Chia sể 1 sheet của google sheet

Thông thường, khi bạn chia sẻ Sheet, tất cả các sheet sẽ cùng lúc được chia sẻ, nhưng đôi khi, bạn chỉ muốn chia sẻ chỉ một sheet với từng đối tượng cụ thể.

Rất tiếc, bạn không có cách nào để chỉ chia sẻ một sheet trong Google Sheet. Thay vào đó, bạn cần phải có một chút sáng tạo.

Hãy cùng xem cách chia sẻ chỉ một sheet trong Google Sheet.

Thiết kế của Google Sheet

Nếu bạn quen thuộc với Excel, bạn cũng đã quen với Google Sheet. Tài liệu “ Google Sheet” là một tài liệu đơn lẻ – được gọi là “workbook” – bao gồm nhiều trang.

Thông thường, khi bạn chia sẻ Google Sheet, bạn sẽ chia sẻ toàn bộ tài liệu.

Trong ví dụ này, có một sheet chứa lịch làm việc của nhân viên. Có một sheet cho “Anna” và một sheet khác cho “Aaron”.

Có thể hiểu, khi bạn chỉ muốn chia sẻ một phần cho một đối tượng cụ thể. Nhưng bạn lại muốn giữ mọi thứ trong một file.

Bạn chắc hẳn đã quá quen thuộc với cách chia sẻ file Google Sheet. Nhấp vào nút “Chia sẻ”. Từ đó, bạn có thể “thêm người hoặc nhóm” hoặc nhận một liên kết có thể chia sẻ.

Khi chia sẻ, bạn có thể chọn một trong ba cách phân loại :

• Viewer (Người xem): Đây là người có thể xem nội dung nhưng không thể nhận xét hoặc chỉnh sửa nội dung đó.
• Commenter (Người nhận xét): Đây là người có thể để lại bình luận nhưng không thể tự chỉnh sửa tài liệu.
• Editor (Biên tập viên): Đây là người có thể xem nội dung, để lại nhận xét và chỉnh sửa tệp.

Thông thường, bạn nên chia sẻ hầu hết các tài liệu với tư cách “người nhận xét” hoặc “người xem”. Khi bạn cho phép mọi người chỉnh sửa tài liệu của mình, bạn có nguy cơ bị mất hoặc thay đổi nội dung.

Nếu bạn cho phép người khác chỉnh sửa tài liệu, bạn sẽ có thể theo dõi những thay đổi nhất định. Bạn sẽ thấy ai đã chỉnh sửa nội dung gì, khi nào và có thể revert các thay đổi nếu muốn. Tuy nhiên, điều này rất nguy hiểm và ai đó có thể chia sẻ tệp của bạn với những người không nên có hoặc xóa tệp hoàn toàn.

Tuy nhiên, một vấn đề với việc chia sẻ tệp là nó sẽ chia sẻ toàn bộ tài liệu

Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ một sheet trong Google Sheet, bạn thường phải xóa dữ liệu không liên quan khỏi file.

Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để làm điều này.

Gửi liên kết của sheet cụ thể đến đúng đối tượng

Cách này sử dụng trong trường hợp bạn không muốn che giấu dữ liệu ở các sheet khác, bạn chỉ đơn giản muốn đảm bảo rằng người nhận đến đúng sheet cần đến, tránh nhầm lẫn giữa các sheet.

Bạn có thể gửi liên kết trực tiếp của một sheet cụ thể trong Google Sheet đến người cần bằng cách sau.

Ở trang đầu tiên, bạn sẽ thấy gid = 0 ở cuối URL. Nhưng khi nhấp vào sheet cụ thể, bạn sẽ thấy gid là một dãy số cụ thể. Trong ví dụ ở trên, tab Aaron có gid = 2068619782.

Thêm “gid = 2068619782” vào cuối URL có thể chia sẻ của bạn và gửi đến người cần chúng sẽ tự động được chuyển hướng đến sheet thích hợp.

Mặc dù được chuyển hướng đến một địa chỉ cụ thể, nhưng người nhận link vẫn có thể nhấp vào bất kỳ sheet nào khác trong file.

Ngoài ra phương pháp này cũng không hề đơn giản bởi vì bạn sẽ cần phải tìm “gid”

Nhưng nếu chỉ định gửi cho một người nào đó một URL cụ thể và bạn không đặc biệt quan tâm đến việc liệu họ có thể xem các dữ liệu khác hay không, thì đây là giải pháp tốt nhất hiện có.

Bảo vệ trang tính khỏi bị người dùng khác xem

Trường hợp trang tính có chứa thông tin đặc quyền và bạn cần bảo vệ phần nội dung đó khỏi những người xem khi họ được chia sẻ file.

Trong ví dụ ở bài này, có một sheet được gọi là thông tin bảng lương mà chủ trang tính muốn ẩn nó khỏi người được chia sẻ.

Bạn có thể nhấn chuột phải vào sheet và nhấn vào “Ẩn” để ẩn điều này với người dùng. Miễn là người dùng là “Người nhận xét” hoặc “Người xem”, họ sẽ không thể chỉnh sửa trang tính để bỏ ẩn trang này.

Vấn đề của phương pháp này là bạn sẽ phải “bỏ ẩn” trang tính khi muốn xem nội dung.

Khi bạn bỏ ẩn trang tính, người khác có thể nhìn thấy sheet đó. Và, bạn sẽ chỉ có thể ẩn mọi thứ với mọi người cùng một lúc, không chỉ với một người tại một thời điểm.

Bảo vệ các trang tính khác

Bạn có thể tùy chỉnh đặt bảo vệ cho các sheet, có nghĩa là mọi người không thể chỉnh sửa các trang tính đó ngay cả khi họ có thể xem chúng.

Ví dụ, bạn có thể đặt bảo vệ để Anna không thể chỉnh sửa trang tính của Aaron và Aaron không thể chỉnh sửa trang tính của Anna.

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào một trang tính tại chọn “Protect Sheet”. Từ đó, bạn chọn những người dùng có thể thực hiện sửa đổi trang tính.

Nhược điểm của cách này là bạn không thể ẩn thông tin. Bạn chỉ có thể bảo vệ nó khỏi bị thay đổi. Nếu bạn có thông tin đặc quyền trên các trang tính này mà bạn muốn bảo vệ, cách này sẽ không giúp ẩn thông tin được.

Tạo một tệp mới với một trang tính

Một cách hữu ích để chia sẻ một trang tính đơn lẻ là trước tiên hãy tạo một bản sao tệp.

Sau đó xóa các trang có thông tin không muốn chia sẻ rồi chia sẻ trang tính với người mà bạn đã cho phép truy cập.

Điều này có một số lợi thế lớn về quyền riêng tư và bảo mật. Một, dữ liệu bạn muốn bảo vệ không còn trong tệp nữa. Bạn không cần phải lo lắng về việc liệu họ có thể truy cập vào nó hay không vì dữ liệu không có ở đó. Bạn cũng không cần phải chia sẻ nó theo bất kỳ cách đặc biệt nào; chia sẻ nó với cá nhân là tất cả những gì bạn cần.

Nhưng nó cũng có một số nhược điểm. Bạn sẽ phải cập nhật từng trang tính độc lập với tài liệu lớn hơn. Bạn sẽ không thể giữ lại các liên kết giữa các trang tính vì chúng sẽ là các sổ làm việc riêng biệt. Và bạn sẽ có rất nhiều tệp bổ sung.

Lưu ý: Ngoài ra còn có một số cách khác mà bạn có thể tạo workbook chỉ chứa một trang tính. Ví dụ: bạn có thể tạo workbook mới, trống và sao chép trang tính theo cách thủ công.

Xuất trang Google Sheets

Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không muốn xử lý nhiều workbook nhưng lại muốn chia sẻ một trang tính duy nhất?

Có một giải pháp cuối cùng mà bạn có thể thử: xuất từ ​​tài liệu. Với phương pháp này, bạn giữ lại sổ làm việc gốc.

Đầu tiên, bạn vào File -> Download. Sau đó, chọn “PDF Document”.

Ở trên cùng, bạn sẽ thấy “Current sheet”. Điều này cho phép bạn chỉ xuất trang tính hiện tại.

Điều này sẽ tạo ra một tệp bổ sung mà bạn có thể chia sẻ qua Google Docs hoặc gửi email dưới dạng tệp đính kèm. Nhưng nó không yêu cầu thay đổi tài liệu gốc. Thay vào đó, bạn sẽ có thể xuất từng trang bất cứ khi nào bạn muốn chia sẻ một trang nhất định.

Và, bạn sẽ biết rằng dữ liệu mà bạn đang cố bảo vệ không có trong tệp bạn đang chia sẻ. Đối với hầu hết mọi người, đây sẽ là cách nhanh nhất, dễ nhất để chia sẻ một trang tính trên Google Sheets. Nhược điểm là bạn sẽ xuất nó dưới dạng tài liệu PDF, đây không phải là thứ mà người khác có thể chỉnh sửa hoặc chia sẻ lại với bạn.

Lưu ý: Bạn cũng có thể xuất trang tính XLS bằng phương pháp này, nhưng nó sẽ xuất toàn bộ sổ làm việc. Nếu muốn, bạn có thể xuất một trang tính XLS và sau đó xóa các trang mà bạn không muốn – nhưng điều đó vẫn tạo ra các vấn đề khác, vì nó làm phức tạp đường dẫn nội dung của bạn. Cuối cùng, mục tiêu là có thể xuất một trang tính từ trang tính Google của bạn mà không làm gián đoạn sổ làm việc gốc hoặc yêu cầu quá nhiều bước.

In trang tính

Tất nhiên, cũng cần lưu ý rằng có một cách trực tiếp hơn nhiều để chia sẻ một trang tính. Bạn luôn có thể in tài liệu. Nếu bạn in tài liệu, bạn có thể phát tờ tùy ý.

Phần lớn thời gian, lý do mà bạn muốn chia sẻ một trang duy nhất dưới dạng Google Trang tính là để người khác có thể chỉnh sửa nó. Nhưng nếu nó là một phần của một sổ làm việc lớn hơn, thì đây thực sự sẽ là một việc vặt; bạn sẽ cần đưa dữ liệu mà chúng thay đổi vào sổ làm việc ban đầu khi chúng hoàn tất.

Nếu bạn muốn giao cho ai đó một bản sao không thể chỉnh sửa của tài liệu, cách nhanh nhất, dễ nhất là chỉ cần in trang đã cho. Điều này không chỉ có ít vấn đề bảo mật tiềm ẩn nhất mà còn là giải pháp đơn giản nhất cho vấn đề công nghệ.

Chỉ chia sẻ một trang tính trên Google Sheet

Điểm mấu chốt: Google không có quy trình hoặc phương thức cụ thể để chia sẻ một trang tính.

Thay vào đó, có một số giải pháp thay thế bạn có thể sử dụng. Bạn có thể ngăn mọi người chỉnh sửa các trang tính cụ thể, bạn có thể ẩn các trang tính và bạn có thể xuất và chia sẻ các trang tính riêng lẻ từ một sổ làm việc lớn hơn.

Điều này có thể hơi bất tiện. Bạn có thể có nhiều trang trong sổ làm việc liên quan đến nhau, nhưng bạn có thể chỉ muốn một số người nhất định xem một trang duy nhất. Đối với hầu hết mọi người, xuất bản sao PDF của trang đó – hoặc thậm chí in trang đó – có thể là cách dễ dàng nhất để chia sẻ thông tin.

Khi phát triển tài liệu Google Sheet, bạn có thể muốn ghi nhớ điều này. Hãy xem xét thực tế rằng dữ liệu được chia sẻ trong một trang tính có thể được xem bởi bất kỳ ai mà trang tính được chia sẻ cùng và bạn có thể khó chia sẻ các trang tính đơn lẻ mà không chia nhỏ tệp.

Xem thêm: Hướng dẫn khắc phục sự cố khi Google Docs và Google Sheets không tự động lưu