Chứng từ bản sao trong kế toán là gì

Tài liệu kế toán sao chụp có được chụp từ bản photo công chứng không? Những loại tài liệu kế toán phải thực hiện lưu trữ?

Chào ban biên tập, công ty chúng tôi muốn sao chụp tài liệu kế toán nhưng bây giờ chỉ còn bản photo công chứng tôi, bản chính đã được nộp cho cơ quan nhà nước rồi thì có được không? Xin nhờ ban biên tập giải đáp.

1. Tài liệu kế toán sao chụp có được chụp từ bản photo công chứng không?

Căn cứ quy định tài liệu kế toán sao chụp như sau:

1. Tài liệu kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính. Tài liệu kế toán sao chụp có giá trị và thực hiện lưu trữ như bản chính. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán. Đơn vị kế toán chỉ được sao chụp tài liệu kế toán trong các trường hợp quy định tài khoản 2, 3, 4, 5 Điều này.

2. Trường hợp đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết phải nộp chứng từ kế toán bản chính cho nhà tài trợ nước ngoài thì chứng từ kế toán sao chụp sử dụng tại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán.

3. Trường hợp dự án, chương trình, đề tài do một cơ quan, đơn vị chủ trì nhưng được triển khai ở nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau thì chứng từ kế toán được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí dự án, chương trình, đề tài. Trường hợp có quy định phải gửi chứng từ về cơ quan, đơn vị chủ trì thì cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí thực hiện sao chụp chứng từ kế toán và gửi bản sao chụp có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị cho cơ quan, đơn vị chủ trì.

4. Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính thì tài liệu kế toán sao chụp để lại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.

5. Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

6. Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được" đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.

Như vậy, tài liệu kế toán phải sao chụp từ bản chính và có giá trị và thực hiện lưu trữ như bản chính. Việc sao chụp tài liệu kế toán từ bản photo công chứng không có giá trị và thực hiện như bản chính. Pháp luật cũng không quy định là không được sao chụp từ bản photo công chứng nên công ty bạn có thể sao chụp làm tài liệu tham khảo.

2. Những loại tài liệu kế toán phải thực hiện lưu trữ?

Theo quy định loại tài liệu kế toán phải lưu trữ như sau:

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Luật kế toán 2015 quy định tại khoản 1 Điều 18 “Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.” và khoản 3 Điều 3 “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”

Căn cứ các quy định nêu trên, trong trường hợp độc giả hỏi, khi đơn vị chi hỗ trợ cho hoạt động của các tổ chức, đoàn thể trong cơ quan từ nguồn quỹ phúc lợi (việc trích và sử dụng quỹ phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị), đơn vị phải lập chứng từ kế toán phản ánh các khoản chi đó để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Việc đơn vị có bắt buộc các tổ chức, đoàn thể nộp lại các hóa đơn, chứng từ của các hoạt động để lưu trữ và quyết toán hay không cần căn cứ vào quy định về quản lý tài chính tại đơn vị (thể hiện trong Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý tài chính,…). Tuy nhiên, các tổ chức, đoàn thể phải thực hiện lưu trữ hóa đơn, chứng từ tại đơn vị.

Đề nghị độc giả nghiên cứu thực hiện./.

Bản chứng từ là gì?

Chứng từ là Tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và tài liệu thông tin ban đầu của quản lý, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị.

Tại sao phải lập chứng từ kế toán?

Việc lập chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng vì nó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận và báo cáo thông tin tài chính của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán cung cấp căn cứ hợp lý cho việc xác định và phân loại các khoản thu, chi, tài sản và nợ phải trả.

Chứng từ kế toán là gì?

“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”.

Những nội dung cơ bản của chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau: + Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; + Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; + Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.