Ngày 10 tháng 5 năm 2022, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành Công văn số 370/VTLTNN-NV gửi các cơ quan, tổ chức hướng dẫn vệc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Theo đó, Công văn hướng dẫn có nội dung chủ yếu: 1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật về công tác văn thư; - Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống.
- Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống; - Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
- Hồ sơ điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn; - Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư. 2. Lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống (Tham khảo khoản 2 Công văn số 370/VTLTNN-NV) 3. Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ theo Mẫu Danh mục hồ sơ quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trên Hệ thống; - Văn phòng, bộ phận hành chính cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống; - Cá nhân tự cập nhật bổ sung danh mục hồ sơ phát sinh trên Hệ thống.
- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống bao gồm: + Văn bản đến; + Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần 1,2,3…); + Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình quản lý điều hành, giải quyết công việc; + Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc. - Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ + Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến; + Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo văn bản đi. - Kết thúc hồ sơ + Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ thực hiện rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ; + Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ nộp lưu hàng năm của đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo; + Kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ; + Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.  Tên sinh viên : NGUYỄN DUY THÁI Mã SV: 1905QTNC054 Học phần: Công tác Văn thư và Lưu trữ Lớp tín chỉ: ARF1001_1905QTN_D2_HK1_2122.2_LT Giảng viên: Phạm Thị Hạnh Bài Kiểm Tra Điều Kiện Bài làm Câu 1: Cho biết các nhận định sau đúng hay sai? 1. Tài liệu lưu trữ là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân: -Đúng. “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.” Theo khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 2. Tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức: -Sai. “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.” Theo Khoản 1 Điều 29 Luật Lưu trữ 2011 3. Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ có giá trị được lựa chọn để lưu trữ: -Sai. Theo Khoản 6 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân”. 4. Tất cả các hồ sơ được lập đều phải nộp vào lưu trữ cơ quan -Sai. Theo Mục 3 Khoản 3 Điều 31 Nghị Định 30/2020/NĐ-CP, đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan. - Câu 2: Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ công việc,trình bày nội dung thu thập cập nhật văn bản tài liệu vào hồ sơ. Cho ví dụ minh họa. 2.1. Khái niệm hồ sơ công việc - Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả,... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. 2.2. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ công việc: |
