Đã bao giờ bạn gặp phải các sự cố Google Docs thật phiền phức nhưng lại không biết nên giải quyết như thế nào chưa? Trước đây, một trình xử lý văn bản chỉ cần là nơi gõ ra những gì bạn muốn. Ngày nay việc xử lý các văn bản không đơn giản như vậy, sẽ có rất nhiều các thao tác phức tạp hơn nhưng cũng mang lại hiệu suất làm việc cao hơn. Google Docs chính là một trình chỉnh sửa văn bản dễ sử dụng, được nhiều người tin dùng với nhiều tính năng được phát triển không ngừng. Google Docs nhìn chung khá là dễ sử dụng với hầu hết các tính năng xử lý văn bản thông thường. Nhưng đôi khi, bạn cũng sẽ gặp phải những khó khăn trong quá trình xử lý văn bản. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những vấn đề cơ bản thường gặp khi sử dụng Google Docs và cách khắc phục tương ứng. Lưu ý: Hầu hết các vấn đề được mô tả ở đây thường xuất hiện trên giao diện web của Google Docs dành cho trình duyệt trên máy tính để bàn, giao diện này có đầy đủ tính năng và phức tạp hơn nhiều so với ứng dụng trên các thiết bị di động.  Xem thêm: Hướng dẫn khắc phục sự cố khi Google Docs và Google Sheets không tự động lưu Các tài liệu chính là nỗ lực của hàng giờ làm việc, tài liệu bị mất thì rất khó để khôi phục lại được các ý tưởng trước đó. Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra khi một thành viên trong nhóm của bạn thực hiện thay đổi đối với Google Docs khiến tài liệu có sự nhầm lẫn hoặc không nhất quán. Lệnh hoàn tác với phím tắt Ctrl-Z (hoặc ⌘-Z, trên máy Mac) hoặc trong menu Edit (Chỉnh sửa) chỉ có tác dụng nếu bạn là người thực hiện chỉnh sửa gần đây. Nếu bạn rời khỏi trình chỉnh sửa tài liệu hoặc thực hiện một loạt các thay đổi khác sau đó thì lệnh hoàn tác sẽ không sử dụng được. Cách khắc phục:
Chắc hẳn bạn đã từng copy một đoạn văn bản từ email hay một website khác rồi paste lên Google Docs, nhưng tất cả lại ở dạng viết hoa. Hoặc trong quá trình chỉnh sửa tài liệu, bạn muốn tất cả các tiêu đề ở một định dạng để trông nhất quán và chính xác hơn. Thao tác thủ công rất tốn thời gian. Hãy để Google Docs tự động chuyển đổi, giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng và hiệu quả hơn. Bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản muốn chỉnh sửa, nhấp vào Format ở thanh menu, sau đó chọn Text => Capitalization, như vậy đoạn văn bản bôi đen sẽ ở dạng chữ viết hoa. Trong phần menu của Google Docs, còn có rất nhiều công cụ chỉnh sửa khác giúp định dạng đoạn văn bản thành chữ thường, chữ in hoa hoặc định dạng tiêu đề mà không cần phải tự mình chỉnh sửa từng chút một. Theo mặc định, Google Docs sẽ thực hiện một số đề xuất định dạng nhưng chúng thường không phù hợp với phong cách của người dùng. Ví dụ Google Docs sẽ tự động viết hoa từ đầu tiên của mỗi câu bạn nhập, tự động thay đổi dấu trích dẫn thẳng ( ‘ hoặc ” ) thành dấu trích dẫn cong (‘ hoặc “) hoặc thêm một liên kết vào bất kỳ địa chỉ web nào mà bạn nhập. Docs cũng tự động thay đổi dấu chấm lửng ba ký tự tiêu chuẩn (…) thành dấu chấm lửng có một ký tự (…), sử dụng ký hiệu Unicode cho đoạn dấu câu đó. Nó cũng điều chỉnh các phân số bình thường dưới dạng số (như 1/2) thành các ký hiệu đơn ký tự (như ½), và thay đổi các chữ viết tắt nhất định (như c / o) thành các ký tự Unicode tương đương (như ℅). Đối với một số mục đích nhất định, những thay đổi đó hoàn toàn phù hợp nhưng trong một số trường hợp nó lại cản trở quá trình làm việc của người dùng. Tuy nhiên, bạn có thể hoàn toàn tắt những mặc định đó và yêu cầu Google Docs để nguyên định dạng văn bản gốc của bạn. Hãy truy cập vào thanh menu của Google Docs, chọn Tools, sau đó chọn Preferences, bạn sẽ nhìn thấy 2 cột là Gerneral Substitutions. Tại cột Gerneral, bạn sẽ thấy các tùy chọn như tính năng tự động viết hoa, chuyển đổi các dấu ngoặc trích dẫn và định dạng liên kết tự động,….Nếu không muốn, bạn có thể bỏ dấu tick trước mỗi định dạng đó. Đối với dạng phân số và các dạng thay thế văn bản nâng cao khác, bạn sẽ cần nhấp vào cột Substitutions và làm tương tự như bên cột General. Google Docs sẽ có thông báo khi bạn mắc lỗi ngữ pháp, tính năng này hoàn toàn hữu ích trong một số trường hợp. Tuy nhiên, đôi khi nó cũng gây phân tâm cho người dùng bởi những dấu gạch đỏ chi chí, dày đặc. Có thể, người dùng cố tình viết như vậy vì những lý do nhất định hoặc dựa vào các cách tiếp cận được cách điệu hóa. Giải pháp cho những tình huống như vậy là tắt các đề xuất chỉnh sửa ngữ pháp (có thể là tạm thời hoặc mãi mãi, tùy vào nhu cầu sử dụng của bạn). Hãy truy cập vào Tools trên thanh menu, sau đó chọn Spelling and grammar, nhấp vào dòng Show grammar suggestions/ Show spelling suggestions để bỏ chọn và hủy kích hoạt tính năng phát hiện lỗi ngữ pháp/ lỗi chính tả. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Personal dictionary trong cùng menu đó để thêm các thuật ngữ cụ thể vào danh sách từ vựng của Google Docs và giúp tài liệu không xác định các từ của bạn là lỗi. Google Docs giúp bạn dễ dàng định dạng danh sách với các dấu đầu dòng. Nếu bạn không muốn sử dụng dấu chấm đen mặc định, bạn có thể tham khảo một số tùy chọn định dạng khác trong thanh menu Format => Bullets & numbering. Tuy nhiên, các tùy chọn thay đổi khá là hạn chế và có thể không bao gồm biểu tượng bạn muốn. Chỉ với một vài thao tác, Google Docs sẽ cho phép bạn chèn gần như bất kỳ ký hiệu nào có thể được dùng làm chỉ báo đầu dòng. Tùy chọn này chỉ xuất hiện sau khi bạn đã tạo sẵn danh sách. Cách thực hiện:
Mặc dù Google Docs đã đáp ứng được hầu hết các tính năng cơ bản cho người dùng nhưng nó vẫn thiếu khả năng định dạng trang bìa thư hoặc tem nhãn. Nếu muốn có thêm tính năng đó, bạn sẽ cần cài đặt tiện ích bổ sung của bên thứ ba. Đối với việc tạo bìa thư, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung Page Sizer. Hãy thêm tiện ích này vào tài khoản của bạn (hoặc yêu cầu quản trị viên làm điều đó, nếu bạn đang sử dụng tài khoản công ty mà không có quyền truy cập trực tiếp vào các tiện ích bổ sung), sau đó nhấp vào Add-ons trên thanh menu chính để tìm và kích hoạt tiện ích này. Sau khi làm như vậy, bạn chỉ cần nhập kích thước chính xác của khung viền mà bạn muốn, như vậy bạn sẽ có được một định dạng như sau:
|
