Khi muốn chọn dữ liệu cụ thể từ một hoặc nhiều nguồn, bạn có thể sử dụng truy vấn chọn. Truy vấn chọn giúp bạn chỉ truy xuất dữ liệu mà bạn muốn, đồng thời cho phép bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng bảng và các truy vấn chọn khác làm nguồn dữ liệu cho một truy vấn chọn. Chủ đề này cung cấp tổng quan về truy vấn chọn, cũng như các bước để tạo một truy vấn chọn, bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn hoặc trong Cửa sổ thiết kế. Show
Nếu bạn muốn sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu Northwind để tìm hiểu thêm về cách hoạt động của truy vấn, hãy xem bài viết Giới thiệu về truy vấn. Trong bài viết này
Tổng quanKhi muốn sử dụng dữ liệu, hiếm khi bạn muốn sử dụng tất cả dữ liệu từ một bảng. Ví dụ: khi bạn muốn sử dụng dữ liệu từ bảng Liên hệ, bạn thường muốn xem một bản ghi cụ thể hoặc có thể chỉ xem số điện thoại. Đôi khi bạn muốn kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng, chẳng hạn như kết hợp thông tin Khách hàng với thông tin Đơn hàng. Để chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng, hãy sử dụng truy vấn chọn. Truy vấn chọn là đối tượng cơ sở dữ liệu hiển thị thông tin trong Dạng xem biểu dữ liệu. Truy vấn không lưu trữ dữ liệu mà hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong bảng. Truy vấn có thể hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, từ các truy vấn khác hay kết hợp cả hai. Lợi ích của việc sử dụng truy vấnTruy vấn cho phép bạn:
Các bước cơ bản để tạo truy vấn chọnBạn có thể tạo truy vấn chọn bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn hoặc bằng cách làm việc trong dạng xem Thiết kế. Một số phần tử thiết kế không sẵn dùng khi bạn sử dụng trình hướng dẫn nhưng bạn có thể thêm các phần tử này sau bằng cách sử dụng dạng xem Thiết kế. Mặc dù hai phương pháp này có phần khác biệt nhưng các bước cơ bản chủ yếu là giống nhau:
Sau khi đã tạo truy vấn chọn, hãy chạy truy vấn đó để xem kết quả. Để chạy truy vấn chọn, hãy mở truy vấn đó trong dạng xem Biểu dữ liệu. Nếu lưu truy vấn, bạn có thể sử dụng lại truy vấn đó bất cứ khi nào bạn cần, ví dụ: sử dụng làm nguồn dữ liệu cho biểu mẫu, báo cáo hoặc một truy vấn khác. Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tạo truy vấn chọnBạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tự động tạo truy vấn chọn. Khi sử dụng trình hướng dẫn, bạn sẽ có ít quyền kiểm soát hơn đối với các chi tiết của thiết kế truy vấn nhưng tốc độ tạo truy vấn thường sẽ nhanh hơn so với khi bạn không dùng trình hướng dẫn. Hơn nữa, trình hướng dẫn có thể nhận biết một số lỗi thiết kế đơn giản và nhắc bạn thực hiện một hành động khác. Trước khi bạn bắt đầuNếu bạn sử dụng trường từ các nguồn dữ liệu không liên quan đến nhau, Trình hướng dẫn Truy vấn sẽ hỏi xem bạn có muốn tạo mối quan hệ hay không. Trình hướng dẫn sẽ mở cửa sổ Mối quan hệ cho bạn nhưng bạn phải khởi động lại trình hướng dẫn nếu chỉnh sửa bất kỳ mối quan hệ nào. Do đó, trước khi chạy trình hướng dẫn, hãy chú ý tạo mọi mối quan hệ cần cho truy vấn của bạn. Để biết thêm thông tin về cách tạo mối quan hệ bảng, hãy xem bài viết Hướng dẫn về mối quan hệ bảng. Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn
Đầu Trang Tạo truy vấn bằng cách làm việc trong dạng xem Thiết kếBạn có thể sử dụng dạng xem Thiết kế để tạo truy vấn chọn theo cách thủ công. Khi sử dụng dạng xem Thiết kế, bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các chi tiết của thiết kế truy vấn nhưng sẽ dễ mắc lỗi thiết kế hơn, đồng thời có thể mất nhiều thời gian hơn so với khi sử dụng trình hướng dẫn. Tạo truy vấn
Bước 1: Thêm nguồn dữ liệuKhi bạn sử dụng dạng xem thiết kế, để thêm nguồn dữ liệu, bạn thêm các nguồn dữ liệu và các trường trong các bước riêng biệt. Tuy nhiên, sau này bạn luôn có thể thêm nhiều nguồn dữ liệu hơn, nếu muốn.
Kết nối tự độngKhi bạn thêm các nguồn dữ liệu, nếu giữa các nguồn đã có mối quan hệ xác định thì các mối quan hệ đó sẽ tự động được thêm vào truy vấn dưới dạng kết nối. Kết nối sẽ chỉ định cách kết hợp dữ liệu từ các nguồn có liên quan. Access cũng tự động tạo kết nối giữa hai bảng nếu hai bảng đó có các trường chứa kiểu dữ liệu tương thích và một trường là khóa chính. Có thể bạn sẽ muốn điều chỉnh các kết nối do Access tạo ra. Access xác định loại kết nối sẽ tạo dựa trên mối quan hệ mà kết nối đó đại diện. Nếu Access tạo kết nối nhưng không có mối quan hệ xác định thì Access sẽ tạo một nối trong. Nếu Access tự động tạo kết nối chính xác khi bạn thêm nguồn dữ liệu, bạn có thể chuyển thẳng đến Bước 3: Thêm trường đầu ra. Sử dụng một nguồn dữ liệu nhiều lầnTrong một số trường hợp, bạn muốn nối hai bản sao của cùng một bảng hay truy vấn, được gọi là tự nối, kết hợp các bản ghi từ cùng một bảng khi có các giá trị trùng khớp trong các trường đã nối. Ví dụ: giả sử bạn có một bảng Nhân viên, trong đó trường Báo_cáo_Cho trong bản ghi của mỗi nhân viên hiển thị ID của người quản lý nhân viên đó thay vì hiển thị tên. Bạn có thể sử dụng tính năng tự nối để hiển thị tên của người quản lý trong bản ghi của từng nhân viên, thay vì hiển thị ID. Khi bạn thêm một nguồn dữ liệu đến lần thứ hai, Access sẽ gắn thêm _1 vào tên của phiên bản thứ hai. Ví dụ: nếu bạn thêm bảng Nhân viên hai lần thì phiên bản thứ hai sẽ được đặt tên là Nhân viên_1. Bước 2: Nối các nguồn dữ liệu có liên quanNếu các nguồn dữ liệu bạn thêm vào truy vấn đã có sẵn mối quan hệ thì Access sẽ tự động tạo kết nối trong cho từng mối quan hệ. Nếu tính toàn vẹn tham chiếu là bắt buộc, Access cũng sẽ hiển thị "1" phía trên đường nối để cho biết bảng nào đang ở phía "một" của quan hệ một - nhiều, đồng thời hiển thị biểu tượng vô cực (∞) để cho biết bảng nào đang ở phía "nhiều". Nếu bạn thêm các truy vấn vào truy vấn của mình và chưa tạo mối quan hệ giữa các truy vấn đó thì Access sẽ không tự động tạo kết nối giữa các truy vấn đó hay giữa các truy vấn và bảng không liên quan. Nếu Access không tạo kết nối khi bạn thêm nguồn dữ liệu, thường thì bạn nên tự thêm. Các nguồn dữ liệu không được nối với bất kỳ nguồn dữ liệu nào khác có thể gây vấn đề về kết quả truy vấn. Cũng có thể bạn sẽ muốn thay đổi loại kết nối từ nối trong thành nối ngoài, để truy vấn của bạn chứa nhiều bản ghi hơn. Thêm kết nối
Thay đổi kết nối
Sau khi các kết nối đã sẵn sàng, hãy thêm các trường đầu ra — trường chứa dữ liệu mà bạn muốn có trong kết quả truy vấn. Bước 3: Thêm trường đầu raBạn có thể dễ dàng thêm trường từ bất kỳ nguồn dữ liệu nào bạn đã thêm ở bước 1.
Sử dụng biểu thức làm trường đầu raNếu bạn muốn thực hiện tính toán hay sử dụng hàm để tạo đầu ra của truy vấn, bạn có thể sử dụng biểu thức làm trường đầu ra. Biểu thức có thể sử dụng dữ liệu từ bất kỳ nguồn dữ liệu truy vấn nào, cũng như từ các hàm, chẳng hạn như hàm Format hay InStr, đồng thời có thể chứa hằng số và toán tử số học.
Bước 4: Chỉ định tiêu chíĐây là bước tùy chọn. Bạn sử dụng tiêu chí để giới hạn số bản ghi mà truy vấn của bạn trả về, trên cơ sở các giá trị trường có đáp ứng tiêu chí bạn chỉ định hay không. Chỉ định tiêu chí cho trường đầu ra
Tiêu chí với nhiều trườngBạn có thể sử dụng tiêu chí với nhiều trường. Khi đó, tất cả các tiêu chí trong hàng Tiêu chí hoặc hàng Hoặc đã cho đều phải được đáp ứng thì bản ghi mới được đưa vào. Chỉ định tiêu chí bằng cách sử dụng trường mà bạn không muốn xuấtBạn có thể thêm trường vào thiết kế truy vấn và không đưa dữ liệu của trường vào đầu ra của truy vấn. Bạn thực hiện điều này khi muốn sử dụng các giá trị của trường để giới hạn kết quả truy vấn nhưng không muốn xem các giá trị trường đó.
Bước 5: Tóm tắt dữ liệuĐây là bước tùy chọn. Có thể bạn sẽ muốn tóm tắt dữ liệu, đặc biệt là khi dữ liệu của bạn là dữ liệu số. Ví dụ: có thể bạn muốn xem giá trung bình hoặc tổng doanh thu. Để tóm tắt dữ liệu trong truy vấn, hãy sử dụng hàng Tổng. Theo mặc định, hàng Tổng không được hiển thị trong dạng xem Thiết kế.
Bước 6: Xem kết quảĐể xem kết quả truy vấn, trên tab Thiết kế, bấm vào Chạy. Access sẽ hiển thị kết quả truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu. Để thực hiện thêm thay đổi đối với truy vấn, bấm vào Trang đầu > Xem > Dạng xem Thiết kế để chuyển về dạng xem Thiết kế. Hãy thay đổi các trường, biểu thức hoặc truy vấn và chạy lại truy vấn cho đến khi truy vấn trả về dữ liệu bạn muốn. Đầu Trang |