Cách làm đồ án trên word

Đối với các bạn sinh viên, các bạn sẽ phải viết các bài báo cáo ngắn, các bài tiểu luận, đồ án cho các môn học trên trường.

Hay đối với một số bạn đi làm, các bạn sẽ viết các báo cáo dự án, báo cáo khảo sát, hay tài liệu cho dự án tại công ty.

Các tài liệu này, ngoài nội dung là chủ yếu rồi, thì cách trình bày làm sao cho dễ đọc, “mát mắt” thì cũng là 1 yếu tố cũng quan trọng không kém. Và với cách trình bày hợp lý, khi các bạn cần chỉnh sửa thì cũng rất dễ dàng.

Vậy chúng ta cùng bắt đầu xem trình bày một tài liệu trong MS Word sẽ gồm các nội dung gì nhé:

1. Xác định khổ giấy, lề giấy (Page, Margins)
2. Bìa tài liệu
3. Phân tách các phần trong tài liệu (Break Sections)
4. Định dạng tiêu đề (Headings)
5. Định dạng hình ảnh, bảng, biểu đồ (Image, Table, Chart – Caption)
6. Chú thích chân trang (Footnote, Endnote)
7. Tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang (Header, Footer)
8. Mục lục (Table of Contents, Table of Figures)

Trước khi bắt đầu thực hiện các thao tác, các bạn nên lưu file bắt đầu làm lại, đặt tên.
Để sau khi hoàn thành 1 thao tác, các bạn nhấn ngay phím [Ctrl] + [S] để lưu lại nội dung, tránh các trường hợp: tắt máy, MS Word bị treo, … làm mất hết toàn bộ.
Hãy tạo thói quen nhấn tổ hợp phím này !!.

(Trong bài viết này, tớ sử dụng MS Word 2013)

Tiếp theo là canh lề giấy.
Theo một số quy tắc viết tài liệu, thì lề giấy của một tài liệu sẽ như sau:
– Lề trái: 3cm
– Lề trên, lề phải, lề dưới: 2cm

• Chọn tab “PAGE LAYOUT”
• Chọn mục “Margins” –> chọn “Custom Margins…”

Các bạn nhập các giá trị vào các mục trong “Margin”:

• Top: Lề trên
• Bottom: Lề dưới
• Left: Lề trái
• Right: Lề phải

Sau đó, nhấn “OK” để áp dụng các giá trị này.

Bonus cho các bạn:

Có một số bạn, đơn vị đo ở đây không hiện là “cm” mà là “inch (có dấu nháy kép phía sau)” thì các bạn vào đây để thay đổi lại đơn vị đo nhé:

• Chọn “FILE” –> Chọn “Options”
• Chọn mục “Advanced” trong khung “Word Options”
• Trong nhóm “Display”:
  • “Show measurements in units of”: chọn đơn vị đo
  • Chọn “centimeters”: để hiển thị “cm”
• Và nhấn nút “OK”.

2. Phân tách các phần trong tài liệu (Break Sections)

Các phần trong tài liệu không phải là nội dung các bạn hay ghi “Phần 1”, “Phần 2”, … mà đây là 1 khái niệm trong MS Word.

Trong MS Word có khái niệm là Section.
Mỗi section sẽ được định dạng khổ giấy (Size), chiều quay giấy (Orientation), lề giấy (Margins), tiêu đề đầu trang và cuối trang (Header, Footer) khác nhau.

Ví dụ cụ thể cho các bạn dễ hiểu nhé:

• Ví dụ 1:
  • Các bạn hay viết tài liệu theo khổ giấy đứng và khổ A4. Tuy nhiên, đến phần dữ liệu, bảng biểu, các bạn cần xoay ngang đúng 1 trang đó để vẽ và trình bày bảng biểu, các trang kế tiếp vẫn là khổ giấy đứng
  • Và có thể do bảng biểu hoặc hình ảnh minh họa này quá to, bạn cần chỉnh sang khổ giấy A3 cho phù hợp.
• Ví dụ 2:
  • Bìa tài liệu thì các bạn trình bày có viền, không có Header, Footer.
  • Phần Mục lục thì các bạn cần có Header là tiêu đề tài liệu và Footer là đánh số trang dạng i, ii, iii, iv, v, …
  • Phần Nội dung thì các bạn cũng cần có Header là tiêu đề tài liệu, nhưng Footer thì lại đánh số trang dạng 1, 2, 3, 4, …

Với 2 ví dụ này, thì các bạn sẽ sử dụng Section cho từng phần nội dung định dạng khác nhau.
Và cách để tạo ra 1 section mới thì MS Word gọi đó là “Break Section”.

Cách sử dụng như sau:

• Các bạn để dấu nháy tại vị trí cần Break Section
• Trong menu “PAGE LAYOUT”, chọn “Break”
• Trong danh sách ở đây gồm có:
  • Next page: Tách thêm 1 Section mới và section này sẽ được bắt đầu ở trang mới kế tiếp.
  • Continuous: Tách thêm 1 Section mới và section này sẽ chung với trang hiện tại.
  • Even Page: Giống với “Next page”, nhưng section này sẽ bắt đầu ở trang được đánh số thứ tự chẵn kế tiếp.
  • Odd Page: Giống với “Next page”, nhưng section này sẽ bắt đầu ở trang được đánh số thứ tự lẻ kế tiếp.

Như hình bên dưới, sau khi làm xong nội dung ở trang bìa của tài liệu, tớ muốn tách các trang kế tiếp là section khác để trình bày nội dung. Và tớ muốn tạo cho bìa tài liệu này có đường viền (border) khác với các trang khác.
Tớ đặt dấu nháy ở dòng kế tiếp, chọn “Section Breaks – Next Page”

Một trang mới sẽ được tạo ra.

Các bạn vào menu “HOME”, chọn “Show/Hide” thì các bạn sẽ thấy ký hiệu “:::::::::::::::::::::Section Break (Next Page):::::::::::::::::::::”

Hoặc nếu các bạn chọn chỉnh sửa Header, Footer thì các bạn sẽ thấy Số thứ tự của các Section. Như đây là tớ đang có Section 1 và Section 2.

3. Bìa tài liệu

Tớ quay lại “Section 1” nhé. Section 1 tớ ghi nội dung bìa tài liệu.

Với 1 số mẫu bìa tài liệu, hoặc một số quy định, các bạn có thể tạo ra nội dung cho bìa tài liệu này.

Tuy nhiên, các bìa tài liệu thường hay có khung hình chữ nhật bao quanh.

Khung này không phải là hình ảnh hay các bạn vẽ các nét vào tài liệu, mà Word cung cấp công cụ để định dạng phần này:

• Chọn tab “DESIGN” –> Chọn mục “Page Border”
• Setting: chọn “Box”
• Art: chọn đường viền bao quanh
• Apply to:
  • Whold document: Nếu các bạn muốn Border này hiển thị ở tất cả các trang trong tài liệu
  • This section: Nếu các bạn muốn Border này hiển thị ở mỗi trang bìa (chỉ section này, các section khác không hiển thị)
  • This section – First page only: Nếu các bạn muốn Border này hiển thị ở section này, các section khác không hiển thị và chỉ hiển thị trang đầu tiên.
  • This section – All except first page: Nếu các bạn muốn Border này hiển thị ở section này, các section khác không hiển thị) và hiển thị ở tất cả các trang, trừ trang đầu tiên.
• Và nhấn “OK”

Khi này, bao quanh trang nội dung của bạn sẽ hiển thị đường viền hình chữ nhật (như hình dưới)

Các bạn có thể quay lại mục “Page Border” này để chỉnh lại đường viền tùy theo ý thích của mình.

Nếu muốn xóa bỏ đường viền này đi: Trong mục “Setting:”, thay vì chọn “Box” để hiển thị, thì các bạn chọn vào “None” nhé.

4. Định dạng tiêu đề nội dung (Headings)

Tiêu đề nội dung (Headings) là các nội dung mà các bạn hay đánh số thứ tự:

Phần I: Giới thiệu
1. Giới thiệu tổng quan
2. Mục đích tài liệu
Phần II: Nội dung chính
1. Lorem ipsum dolor sit amet
2. Cras sed neque rhoncus

Và các nội dung này, các bạn còn sử dụng để làm Mục lục 1 cách tự động.

Tớ hay thấy 1 số bạn làm “Mục lục” bằng cách thủ công thuần túy:
– Ghi lại toàn bộ các tiêu đề trong bài
– Xem tiêu đề đó nằm ở trang mấy
– Gõ lại toàn bộ phần này và trang trí cho giống Mục lục
– Nếu có thay đổi nội dung thì chỉnh lại toàn bộ các số trang tại từng tiêu đề
Cách này CỰC KỲ VÀ RẤT RẤT RẤT tốn sức.
Ngoài ra, các bạn muốn chỉnh kiểu chữ, kích thước chữ trong tiêu đề thì phải ngồi chỉnh từng dòng từng dòng một, vừa tốn thời gian mà có khi bị sót 1, 2 cái.

Tớ sẽ chia sẻ các bạn cách nhàn hạ hơn rất nhiều, làm cho việc chỉnh sửa định dạng tiêu đề và tạo, cập nhật nội dung mục lục “chỉ trong 1 nốt nhạc”.

Nội dung mục này là việc tạo và sử dụng Headings cho các tiêu đề nhé. Cách tạo, cập nhật Mục lục, tớ sẽ chia sẻ ở mục dưới.

Các bạn vào menu “HOME”, tại mục “Styles” ở đây chứa các định dạng để các bạn có thể sử dụng.

Mặc định thì các bạn hay có như sau:

Để sử dụng các Styles này thì tớ gợi ý cách phân chia Heading như sau nhé:

Như hiện tại, tớ cần bỏ đi các Styles không sử dụng (cho gọn gàng) và bổ sung các Style cần sử dụng:

Tại góc dưới bên phải ở “Styles”, các bạn nhấn vào mũi tên.
Sẽ hiển thị ra khung “Styles” như hình. Các bạn chọn “Manage Styles”

Các bạn chọn tab “Recommend”.
Trong danh sách các Styles bên dưới:
– Style nào các bạn cần sử dụng mà hiện màu xám và có dòng chữ “Hide Until Used” thì các bạn click vào nút “Show” nhé.
– Style nào các bạn không sử dụng thì click vào nút “Hide” nhé.
Rồi nhấn “OK” để đóng khung này lại.

Ngoài ra, thứ tự hiển thị trong danh sách này cũng chính là thứ tự hiển thị ở ngoài. Các bạn có thể thay đổi thứ tự hiển thị bằng cách sử dụng các nút:

• Move Up: Di chuyển lên trên 1 số
• Move Down: Di chuyển xuống dưới 1 số
• Make Last: Di chuyển xuống dưới cùng
• Assign Value…: Tự nhập số thứ tự muốn hiển thị

Ở danh sách trong khung “Style”:
– Các bạn cần hiện Style nào thì click vào mũi tên bên phải, chọn “Add to Gallery”
– Các bạn muốn ẩn Style nào thì click vào mũi tên bên phải, chọn “Remove from Gallery”

Ở danh sách hiển thị bên ngoài, các bạn có thể click chuột phải vào Style muốn bỏ đi, không sử dụng, chọn “Remove from Style Gallery”.

Sau khi ẩn/hiện các style theo nhu cầu, tớ có bộ Styles như sau:

Tiếp theo là phần dịnh dạng các Styles này: kiểu chữ, kích thước, màu sắc, …

Các bạn click chuột phải vào Style cần định dạng lại, chọn “Modify”

Khung “Modify Style” hiển thị ra.
Các bạn có thể chỉnh font, size, in đậm, in nghiêng tại đây.
Ngoài ra các bạn có thể chọn “Format” để bổ sung các định dạng khác: Font, Paragraph, Border, …

Đối với phần Heading để đánh số thứ tự, các bạn không sử dụng chức năng “Numbering” ở đây nhé, tớ sẽ chia sẻ cách làm bên dưới.

Tớ hay chỉnh định dạng như sau, các bạn có thể tham khảo:

Và bây giờ là phần đánh số thứ tự cho các style “Heading …” của các bạn:

Trong menu “HOME”, các bạn chọn “Multilevel List”:

• Các bạn có thể chọn các mẫu ở “List Library”
• Hoặc nhấn vào “Define New Multilevel List…”

Ở đây, tớ sẽ hướng dẫn các bạn cách “Define New Multilevel List…” nhé:

(1) Click level to modify: Các bạn chọn “Level 1”
(2) Link level to style: chọn “Heading 1”
(3) Enter formatting for number:
– Mặc định ở đây là số 1.
– Các bạn có thể chọn kiểu khác ở “Number style for this level”. Như ở đây, tớ đang chọn kiểu số la mã “I, II, III, …”
– Các bạn có thể nhập thêm nội dung vào. Như ở đây ở nhập “Phần” ở phía trước và dấu hai chấm ở phía sau.
– Chú ý: phần đánh số thứ tự, các bạn không nhập vào. Không nhập “1” hay “I” hay “i”, … mà chọn ở “Number style for this level”. Khi chọn xong, số sẽ có nền màu xám, như hình dưới đó.
(4) Follow number with:
Các bạn có thể chọn Tab Character, Space, Nothing để điều chỉnh khoảng cách giữa phần đánh số với nội dung của tiêu đề.
Như ở đây, tớ sẽ chọn là “Space” để luôn đẹp 😀
(5) Và nhấn “OK” để xem nhé.

Đối với các level dưới, sẽ có khác 1 chút ở phần chọn số thứ tự:

• Ở mục Enter formatting for number: các bạn chọn Number style và để dấu nháy ở phía đầu.
• Mục Include level number from: Các bạn chọn các Level cần hiển thị.
  • Như hình dưới là tớ đang chọn Level 2 thì danh sách này chỉ hiện Level 1.
  • Còn nếu ở đây là Level 3, thì danh sách sẽ hiện gồm Level 1 và Level 2.

Như ví dụ dưới đây:

Thì các nội dung mà tớ sẽ chọn như sau:

Như vậy khi các bạn nhập nội dung tiêu đề, các bạn chỉ việc chọn “Style” cho tiêu đề này thì định dạng của nội dung đó sẽ thay đổi.