Con người khi đàm phán thường có những phong cách nào?

Kỹ năng đàm phán là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong công việc để giúp hai hay nhiều bên đạt được các thỏa thuận thống nhất. Đây cũng là kỹ năng mềm đặc biệt được chú trọng trong cuộc sống.

Để tìm hiểu kỹ hơn về kỹ năng đàm phán là gì và những cách đàm phán đạt được hiểu quả bao gồm những yếu tố gì, hãy cùng Glints khám phá thông qua bài viết này nhé!

Kỹ năng đàm phán là gì? 

Kỹ năng đàm phán là tập hợp của các kỹ năng mềm như: thương lượng, hợp tác, lập kế hoạch, giao tiếp. Trong cuộc sống, con người luôn cần giao tiếp với nhau nên việc xảy ra những xung đột, mâu thuẫn trong giao tiếp là điều hết sức bình thường.

Trong công việc cũng vậy, những bất đồng ý kiến khi hoạt động kinh doanh có thể dẫn đến nhiều tranh chấp. Lúc này, những người có kỹ năng đàm phán thương lượng phải bắt tay vào giải quyết tình huống này và đưa ra những thỏa hiệp để cả hai bên đều cảm thấy hài lòng. 

Vào những đợt ký kết hợp đồng hay thực hiện các giao dịch kinh doanh, phía bên công ty có kỹ năng thuyết phục, khả năng thương lượng tốt sẽ nhận được nhiều dự án kinh doanh hấp dẫn. Từ đó giúp tăng doanh thu và lợi nhuận, cũng như giữ những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. 

Chính vì vậy, bạn nên trau dồi khả năng thương lượng, đàm phán của bản thân. 

Đọc thêm: Kỹ Năng Thuyết Trình Là Gì? Bí Quyết Giúp Bạn Tự Tin Thuyết Trình Trước Đám Đông

Các hình thức đàm phán

• Đàm phán có nguyên tắc: sử dụng các nguyên tắc, lợi ích của đôi bên nhằm đạt được thỏa thuận và chủ yếu tập trung vào giải quyết xung đột. Đây là loại đàm phán có thể phục vụ lợi ích của cả hai bên. Có tất cả bốn yếu tố trong đàm phán có nguyên tắc đó là đôi bên cùng có lợi, tách biệt cảm xúc với các vấn đề, tập trung vào lợi ích, tính khách quan. 

• Đàm phán nhóm: thường xảy ra trong các giao dịch kinh doanh mà có nhiều người thỏa thuận nhằm đạt được mục tiêu của từng bên. Trong đàm phán nhóm gồm một số vai trò phổ biến, thường thấy như người quan sát, người lãnh đạo, máy ghi âm, relater, người xây dựng, nhà phê bình.

• Đàm phán nhiều bên: loại thương thượng có nhiều hơn hai bên với mong muốn đạt được một thỏa thuận. Ví dụ, ban lãnh đạo của các bộ phận trong một công ty lớn họp với nhau được gọi là đàm phán nhiều bên. Tuy nhiên, việc đàm phán này rất dễ xảy ra vấn đề một số bên thành lập liên minh và những liên minh này sẽ làm tăng thêm sự phức tạp khi đàm phán.

• Đàm phán đối đầu: cách tiếp cận mang tính phân phối, sẽ chỉ có một bên đạt được thỏa thuận mà họ mong muốn. Một số ví dụ có thể kể đến như thương lượng cứng rắn và một bên từ chối thỏa thuận, chiến thuật hứa hẹn lợi ích tương lai để đổi lấy sự nhượng bộ hiện tại, hoặc chiến thuật giả vờ không còn hào hứng theo đuổi thoả thuận.

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán  

Thực tế rằng, ta có thể thấy việc đàm phán sẽ mang lại kết quả tốt trong nhiều trường hợp và ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

Kinh doanh là một thương trường cạnh tranh giữa các đối thủ. Tất cả đều nhắm đến mục đích là bán được nhiều sản phẩm nhất có thể với giá hời nhất. Thị trường kinh tế có thể xem như là một trận địa mà ở đây các đối thủ thả sức thi tài. 

Những ai thực sự tài giỏi, cung cấp dịch vụ chất lượng và đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng sẽ là người chiến thắng. Việc đàm phán trong kinh doanh giúp người bán hàng đạt được mục tiêu cụ thể và tạo ra sự khác biệt trong chiến thắng.

• Đàm phán giúp ký kết hợp đồng và thỏa thuận mua bán với giá phù hợp
• Đàm phán giúp giải quyết những mâu thuẫn trong kinh doanh
• Đàm phán giúp kết nối các doanh nghiệp với người dùng, hiểu rõ bản chất vấn đề.

Đọc thêm: Kỹ Năng Chăm Sóc Khách Hàng Là Gì? 8 Nghệ Thuật Dịch Vụ Khách Hàng Tinh Tế

Các bước đàm phán thương lượng cơ bản 

Nghiên cứu, chuẩn bị trước

Để thực hiện bước này bạn cần phải làm những hoạt động sau: 

• Tìm hiểu đối tác: một buổi đàm phán phải có sự góp mặt ít nhất là hai bên, vì thế bạn cần phải chuẩn bị cho mình một đối tác phù hợp và tìm hiểu kỹ về họ. Để buổi đàm phán diễn ra suôn sẻ, hãy nghiên cứu thật cẩn thận các thông tin liên quan đến đối tác của bạn.

• Xác định rõ vấn đề: khi đàm phán, bạn và đối tác cũng như khách hàng cần phải xác định ra những vấn đề còn đang thiếu sót trong hợp đồng, qua đó tìm ra hướng giải quyết trong quá trình đàm phán và thương lượng.

• Xác định mục tiêu đàm phán: đàm phán là để các bên đều đạt được mục đích mà mình hướng đến. Do đó, trước khi đàm phán hai bên cần phải xác định mục tiêu chung để đàm phán rõ ràng.

• Xây dựng các phương án thay thế phù hợp: không phải mọi đàm phán đều sẽ thành công. Bạn nên chuẩn bị cho mình phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh và những hướng đi thay thế phù hợp.

Trao đổi thông tin

Ngoài kỹ năng đàm phán thương lượng trong trao đổi thông tin, những kỹ năng như đặt câu hỏi, xử lý thông tin, lắng nghe, phân tích, v.v, cũng vô cùng quan trọng. Những kỹ năng này bổ trợ và giúp buổi đàm phán được diễn ra tốt đẹp, hiệu quả nhất.

Đưa ra lựa chọn có lợi cho các bên

Không phải cuộc đàm phán nào cũng sẽ đem lại kết quả tốt cho cả đôi bên, tuy nhiên việc cân nhắc để đưa ra sự lựa chọn hướng lợi ích chung là cần thiết. Hành động này thể hiện sự tôn trọng giữa các đối tác với nhau. Ngoài ra bạn còn có thể:

• Học cách lắng nghe đối tác, khách hàng: việc lắng nghe trong kinh doanh rất quan trọng, nó thể hiện bạn có sự tôn trọng đối tác và cuộc đàm phán. Ngoài ra, việc lắng nghe còn giúp bạn biết rõ và hiểu được mục đích mà đối phương mong muốn khi đàm phán.

• Không nên là người đưa ra lời đề nghị trước: để đối tác đưa ra lời đề nghị trước, việc này giúp bạn dễ dàng thảo luận lại để chọn ra các phương án tốt hơn.

• Không vội chấp nhận lời đề nghị ban đầu: Thông thường, lời đề nghị ban đầu đối tác sẽ chọn những điều có lợi nhất cho mình, lời đề nghị thứ hai có thể sẽ tốt hơn cho cả hai bên. Vậy nên đừng vội vàng chấp nhận lời đề nghị đầu tiên khi đàm phán.

• Không thương lượng quá nhiều: thương lượng quá nhiều sẽ mất vô số thời gian nhưng lại không chắc rằng sẽ mang đến kết quả tốt hơn trước đó.

• Sử dụng sự im lặng tạo lợi thế: khi biết im lặng đúng lúc, bạn sẽ nắm trong tay cơ hội nhận được kết quả như mình mong muốn.

Đi đến thỏa thuận chung

• Nắm bắt thời điểm ra quyết định: tất cả các cuộc đàm phán đều có thời điểm vàng để ra quyết định, kể cả khi đó là quyết định không tiếp tục tham gia đàm phán. Việc lựa chọn thời điểm ra quyết định rất quan trọng. Ngay lúc nhận ra kết quả của cuộc đàm phán khó chấp nhận và bản thân bản sẽ gặp thiệt thòi, tốt nhất bạn nên dừng thỏa thuận.

• Không được để bản thân hối hận: đàm phán để đạt được mục tiêu mà mình mong muốn vì thế đừng đồng ý với bất kỳ thỏa thuận nào hoặc kết thúc cuộc đàm phán có thể khiến bạn cảm thấy hối hận vì lựa chọn của mình. Bạn nên tìm giải pháp khác để bản thân không thấy hối hận.

Mẹo phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả 

Biết người biết ta

Một trong những kỹ năng đàm phán cần thiết khác chính là phải thật sự nhạy bén trong nhận biết mục tiêu của đối phương. Bởi lẽ, đối phương cũng sẽ có những điều có thể hoặc không thể nhượng bộ. Biết được những điều này bạn sẽ có những phương án để “tác chiến” kịp thời  để giành được kết quả cao nhất. 

Để nắm được điều này, bạn cần đến kỹ năng lắng nghe tích cực. Lắng nghe tích cực có liên quan đến khả năng đọc được ngôn ngữ cơ thể cũng như giao tiếp bằng lời nói. 

Thay vì dành phần lớn thời gian thể hiện những ưu điểm của quan điểm của mình trong đàm phán, các nhà đàm phán chuyên nghiệp sẽ dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe.

Biết kiểm soát biểu cảm, cảm xúc

Một yếu tố quan trọng khác để đi đến đàm phán thành công là bạn cần trang bị khả năng kiểm soát cảm xúc. Đàm phán về những vấn đề nhạy cảm có thể gây ra sự khó chịu và một khi buông lỏng cảm xúc sẽ khiến tình tình trở nên tệ hơn. Từ đó dẫn đến những kết quả tiêu cực. 

Chẳng hạn, khi thỏa thuận với nhà cung cấp, bạn đang cảm thấy khó chịu vì họ quyết không giảm giá. Tuy nhiên, hãy tránh bộc lộ rõ ràng và hãy giữ bình tĩnh bằng mọi giá.  

Tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu

Ấn tượng ban đầu rất quan trọng, bạn nên tạo ra ấn tượng thật tốt với mọi đối tác để cuộc đàm phán được diễn ra suôn sẻ. Ví dụ như, bạn cần thể hiện cho đối tác thấy rằng mình là một người biết lắng nghe, cho đối tác cơ hội trình bày nhiều hơn để dễ dàng tìm hiểu thêm về họ.

Nếu bạn là người có khiếu hài hước, đừng ngại thể hiện điều đó bởi vì nó cũng là cách khiến khách hàng cảm thấy thú vị hơn. Tuy nhiên, còn phụ thuộc vào đối tượng đó là ai, để không bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng. 

Trình bày một cách lưu loát, tự tin và chuẩn bị diện mạo thật gọn gàng cũng là cách để gây ấn tượng với người đối diện.

Làm người chèo lái cuộc đàm phán 

Nếu khái niệm hướng đến lợi ích chung được so sánh với hình ảnh hai bên cùng ngồi trên một con thuyền hướng về đích, thì điều quan trọng tiếp theo là nên “biết chèo lái con thuyền”. 

Trong một cuộc đàm phán, hãy cố gắng làm chủ trong giao tiếp, hướng nó theo ý nghĩ của mình. Để có thể làm được điều này thực chất không hề dễ dàng, nó đòi hỏi bạn phải là một người khéo léo, có sức thuyết phục cao, giao tiếp phải “cực tốt” trong mọi tình huống để có cách ứng phó phù hợp. Những kỹ năng này cần được rèn luyện qua thời gian, tích lũy qua kinh nghiệm sống.

Giục tốc bất đạt 

Các cuộc đàm phán đều cần có thời gian, đặc biệt khi bạn mong muốn chúng diễn ra suôn sẻ. Hãy dành thời gian để thiết lập những mối quan hệ thực sự với đối phương, theo Fletcher.

“Một cuộc thương lượng không nhất thiết phải diễn ra cùng một lúc.”

Đừng vì món lợi trước mắt mà quá nhanh chóng bỏ qua rủi ro, đưa ra quyết định hợp tác dẫn đến “mất cả chì lẫn chài”. Chậm nhưng chắc chắn sẽ giúp bạn sáng suốt trong mọi vấn đề.

Đặt câu hỏi kết hợp lắng nghe

Các câu hỏi có hoặc không không hiệu quả và không đưa ra thông tin chi tiết, đầy đủ ngữ cảnh. Đặt những câu hỏi giúp bên kia hiểu rằng họ được lợi như thế nào từ cuộc thương lượng và đảm bảo rằng họ hiểu được toàn bộ thỏa thuận. 

Lắng nghe những mối quan tâm và phản đối của họ, đồng thời phản bác lại bằng những câu trả lời ngăn chặn sự nghi ngờ.

Sử dụng phương pháp BATNA

Batna là viết tắt của cụm từ  “Best alternative to a negotiated agreement”. Cụ thể hơn, batna chính là thuật ngữ dùng để đề cập đến quá trình thay thế có lợi mà một bên có thể thực hiện khi cuộc đàm phán thất bại hay không thể đạt được thỏa thuận mong muốn. 

Ngoài ra, Batna cũng bao gồm nhiều tình huống khác chẳng hạn như ngừng đàm phán,  đình công, chuyển sang đối tác khác đàm phán, kháng kiện, v.v.

Đọc thêm: BATNA Là Gì? Phương Pháp Thay Thế Tốt Nhất Cho Một Cuộc Đàm Phán

Lời kết

Hiểu và nắm rõ định nghĩa cũng như phương thức của kỹ năng đàm phán sẽ giúp bạn trang bị cho mình những điều kiện để đạt được thỏa thuận trong công việc, từ đó giúp bản thân có thể đảm đương được các vai trò quan trọng trong công ty và biến con đường thăng tiến trở nên thuận lợi hơn. 

Đừng quên truy cập vào Glints để biết thêm nhiều thông tin bổ ích hơn nhé!

Tác Giả