Quy trình mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Quy trình mua hàng được thực hiện một cách trơn tru, và hiệu quả thì việc cung ứng hàng hoá cũng sẽ được diễn ra ổn định, tránh việc đứt đoạn gây ảnh hưởng đến những hoạt động khác của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin cho anh/ chị về quy trình mua hàng chuẩn của doanh nghiệp và những bất cập thường gặp trong quy trình mua hàng. Show
 1.1 Quy trình mua hàng là gì?Mua hàng là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình chuyển hóa vốn từ giá trị tiền tệ sang giá trị hàng hoá. Đây cũng là giai đoạn đầu của quá trình lưu chuyển hàng hóa của mỗi doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có các hoạt động sản xuất và kinh doanh khác nhau, do đó nên sẽ có quy trình mua hàng khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản quy trình mua hàng bao gồm các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định và dựa vào tính chất nghiệp vụ cũng như quy định của công ty đề ra. 1.2 Tại sao doanh nghiệp nên có quy trình mua hàng rõ ràngKhi doanh nghiệp có quy trình mua hàng hóa cụ thể, rõ ràng thì sẽ đạt được những lợi ích như:
2. Quy trình mua hàng của doanh nghiệpMỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô khác nhau, vì vậy nên quy trình mua hàng sẽ diễn ra khác nhau, và cũng phải phụ thuộc vào ngành hàng của công ty. Tuy nhiên, về cơ bản thì quy trình mua hàng của mỗi công ty đều được diễn ra theo các bước dưới đây. Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng Giai đoạn này là giai đoạn mà doanh nghiệp cần xác định được các hàng hoá hay dịch vụ mình đang cần phải mua để phục vụ cho nhu cầu công việc. Hàng hoá có thể là: nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, dụng cụ nhu yếu phẩm, tài sản,… sẽ được đề ra và trưởng phòng ký sau đó chuyển cho phòng mua để tiến hành quá trình mua. Bước 2: Xác định yêu cầu với đơn đặt hàng Sau khi đã xác định được hàng hoá cần mua, phòng mua cần xác định các yêu cầu đối với đơn hàng cụ thể để tránh xảy ra nhầm lẫn hàng hoá, dịch vụ không cần thiết, gây lãng phí, tốn kém. Đồng thời cần phải làm rõ ngân sách chi cho việc mua sắm hàng hoá, dịch vụ để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với chất lượng và giá cả. Bước 3: Tìm nhà cung cấp tiềm năng Các doanh nghiệp thường sẽ xây dựng một mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp nếu như họ đáp ứng được nhu cầu về cả sản phẩm và giá thành. Cũng như các ưu đãi của họ dành cho doanh nghiệp. Còn nếu doanh nghiệp chưa tìm được nhà cung cấp phù hợp thì có thể tìm kiếm qua các kênh trực tuyến để trao đổi. Sau khi đã có một số nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đưa ra các tiêu chí khác nhau đểu lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Các tiêu chí đó có thể là: độ uy tín của doanh nghiệp, thời gian hoạt động của doanh nghiệp trên thị trường, khả năng đáp ứng hàng hoá của doanh nghiệp cho các đối tác, giá cả của hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp,… Bước 4: Đánh giá và chọn nhà cung cấp Để có thể đánh giá và chọn được nhà cung cấp phù hợp bạn nên lấy báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp để so sánh. Từ đó để bạn cân nhắc và so sánh xem nhà cung cấp nào có chất lượng hàng hóa và giá thành tốt nhất. Cùng với đó bạn cũng nên xem xét về thương hiệu nhà cung cấp và các chính sách bảo hành, dịch vụ để đưa ra lựa chọn chuẩn xác nhất. Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp động mua hàng Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp thì bước tiếp theo đó chính là đàm phán và ký kết. Anh/ chị nên tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp để 2 bên hiểu rõ nhau hơn, hiểu rõ hơn về yêu cầu và cam kết về hàng hoá để công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi. Bước tiếp sau khi kết thúc đàm phán là ký kết hợp đồng để đảm bảo hai bên có thể thực hiện cung ứng và trách nhiệm của mình đối với nhau. Bước 6: Giao nhận hàng và thanh toán Sau khi ký kết hợp đồng, nhà cung cấp sẽ phải tiến hành giao hàng cho bên mua. Bên doanh nghiệp tiến hành kiểm tra nhận, kiểm tra hàng hoá và thanh toán cho bên nhà cung cấp. 3. Các bất cập thường gặp trong quy trình mua hàngCó thể kế hoạch của doanh nghiệp rất tốt, nhưng khi thực hiện đôi khi sẽ không khả thi hoặc sẽ gặp những vấn đề phát sinh mà khó có thể dự đoán trước được điển hình như:
Trên đây là những lưu ý và các bước trong quy trình mua hàng chuyên nghiệp của hầu hết doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, để quản lý được sát sao và hiệu quả thì doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng. Không những hạn chế những rủi ro không đáng có mà còn tiện cho quá trình theo dõi, giám sát. Đồng thời còn giúp công việc của các nhân viên đạt được hiệu quả cao nhất! EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet. Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. EasyBooks – Phần mềm kế toán điện tử TIẾT KIỆM – LINH HOẠT – NHANH CHÓNG nhất hiện nay. ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM KẾ TOÁN EASYBOOKS >>> TẠI ĐÂY <<< —————– Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán Điện thoại: 0981 772 388 – 0919 510 089 Email: Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội. Các nhà lãnh đạo mua sắm đội nhiều mũ và quản lý một loạt các trách nhiệm, từ khi cần nhận dạng để quản lý nhà cung cấp và xử lý thanh toán.Một ngày trong bộ phận mua sắm không bao giờ chậm.Điều này làm cho một người quản lý mua sắm làm việc với những thách thức và khó khăn.Nếu bạn là người quản lý mua sắm mới, đây là hướng dẫn đầy đủ để giúp bạn tỏa sáng trong vai trò của mình. Điều đó cũng có nghĩa là việc xác định và vượt qua các thách thức mua sắm là thời gian, tiền bạc và nỗ lực chi tiêu tốt vì việc mua sắm có tác động trực tiếp đến điểm mấu chốt của tổ chức.Mặc dù các thách thức mua sắm có thể thay đổi dựa trên quy mô của tổ chức, ngành kinh doanh, v.v., đây là sáu thách thức mua sắm phổ biến ám ảnh các doanh nghiệp ở mọi quy mô. 1. Giảm thiểu rủi roRủi ro cung cấp luôn là một thách thức lớn trong quá trình mua sắm.Rủi ro thị trường, gian lận tiềm ẩn, chi phí, chất lượng và rủi ro giao hàng tạo thành loại rủi ro phổ biến nhất.Ngoài ra, các rủi ro tuân thủ như chống tham nhũng, tuân thủ chính sách và nhiều hơn nữa giữ cho các nhà lãnh đạo mua sắm của bạn suốt đêm. 2. Mua tốiCác giao dịch mua được thực hiện bên ngoài quy trình mua sắm được xác định & nbsp; & nbsp; giảm khi mua tối.Chi tiêu không được kiểm soát như vậy cuối cùng có thể tốn kém cho các doanh nghiệp.Khi các mặt hàng được mua không thể được biện minh bằng cách sử dụng vốn chi trả hoặc hàng tồn kho vật chất, việc mất doanh thu và kiểm soát là một thách thức đáng kể đối với các tổ chức thuộc mọi quy mô để giải quyết.Một cách tuyệt vời để giảm chi tiêu maverick hoặc lừa đảo là mang lại chi tiêu của bạn dưới sự quản lý.Chúng tôi đã đưa ra một hướng dẫn miễn phí trên 5 bước để làm theo để đạt được điều đó. procurement process fall under dark purchasing. Such uncontrolled spending can ultimately be expensive for businesses. When items purchased cannot be justified using capital outlay or material inventory, the resulting loss of revenue and control is a significant challenge for organizations of all sizes to tackle. A great way to reduce maverick or rogue spend is to bring your spend under management. We have put together a free guide on the 5 steps to follow to achieve that. 3. Thiếu tính minh bạchBảng tính là một nơi tuyệt vời để bắt đầu khi tổ chức dữ liệu, nhưng khi bạn cần nhiều hơn nữa, chúng bắt đầu sụp đổ.Vấn đề đầu tiên bạn có thể gặp phải là truy cập dữ liệu.Nó có thể khó khăn để xác định vị trí thông tin và theo dõi nó trên một số bảng tính.Tốc độ mà bạn có thể truy cập thông tin giảm dần khi khối lượng dữ liệu tăng lên.Bạn cũng phải đối phó với rủi ro bảo mật và tránh tiết lộ quá nhiều thông tin cho quá nhiều người.Những sai lầm và thiếu sót nhỏ có thể dẫn đến dữ liệu không chính xác, chi phí bạn giao dịch, khách hàng và các mối quan hệ nhà cung cấp.Tự động hóa quá trình mua sắm của bạn là cách tốt nhất để cải thiện tính minh bạch.Nó cũng có rất nhiều lợi ích khác.Giống như cải thiện hiệu quả quy trình của bạn.Đây là một ebook sẽ giúp cải thiện hiệu quả quy trình của bạn thêm 75% 4. Dữ liệu không chính xácĐể đưa ra quyết định mua sắm âm thanh, các tổ chức cần dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.Việc mua hàng dựa trên dữ liệu mua sắm không chính xác có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng tồn kho, hàng tồn kho dư thừa và các thách thức mua sắm bổ sung khác có khả năng tác động trực tiếp đến một tổ chức dưới cùng. 5. Không áp dụng công nghệQuản lý các quy trình mua sắm của bạn theo cách thủ công có thể xuất hiện đơn giản lúc đầu, nhưng khi các quy trình trở nên phức tạp hơn, chúng trở thành những rào cản lớn nhất để thành công.Đây là lý do tại sao một trong những thách thức mua sắm là xem công nghệ là một bàn tay hữu ích, một đối tác giúp một công ty tạo ra giá trị.Để đạt được các mục tiêu trong tương lai, trở thành một chuyên gia về cách các giải pháp mua sắm kỹ thuật số có thể làm giảm chi phí và thúc đẩy đổi mới là rất quan trọng.Ở đây, một ebook để giúp bạn bắt đầu hành trình tự động hóa mua sắm. Mọi người đều được hưởng lợi từ việc chấp nhận một hoặc hai rủi ro trong cuộc sống cá nhân của họ.Cuộc sống sẽ trở nên khá nhàm chán nếu tất cả chúng ta dành cả ngày để làm những điều tương tự nhiều lần, được bọc trong bọc bong bóng và tránh mọi cơ hội phấn khích hoặc nguy hiểm.Nhưng trong mua sắm, khả năng dự đoán và tránh rủi ro là đặc điểm nổi bật của một tổ chức hiệu quả và thành công.Quản lý rủi ro mua sắm là điều cần thiết nếu bạn muốn tạo ra giá trị cũng như cắt giảm chi phí cho công ty của bạn. Tuy nhiên, trước khi bạn có thể giảm thiểu những rủi ro vốn có trong quá trình mua sắm, bạn cần biết và hiểu những gì bạn đã chống lại.Dành một vài khoảnh khắc để làm quen với những rủi ro mua sắm phổ biến nhất và cách kiểm soát chúng, sẽ đưa bạn đi đúng hướng. Tại sao kiểm soát rủi ro mua sắmMặc dù vai trò dễ thấy nhất của chức năng mua sắm là có được hàng hóa và dịch vụ cho một tổ chức, nhưng đó chỉ là những gì mà mua sắm.Các vấn đề tại sao, một người khác đang cân bằng quan trọng giữa rủi ro và phần thưởng để tạo ra cả tiết kiệm và giá trị gia tăng là nơi quản lý rủi ro đi vào hình ảnh.Mỗi lần mua, từ bút chì đến máy bay riêng, theo sau đó là một chuỗi dữ liệu giao dịch và mang trên vai một bộ biến tiếp xúc với rủi ro, bao gồm độ tin cậy của nhà cung cấp, chất lượng sản phẩm, tuân thủ pháp lý và tài chính, và sự hài lòng của khách hàng/danh tiếng của công ty. Bởi vì nó liên quan đến việc ra quyết định ở tất cả các cấp và có thể ảnh hưởng đến mọi bộ phận của tổ chức, chiến lược mua sắm phải ưu tiên giảm thiểu rủi ro để tối đa hóa hiệu quả và hiệu quả của nó.
Các loại rủi ro mua sắm phổ biếnMỗi tổ chức là khác nhau, và không phải tất cả các công ty sẽ trải nghiệm cùng một mức rủi ro kinh doanh cho bất kỳ biến nào.Nói chung, tuy nhiên, quá trình mua sắm của bạn có thể sẽ phải đối mặt với việc tiếp xúc với rủi ro tiềm ẩn từ: Phân tích nhu cầu không đầy đủKhông biết bạn cần gì, khi bạn cần nó, hoặc ai sẽ cung cấp nó đúng hạn và với giá tốt nhất, chuỗi cung ứng của bạn có thể trông giống như một mớ ánh sáng thần tiên với một vài bóng đèn bị thiếu.Cuối cùng, bạn có thể mua quá nhiều, không đủ, hoặc hàng hóa và dịch vụ sai, với giá dưới mức tối ưu và không có lợi ích của việc giảm giá và quy mô kinh tế được cung cấp bởi các hợp đồng được đàm phán tốt.Chi tiêu lừa đảo có thể sẽ là một mối quan tâm lớn;Cả kế hoạch tài chính và chiến lược mua sắm sẽ có một cú hích nghiêm trọng đến tính chính xác.Kết nối ngân sách với hành vi mua thực tế sẽ khó khăn và tạo ra một dấu vết kiểm toán không đầy đủ, khiến bạn gặp rủi ro tài chính đáng kể.Điều này có thể làm hỏng cả lợi nhuận của bạn và khả năng đạt được lợi thế cạnh tranh của bạn, cũng như danh tiếng của bạn với đối tượng mục tiêu của bạn nếu chất lượng và tính sẵn có của hàng hóa và dịch vụ bạn cung cấp bị ảnh hưởng. Giảm rủi ro: Dữ liệu lớn và tầm quan trọng ngày càng tăng của công nghệ thông tin đã biến đổi cách chúng ta nhìn vào mọi thứ từ thói quen mua sắm cá nhân của chúng ta đến quy trình mua sắm của các công ty Fortune 500.Gói phần mềm mua sắm mạnh mẽ sẽ cung cấp cho bạn các công cụ bạn cần để thu thập và phân tích dữ liệu giao dịch cho mọi thứ bạn mua và cho phép bạn xác định các mẫu sử dụng và thông tin khác giúp cả hai chiến lược mua hàng thông minh hơn và đàm phán hợp đồng có lợi cho nhau vớinhà cung cấp tốt nhất. Quản lý chuỗi cung ứng kém.Vấn đề này đi đôi với găng tay với phân tích nhu cầu không đầy đủ.Nếu bạn không có phương pháp đánh giá nhà cung cấp tập trung, minh bạch và dễ sử dụng, cùng với phương pháp có thể truy cập hoàn toàn nhưng có thể truy cập đầy đủ cho các yêu cầu, phê duyệt, mua hàng và thanh toán, việc quản lý chuỗi cung ứng của bạn sẽ rất khó khăn.Chi tiêu lừa đảo sẽ là một cho;Bạn sẽ phải chịu rủi ro đáng kể về hóa đơn sai và sự cố khác của các nhà cung cấp vô đạo đức.Nhân viên của bạn có thể sẽ dành quá nhiều thời gian quý giá của họ theo đuổi hóa đơn hoặc tìm kiếm các điều khoản & điều kiện, khiến bạn gặp rủi ro thanh toán muộn hoặc trùng lặp. Hơn nữa, không thể kiểm tra các nhà cung cấp của bạn bằng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cướp đi vô số thông tin bạn có thể sử dụng để loại bỏ các khoản dự phòng và hình thành quan hệ đối tác chiến lược với các nhà cung cấp tốt nhất của bạn.Bạn cũng đã giành chiến thắng có các dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp và các nhà cung cấp của bạn đã giành được quyền truy cập vào thông tin họ cần để cung cấp cho bạn các ưu đãi hoặc giảm giá đặc biệt. Giảm rủi ro: Trí tuệ nhân tạo và giải pháp mua sắm phần mềm tập trung dựa trên đám mây giúp thiết lập cổng thông tin của nhà cung cấp và tự động hóa hoàn toàn tự động hóa và quản lý nhà cung cấp.Bạn có thể theo dõi hiệu suất và vấn đề của nhà cung cấp, xác định các cơ hội đàm phán nếu nhu cầu của bạn thay đổi và cắt giảm đáng kể chi phí bằng cách thuê ngoài một phần trong việc mua hàng của bạn cho các đối tác đáng tin cậy với quyền truy cập hạn chế vào hệ thống. Bạn cũng có thể giảm hoặc thậm chí loại bỏ chi tiêu lừa đảo bằng cách xác định và gán vai trò cho các yêu cầu, phê duyệt và mua hàng và đảm bảo bạn nhận được giá tốt nhất có thể (bao gồm giảm giá) trong khi trả tiền cho các nhà cung cấp đúng hạn (hoặc sớm).Các tài liệu kiểm tra gấp đôi hoặc hai lần liên kết các đơn đặt hàng mua vào hóa đơn và tài liệu vận chuyển sẽ tăng tốc độ tăng tốc toàn bộ quy trình Profer-to-Pay (P2P), đảm bảo bạn không mất giá trị tiềm năng cho nhân viên thêm giờ hoặc tuyển dụng bổ sung. Quản lý hợp đồng không hiệu quảCác nhà thực hành mua sắm hiện đại coi hợp đồng nhiều hơn một thỏa thuận đơn giản để mua.Hợp đồng là một cơ hội chiến lược để hình thành mối quan hệ đối tác cùng có lợi với các nhà cung cấp chia sẻ lý tưởng và mục tiêu của tổ chức của bạn và không có cách nào hiệu quả để quản lý chúng, bạn đã hy sinh cả tiết kiệm chi phí và mở doanh nghiệp của bạn để tuân thủ các vấn đề. Giảm rủi ro: Một thư viện tài liệu tập trung, với các điều khoản tự động được liên kết với các nhà cung cấp được phê duyệt và dữ liệu giao dịch phong phú có thể được chuyển thành báo cáo về tài chính, tiếp thị và quản lý cấp trên giúp đàm phán đơn giản hơn nhiều.Đánh giá và phê duyệt của nhóm pháp lý của bạn có nghĩa là thông tin hợp đồng luôn chính xác và cập nhật, và nhân viên có thể tạo hợp đồng mới từ các mẫu được phê duyệt trước để xem xét và phê duyệt dễ dàng. Phân tích dữ liệu có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về các cơ hội mới để tìm nguồn cung ứng và giúp đảm bảo cả bạn và các nhà cung cấp của bạn tuân thủ các điều khoản và điều kiện của các hợp đồng hiện có trong khi giúp bạn lập kế hoạch cho các điều khoản và điều kiện thuận lợi hơn khi thời gian gia hạn. Gian lận và tham nhũngTrong khi một số rủi ro được tạo ra bởi việc thiếu dữ liệu có sẵn hoặc không hiệu quả không chủ ý, những người khác là cả có chủ ý và độc hại.Các rủi ro cụ thể bao gồm gian lận hóa đơn, tham ô và trộm cắp thông qua việc lưu giữ hồ sơ sai. Một chức năng mua sắm phi tập trung và mờ đục cướp đi khả năng của bạn để phát hiện các lá cờ đỏ có thể bật lên trong quá trình phân tích rủi ro.Khuất tầm nhìn, ra khỏi tâm trí và ra khỏi túi của bạn! Giảm rủi ro: Các chức năng mua sắm rõ ràng và tự động, các danh mục hạn chế từ các nhà cung cấp được phê duyệt và ưu tiên, và hoàn thành thông tin giao dịch với tài liệu kiểm tra chéo khiến những kẻ lừa đảo tiềm năng rất khó gửi hóa đơn giả hoặc che giấu tham nhũng.Ngoài ra, đường kiểm toán đầy đủ có sẵn cho mọi giao dịch và quy trình phê duyệt được ghi lại đầy đủ làm tăng sự bảo vệ của bạn trong khi giúp dễ dàng vượt qua hành vi bất hợp pháp trong chồi. Tăng sức mạnh mua sắm của bạn với giảm rủi roNhững gì bạn không biết thực sự có thể làm tổn thương bạn, và khi nói đến giảm thiểu rủi ro, sự thiếu hiểu biết là bất cứ điều gì ngoài hạnh phúc.Tránh tổn thất kinh doanh, thiệt hại danh tiếng và khả năng cạnh tranh bị hư hỏng bằng cách thực hiện một giải pháp mua sắm với một phần quản lý rủi ro tự động trong kế hoạch mua sắm của bạn. Các lĩnh vực rủi ro chính trong mua sắm là gì?6 rủi ro mua sắm phổ biến.. Phân tích nhu cầu không chính xác..... Quản lý & tìm nguồn cung ứng nhà cung cấp không đầy đủ..... Không có quản lý rủi ro chuỗi cung ứng..... Quy trình quản lý hợp đồng kém phát triển..... Thiếu tự động hóa..... Kế hoạch mua sắm kém..... Tăng cường mối quan hệ nhà cung cấp..... Hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình rủi ro mua sắm và chuỗi cung ứng .. 5 loại mua sắm là gì?Cấp trung bình - Có 5 loại mua sắm:.. Hỗ trợ hành chính.. Travel.. Những dịch vụ chuyên nghiệp.. Insurance.. Công nghệ thông tin.. 4 loại rủi ro trong chuỗi cung ứng là gì?Rủi ro chuỗi cung ứng tiếp tục gắn kết hầu hết các rủi ro có thể phá vỡ hoạt động của bạn thuộc bốn loại rộng: kinh tế, môi trường, chính trị và đạo đức.economic, environmental, political and ethical.
Các vấn đề phải đối mặt trong mua sắm là gì?Rủi ro thị trường, gian lận tiềm ẩn, chi phí, chất lượng và rủi ro giao hàng tạo thành loại rủi ro phổ biến nhất.Ngoài ra, các rủi ro tuân thủ như chống tham nhũng, tuân thủ chính sách và nhiều hơn nữa giữ cho các nhà lãnh đạo mua sắm của bạn suốt đêm. constitute the most common type of risks. Additionally, compliance risks like anti-corruption, policy adherence, and more keep your procurement leaders up all night. |
