Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng trà sữa

Có bao giờ bạn tự hỏi: Những người kinh doanh trà sữa, họ làm thế nào để có thể phục vụ tốt hàng trăm, hàng nghìn khách hàng, xử lý các thông tin order một cách nhanh chóng và quản lý tài chính hiệu quả?

Hoặc nếu bạn vẫn đang thắc mắc điều gì giúp chủ của những chuỗi trà sữa như: Toco Toco, Chago, Gongcha, Goky, Mr.Good Tea, v…v…. không cần đến tận nơi vẫn biết được tình hình kinh doanh tại từng điểm? Kinh doanh trong thị trường F&B Việt Nam liệu có dễ dàng? Bạn muốn mở quán trà sữa nhưng không biết làm cách nào để quản lý quán trà sữa hiệu quả? Họ dùng phần mềm gì để quản lý?

Phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS.vn chính là “vũ khí bí mật” giúp họ làm được điều đó. Đồng hành với hơn 300 thương hiệu trà sữa trên toàn quốc, iPOS – sự lựa chọn hàng đầu cho mô hình trà sữa.

1. Phần mềm quản lý quán trà sữa giúp tăng tốc độ phục vụ bán hàng

Với tốc độ tiêu thụ lên đến hàng nghìn cốc mỗi ngày, các thương hiệu trà sữa như TocoToco, Goky, Gongcha, v…v…. họ không thể sử dụng cách phục vụ thủ công thông thường mất rất nhiều thời gian. Việc bán hàng sẽ rất mất thời gian nếu nhân viên phải sử dụng phần mềm không chuyên cho mô hình trà sữa, giao diện khó nhìn và thao tác order sẽ chậm hơn.

Đặc biệt phần mềm dành cho quán trà sữa phải đảm bảo được các tính năng cần thiết như máy in tem nhãn, máy in bill phục vụ khâu pha chế và trả đồ cho khách hàng nhanh hơn. Khách hàng sẽ đánh giá quán của bạn có chất lượng phục vụ kém nếu để họ đợi quá lâu.

Những thương hiệu hàng đầu như Chago, Gong Cha, Toco Toco, v…v… đã làm như nào để bán hàng nghìn cốc mỗi ngày mà chỉ cần từ 3 đến 4 nhân viên trong một ca? Phần mềm bán trà sữa iPOS đã giúp họ làm được điều đó. Với thiết kế giao diện bán hàng thông minh, trực quan và dễ sử dụng, nhân viên chỉ cần một vài thao tác đã có thể nhập xong đơn hàng.

Một order thông thường như: “2 trà sữa truyền thống size L thêm trân châu giảm 50% đường, 70% đá” thì chưa mất đến 10s đã xử lý xong. Khách hàng vừa nói dứt câu là nhân viên cũng xử lý nhanh gọn. Ngay sau đó, hóa đơn được in ra 2 liên, một đưa cho khách hàng và một lưu lại quầy thu ngân. Nhờ vậy, chủ quản lý cũng sẽ dễ dàng theo dõi và phát hiện được những gian lận của nhân viên thông qua đối chiếu với phần mềm Order trà sữa iPOS.

Trên mỗi hóa đơn, với nhiều thông tin order cho một ly trà sữa có thể gây rối mắt cho khách hàng và cả thu ngân. Nhưng với phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa iPOS, các mục được trình bày rất rõ ràng và khoa học: đánh số thứ tự theo cốc chính và mỗi loại topping sẽ lùi vào và hiển thị là dấu gạch đầu dòng. Nhờ vậy, nhân viên sẽ dễ dàng kiểm tra lại đồ trước khi giao cho khách.

Đa số các quán trà sữa hiện nay đều phục vụ theo mô hình trả trước giúp tối ưu thời gian phục vụ và bán được nhiều hàng hơn. Tính năng của máy tính tiền quán trà sữa kết hợp phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS đáp ứng rất linh hoạt và phù hợp với yêu cầu của mô hình trà sữa. Nhờ cải tiến này mà doanh thu của các quán trà sữa tăng lên mỗi ngày.

2. Hiển thị đầy đủ thông tin order qua máy in tem nhãn

Trước đây, không ít lần nhân viên trả đồ sai cho khách do không có ghi chú bên ngoài. Nhiều người phàn nàn rằng lúc order là trà sữa socola nhưng khi uống lại là vị hoa quả. Những sai lầm nhỏ nhặt không đáng có này đã khiến khách hàng không quay trở lại. Bài toán đặt ra là làm thế nào để phân biệt được những cốc trà sữa khá giống nhau này?

Một điểm cộng giúp phần mềm bán hàng iPOS ghi điểm với 300 thương hiệu trà sữa chính là việc kết nối với máy in tem nhãn. Mọi thông tin order được hiển thị đầy đủ, rõ ràng và chi tiết nhất. Khách uống vị gì, thêm loại topping nào hay lượng đường đá ra sao đều có trên chiếc tem dán trên cốc.

Sau khi order xong, tem được in ra và dán lên từng cốc để nhân viên pha chế xử lý. Do đó, số lượng cốc bị pha nhầm đã giảm xuống đáng kể. Khách hàng cảm thấy hài lòng hơn bởi sự chuyên nghiệp của quán.

Với iPOS.vn, sự hài lòng của khách hàng chính là tiêu chí phục vụ. Thiết kế trên mỗi chiếc tem nhãn sẽ theo yêu cầu riêng để phù hợp với đặc thù của quán như thêm những thông tin về thương hiệu và logo. Đội ngũ nhân viên ở iPOS.vn sẵn sàng phục vụ theo yêu cầu của bạn để tạo ra những giá trị cao nhất cho khách hàng.

3. Tốc độ xử lý của phần mềm bán hàng iPOS nhanh

Không phải ngẫu nhiên mà những thương hiệu chuỗi trà sữa lớn như Gong Cha, ChaGo hay Toco Toco lại tin tưởng chọn iPOS khi mở rộng phát triển sau này. Phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS được khách hàng đánh giá là hoạt động ổn định, ít xảy ra lỗi, tốc độ xử lý nhanh đặc biệt dùng được cả khi mất kết nối Internet.

Không giống như những phần mềm ứng dụng khác, thời gian cơ sở dữ liệu ít thì có thể hoạt động bình thường nhưng sau một thời gian khi đã nhập menu mấy chục đồ uống thì tốc độ xử lý vô cùng chậm. Hơn nữa, dữ liệu bán hàng cũng bảo mật kém hơn. Đó là lý do vì sao rất nhiều khách hàng sau một thời gian hoạt động chuyển đổi sang phần mềm quản lý bán hàng iPOS.

Với phần mềm bán hàng iPOS, nhân viên order có thể yên tâm xử lý các đơn hàng một cách nhanh chóng dứt điểm. Vì là phần mềm cài đặt, thông tin dữ liệu được lưu trữ ở server vật lý, không có trường hợp mất dữ liệu khách hàng khi phần mềm gặp vấn đề. Bên cạnh đó hệ thống có thể dễ dàng nâng cấp khi chủ đầu tư có nhu cầu mở rộng cửa hàng trà sữa của mình lên nhiều điểm hay dạng chuỗi.

4. Quản lý từ xa và theo dõi toàn chuỗi

Có thể nhận định rằng, mô hình trà sữa có tốc độ mở rộng nhanh hơn so với kinh doanh nhà hàng hay café. Đơn giản bởi vì sản phẩm đang được yêu thích cộng với mô hình kinh doanh đơn giản, không quá phức tạp nên dễ franchise (nhượng quyền). Tuy nhiên, khi đã phát triển thành mạng lưới chuỗi, độ phức tạp của bài toán kinh doanh cũng ngày càng lớn hơn.

Với Phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS, chủ của những thương hiệu lớn như Toco Toco, Chago, Gongcha, Mr.Good Tea, Goky, v…v…không còn gặp quá nhiều khó khăn khi quản lý 1 hay 40 điểm. Ứng dụng iPOS Manager chủ đầu tư có thể theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng trên thiết bị di động mọi lúc mọi nơi. Chủ đầu tư có thể nắm chính xác kết quả kinh doanh của cửa hàng mà không cần có mặt trực tiếp ở đó.

Với phần mềm quản lý từ xa, chủ đầu tư hoàn toàn có thể theo dõi các báo cáo, số lượng hóa đơn bán hàng, tình hình bán hàng trực tiếp ở cửa hàng qua hệ thống trực quan sinh động. Ngoài ra chủ đầu tư cũng theo dõi được tình hình doanh thu, độ phủ bán hàng của từng điểm hay toàn chuỗi theo thời gian thực.

5. Hệ thống quản trị chặt chẽ

Bên cạnh giải pháp bán hàng nhanh chóng tiện lợi, phần mềm bán hàng iPOS còn có hệ thống quản trị chặt chẽ với hơn 100 báo cáo đầy đủ và chi tiết như:

– Báo cáo nhập – xuất – tồn

– Báo cáo tổng hợp số lượng cốc trà sữa bán ra hàng ngày

– Báo cáo số lượng topping bán ra

– Bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng

– Tổng hợp phương thức thanh toán bán hàng

– Báo cáo bỏ món

– v…v….

Qua những loại báo cáo chi tiết này, chủ đầu tư sẽ nắm bắt được đồ uống nào đang bán chạy và thói quen uống trà sữa của khách hàng. Từ đó đánh giá và đưa ra những bài toán tăng doanh thu cho hoạt động kinh doanh của mình. Ví dụ: ở cửa hàng trà sữa The Alley có trà sữa trân châu đường đen là loại được khách hàng yêu thích nhất. Chủ cửa hàng sẽ dựa vào những con số cụ thể trên hóa đơn bán hàng để có giải pháp Marketing vào loại sản phẩm này nhằm gia tăng doanh thu cho cửa hàng.

Hệ thống quản trị phân quyền chặt chẽ cho mỗi user, mỗi nhân viên order, nhân viên thu ngân, quản lý cửa hàng được phân quyền sử dụng phần mềm nhất định. Từ đó trong trường hợp phát sinh lỗi hay có vấn đề, chủ đầu tư hoàn toàn có thể kiểm tra ra tài khoản nào làm sai.

Hệ thống phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS cho phép ghi lại lịch sử xóa, sửa hóa đơn hay bỏ món giúp chủ đầu tư theo dõi sát các hoạt động của nhân viên tránh thất thoát doanh thu. Từ hệ thống quản trị chặt chẽ này chủ đầu tư dễ dàng theo dõi được kết quả làm việc của mỗi nhân viên, xây dựng chính sách thưởng phạt giúp hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

6. Nâng cao doanh thu bằng việc kết nối với các bên thứ ba

Công nghệ ngày một nâng tầm trải nghiệm đặt và giao đồ ăn thức uống. Việc kết nối với các bên thứ ba để hỗ trợ nhu cầu đặt và giao đồ ăn/ thức uống là xu hướng chung. Đặc biệt với mô hình kinh doanh trà sữa, tập khách hàng trẻ lại càng “sính” những trải nghiệm công nghệ tiện lợi.

Phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS cũng từ đó mở rộng liên kết với các đơn vị thứ ba như: giao hàng, đặt hàng và thanh toán. Nhằm mang đến giải pháp tổng thể cho chủ đầu tư kinh doanh trà sữa có công cụ bán hàng hiệu quả, tối ưu lợi nhuận. iPOS.vn đã liên kêt với  nhiều đối tác như: JamJa, ví MoMo, Zalo Pay, Meete, Aha Move v…v…. Việc kết nối với nhiều các đối tác giúp hoàn thiện hệ thống bán hàng, hỗ trợ tối đa nhu cầu sử dụng của các chủ đầu tư.

Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết mở quán trà sữa

Các cửa hàng sử dụng phần mềm trà sữa iPOS có thể liên kết với các đơn vị giao hàng, thanh toán bằng các loại ví điện tử đã được tích hợp sẵn. Việc mang đến giải pháp tổng thể cho mô hình trà sữa là lý do nhiều hãng trà sữa lớn như Toco Toco, Goky, Mr.Good Tea, v…v… đã tin tưởng sử dụng phần mềm bán hàng iPOS.

7. Hỗ trợ thực hiện các chương trình Marketing qua ứng dụng iPOS CRM

Tỷ lệ khách hàng quay lại cửa hàng trà sữa cao hơn so với nhà hàng hay quán café. Vì vậy, những chương trình làm thẻ tích điểm chính là cách giúp bạn giữ chân khách hàng. Nhằm mang đến hệ thống chăm sóc khách hàng toàn diện cho cửa hàng trà sữa, iPOS.vn phát triển thêm ứng dụng iPOS CRM. Ứng dụng này cho phép chủ đầu tư tạo các chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng tự động gửi trên nền tảng mạng xã hội.

Bên cạnh đó, ứng dụng CRM kết nối với phần mềm quán trà sữa iPOS mang đến giải pháp đồng bộ cho hoạt động kinh doanh trà sữa như:

• Quản trị khách hàng thân thiết: khi khách hàng đủ điều kiện trở thành hội viên thân thiết (Ví dụ: mua hóa đơn trên 100k). Hệ thống sẽ ghi lại thông tin khách hàng: số lần ghé thăm, tần suất ghé thăm trung bình, và hóa đơn chi tiêu mỗi lần. Từ đó chủ đầu tư sẽ có cái nhìn tổng quan về thói quen tiêu dùng của khách hàng.
• Thực hiện các chương trình Marketing: người dùng ứng dụng CRM có thể tự tạo các chương trình khuyến mãi tặng E-voucher tự động gửi cho khách hàng qua các kênh Facebook, OA Zalo, SMS, Email.
• Tăng doanh thu cho hoạt động kinh doanh: ứng dụng CRM được kết nối trực tiếp với POS bán hàng để nhận các thông tin như: doanh thu, số lượng đơn đặt hàng và đơn hủy, độ tuổi chi tiêu, v…v…để từ đó chủ đầu tư sẽ nắm rõ đối tượng khách hàng mục tiêu và đưa ra những chính sách ưu đãi để giữ chân khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới.

Ngoài ra, phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS còn tích hợp giúp bạn thực hiện các chương trình khuyến mãi khác nhau như:

– Giảm giá từng đồ uống, nhóm đồ uống hoặc toàn menu

– Giảm giá cho hội viên

– Giảm giá theo khung thời gian: giờ vàng, ngày vàng, v…v…

– Giảm giá nhân dịp đặc biệt, v…v…

– Phát hành các mã voucher, coupon cho khách hàng

8. Tăng trải nghiệm mua hàng bằng máy Self-Order

Là một trong những sản phẩm bổ sung (add-on) trong hệ sinh thái của iPOS.vn, máy bán hàng tự động iPOS Self-Order là giải pháp công nghệ nhằm nâng cao trải nghiệm cho khách hàng. Nhu cầu cá nhân hóa của khách hàng tăng lên, thay vì xếp hàng dài chờ đợi nhân viên order trong giờ cao điểm, khách hàng có thể tự đặt hàng qua hệ thống máy đặt hàng tự động.

Máy Self-Order được kết nối trực tiếp với POS bán hàng. Khi khách hàng order xong, hóa đơn sẽ được in trực tiếp tại quầy thu ngân. Khách hàng có thể lựa chọn hình các hình thức thanh toán trực tiếp tại máy như: ví điện tử MoMo, Heo Vàng, Zalo Pay, QR code v…v…. Hơn nữa, khách hàng cũng có thể tự động tích điểm mà không cần phải nhờ giúp đỡ của nhân viên thu ngân.

Giao diện đẹp mắt, khách hàng có thể tự động làm theo hướng dẫn trên máy mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Máy bán hàng Self-Order là giải pháp cho các cửa hàng trà sữa với tập khách hàng trẻ là những người ưa thích công nghệ. Sử dụng máy Self-Order để giảm đi công việc của nhân viên order, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng giúp chủ cửa hàng trà sữa gia tăng doanh thu. Bên cạnh đó với diện tích màn hình Order lớn, các cửa hàng trà sữa có thể tận dụng để cài đặt các hình ảnh quảng cáo, vừa thuận tiện và tiết kiệm chi phí.