Tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng năm 2024

Hà Nội : Lao động - Xã hội, 2012

Được biết đến như “bộ mặt” của công ty vì là người đầu tiên khách hàng tiếp xúc khi đến gặp lãnh đạo hoặc quản lý của doanh nghiệp để bàn bạc công việc nên lễ tân văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng. Chính vì thế, vị trí này đòi hỏi nhân sự phải thật tinh tế, khéo léo và linh hoạt để tạo ấn tượng tốt với đối tác. Vậy lễ tân văn phòng là gì? Nghiệp vụ và kỹ năng cần có để hoàn thành tốt công việc gồm những gì? Ở bài viết này, BlogTopCV sẽ chia sẽ cho bạn đọc tất tần tật về một nhân viên lễ tân văn phòng!

Lễ tân văn phòng là người trực tiếp thực hiện các công việc hành chính như trả lời điện thoại, tiếp đón khách hàng, giao nhận thư từ, cung cấp thông tin cho đối tác hoặc các phòng ban trong công ty. Vị trí làm việc của lễ tân văn phòng đa phần được sắp xếp tại khu vực sảnh chờ, quầy lễ tân ngay mặt tiền của doanh nghiệp.

Có thể nói, lễ tân văn phòng có vai trò rất quan trọng trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Đại diện cho hình ảnh của công ty: Là người đầu tiên gặp gỡ khách hàng nên mỗi cử chỉ, hành động của nhân viên lễ tân văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến cái nhìn của khách hàng về doanh nghiệp.
• Phản ảnh sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Tác phong của lễ tân văn phòng trực tiếp phản ánh cách làm việc của công ty. Theo đó, nhân sự lễ tân văn phòng càng thân thiện, chỉn chu, cư xử chuẩn mực, khách hàng càng đánh giá cao sự chuyên nghiệp của công ty.
• Cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp: Lễ tân văn phòng tiếp khách, trực điện thoại, nhận thư từ, tài liệu, truyền tải thông tin kịp thời từ cấp trên đến khách hàng và ngược lại. Do đó, bộ phận này là mắt xích không thể thiếu trong công ty.

\>>> Xem thêm: Nhân viên lễ tân là gì? Học gì để trở thành lễ tân?

Công việc của lễ tân văn phòng là gì?

Công việc của lễ tân văn phòng thường bao gồm các nhiệm vụ thường thấy của nhân viên lễ tân nói chung. Tuy nhiên, vị trí này giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo sự hoạt động trơn tru của các phòng ban trong công ty. Dưới đây là mô tả công việc cụ thể của bộ phận lễ tân văn phòng!

• Tiếp đón khách hàng, đối tác đến công ty trao đổi công việc, đàm phán, ký kết hợp đồng.
• Trực điện thoại tổng đài, tiếp nhận và kết nối cuộc gọi đến đúng địa chỉ.
• Tiếp nhận và phân loại thư, chứng từ, giấy tờ đến các phòng ban trong công ty.
• Kiểm tra và cung cấp đầy đủ văn phòng phâm cho các bộ phận.
• Giám sát số lượng văn phòng phẩm nhập, xuất, tồn kho và lên danh sách đặt mua.
• Sắp xệp và lên lịch các cuộc họp của công ty rồi báo lại các phòng ban.
• Theo dõi an ninh văn phòng và kiểm soát người ra vào công ty, kiểm tra lịch hẹn và phát thẻ cho khách hàng.
• Liên tục cập nhật các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.

Tùy vào quy mô doanh nghiệp mà công việc của lễ tân văn phòng khác nhau. Chẳng hạn, lễ tân tại các tòa nhà văn phòng sẽ thực hiện các nhiệm vụ đơn giản hơn, không cần quan tâm đến các vấn đề hành chính như lên lịch họp, quản lý số lượng văn phòng phẩm,….

Những kỹ năng lễ tân văn phòng cần có

Lễ taan văn phòng là gì? Công việc lễ tân văn phòng tưởng đơn giản nhưng yêu cầu kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn cao. Để trở thành một lễ tân văn phòng chuyên nghiệp cần phải có những kỹ năng và nghiệp vụ sau đây.

Kỹ năng giao tiếp

Công việc của lễ tân văn phòng đa phần gặp gỡ và truyền tải thông tin từ công ty đến khách hàng và ngược lại nên kỹ năng giao tiếp rất quan trọng. Khả năng giao tiếp, diễn đạt tốt vừa giúp truyền đạt thông tin chính xác vừa thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm việc. Không những thế, trong quá trình giao tiếp lễ tân văn phòng không nên để cảm xúc lấn át, chi phối cuộc nói chuyện với đối phương, đặc biệt là khách hàng.

Chẳng hạn, khách hàng là người bạn cũ từng xảy ra mâu thuẫn với bạn nên trong lúc nói chuyện bạn để sự khó chịu chi phối khiến tức giận, thẳng thừng từ chối lời đề nghị của người đó. Việc này dễ dẫn đến tình trạng khách hàng khó chịu, lan truyền thông tin không hay gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Thành thạo nghiệp vụ lễ tân văn phòng

Điều kiện tiên quyết để trở thành lễ tân văn phòng chuyên nghiệp chính là thành tạo các tài liệu nghiệp vụ, bao gồm:

• Đón tiếp khách hàng: Sự ân cần, chu đáo, nhiệt tình và thân thiện của lễ tân văn phòng chính là yếu tố để khách hàng đánh giá về thái độ làm việc của doanh nghiệp. Đặc biệt, nhân sự bộ phận này cần có trình độ ngoại ngữ tốt (Anh, Trung, Hàn,….) tùy vào yêu cầu của doanh nghiệp để giao tiếp với khách hàng.
• Xử lý công văn, giấy tờ: Là đầu mối tiếp nhận thư, chứng từ, tài liệu,… đến và đi nê lễ tân văn phòng phải xử lý các văn bản, lưu trữ,… thành thạo.
• Lên lịch và chuẩn bị phòng họp: Đăng ký, quản lý và sắp xếp lịch họp, phòng họp tránh bị trùng. Đồng thời thực hiện công tác hậu cần, chuẩn bị chỗ ngồi, nước uống cho các thành viên.

Chỉn chu về hình thức

Với vị trí lễ tân văn phòng, hình thức chỉn chu là yếu tố bắt buộc. Ấn tượng của khách hàng với doanh nghiệp phần lớn xuất phát từ người đầu tiên họ tiếp xúc. Chính vì thế, lễ tân văn phòng phải luôn nở nụ cười thân thiện, trang phục gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn và ứng xử khéo léo.

Thái độ làm việc thân thiện, nhiệt tình

Đối với những công việc khác, năng lực của nhân sự là quan trọng nhất, còn với vị trí lễ tân văn phòng, thái độ làm việc được đặt lên hàng đầu. Một lễ tân văn phòng chuyên nghiệp luôn biểu hiện thái độ như sau:

• Luôn lịch sự, niềm nở và biết cách tạo thiện cảm với người đối diện.
• Giữ được bình tĩnh ngay cả khi khách hàng nổi nóng, nói nặng lời.
• Nhanh nhạy, giải quyết các tình huống phát sinh tinh tế.
• Đặc biệt, không góp mặt trong các câu chuyện phiếm, tiết lộ bí mật của công ty hoặc đồng nghiệp.

Kỹ năng tin học văn phòng

Thường xuyên tiếp xúc với giấy tờ, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp,… nên lễ tân văn phòng nên nắm chắc và sử dụng thành thạo Word, Excel, Powerpoint, Google Docs. Đồng thời biết cách vận hành và sử dụng máy in, máy fax,…. để phục vụ công việc.

Trình độ ngoại ngữ

Do đặc thù của môi trường làm việc có thể tiếp xúc với đối tác nước ngoài nên trình độ ngoại ngữ là yêu cầu không thể thiếu đối với lễ tân văn phòng. Hiện nay, đa số đều sử dụng tiếng Anh để giao tiếp nhưng một số công ty yêu cầu tiếng Trung, Nhật, Hàn,… tùy thuộc vào đơn vị hợp tác. Đặc biệt, quy mô doanh nghiệp càng lớn, yêu cầu về ngoại ngữ càng cao, thậm chí có nơi lễ tân văn phòng phải biết 2 ngoại ngữ gồm tiếng Anh và 1 ngôn ngữ khác.

\>>> Có thể bạn quan tâm: Lễ tân là làm gì? Có nên làm lễ tân khách sạn hay không?

Cơ hội thăng tiến và mức lương của lễ tân văn phòng

Bên cạnh môi trường làm việc, lương thưởng và chế độ đãi ngộ, ứng viên còn quan tâm đến lộ trình thăng tiến khi ứng tuyển vào vị trí lễ tân văn phòng. Một vài người cho rằng đây là nghề không có triển vọng. Tuy nhiên, lộ trình của một nhân viên lễ tân văn phòng khá rõ ràng với 3 cấp bậc chính:

Nhân viên

Cấp bậc này gồm nhân viên lễ tân – văn thư thực hiện công việc đón tiếp khách, giao nhận thư từ. Mức lương thường dao động từ 4.5 – 7 triệu đồng/tháng.

Thư ký

Cấp bậc thư ký gồm thư ký riêng và thư ký tổng quát. Trong khi thư ký riêng hỗ trợ giám đốc các công việc hành chính thì thư ký tổng quát thực hiện các công việc văn phòng. Mức lương ở bậc thư ký khoảng từ 6 triệu đồng/tháng.

Quản lý

Ở cấp bậc này có 2 vị trí là nhân viên hành chính văn phòng và trưởng phòng/giám đốc hành chính. Để trở thành nhân viên hành chính văn phòng, nhân sự phải có vốn kiến thức chuyên môn sâu rộng và kinh nghiệm 2 năm trong nghề. Thu nhập trung bình của nhân viên hành chính văn phòng khoảng 8 triệu đồng/tháng.

Còn đối với vị trí trưởng phòng/giám đốc, nhân sự phải hội tụ các phẩm chất của nhà quản trị cùng với 4 năm kinh nghiệm trở lên. Mức lương hiện nay của vị trí này dao động từ 12 – 15 triệu đồng/tháng.

\>>> Có thể bạn quan tâm: Công việc của lễ tân văn phòng, nhà hàng, khách sạn, doanh nghiệp là gì?

Tìm việc làm lễ tân văn phòng ở đâu?

Đối với vị trí lễ tân văn phòng, các ứng viên dễ dàng tiếp cận được thông tin tuyển dụng qua các hội nhóm trên MXH, các kênh tuyển dụng nội bộ, trung tâm mô giới việc làm hay các website tuyển dụng như Indeed, Vieclam24h, 123Job,…

Tuy nhiên, TopCV vẫn là địa chỉ tìm việc và đăng tin tuyển dụng chất lượng được ứng viên và doanh nghiệp tin tưởng, lựa chọn. Mỗi ngày, trên TopCV có 30.000+ việc làm lễ tân văn phòng và các lĩnh vực khác được cập nhật từ 190.000+ nhà tuyển dụng uy tín, kết nối thành công rất nhiều ứng viên với nhà tuyển dụng.

Tại đây, ứng viên thỏa sức tìm nhưng công việc mình mơ ước bằng bộ lọc lĩnh vực/ngành nghề hoặc địa điểm làm việc mà không lo sẽ gặp công ty ảo, lừa đảo. Bởi những tin tuyển dụng đăng trên TopCV có nội dung đầy đủ bao gồm thông tin công ty, mô tả công việc, kỹ năng yêu cầu, chế độ lương và những phúc lợi khác đều được gắn tích xanh vào đầu mỗi tin tuyển dụng. Hơn nữ, ứng viên còn có thể F5 bản thân với những mẫu CV được thiết kế sẵn chuyên nghiệp phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề.

Tạm kết

Mong rằng với những thông tin về lễ tân văn phòng là gì? BlopTopCV.vn cung cấp cho ở trên sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về ngành nghề này và đưa ra lựa chọn phù hợp. Nếu đang muốn tìm cơ hội việc làm lễ tân văn phòng hay bất cứ ngành nghề nào khác thì truy cập ngay TopCV để không bỏ sót những việc làm hấp dẫn nhé!