Ví dụ về quy trình ra quyết định

Bước 1 : Nhận diện và xác định vấn đề :

Nếu người ra quyết định không nhận thức về vấn đề và nguyên nhân của chúng 1 cách đúng đắn thì không thể đưa ra những quyết định đúng đắn. Có 3 kỹ năng nhận thức :

– Nhận diện : theo dõi và ghi chép về tất cả mọi ảnh hưởng của nội bộ và môi trường bên ngoài, để quyết định lực lượng nào là vấn đề cần giải quyết.

– Làm sáng tỏ : đánh giá tác lực đã được nhận biết và xác định rõ nguyên nhân thực sự của vấn đề.

– Hợp nhất : liên kết những hiểu biết của mình với mục tiêu hiện tại hay tương lai của tổ chức.

Nếu 3 kỹ năng này không được thực hiện 1 cách đúng đắn khi nhận diện vấn đề, thì người giải quyết sẽ chọn sai giải pháp.

Bước 2 : Xác định mục tiêu :

Đặt ra những mục tiêu cụ thể để loại bỏ vấn đề. Trong tình trạng không chắc chắn việc thiết lập những mục tiêu chính xác là rất khó khăn. Do đó, người ra quyết định phải đưa ra nhiều mục tiêu khác nhau để đánh giá và so sánh, chọn ra mục tiêu hợp lý nhất.

Bước 3 : Đề xuất các giải pháp khác nhau :

Phải đề xuất nhiều giải pháp khác nhau để thực hiện 1 mục tiêu thu thập thêm thông tin, tư duy sáng tạo, tham khảo ý kiến các chuyên gia, tiến hành hoạt động nghiên cứu…

Bước 4 : So sánh và đánh giá các giải pháp

Tiến hành so sánh và đánh giá: tập trung xem xét những kết quả mong đợi và những chi phí liên quan của 1 giải pháp.

Bước 5 : Lựa chọn giải pháp thích hợp

Ra quyết định thường gắn liền với việc đưa ra sự chọn lựa cuối cùng. Tuy nhiên, đây chỉ là 1 bước trong toàn bộ quá trình ra quyết định. Song thực tế cho thấy, nhiều nhà quản trị thường chỉ đưa ra 1 giải pháp cho mỗi phương án kinh doanh hay dự án , do đó, chỉ có thể chấp nhận hay từ chối sự lựa chọn được đưa ra.

Bước 6 : Tổ chức thực hiện giải pháp đã được chọn

Chọn được giải pháp thích hợp không phải đã đảm bảo thành công mà còn đòi hỏi tổ chức thực hiện chu đáo giải pháp đã được chọn.

Bước 7 : Đánh giá, kiểm tra

Phải tiến hành kiểm tra trong suốt quá trình thực hiện giải pháp để so sánh kết quả đạt được với mục tiêu mong muốn. Nếu việc thực hiện không đạt kết quả chờ đợi, thì cần có những tác động cần thiết. Đồng thời, các yếu tố của môi trường luôn tác động không ngừng, do đó các nhà quản trị phải luôn đánh giá lại vấn đề. Nếu tình hình có thay đổi so với ban đầu thì cần tiếp tục tiến hành 1 quá trình mới.

Stephen P. Robbins và Mary Coulter đề xuất tiến trình ra quyết định bao gồm 8 bước như được chỉ ra trong Hình 5.2. Tiến trình này bắt đầu bằng việc xác định vấn đề, đưa ra các tiêu chuẩn của quyết định, lượng hóa các tiêu chuẩn, xây dựng các phương án, đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu, tổ chức thực hiện phương án đã lựa chọn và cuối cùng là đánh giá tính hiệu quả của quyết định.

Bước 1:   Xác định vấn đề

Trước hết cần phải xác định có cần phải quyết định hay không hay có nghĩa là có một vấn đề thực sự không. Việc tìm ra vấn đề là một bước quan trọng trong tiến trình ra quyết định, vì không thể sửa sai khi không biết cái sai là gì. Xác định cái sai và mô tả cái sai chính là công việc liên tục tìm và xử lý thông tin, do đó phải có hệ thống thu thập thông tin hiệu quả. Đây là bước đầu tiên của tiến trình ra quyết định nhưng lại rất quan trọng như một nhà quản trị nổi tiếng đã nói: ‘Xác định đúng vấn đề là thành công được một nửa công việc’.

Để đơn giản, với ví dụ được chỉ ra trong tiến trình ra quyết định (Hình 5.2), chúng ta thấy rằng vấn đề mà nhà quản trị đang đối mặt là cần có một máy tính mới tốc độ xử lý nhanh hơn, có thể lưu giữ nhiều hơn các dữ liệu. Tuy nhiên, ‘vấn đề’ trong thực tiễn quản trị thường không xuất hiện rõ ràng, cần phải chẩn đoán để tìm ra nguyên nhân, giống như trường hợp các bác sĩ phải chẩn đoán để xác định bệnh chính xác vậy. Ví dụ như việc giảm doanh số bán có phải là ‘vấn đề’? Hay nó chỉ là hiện tượng và nguyên nhân hay ‘vấn đề’ là do chất lượng sản phẩm kém!

Bước 2:  Xác định các tiêu chuẩn của quyết định

Một khi vấn đề đã được xác định để hướng sự nỗ lực của nhà quản trị vào việc giải quyết nó, xác định các tiêu chuẩn của quyết định là bước tiếp theo cần phải làm. Tiêu chuẩn của quyết định nghĩa là những căn cứ được xem xét để đi đến sự chọn lựa quyết định. Ví dụ như việc mua máy tính, những tiêu chuẩn này bao gồm giá cả, dịch vụ, thời gian bảo hành, độ tin cậy, mẫu mã. Trong bước này, việc xác định không đầy đủ những tiêu chuẩn (đặc biệt những tiêu chuẩn ảnh hưởng nhiều đến quyết định) sẽ có thể dẫn đến tính kém hiệu quả của quyết định.

Bước 3:  Lượng hóa các tiêu chuẩn

Các tiêu chuẩn được liệt kê ở bước 2 thường có mức độ quan trọng khác nhau đối với quyết định, vì vậy chúng ta cần phải đo lường mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn này để có thứ tự ưu tiên chính xác khi chọn lựa quyết định. Lượng hóa các tiêu chuẩn như thế nào? Một cách đơn giản là chúng ta sẽ sử dụng hệ số 10 cho tiêu chuẩn có ảnh hưởng quan trọng nhất đến quyết định và sử dụng hệ số thấp hơn cho những tiêu chuẩn kém quan trọng. Ví dụ cho hệ số 5 đối với tiêu chuẩn có mức độ quan trọng chỉ bằng ½ của tiêu chuẩn quan trọng nhất.

Bước 4:  Xây dựng các phương án

Bước này đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra được các phương án mà những phương án này có thể giải quyết được vấn đề. Một quyết định quản trị chỉ có thể có hiệu quả cao khi nhà quản trị dành nhiều nỗ lực để tìm kiếm nhiều phương án khác nhau. Trong ví dụ về vấn đề mua máy tính, các phương án được đề xuất, đơn giản đó là những máy tính khác nhau như Acer TravelMate 290, IBM ValuePoint P/60D …

Bước 5:  Đánh giá các phương án

Những phương án đã được đề xuất ở bước trên cần được phân tích thận trọng. Những điểm mạnh và những hạn chế/điểm yếu của từng phương án sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn đã được xây dựng ở bước 2. Bảng 5.1 chỉ ra việc phân tích các phương án – các máy tính nhãn hiệu Acer, IBM, Dell …

◉ Lựa chọn phương án tối ưu

Bước này đòi hỏi nhà quản trị phải thực hiện hành động có tính then chốt đó là quyết định phương án nào được chấp nhận giữa các giải pháp đã được phân tính, đánh giá. Trong ví dụ đơn giản của chúng ta, phương án tốt nhất được chấp nhận là phương án có tổng số điểm tối đa – Chọn mua máy Acer TravelMate 290 vì phương án này có điểm cao nhất là 272 điểm. Lưu ý tổng điểm được tính bằng cách lấy điểm của mỗi phương án theo từng tiêu chuẩn nhân tương ứng với hệ số lượng hóa của tiêu chuẩn đó, và sau đó cộng các điểm lại (Bảng 5.2). Tuy nhiên, trong thực tiễn quản trị, việc chọn lựa giải pháp tối ưu là khá khó khăn vì không phải mọi phương án đều có thể định lượng được.

Bước 6: Tổ chức thực hiện quyết định

Một quyết định đúng được chọn lựa ở bước trên vẫn có thể không đạt được kết quả tốt nếu việc tổ chức thực hiện quyết định kém. Để thực hiện quyết định đúng cần phải lập kế hoạch cụ thể trong đó cần nêu rõ:

–  Ai thực hiện?

–  Bao giờ bắt đầu? Bao giờ kết thúc? Tiến độ thực hiện như thế nào?

–  Thực hiện bằng phương tiện nào?

® Đánh giá tính hiệu quả của quyết định

Khi đánh giá kết quả thực hiện quyết định cần phải cẩn thận về các mặt như:

–  Kết quả thực hiện mục tiêu của quyết định.

–  Các sai lệch và nguyên nhân của các sai lệch.

–  Các tiềm năng chưa được sử dụng trong quá trình thực hiện quyết định.

–  Các kinh nghiệm và bài học thu được.

Tiến trình ra quyết định còn được đề xuất là một qui trình gồm 6 bước. Các bước này với 6 chữ đầu mỗi bước ghép thành từ tiếng Anh là DECIDE, nghĩa là Quyết Định. (1) Define the Problem (xác định vấn đề); (2) Enumerate the decision factors (Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định); (3) Collect relevant information (Thu thập thông tin có liên quan); (4) Identify the Solution (Quyết định giải pháp: gồm 3 bước nhỏ là đưa ra nhiều phương án khác nhau để lựa chọn, so sánh/đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tốt nhất); (5) Develop and Implement the solution (Tổ chức thực hiện quyết định); và (6) Evaluate the results (Đánh giá kết quả thực hiện quyết định). Tiến trình này được trình bày trong Hình 5.4 dưới đây.

XIN CHÀO TẤT CẢ MỌI NGƯỜIKHOA: KINH TẾ- QUẢN TRỊ KINH DOANHMƠN: QUẢN TRỊ HỌCLỚP DH21KT1NHĨM 1BÀI THUYẾT TRÌNH: Q TRÌNHRAPowerpointQUYẾT ĐỊNHFreeTemplatesPage 1 Tóm tắt bài thuyết trình••I/ Khái niệm về quyết định quản trịII/ Quá trình ra quyết định quản trị1. Nhận diện và xác định vấn đề cần ra quyết định2. Xác định mục tiêu3. Đề xuất các giải pháp khác nhau4. So sánh và đánh giá các giải pháp5. Lựa chọn giải pháp thích hợp6. Tổ chức thực hiện giải pháp được lựa chọn7. Đánh giá, kiểm sốt• III/ Ví dụ minh họaFree Powerpoint TemplatesPage 2 ••Trong mọi tổ chức luôn luôn tồn tại nhu cầu giảiquyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình quảntrị. Để giải quyết các vấn đề này người tathường phải xây dựng và lựa chọn các phươngán tối ưu, đòi hỏi các nhà quản trị phải cânnhắc, lựa chọn và đi đến quyết định.Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng nhất củanhà quản trị. Quyết định quản trị có thể có ảnhhưởng đến vấn đề rất quan trọng của tổ chứcnhư sự tồn tại và phát triển của tổ chức đó,hoặc có thể ảnh hưởng đến vấn đề thứ yếu hơnnhư mức lương khởi điểm trả cho nhân viên tậpsự là bao nhiêu. Tuy nhiên, tất cả các quyếtđịnh đều có ảnh hưởng, dù lớn hay nhỏ, đến kếtquả hoạt động của của tổ chức. Vì sự sống cịncủa các tổ chức, những nhà quản trị cần phảiphát triển được những kỹ năng ra quyết định.Vậy quyết định quản trị là gì?Free Powerpoint TemplatesPage 3 I/ Khái niệm• Quyết định quản trị là sản phẩm sáng tạocủa nhà quản trị nhằm định ra chươngtrình và tính chất hoạt động của doanhnghiệp. Để giải quyết một vấn đề đã chínmuồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vậnđộng khách quan của hệ thống được quảntrị và việc phân tích các thơng tin về hiệntrạng của doanh nghiệp.Free Powerpoint TemplatesPage 4 Free Powerpoint TemplatesPage 5 1. Nhận diện và xác định vấn đề cần giải quyếtĐể nhận diện và xác định vấn đề, người quản trị thường ápdụng 3 kỉ năng:-Nhận diện: nghĩa là người quyết định theo dõi và ghi chép tấtcả các ảnh hương bên trong và bên ngoài để quyết định vấn đềcần giải quyết-Làm sáng tỏ: nghĩa là người ra quyết định đánh giá tác lực đãđược nhận biết và xác định nguyên nhân thực sự của vấn đề,cũng như những triệu chứng chính xác của nó- Hợp nhất: nghĩa là người ra quyết định liên kết những hiểubiết của mình với mục tiêu hiện tại và tương lai của tổ chứcFree Powerpoint TemplatesPage 6 2. Xác định mục tiêuMục tiêu có vai trị quan trọng trong việc ra quyết định quảntrị ở chổ nó có tính định hướng cho các hoạt động, là cơ sởđể đánh giá các phương án, các quyết định, và là căn cứ đểđề ra các quyết định quản trịĐể xác định mục tiêu, ta cần phải xác định được những ucầu gì cần phải có đối với các mục tiêu đó. Thơng thường,các u cầu cơ bản đối với các mục tiêu là:-Rõ ràng-Khả thi-Có thể kiểm sốt được-Phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan-Phải nhằm giải quyết những vấn đề then chốt, quan trong-Phù hợp với hoàn cảnh cùng khả năng của mỗi đơn vịFree Powerpoint TemplatesPage 7 Các bước xác địnhmục tiêu trong việcra quyết định:1.Nhận thức vấn đề2.Thu thập thông tin3.Xác định mục tiêudự kiến4.Lựa chọn và quyếtđịnh mục tiêuFree Powerpoint TemplatesPage 8 3.Đề xuất các giải pháp khác nhauNgười ra quyết định cần đề xuất nhiều giải phápkhác nhau để thực hiện một mục tiêuTuy nhiên, việc đưa ra nhiều giải pháp khác nhau thìsẽ dễ gây khó khăn cho việc phân tích và chọn lọcphương án và rất tốn kémBước đưa ra giải pháp bao gồm:Thu thập thông tinTư duy sáng tạoTham khảo ý kiến của các chuyên gia hay tiến hànhcác nghiên cứuFree Powerpoint TemplatesPage 9 4. SO SÁNH VÀ ĐÁNH GIÁ•Sau khi xem các giải pháp, người ta ra quyết định tập chung xemxét các kết quả mong đợi và chi phí liên quan các cách thức tiếnhành so sánh và đánh giá chungFree Powerpoint TemplatesPage 10 5.lựa chọn giải pháp thích hợp• Lựa chọn một giải pháp chỉ là một bươc trongtồn bộ q trình quyết định. Ra quyết địnhthường gắn liền với việc đưa ra sự lựa chọncuối cùng. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều nhàquản trị thường chỉ đưa ra và xem xét một giảipháp cho mỗi phương án hay dự án kinh doanh.Do đó, những người ra quyết định chỉ có thểchấp nhận hay từ chối sự lựa chọn đã được đềraFree Powerpoint TemplatesPage 11 Để đưa ra giải pháp thích hợp ta dựa vàoƯU ĐIỂMNHƯỢC ĐIỂM1.Có nhiều thơng tin và tăng kiến thứchơn1.Tăng thời gian và chi phí2.Nhiều đường lối tiếp cận vấn đề2.Thường đưa đến quyết định dunghịa3.Phân tích vấn đề rộng3.Tài năng chun mơn ít được pháthuy4.Giảm bất trắc của các giải pháp4.Có thể khơng bị khống chế bởi cánhân5.Có nhiều giải pháp5.Áp lực nhómFree Powerpoint TemplatesPage 12 6.quyết định có chất lượng hơn6.Cá nhân tham gia hạn chế7.quyết định sáng tạo hơn7.Trách nhiệm không cao8.Hiểu rõ vấn đề giải pháp hơn8.Dễ dẫn tới bất đồng9.giải pháp được chấp nhận rộng rãihơn9. Ni dưỡng óc bè phái10. Tăng cường tính thỏa mản nội bộ10. Bỏ qua các ý kiến mới nhưng thiểusố11. Pháp huy khả năng của cấp dướiFree Powerpoint TemplatesPage 13 6. Tổ chức thực hiện giải pháp đượclựa chọn• Để đảm bảo cho sự thành công việc lựachọn giải pháp thích hợp cịn địi hỏi việctổ chức thực hiện chu đáo giải pháp đãđược đề ra, điều này đòi hỏi nhà quản trịphải xây dựng các kế hoạch cụ thể đểtriển khai quyết định được lựa chọnFree Powerpoint TemplatesPage 14 Free Powerpoint TemplatesPage 15 7. ĐÁNH GIÁ VÀ KIỂM SỐT• Trong suốt q trình thực hiệngiải pháp,những người thamgia phải tiến hành kiểm soát đểso sánh kết quả được với mụctiêu mong muốn. Nếu việc thựchiện khơng đạt được kết quảmonh đợi thì cần có những tácđộng cần thiết• Các nhà quả trị phải lng đánhgiá lại vẫn đề nếu có nhữngthay đổi so với ban đầu thì cầntiến hành một quá trình mớiFree Powerpoint TemplatesPage 16 Để đạt được mục tiêu tổ chức, các nhà quản trị có thểchọn một trong những phương pháp quyết định sau:- Ra quyết định hợp lý- Ra quyết định hợp lý có giới hạn+ Thỏa mãn+ Phạm vi tìm kiếm giải pháp hay mục tiêu là có giới hạn+ Thiếu thơng tin- Ra quyết định theo nhóm quyền lực+ Xác định vấn đề+ Lựa chọn mục tiêu+ Lựa chọn giải phápFree Powerpoint TemplatesPage 17 III/ Ví dụ minh họaStephen P. Robbins và MaryCoulter đề xuất tiến trình raquyết định bao gồm 8 bướcnhư được chỉ ra trong Hìnhbên. Tiến trình này bắt đầubằng việc xác định vấn đề,đưa ra các tiêu chuẩn củaquyết định, lượng hóa cáctiêu chuẩn, xây dựng cácphương án, đánh giá và lựachọn phương án tối ưu, tổchức thực hiện phương ánđã lựa chọn và cuối cùng làđánh giá tính hiệu quả củaquyết định.Free Powerpoint TemplatesPage 18 • Để đơn giản, với ví dụ được chỉ ra trong tiến trình raquyết định (Hình trên ), chúng ta thấy rằng vấn đề mànhà quản trị đang đối mặt là cần có một máy tính mớitốc độ xử lý nhanh hơn, có thể lưu giữ nhiều hơn cácdữ liệu. Tuy nhiên, ‘vấn đề’ trong thực tiễn quản trịthường không xuất hiện rõ ràng, cần phải chẩn đốnđể tìm ra nguyên nhân, giống như trường hợp cácbác sĩ phải chẩn đốn để xác định bệnh chính xácvậy. Ví dụ như việc giảm doanh số bán có phải là‘vấn đề’? Hay nó chỉ là hiện tượng và nguyên nhânhay ‘vấn đề’ là do chất lượng sản phẩm kém!Free Powerpoint TemplatesPage 19 Tiến Trình ra Quyết Định& Xây dựng các phương án•Bước này đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra được các phương án mà những phươngán này có thể giải quyết được vấn đề. Một quyết định quản trị chỉ có thể có hiệu quảcao khi nhà quản trị dành nhiều nỗ lực để tìm kiếm nhiều phương án khác nhau.Trong ví dụ về vấn đề mua máy tính, các phương án được đề xuất, đơn giản đó lànhững máy tính khác nhau như Acer TravelMate 290, IBM ValuePoint P/60D ...Đánh giá các phương án•Những phương án đã được đề xuất ở bước trên cần được phân tích thận trọng.Những điểm mạnh và những hạn chế/điểm yếu của từng phương án sẽ được đánhgiá dựa trên các tiêu chuẩn đã được xây dựng ở bước 2. chỉ ra việc phân tích cácphương án – các máy tính nhãn hiệu Acer, IBM, Dell ...Free Powerpoint TemplatesPage 20 Đánh giá các phương án theo từng tiêu chuẩn của quyếtđịnhFree Powerpoint TemplatesPage 21 •Lựa chọn phương án tối ưu• Bước này đòi hỏi nhà quản trị phải thực hiện hành động có tínhthen chốt đó là quyết định phương án nào được chấp nhậngiữa các giải pháp đã được phân tính, đánh giá. Trong ví dụđơn giản của chúng ta, phương án tốt nhất được chấp nhận làphương án có tổng số điểm tối đa - Chọn mua máy AcerTravelMate 290 vì phương án này có điểm cao nhất là 272điểm. Lưu ý tổng điểm được tính bằng cách lấy điểm của mỗiphương án theo từng tiêu chuẩn nhân tương ứng với hệ sốlượng hóa của tiêu chuẩn đó, và sau đó cộng các điểm lại(Bảng ở slide dưới). Tuy nhiên, trong thực tiễn quản trị, việcchọn lựa giải pháp tối ưu là khá khó khăn vì khơng phải mọiphương án đều có thể định lượng được.Free Powerpoint TemplatesPage 22 Tổng điểm của các phương ánFree Powerpoint TemplatesPage 23 • Tổ chức thực hiện quyết địnhMột quyết định đúng được chọn lựa ở bước trên vẫncó thể khơng đạt được kết quả tốt nếu việc tổ chứcthực hiện quyết định kém. Để thực hiện quyết địnhđúng cần phải lập kế hoạch cụ thể trong đó cần nêurõ:- Ai thực hiện?-Bao giờ bắt đầu? Bao giờ kết thúc? Tiến độ thực hiệnnhư thế nào?- Thực hiện bằng phương tiện nào?Free Powerpoint TemplatesPage 24 • Đánh giá tính hiệu quả của quyết địnhKhi đánh giá kết quả thực hiện quyết định cần phảicẩn thận về các mặt như:- Kết quả thực hiện mục tiêu của quyết định.- Các sai lệch và nguyên nhân của các sai lệch.- Các tiềm năng chưa được sử dụng trong quá trìnhthực hiện quyết định.- Các kinh nghiệm và bài học thu được.•Ví dụ trích từ />Free Powerpoint TemplatesPage 25