Thế nào là lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất là một phần kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, theo đó cả nhà máy và toàn bộ công ty phải chạy theo các kế hoạch được lập trước đó. Vậy quy trình lập kế hoạch sản xuất như thế nào để vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc.

Kế hoạch sản xuất là gì?

Lập kế hoạch sản xuất là đặt ra những mục tiêu sản xuất và ước tính các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu đó thông qua kế hoạch chi tiết. Bảng kế hoạch này sẽ dự báo từng bước trong quá trình sản xuất, đồng thời dự báo những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình sản xuất để loại bỏ tối đa các vấn đề này và nguyên nhân gây lãng phí.

Mục tiêu lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

●     Kế hoạch sản xuất được lập ra để giúp cho việc quản lý, phân công nguồn nhân lực, hoạt động của máy móc, quy trình sản xuất sao cho nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và hiệu quả nhất.

●     Tăng sự ổn định trong sản xuất.

●     Hoàn thành sản phẩm đúng hạn, đúng yêu cầu.

●     Dự đoán được rủi ro, vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất để lên kế hoạch phòng tránh và đưa ra hướng giải quyết kịp thời, tránh cho sự việc đi quá xa, gây mất kiểm soát.

Quy trình lập kế hoạch sản xuất chi tiết

Thông thường trước khi lên kế hoạch sản xuất, chúng ta sẽ lập kế hoạch bán hàng một năm theo từng tháng. Trong kế hoạch bán hàng, sẽ suy nghĩ và lên kế hoạch xem nên bán cái gì và bán bao nhiêu theo từng tháng.

1. Lên kế hoạch sản xuất một năm theo từng tháng

Lập kế hoạch bán hàng một năm làm mục tiêu, để đạt được điều đó, bạn cần suy nghĩ và lên kế hoạch sản xuất cái gì và sản xuất bao nhiêu. Để làm được điều đó, chúng ta sẽ quyết định số lượng cần thiết các thiết bị, nguồn nhân lực và nguyên vật liệu.

2. Lên kế hoạch sản xuất cho 3 tháng

Sau khi đã có kế hoạch sản xuất một năm theo từng tháng, lấy đó làm mục tiêu, bạn lên kế hoạch cần chuẩn bị bao nhiêu trang thiết bị, nhân lực và cần cung ứng bao nhiêu nguyên vật liệu để sản xuất đủ số lượng theo kế hoạch đề ra. Kế hoạch sản xuất theo tháng sẽ được làm chi tiết theo đơn vị tuần và đơn vị ngày. Bạn có thể phân chia sản phẩm theo loại sản xuất hàng ngày và loại sản xuất cách nhật.

3. Lên kế hoạch sản xuất từng ngày của tuần

Bạn lên kế hoạch sản xuất theo từng ngày, từng tuần của tháng dựa theo chủng loại sản phẩm và cách thức sản xuất. Cần lên kế hoạch cho mỗi tuần sản xuất sản phẩm gì và sản xuất bao nhiêu.

4. Lên kế hoạch sản xuất theo từng ngày

Cuối cùng, bạn sẽ quyết định sản xuất cái gì và sản xuất bao nhiêu cho từng ngày một. Ngoài ra, thứ tự đầu vào của sản phẩm cũng cần được quyết định. Ví dụ, lịch trình sản xuất sản phẩm theo thứ tự như thế nào, từ lúc giờ làm việc bắt đầu đến khi kết thúc.

Tùy theo từng ngành nghề mà quy trình lập kế hoạch sản xuất có sự thay đổi, nhưng về cơ bản thì quy trình là như trên. Kế hoạch sản xuất được lập càng chi tiết thì càng dễ ứng phó khi có những thay đổi đột ngột.

Kiểm soát quy trình sản xuất ngay ở khâu kế hoạch sản xuất

Để giảm chi phí sản xuất và sản xuất sản phẩm kịp thời gian giao hàng, cùng với chất lượng ổn định, việc phòng tránh các sự cố khi sản xuất là điều quan trọng. Việc lên kế hoạch sản xuất ổn định mang đến hiệu quả tốt nhất để phòng tránh sự cố.

Vậy lập “kế hoạch sản xuất ổn định” như thế nào là tốt?

Để lên kế hoạch sản xuất ổn định, quan trọng là lập một cách chặt chẽ “kế hoạch ngày tiêu chuẩn” – vấn đề trụ cột khi lập kế hoạch sản xuất. Kế hoạch ngày tiêu chuẩn là kế hoạch hoạt động cho từng công đoạn sản xuất trong một ngày. Đây là kế hoạch để làm rõ mỗi công đoạn cần bao nhiêu thời gian, và điều chỉnh để không làm phát sinh sự trì trệ công việc. Về cơ bản thì kế hoạch được lập riêng cho từng dây chuyền sản xuất và từng nhóm sản phẩm.

Kế hoạch ngày tiêu chuẩn là kế hoạch được lên từ công đoạn đầu đến công đoạn cuối trong một ngày sao cho phù hợp với lead time (thời gian từ lúc nhập nguyên vật liệu đến lúc giao sản phẩm cho khách hàng). Thông thường, kế hoạch sản xuất cũng được xây dựng dựa trên kế hoạch ngày tiêu chuẩn.

Cách lên kế hoạch sản xuất này sẽ giúp phát huy điểm mạnh về mặt quản lý. Vì bạn có thể thiết lập cụ thể thời gian cho từng công đoạn, thời gian làm và thời gian kết thúc, nên rất có ích trong việc rút ngắn lead time, quản lý thời gian làm việc và nâng cao năng suất.

Nói tóm lại, việc sản phẩm làm ra đúng theo yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời hạn của khách hàng là vô cùng quan trọng, vì thế, việc lập kế hoạch sản xuất là bước không thể bỏ qua. Với quy trình lập kế hoạch sản xuất mà chúng tôi chia sẻ trên đây hy vọng có thể cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích.  Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, lập kế hoạch sản xuất là chức năng đầu tiên và đóng vai trò quan trọng nhất trong bốn chức năng (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra) của quản lý. Có thể nói, một doanh nghiệp chỉ có thể thành công trong việc sử dụng có hiệu quả các nguồn nhân lực và vật lực khi ban lãnh đạo của doanh nghiệp đó quyết định trước các mục tiêu và phương pháp đạt được các mục tiêu đó. Hay nói cách khác, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cụ thể. Vậy kế hoạch sản xuất là gì? Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh như thế nào? Hãy cùng tham khảo bài viết này để có thêm các kiến thức hữu ích nhé!

Khái niệm về kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch là chức năng quản lý cơ bản, liên quan đến việc xác định các mục tiêu của doanh nghiệp, hình thành các chương trình và quy trình hành động để đạt được mục tiêu, xây dựng lịch trình và thời gian thực hiện và phân công trách nhiệm thực hiện. Một cách đơn giản, chúng ta có thể hiểu lập kế hoạch là một quá trình ra quyết định liên quan đến việc phải làm gì, làm như thế nào, làm khi nào và ai phải làm. Lập kế hoạch là nhiệm vụ bắt buộc đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp và mọi cấp độ của tổ chức, doanh nghiệp. Hay nói cách khác, lập kế hoạch là điều kiện tiên quyết của quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

Dưới đây là một số quan điểm về kế hoạch sản xuất:

Theo cách tiếp cận theo quá trình, Steyner (Strategic planning, 1979) đã đưa ra nhận định: “Công tác lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra của doanh nghiệp. Nó cho phép thiết lập các quyết định khả thi và đồng thời cũng bao gồm chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.”

Còn với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò, theo Ronner: “Hoạt động lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm mục đích giúp doanh nghiệp tìm ra con đường huy động và sử dụng các nguồn lực trong tương lai một cách có hiệu quả đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đặt ra.”

Vai trò của công tác lập kế hoạch sản xuất

Sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Sử dụng hiệu quả các nguồn lực là một trong những mục tiêu của tất cả các tổ chức, doanh nghiệp dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ. Quá trình lập kế hoạch cung cấp thông tin mà lãnh đạo, nhà quản lý cần để đưa ra quyết định hiệu quả về cách phân bổ các nguồn lực theo cách giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu. Năng suất được tối đa hóa và nguồn lực không bị lãng phí cho các dự án có ít cơ hội thành công.

Thiết lập các mục tiêu của doanh nghiệp

Đặt ra các mục tiêu thách thức mọi người trong doanh nghiệp phấn đấu đạt được hiệu suất tốt hơn là một trong những khía cạnh quan trọng của quá trình lập kế hoạch. Các mục tiêu phải mang tính quyết liệt, song cũng cần phải thực tế. Các doanh nghiệp không thể cho phép mình trở nên quá hài lòng với cách họ hiện đang làm - hoặc họ có khả năng bị mất vị trí trước các đối thủ cạnh tranh. Có thể nói, quá trình thiết lập mục tiêu có thể là một “lời cảnh tỉnh” cho những nhà quản lý đã trở nên tự mãn.Lợi ích khác của việc thiết lập mục tiêu là so sánh kết quả dự báo với kết quả thực tế. Các doanh nghiệp phân tích sự khác biệt này để kịp thời thực hiện hành động khắc phục trong tình huống doanh thu thấp hơn kế hoạch hoặc chi phí cao hơn.

Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là điều cần thiết cho sự thành công của một doanh nghiệp. Ngay cả những tập đoàn lớn cũng không thể kiểm soát được môi trường kinh tế và sự cạnh tranh xung quanh họ. Những sự việc không lường trước xảy ra cần phải được xử lý nhanh chóng, trước khi những hậu quả tiêu cực về tài chính từ những sự việc này trở nên nghiêm trọng. Việc lập kế hoạch giúp nhà quản lý hình dung các yếu tố rủi ro có thể xảy ra và phát triển các kế hoạch dự phòng để đối phó với chúng. Tốc độ thay đổi trong kinh doanh diễn ra nhanh chóng và các doanh nghiệp phải có khả năng điều chỉnh chiến lược của mình một cách kịp thời để phù hợp với những điều kiện thay đổi này.

Xây dựng nhóm và hợp tác

Lập kế hoạch sản xuất thúc đẩy xây dựng nhóm và tinh thần hợp tác. Khi kế hoạch được hoàn thành và thông báo cho các thành viên của doanh nghiệp, mọi người đều biết trách nhiệm của họ là gì và các lĩnh vực khác của doanh nghiệp cần sự hỗ trợ và chuyên môn của họ như thế nào để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Họ thấy công việc của họ đóng góp như thế nào vào sự thành công của toàn tổ chức và có thể tự hào về những đóng góp của họ. Từ đó họ hoạt động có trách nhiệm hơn, từ đó thúc đẩy tăng năng suất lao động.

Tạo lợi thế cạnh tranh

Lập kế hoạch giúp doanh nghiệp có được cái nhìn thực tế về điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Giúp nhà quản lý nhìn thấy các khu vực mà đối thủ cạnh tranh có thể dễ bị công kích và sau đó đưa ra các chiến lược tiếp thị để tận dụng những điểm yếu này. Việc quan sát các hành động của đối thủ cạnh tranh cũng có thể giúp các doanh nghiệp xác định các cơ hội mà họ có thể đã bỏ qua, chẳng hạn như các thị trường quốc tế mới nổi hoặc các cơ hội tiếp thị sản phẩm cho các nhóm khách hàng hoàn toàn khác nhau.

Quá trình lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp

Quá trình lập kế hoạch sản xuất bao gồm tất cả các bước, các công việc cần thiết cho việc xây dựng một bản kế hoạch hoàn thiện. Thông thường, quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Nghiên cứu và dự báo

Nghiên cứu và dự báo là bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch sản xuất. Mục đích của bước này là giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể cục diện bao gồm môi trường bên trong, bên ngoài doanh nghiệp, thị trường, sự cạnh tranh trong thị trường, điểm mạnh điểm yếu của mình so với đối thủ, cơ hội và thách thức có thể xảy ra… Để từ đó đưa ra các phương án đối phó thích hợp và kịp thời.

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu

Ở bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống các mục tiêu cần phải đạt được. Trong mỗi mục tiêu đặt ra cần xác định rõ thời gian để thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể. Thông thường, doanh nghiệp nào cũng cần xác định hai loại mục tiêu: Mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai. Mục tiêu hàng đầu thường là các mục tiêu liên quan đến sự sống còn và phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Chẳng hạn như: mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận hay thị phần. Mục tiêu hàng thứ hai là các mục tiêu liên quan đến tính hiệu quả của doanh nghiệp. Tuy không ảnh hưởng nhiều đến sự sống còn của doanh nghiệp nhưng các mục tiêu này lại có vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.

Bước 3: Phát triển các tiền đề

Các tiền đề lập kế hoạch được hiểu là các chính sách, các dự báo và các giả thiết có thể áp dụng cho việc lập kế hoạch. Các tiền đề này có thể là quy mô hoạt động của doanh nghiệp, địa bàn hoạt động, công nghệ sử dụng, sản phẩm, mức giá, mức chi phí, chính trị, xã hội… Ngoài ra, tiền đề còn có thể là những dự báo hay các chính sách còn chưa được ban hành.

Bước 4: Xây dựng các phương án

Xây dựng các phương án là công việc tiếp theo trong quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Người lập kế hoạch cần nghiên cứu và tìm ra các phương án hành động làm sao để có thể đạt được mục tiêu đã đề ra ở bước 2. Trong mỗi phương án được xây dựng, cần đảm bảo xác định được hai nội dung: 

• Giải pháp của kế hoạch là gì để trả lời cho câu hỏi làm gì để đạt được mục tiêu
• Các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu

Bước 5: Đánh giá các phương án

Sau khi đã xây dựng được một hệ thống các phương án, việc tiếp theo mà các nhà lập kế hoạch cần phải làm là tiến hành đánh giá lại toàn bộ các phương án để sàng lọc ra các phương án tối ưu nhất. Các phương án được lựa chọn là các phương án đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất trong thời gian ngắn nhất và với chi phí thấp nhất. 

Bước 6: Lựa chọn phương án và ra quyết định

Bước cuối cùng của quá trình lập kế hoạch sản xuất là lựa chọn phương án và ra quyết định. Sau khi thực hiện bước 5, một số phương án tối ưu nhất được lựa chọn để tiến hành thực hiện. Hội đồng quản trị sẽ ra quyết định phân bổ các nguồn lực (nhân lực, vật lực) để đảm bảo việc thực hiện kế hoạch đúng tiến độ và hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm:

➢ 20 Dạng đề tài luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh dễ làm

Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch sản xuất kinh doanh 

Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

Hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp

Mục tiêu được định nghĩa là kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp mong muốn nhận được. Tất cả các các quyết định quản lý cũng như các tiêu chuẩn đo lường trong quá trình thực hiện đều nhằm mục đích giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Hay nói cách khác, mục tiêu là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, là nền tảng của việc lập kế hoạch. Để việc lập kế hoạch hiệu quả nhà quản lý cần xác định các mục tiêu càng cụ thể càng tốt.

Quan điểm, năng lực của nhà quản lý 

Vai trò quan trọng nhất của một nhà quản lý là tạo ra các kế hoạch để đáp ứng các mục tiêu của công ty. Bản thân nhà quản lý cũng ảnh hưởng đến chức năng lập kế hoạch của chính họ. Nếu họ không phải là những người lập kế hoạch giỏi hoặc không có kinh nghiệm, trình độ học vấn, kiến ​​thức nền tảng về việc lập kế hoạch cần thiết, người quản lý rất có thể sẽ đưa ra các kế hoạch sản xuất kém hiệu quả.

Nguồn lực trong doanh nghiệp

Lên ý tưởng và phát triển kế hoạch sản xuất có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững và lâu dài. Tuy nhiên, một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ không thể phát huy hết tác dụng của nó nếu như doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để thực hiện kế hoạch đó. Việc thiếu nguồn nhân lực có thể làm đình trệ tiến độ thậm chí là không thể thực hiện được kế hoạch mà doanh nghiệp đã đặt ra. Chính vì thế, một trong những bước đầu tiên của bất kỳ quá trình lập kế hoạch nào nên là đánh giá các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, so với các nguồn lực mà doanh nghiệp có sẵn. Một số nguồn lực cần xem xét là tài chính, nhân sự, yêu cầu về không gian, khả năng tiếp cận vật liệu và mối quan hệ với nhà cung cấp.

Đặc điểm ngành nghề và hệ thống thông tin

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có các đặc trưng khác nhau. Chẳng hạn như về phương thức sản xuất và chủng loại sản phẩm, đối tượng khách hàng… Do đó, công tác lập kế hoạch cũng có những sự khác biệt để phù hợp với từng lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.

Khi lập kế hoạch sản xuất, điều quan trọng là nhà quản lý phải có thông tin chính xác từ người tiêu dùng, thị trường, nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh và các nguồn khác. Trong trường hợp nhà quản lý không có thông tin chính xác và kịp thời sẽ dễ lập kế hoạch không đầy đủ và kém hiệu quả. Hệ thống thông tin quản lý đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cần thiết cho việc lập kế hoạch dự án và phát triển chiến lược kinh doanh.

Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh 

Khi nền kinh tế tổng thể hoặc lĩnh vực kinh doanh đang gặp bất ổn, việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng trở nên khó khăn hơn. Khi sự suy thoái kinh tế bắt đầu, các doanh nghiệp phải cố gắng dự báo mức độ nghiêm trọng của suy thoái và xác định cách duy trì doanh số và mức lợi nhuận bất chấp môi trường tiêu cực. Các doanh nghiệp phải đối mặt với các mối đe dọa từ các đối thủ mới gia nhập thị trường và từ những thay đổi trong công nghệ có thể làm giảm lợi thế cạnh tranh của họ. Ngược lại, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường kinh doanh ổn định có thể lập kế hoạch cho năm sắp tới và xa hơn một cách dễ dàng hơn. Hay một chủ doanh nghiệp nhỏ đối mặt với sự thay đổi nhanh chóng có thể chọn sửa đổi kế hoạch của mình thường xuyên hơn một lần một năm, vì ví dụ: vào giữa năm, kế hoạch ban đầu có thể không phù hợp với môi trường hiện tại.

 Các yếu tố kinh tế và cơ chế quản lý 

Yếu tố kinh tế là một trong những yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng rất lớn đến việc đưa ra các phương án, các kế hoạch sản xuất - kinh doanh phù hợp đối với doanh nghiệp. Bởi các nhân tố kinh tế tác động trực tiếp đến sức mua của người tiêu dùng. Các nhân tố kinh tế có thể kể đến như: tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, thất nghiệp, lạm phát, sự gia tăng của đầu tư…

Ngoài ra, cơ chế quản lý của Nhà nước cũng là một nhân tố có sức ảnh hưởng không nhỏ đến việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một cơ chế quản lý phù hợp của Nhà nước sẽ có tác dụng thúc đẩy hiệu quả của hoạt động lập kế hoạch sản xuất. Ngược lại, một cơ chế quản lý không phù hợp có thể sẽ kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. 

Trên đây là toàn bộ các kiến thức tổng quan mà bạn cần nắm liên quan đến khái niệm kế hoạch sản xuất là gì. Mong rằng với những chia sẻ của chúng tôi, bạn đọc đã có thêm những thông tin hữu ích phục vụ cho quá trình học tập, viết luận văn và trong công việc, cuộc sống.