• Hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiến hành khoa học, an toàn, bảo mật Show
• Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiến chất lượng quản lý văn thư lưu trữ • Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động văn thư lưu trữ 1. Công tác Văn thư
- Tiếp nhận, làm thủ tục đăng ký Văn bản/Hồ sơ đến - Trình, chuyển giao Văn bản/Hồ sơ đến - Phát hành Văn bản/Hồ sơ đến - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Lưu Văn bản/Hồ sơ đến (đối với tài liệu thuộc pháp lý, ưu tiên lưu bản gốc/chính tại Pháp lý)
- Soạn thảo văn bản khi có yêu cầu của cấp trên - Tiếp nhận, kiểm tra thể thức và kỹ thuật văn bản, đăng ký văn bản đi - Nhân bản, đóng dấu Công ty và dấu mức độ khẩn, mật - Phát hành và lưu văn bản đi
- Tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký vào sổ Hợp đồng - Phát hành bản cứng, bản mểm Hợp đồng (Che giá và full giá) và lưu hợp đồng
2. Công tác Lưu trữ
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu - Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, phòng/ban tổ chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ - Hướng dẫn các cán bộ, phòng/ban chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
- Phân loại, lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản - Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và tài liệu trong các tổ chức, doanh nghiệp. Nó bao gồm tất cả hoạt động thu thập, sắp xếp, bảo quản, luân chuyển văn bản theo quy trình. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết về công tác văn thư lưu trữ, nguyên tắc quản lý và những kỹ năng cần thiết cho công việc này. Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệpI. Công tác văn thư là gì?Căn cứ vào Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, công tác văn thư là các hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa trong công tác văn thư. Mục tiêu của công tác này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, sẵn có, dễ dàng truy cập và luân chuyển thông tin kịp thời khi cần thiết. II. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý trong công tác văn thưTheo Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sau khi quản lý văn thư lưu trữ:
Ngoài ra, bộ phận văn thư còn cần đảm bảo một số nguyên tắc dưới đây:
III. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong công tác văn thưTheo Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong công tác văn thư như sau: Trách nhiệm trong công tác văn thư
IV. Mô tả công việc văn thư lưu trữCông việc văn thư lưu trữ bao gồm nhiều hoạt động:
Để hỗ trợ tối ưu các hoạt động trên, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, MISA AMIS Văn thư được thiết kế để quản lý toàn bộ công văn của doanh nghiệp với những tính năng vô cùng đơn giản, thông minh. Phần mềm MISA AMIS Văn thưMISA AMIS Văn thư phân loại văn bản theo cấp độ khẩn/bảo mậtMISA AMIS Văn thư quản lý nội dung các văn bản đến và đi trong doanh nghiệpPhần mềm cho phép người dùng thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ quản lý văn thư lưu trữ nêu trên một cách liền mạch. Đồng thời, MISA AMIS Văn thư cũng mang sẵn những báo cáo đa chiều về tình trạng xử lý, mức độ bảo mật hoặc mức độ khẩn cấp. Từ đó, bộ phận văn thư cùng người quản lý luân chuyển, phê duyệt và xử lý tài liệu chính xác, hiệu quả tối ưu. Đọc ngay: 15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp V. Những kỹ năng cần thiết của công tác văn thư lưu trữ1. Kỹ năng chuyên môn về quy định, nguyên tắc và yêu cầu công việcNhân sự làm việc trong bộ phận văn thư phải nắm rõ các quy định, nguyên tắc và tiêu chuẩn quản lý văn thư lưu trữ. Đặc biệt, văn thử cần cập nhật các quy định pháp luật để áp dụng một cách chính xác, phù hợp, đáp ứng yêu cầu của tổ chức. 2. Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việcVăn thư cần có khả năng quản lý thời gian, ưu tiên công việc và sắp xếp tài liệu một cách hợp lý. Điều này đòi hỏi khả năng tổ chức, sắp xếp và duy trì hệ thống thông tin hiệu quả. 3. Kỹ năng tin học sử dụng phần mềm quản lý văn bảnHiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang từng bước chuyển đổi từ cách việc truyền thông sang xây dựng môi trường làm việc số toàn diện. Thay vì đọc, phân loại, chuyển phát tài liệu theo cách thủ công, bộ phận văn thư cần nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ. Những phần mềm quản lý văn bản thông minh sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nhiều thời gian, chi phí, nhân lực lãng phí. Đồng thời, năng suất làm việc cùng quy trình phối hợp giữa các phòng ban cũng trở nên đơn giản, liền mạch hơn. VI. Kết luậnNhư vậy, công tác văn thư lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng giúp tổ chức quản lý tài liệu chuẩn xác. Bằng cách thực hiện đúng nguyên tắc, tuân thủ yêu cầu và phát triển kỹ năng cần thiết, bộ phận văn thư sẽ đảm bảo tính nhất quán, truy xuất, luân chuyển thông tin dễ dàng và bảo vệ tài liệu quan trọng. |