Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán cho doanh nghiệp bao gồm các quy trình tài chính, thuế, kiểm soát nội bộ và báo cáo, giúp tối ưu hóa quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, sự hiện đại hóa trong lĩnh vực kế toán không chỉ là một lựa chọn mà là một yêu cầu cần thiết. Sơ đồ bộ máy kế toán chung cho các doanh nghiệp hiện nay đã trở thành một công cụ quan trọng giúp quản lý tài chính và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Hãy cùng SAPP Academy khám phá sự quan trọng và lợi ích của sơ đồ bộ máy kế toán trong bài viết dưới đây. 1. Các bộ phận của sơ đồ bộ máy kế toánSơ đồ bộ máy kế toán chung cho các doanh nghiệp hiện nay bao gồm các phần hành kế toán quan trọng như lao động - tiền lương, vật liệu - tài sản cố định, chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, thanh toán và tổng hợp báo cáo kế toán. Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng để đảm bảo sự trôi chảy và hiệu quả của các phần hành kế toán. Việc kiểm tra tiến độ và điều chỉnh công việc một cách nhanh chóng sẽ tăng cường năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. 2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong sơ đồ bộ máy kế toán
2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Kế toán trưởng
- Quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính và kế toán;
- Nắm rõ toàn bộ tình hình tài chính của công ty và cung cấp thông tin để hỗ trợ quyết định của Giám đốc;
- Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành công việc của Phòng TCKT, bao gồm cả nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ;
- Kế toán trưởng cần phải xem xét và điều chỉnh cấu trúc tổ chức và nhân sự theo yêu cầu đổi mới, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty; giám sát toàn bộ công việc của phòng kế toán để hoạt động được trơn tru, hiệu quả;
- Thực hiện các cuộc họp nội bộ phòng kế toán để thảo luận và giải quyết vấn đề; báo cáo thường xuyên về hoạt động của Phòng TCKT cho Ban Tổng Giám đốc và thực hiện các chỉ thị từ Ban Tổng Giám đốc một cách kịp thời.
2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Kế toán tổng hợp
- Kế toán tổng hợp tập hợp số liệu từ kế toán chi tiết và tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo cáo kế toán và thống kê theo quy định;
- Nếu công ty có chi nhánh, kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và tổng hợp báo cáo đảm bảo tính chính xác và kịp thời để tiến hành phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của toàn công ty;
- Có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát và giám sát nội bộ, hậu kiểm hoạt động tài chính của các chi nhánh, kiểm tra việc tuân thủ các quy định về ghi chép sổ sách, quản lý chứng từ tiền hàng;
- Kiểm tra nội dung, số liệu và định khoản các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày, để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót về hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác và kịp thời; lập và in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản;
- Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí và doanh thu của công ty để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn;
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán và cung cấp số liệu kế toán, thống kê khi được yêu cầu; nâng cao kiến thức, kỹ năng và nghiệp vụ đặc biệt trong lĩnh vực kế toán quản trị để đáp ứng công tác quản lý tài chính kế toán và đạt hiệu quả cao nhất;
- Đại diện cho kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt và thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách và báo cáo liên quan đảm bảo an toàn và bảo mật.
2.3 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán thanh toán
- Lập chứng từ thu chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ sau đó phản ánh thông tin này vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ;
- Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng hàng ngày và cuối tháng, cũng như theo dõi các khoản tạm ứng; tiếp nhận chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ và cập nhật các quy định nội bộ liên quan đến tiền đang chuyển và tiền gửi ngân hàng;
- Kiểm tra và tổng hợp quyết toán của công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT và chênh lệch tỷ giá;
- Thực hiện các nhiệm vụ được phân công bởi kế toán trưởng và lưu trữ chứng từ, sổ sách, công văn, quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
2.4 Kế toán công nợ có nhiệm vụ gì?
- Theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả của khách hàng để đảm bảo việc thu và chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng và thời hạn đồng thời đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa được thanh toán;
- Phân tích tình hình công nợ và đánh giá tỷ lệ thực hiện công nợ, tính tuổi nợ; kiểm tra công nợ phải thu và phải trả của công ty;
- Thực hiện các nhiệm vụ được phân công bởi kế toán trưởng và lưu trữ các chứng từ, sổ sách và các công văn quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
2.5 Chức năng nhiệm vụ kế toán TSCĐ – CCDC
- Tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ về TSCĐ, công cụ, dụng cụ, cùng với các báo cáo biến động hàng tháng;
- Tính và trích khấu hao cho TSCĐ, cũng như phân bổ giá trị của công cụ và dụng cụ hàng tháng;
- Quản lý giá trị của TSCĐ, CCDC, theo dõi các biến động tăng, giảm và thực hiện hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị của công cụ và dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban.
2.6 Chức năng, nhiệm vụ kế toán vật tư - hàng hoá
- Theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho về số lượng và giá trị của vật tư, sản phẩm và hàng hóa tại các kho của công ty bao gồm việc định kỳ đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho vào cuối tháng;
- Theo dõi tình hình tăng, giảm và tồn kho của các loại vật tư;
- Theo dõi chi tiết doanh thu cho từng loại hình kinh doanh, bao gồm cả doanh thu bán hàng nội bộ; thông tin chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
2.7 Chức năng, nhiệm vụ thủ quỹThực hiện thu, chi tiền và cập nhật số tiền thu, chi vào sổ quỹ tiền mặt trong ngày; cuối ngày, sổ quỹ chuyển cho kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo về tồn quỹ tiền mặt. Xem thêm Phương Pháp Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Công Ty Nhỏ Hiệu Quả
3. Sơ đồ bộ máy kế toán cho các doanh nghiệp
3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trungHình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được thực hiện tại phòng kế toán công ty và các bộ phận khác không có bộ máy kế toán riêng, chỉ có nhân viên bổ sung để hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ để phục vụ cho quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận. Các báo cáo nghiệp vụ và chứng từ được chuyển đến phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán. 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phân tánHình thức tổ chức kế toán phân tán là khi công tác kế toán không chỉ được thực hiện tại phòng kế toán của công ty, mà còn được thực hiện tại các bộ phận khác như phân xưởng hay các đơn vị sản xuất trực thuộc công ty. Công việc kế toán ở các bộ phận khác được thực hiện bởi bộ máy kế toán tại đó, đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra và xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và tổng hợp. Nhiệm vụ này bao gồm việc lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo quy định của kế toán trưởng. Phòng kế toán của công ty có trách nhiệm tổng hợp số liệu từ báo cáo của các bộ phận, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung trong toàn doanh nghiệp và lập báo cáo theo quy định của nhà nước. Đồng thời, phòng kế toán cũng thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận. Hình thức kế toán này thích hợp được áp dụng trong các công ty có quy mô lớn, liên hợp sản xuất kinh doanh. Xem thêm Các Phương Pháp Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Công Ty Thương Mại
3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán kết hợp tập trung và phân tánHình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là sự kết hợp của hai hình thức tổ chức trên. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức này bao gồm phòng kế toán trung tâm của công ty và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác; trong đó phòng kế toán trung tâm tổng hợp tất cả nghiệp vụ kinh tế liên quan đến toàn công ty và các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm lập báo cáo chung cho toàn đơn vị và hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong bộ phận đó như thu thập chứng từ, xử lý sơ bộ theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Khóa học CMA Hoa Kỳ đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với doanh nghiệp như sau: - Cung cấp kiến thức chuyên sâu về quản lý kế toán và áp dụng trong việc xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả;
- Hiểu về yêu cầu kế toán và quản lý trong doanh nghiệp từ đó định hình được sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phù hợp;
- Phân tích và đánh giá hiệu quả bộ máy kế toán từ đó đề xuất cải tiến và tối ưu hóa tổ chức bộ máy kế toán;
- Xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Họ có thể định rõ các vị trí và chức năng, phân chia trách nhiệm và quyền hạn, và thiết lập quy trình và quy tắc cho công tác kế toán trong doanh nghiệp.
4. Kết luậnViệc lựa chọn và xây dựng sơ đồ bộ máy kế toán cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Khóa học CMA Hoa Kỳ do Sapp cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để hiểu và áp dụng các nguyên tắc kế toán hiệu quả. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phù hợp và tối ưu giúp tăng cường hiệu suất và chính xác trong quá trình kế toán. |
