Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Show
Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị văn phòng giống như người “làm dâu trăm họ”. Ngoài ra, họ cần có những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả: Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn như thời xưa, các tài liệu giấy tờ cứ xếp đống như núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ đây, sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phòng rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình những kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm; mạng; các thiết bị văn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax,… Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng không phải là một giám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc. Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc, nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng như năng lực của nhân viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ, để có thể biết được đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao… Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhà quản trị văn phòng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc họp, nhà quản trị văn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa. Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chức các hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán bộ công đoàn thôi.  GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG DẪN NHẬP Bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là quản trị hành chính văn phòng. Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc theo luồng công việc…Tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế. Quản trị hành chính văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới. Các nước phát triển đều có các Hiệp hội quản trị hành chính. Ví dụ ở Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA (The National Office Managent Association), Hiệp hội nghiên cứu các hệ thống và thủ tục SPA (Systems and Procedures Association)… Tài liệu quản trị hành chính văn phòng gồm có ba phần, tổng cộng là 11 chương. Phần một: Đại cương về quản trị hành chiùnh văn phòng, giúp chúng ta nắm một cách tổng quát tại sao phải quản trị hành chiùnh văn phòng, những ai quản trị hành chánh văn phòng, vai trò của thư ký trong các doanh nghiệp, và làm cách nào hoạch định, tổ chức, kiểm tra hành chính văn phòng. Phần hai: Quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học, giúp chúng ta biết đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng, biết cách quản trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị hồ sơ một cách khoa học và hiện đại. Phần ba: Nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp chúng ta biết hoạch định, tổ chức các cuộc họp/hội nghị và các chuyến đi công tác; Biết phân loại và phân cấp phát hành văn bản pháp quy; Biết cách tiếp khách và gọi điện thoại. CHƯƠNG 1 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG LÀ GÌ? 1. CÁC KHÁI NIỆM 1.1. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Why is this page out of focus?This is a Premium document. Become Premium to read the whole document. Khái niệm về hành chính văn phòng là gì?Hành chính văn phòng (hành chính nhân sự) là bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, quản lý tài liệu, thông tin, lưu trữ và xử lý hồ sơ tại một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước. Nhà quản trị văn phòng là gì?Nhân viên quản trị văn phòng. Như tên của vị trí này cho thấy, quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm đảm bảo môi trường văn phòng chạy hiệu quả. Điều này có nghĩa là phối hợp nhiều nhiệm vụ diễn ra ở hậu trường cũng như đóng vai trò hỗ trợ chung cho những người làm việc trong văn phòng. Phòng Hành chính quản trị là gì?Phòng Hành chính quản trị là phòng nghiệp vụ, mang tính chất phục vụ hậu cần bao gồm các chức năng cơ bản sau: - Công tác mua sắm, đấu thầu. - Công tác hành chính Tổng hợp - Văn thư Lưu trữ. - Công tác tiếp khách. Công việc quản lý hành chính là gì?Quản lý hành chính là sự tác động của cơ quan hành chính nhà nước lên đối tượng là con người hoặc là các mối quan hệ xã hội để đạt mục tiêu của chính phủ. Phương pháp quản lý và cách tiếp cận cụ thể phụ thuộc vào từng thể chế chính trị tại các nước, cũng như mục tiêu cần đạt được. |
