nghiên cứu khoa học của sinh

• Tin Tức Giáo Dục

Tuyển Sinh Đại Học Thay Đổi Như Thế Nào Trong Năm 2022

Sau khi Bộ GD&ĐT công bố phương án tổ chức kỳ thi tốt nghiệp THPT